Cách Viết Thư Quyết Định Cho Thôi Việc Và Mẹo Giữ Chân Nhân Viên
Người quản lý phải giải quyết lượng lớn công việc khác nhau trong quá trình làm việc. Ngoài các nhiệm vụ cụ thể của ngành và sự giám sát nhân viên, các nhà quản lý phải phản hồi lại những hành vi thiếu thận trọng của nhân viên. Là một người quản lý, bạn có thể cần phải viết một lá thư quyết định cho thôi việc vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của mình.
?Thư quyết định cho thôi việc là gì?
Thư quyết định cho thôi việc là văn bản do người quản lý hoặc người giám sát viết để trả lời về việc nhân viên nghỉ việc quá nhiều và không có lý do. Một lá thư quyết định cho thôi việc nêu chi tiết những hành vi thiếu sót cụ thể của một nhân viên và cung cấp các chi tiết xung quanh việc chấm dứt công việc của họ. Hầu hết các công ty đều quy định số ngày, ca làm việc hoặc số giờ mà một nhân viên đã nghỉ để thôi việc. Khi nhân viên đạt đến ngưỡng thôi việc do vắng mặt quá nhiều, người quản lý hoặc người giám sát của họ thường soạn thảo và gửi thư quyết định cho thôi công việc cho nhân viên, thực sự kết thúc công việc của họ với tổ chức.?Làm thế nào để viết một lá thư quyết định cho thôi việc
Xác định những ngày và thời gian chính xác mà nhân viên không báo cáo làm việc và trình bày rõ ràng điều đó vi phạm chính sách tuyển dụng của công ty như thế nào. Ghi lại những nỗ lực của bạn, người quản lý hoặc bất kỳ nhân viên lãnh đạo nào khác để tiếp cận nhân viên và khuyến khích họ nhận phòng hoặc đến làm việc. Bạn muốn chứng tỏ rằng công ty đã thực hiện các bước tích cực để ngăn chặn việc chấm dứt hợp đồng này xảy ra.
4. Nêu hậu quả
Bắt đầu một đoạn mới bắt đầu bằng cách nêu rõ ngày và giờ có hiệu lực của việc nhân viên thôi việc. Trong hầu hết các trường hợp, hình thức chấm dứt này được coi là tự nguyện từ chức, vì nhân viên đã chọn không đến làm việc hoặc giải thích sự vắng mặt của họ với người quản lý của họ. Hãy ghi lại điều đó trong phần này của lá thư. Điều này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến khả năng của nhân viên trong việc xin trợ cấp xã hội nhất định như thất nghiệp.
5. Thêm bất kỳ chi tiết cần thiết nào
Nếu cần, hãy thêm bất kỳ thông tin chi tiết nào khác về việc nhân viên bị thôi việc, chẳng hạn như ngày họ phải trả lại tài sản của công ty hoặc người để liên hệ để vào tòa nhà dọn dẹp không gian làm việc của họ và mang về mọi đồ đạc cá nhân. Bạn cũng nên liệt kê thông tin về bất kỳ lợi ích còn lại nào mà nhân viên có quyền biết tới.
6. Ký tên và gửi thư
Kết thúc bức thư với một đánh giá chuyên nghiệp và chữ ký của bạn. Ngay phía trên đánh giá, bạn có thể bao gồm thông tin liên hệ của bộ phận nhân sự hoặc bất kỳ nhân viên nào khác mà nhân viên bị chấm dứt hợp đồng có thể liên hệ nếu họ có câu hỏi tiếp theo về việc chấm dứt hợp đồng. Sau khi hoàn thành, hãy gửi thư cho nhân viên.
?Mẫu lá thư quyết định cho thôi công việc
Bạn có thể sử dụng mẫu này để giúp bạn soạn thảo thư quyết định cho thôi việc làm của riêng mình:
[Tên công ty] [Địa chỉ công ty] [Tên của bạn]
[Chức danh của bạn]
[Tên nhân viên]
[Địa chỉ nhân viên]
[Ngày tháng]
Kính gửi [tên nhân viên]!
[Tên công ty] có chính sách báo cáo công việc nghiêm ngặt được nêu như sau trong sổ tay nhân viên của chúng tôi:
[Ngôn ngữ liên quan đến việc bỏ việc trong sổ tay nhân viên].
Bạn đã không thể khai báo để làm việc tại [tên công ty] trong những trường hợp sau:
[Sự cố một ngày và giờ]
[Hai ngày và giờ sự cố]
[Ba ngày và giờ sự cố]
Cá nhân tôi đã cố gắng liên hệ với bạn vào những dịp sau:
[Liên hệ thử một lần]
[Liên hệ thử hai]
[Liên hệ thử ba]
Các nhân viên khác của công ty đã cố gắng liên hệ với bạn vào những dịp sau:
[Tên nhân viên: liên hệ thử một lần]
[Tên nhân viên: liên hệ lần hai]
[Tên nhân viên: liên hệ cố gắng ba]
Vì bạn đã không báo cáo ca làm việc được giao vượt quá giới hạn được liệt kê trong sổ tay nhân viên và cũng không liên hệ được với tôi hoặc bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm quản lý, chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn với [tên công ty] có hiệu lực ngay lập tức. Xin lưu ý rằng vì quyết định nghỉ việc mà không cần thông báo là của bạn, nên chúng tôi coi hành động của bạn là sự tự nguyện từ chức.
Vui lòng trả lại bất kỳ tài sản nào của công ty, bao gồm nhưng không giới hạn trong [danh sách tài sản của công ty] trước [ngày]. Nếu bạn muốn chuyển bất kỳ vật dụng cá nhân nào của mình khỏi văn phòng, vui lòng liên hệ với [tên nhân viên] theo [số điện thoại] để hẹn thời gian đến. Nếu chúng tôi không nhận được phản hồi của bạn trước [ngày], chúng tôi sẽ loại bỏ của bất kỳ đồ đạc nào còn lại tại thời điểm đó. Bất kỳ [lợi ích] nào bạn nhận được thông qua [tên công ty] sẽ tiếp tục cho đến [ngày] tại thời điểm đó bạn sẽ không còn đủ điều kiện nữa.
Bạn có thể liên hệ với [tên nhân viên] để biết thêm thông tin về việc chấm dứt hợp đồng của bạn nếu cần.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
?Mẫu về lá thư quyết định cho thôi công việc
Xem lại mẫu thư quyết định cho thôi việc làm này để giúp bạn soạn thảo thư cho một nhân viên vắng mặt:
Truman’s Lawn Care123 Main StreetKent, Oregon 12345Pat Jenkins
Giám đốc khu vực
Leslie Hardin567 Water Street
Kent, Oregon 12345
Ngày 6 tháng 3 năm 2021
Leslie thân mến,
Truman’s Lawn Care có chính sách báo cáo công việc nghiêm ngặt được nêu trong sổ tay nhân viên của chúng tôi:
“Tất cả nhân viên sẽ báo cáo làm việc trong vòng 30 phút kể từ ca được phân công của họ. Nếu nhân viên bị ốm hoặc không thể làm việc vì lý do khác, nhân viên sẽ liên hệ với người quản lý đang trực trong vòng một giờ kể từ khi bắt đầu ca làm việc của họ. Nếu nhân viên không thực hiện được báo cáo làm việc mà không thông báo hoặc liên lạc trong hơn ba ca (liên tiếp hoặc không liên tiếp), nhân viên sẽ nhận được thư quyết định cho thôi việc làm và kết thúc việc làm của họ với Truman’s Lawn Care. ”
Bạn đã không thể báo cáo để làm việc tại Truman’s Lawn Care trong những trường hợp sau:
- Ngày 1 tháng 3 năm 2021 lúc 8 giờ sáng
- Ngày 2 tháng 3 năm 2021 lúc 9 giờ sáng
- Ngày 5 tháng 3 năm 2021 lúc 8 giờ sáng
Cá nhân tôi đã cố gắng liên hệ với bạn vào những dịp sau:
- Ngày 1 tháng 3 năm 2021 lúc 9 giờ sáng
- Ngày 1 tháng 3 năm 2021 lúc 10 giờ sáng
- Ngày 5 tháng 3 năm 2021 lúc 10 giờ sáng
- Ngày 5 tháng 3 năm 2021 lúc 11 giờ sáng
Các nhân viên khác của công ty đã cố gắng liên hệ với bạn vào những dịp sau:
- Ryan Bolden, Tổng giám đốc: Ngày 2 tháng 3 năm 2021 lúc 10 giờ sáng
- Ryan Bolden, Tổng giám đốc: Ngày 2 tháng 3 năm 2021 lúc 11 giờ sáng
Vì bạn đã không báo cáo ca làm việc được giao vượt quá giới hạn được liệt kê trong sổ tay nhân viên và cũng không liên lạc được với tôi hoặc bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm quản lý, chúng tôi sẽ chấm dứt công việc của bạn với Truman’s Lawn Care, có hiệu lực ngay lập tức. Xin lưu ý rằng vì quyết định nghỉ việc mà không cần thông báo là của bạn, nên chúng tôi coi hành động của bạn là sự tự nguyện từ chức.
Vui lòng trả lại bất kỳ tài sản nào của công ty, bao gồm nhưng không giới hạn đối với đồng phục, điện thoại di động và thiết bị chăm sóc bãi cỏ, trước ngày 12 tháng 3 năm 2021. Nếu bạn muốn chuyển bất kỳ vật dụng cá nhân nào của mình khỏi văn phòng, vui lòng liên hệ với Alex Martin theo số 555-123- 4567 để sắp xếp thời gian đến. Nếu chúng tôi không nhận được phản hồi của bạn trước ngày 12 tháng 3 năm 2021, chúng tôi sẽ xử lý bất kỳ đồ đạc nào còn lại của bạn vào thời điểm đó. Bất kỳ quyền lợi chăm sóc sức khỏe nào bạn nhận được thông qua Truman’s Lawn Care sẽ tiếp tục cho đến ngày 31 tháng 3 năm 2021, tại thời điểm đó bạn sẽ không còn đủ điều kiện.
Bạn có thể liên hệ với Alex Martin để biết thêm thông tin về việc chấm dứt hợp đồng của bạn nếu cần.
Trân trọng,
Pat Jenkins
?Mẹo để giữ chân nhân viên
Giữ chân nhân viên là cách tốt nhất để tránh phải gửi thư quyết định cho thôi công việc. Sử dụng các mẹo này để giúp bạn duy trì sự tham gia của nhân viên tại nơi làm việc và có mặt trong ca làm việc được giao:
- Đảm bảo nhân viên cảm thấy được hỗ trợ. Nếu nhân viên không cảm thấy họ có các công cụ, nguồn lực hoặc sự hỗ trợ cần thiết để làm tốt công việc của mình, thì họ không có khả năng ở lại lâu dài với tổ chức của bạn.
- Cung cấp thời gian nghỉ mà vẫn có lương. Cho nhân viên của bạn thời gian nghỉ có lương để hồi phục sức khỏe, quản lý công việc kinh doanh cá nhân và đi du lịch.
- Xem xét việc nghỉ phép. Một số nhân viên có thể phải đối mặt với những lo lắng về y tế ngắn hạn hoặc dài hạn về mặt cá nhân hoặc trong gia đình họ cần phải nghỉ làm. Xem xét thiết lập thời gian nghỉ việc cho những nhân viên này để tránh tình trạng nghỉ việc.
- Đưa ra mức lương cạnh tranh. Đảm bảo bạn đang trả cho nhân viên của mình một mức lương cạnh tranh để giữ họ trung thành với tổ chức của bạn.
- Hướng dẫn cho nhân viên mới. Cung cấp người hướng dẫn cho nhân viên mới để giúp họ phát triển kỹ năng và tìm được vị trí của mình trong công ty.
- Đào tạo và phát triển. Cung cấp đào tạo và phát triển chuyên môn cho nhân viên để nâng cao hơn nữa các kỹ năng cần thiết.
- Ghi nhận thành tích. Công nhận nhân viên một cách riêng tư và công khai về những thành tích nghề nghiệp của họ để cho bạn thấy rằng bạn đánh giá cao công việc của họ và những cam kết với công ty.
___________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả về những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Phương Thảo
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là: “Người dịch: Nguyễn Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=87213
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
