Nội Dung Của Mẫu W-9 Là Gì? (Kèm Định Nghĩa)

Các biểu mẫu thuế bạn cần hoàn thành có thể phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn của bạn. Nếu bạn hành nghề tự do, thì các khách hàng có thể sẽ yêu cầu bạn hoàn thiện mẫu đơn W-9. Nắm rõ mục đích của biểu mẫu W-9 này và điểm khác biệt trong cách thức thực hiện so với các tài liệu thuế khác có thể giúp bạn điền đầy đủ các thông tin cần thiết mà không để lộ thông tin cá nhân. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về mẫu đơn W-9, các tổ chức kinh doanh có thể sử dụng nó và các mẹo để gửi tài liệu.

Mẫu đơn W-9 là gì?

Mẫu đơn W-9 hay còn gọi là Yêu cầu số khai thuế và chứng nhận, là một tài liệu thế cung cấp các thông tin về người hành nghề tự do khi họ nhận tiền từ các khách hàng. Khác với các nhân viên toàn thời gian ở công ty, các tổ chức thuê những người hành nghề tự do sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề liên quan đến thuế, như mức thu nhập, an ninh xã hội và chăm sóc sức khỏe. Đó là nhiệm vụ của người làm việc tự do, xác định số nợ thuế của họ và báo cáo thu nhập hàng năm một cách chính xác.

Ví dụ, một công ty tài chính tìm kiếm một người viết nội dung để viết các bài đăng trên blog hướng dẫn khách hàng về việc đưa ra các quyết định hiệu quả với tiền của họ. Người viết nội dung tính 500 đô ( khoảng 11.481.741 VNĐ) cho 15 blog thì tập đoàn sẽ trả chính xác số tiền đó, có nghĩa là họ sẽ không khấu trừ bất kỳ khoản thuế nào so với giá ban đầu. Sau đó, người viết nội dung sẽ phải tự trả số tiền thuế từ 500 đổ mà họ nhận được. Mẫu đơn W-9 sẽ ghi rõ tổng số lợi nhuận mà người viết đã làm được trong 1 năm.

Biểu mẫu W-9 bao gồm những gì?

Các thành phần của biểu mẫu W-9 bao gồm:

  Tên: Ghi rõ họ và tên của bạn. Hãy chắc chắn rằng tên của bạn giống với tên bạn viết trên các biểu mẫu thuế khác.

Địa chỉ: Bao gồm tên đường, thành phố và bang mà bạn hiện tại đang sinh sống cùng với zip code chính xác. Nếu sống trong một căn hộ, hãy ghi cả số tòa.

Mã số thuế: Mã số của bạn là dãy số 9 chữ số xác định bạn là một người làm việc tự do cho IRS và nó cũng có thể áp dụng nếu bạn đang điền vào biểu mẫu với tư cách là một doanh nghiệp.

Phân loại thuế: Các loại thuế tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn. Bao gồm có cá nhân, một thành viên hoặc chủ sở hữu duy nhất.

Số an ninh xã hội: Nếu phân loại thuế của bạn là cá nhân hoặc chủ sở hữu duy nhất, thì số CMND của bạn là đủ không cần mã số thuế.

Chữ ký: Chữ ký và ngày ký xác nhận rõ bạn đã nắm rõ và xác nhận thông tin mà bạn điền là chính xác.

Đối tượng sử dụng của W-9 là ai?

Có nhiều nhóm những người thêm thông tin thuế của họ vào biểu mẫu W-9 để tuân thủ các yêu cầu của IRS. Việc bạn có đủ điều kiện để điền biểu mẫu W-9 thường phụ thuộc vào hình thức kinh doanh của bạn và cách bạn nhận được tiền cho các dịch vụ của mình. Các chuyên gia sử dụng biểu mẫu W-9 bao gồm:

Những người hành hề tự do: Thay vì làm nhân viên cố định chính thức, những người làm nghề tự do cung cấp dịch vụ cho công ty để nhận tiền. Họ điền thông tin thuế của họ trên các biểu mẫu W-9 và gửi chúng cho khách hàng của mình.

Chuyên gia tư vấn: Các tổ chức thuê chuyên gia tư vấn để có thể nhận được quan điểm khách quan hơn về cách hoạt động của công ty và cách cải thiện điều hành. Vì các cố vấn chỉ làm việc với công ty trong một khoảng thời gian cố định không giống với các nhân viên toàn thời gian, điều này làm cho họ đủ điều kiện để hoàn thành biểu mẫu W-9.

Giao dịch chuyên môn: Một số giao dịch liên quan đến chuyên môn như thợ mộc, thợ điện và thợ ống nước, với tư cách là một doanh nhân, mang lại cho họ sự linh hoạt trong việc xác định những doanh nghiệp hoặc cá nhân mà họ muốn phục vụ. Loại hình doanh nghiệp của họ có thể cần phải nộp các biểu mẫu W-9.

Biểu mẫu W-9 khác với biểu mẫu W-4 như thế nào?

W-9 là biểu mẫu là tài liệu trong hợp đồng dành cho các cá nhân độc lập trong khi W-4 là tài liệu dành cho nhân viên công ty. Hiểu rõ liên hệ nghề nghiệp của bạn với nhà tuyển dụng có thể giúp bạn xác định mẫu nào cần được yêu cầu hoàn thành. Dưới đây là những cách phổ biến để phân biệt giữa công việc toàn thời gian và công việc theo hợp đồng:

Quản lý: Hãy cân nhắc tiếp nhận các tác vụ mà bạn có thể sẽ hoàn thành. Nếu bạn có nhiều sự linh hoạt thay đổi, tức là người lãnh đạo của bạn không đánh giá năng suất của bạn một cách chính thức, thì bạn có thể là một hợp đồng cá nhân bên ngoài thay vì là một nhân viên cố định.

Lợi ích: Hãy nghĩ xem liệu tổ chức có cung cấp cho bạn bất kỳ lợi ích nào cho công việc của bạn hay không, bao gồm cả thời gian nghỉ có lương, bảo hiểm sức khỏe hay nhân thọ và một kế hoạch nghỉ hưu. Lợi ích chỉ có khi bạn là một nhân viên toàn thời gian chính thức chứ không phải cho các cộng tác viên tự do.

Đồ nghề: Nếu bạn phải tự cung cấp cơ sở vật chất và thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ thì bạn có thể chỉ là một hợp đồng tạm thời hoặc một cộng tác viên việc tự do. Các tổ chức thường sẽ cung cấp cho các nhân viên chính thức của họ trang thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ của họ, ví dụ như máy tính làm việc và không gian văn phòng.

Biểu mẫu W-9 khác với biểu mẫu 1099 như thế nào?

Mặc dù cả W-9 và 1099 đều dành cho những người hành nghề tự do nhưng giữa chúng vẫn có điểm khác biệt. Một biểu mẫu 1099 có thể sử dụng như một bản ghi nhớ lịch sử về tổng số tiền mà một người không phải là nhân viên chính thức nhận được cho các dịch vụ của họ trong cả năm. Mục đích của biểu mẫu này là ghi chép lại xem các công ty đã trả cho họ bao nhiêu, đặc biệt là khi họ nhận được nhiều hơn 600 đô ( khoảng 13.778.090 VNĐ ) trong năm đó.

Tìm mẫu đơn W-9 ở đâu?

Bạn có thể tải về mẫu đơn W-9 trắng từ trang web IRS, nơi có bản cập nhật mới nhất. Bạn có thể in mẫu đơn nếu bạn muốn tự viết thông tin trên giấy. Còn không, bạn có thể soạn thảo thông tin, như vậy vẫn đảm bảo đủ điều kiện cho các tổ chức muốn thuê bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn là chủ sở hữu của một doanh nghiệp muốn tìm kiếm các hợp đồng cá nhân bên ngoài, sẽ rất hữu ích nếu bạn tự mình gửi biểu mẫu W-9 để người lao động có thể dễ dàng điền và gửi lại.

Hướng dẫn cơ bản khi điền W-9 là gì?

Nếu bạn là một người làm việc tự do muốn hoàn thiện biểu mẫu W-9 cho khách hàng của mình, hãy cân nhắc các mẹo sau:

Bảo vệ các thông tin cá nhân

Biểu mẫu W-9 bao gồm các thông tin các nhân của bạn, như số an ninh xã hội và địa chỉ. Bảo vệ các thông tin của bạn bằng cách xác nhận độ đáng tin cậy của các nhân hay tổ chức mà bạn làm việc với. Ví dụ, nếu người nhận là một khách hàng, có thể sẽ hữu ích hơn nếu bạn xác nhận danh tính của họ để đảm bảo độ đáng tin cậy và chắc chắn họ sử dụng biểu mẫu W-9 với mục đích tốt. Cân nhắc việc thường xuyên trao đổi với họ tới khi bạn cảm thấy tin tưởng để gửi biểu mẫu.

Sử dụng đơn vị vận chuyển đáng tin

Khi bạn đã quyết định sẽ gửi biểu mẫu W-9, việc sử dụng một đơn vị vận chuyển đáng tin cậy sẽ rất quan trọng để chắc chắn tài liệu sẽ được đưa đến đúng tay người nhận. Nếu bạn muốn gửi tài liệu qua email, hãy mã hóa tập file để người ngoài không thể phát hiện thông tin bạn đã đưa vào.

Một lựa chọn khác đó là tự mình đi tới trụ sở của tổ chức hoặc khách hàng đó để trao tận tay tài liệu. Bạn có thể để mẫu đơn trong một phong bì ghi tên bạn ở bên ngoài cùng với tựa đề để tránh bị thất lạc hay nhầm lẫn với các tài liệu khác. Khi bạn đã nộp xong, bạn có thể liên lạc lại với người nhận thông qua email để có văn bản xác nhận rằng bạn đã nộp biểu mẫu thành công.

Đưa ra các câu hỏi nếu bạn cần hỗ trợ

Nếu bạn chưa nắm chắc quy trình hoàn thiện W-9, hãy nhờ người khác giúp đỡ bạn. Hiểu rõ các thông còn tin thiếu sót có thể giúp bạn dễ dàng hoàn thiện mẫu đơn theo yêu cầu của IRS hơn. Nếu đây là lần đầu bạn làm việc cho một doanh nghiệp, hãy hỏi lại người đại diện của văn phòng nhân sự nhờ họ xác nhận về phân loại nhân viên của bạn. Nếu họ phản hồi rằng bạn là một nhân viên toàn thời gian chính thức, thì bạn có thể cần phải hoàn thiện mẫu đơn W-4 thay vì W-9. Hiểu rõ các điểm khác biệt có thể giúp bạn hoàn thiện các tài liệu thuế trùng khớp với nền tảng chuyên môn của bạn.

Nếu một người khác không phải khách hàng của bạn đề nghị cung cấp biểu mẫu W-9, hãy hỏi rõ lý do họ cần nó là gì. Tránh xa các hội nhóm yêu cầu bạn phải nộp mẫu đơn khi gia nhập, như vậy có thể giúp bạn phân biệt giữa nguồn tin đáng tin cậy và người nhận mà bạn cần tìm hiểu kỹ. Hãy nhớ xác minh tính hợp pháp của yêu cầu trước khi bạn gửi biểu mẫu, điều này có thể giúp bạn bảo vệ thông tin cá nhân của mình hơn nữa.

————————–

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.

  • Bài viết gốc: Indeed.com
  • Tên người dịch: Nguyễn Thanh Hiền
  • Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thanh Hiền – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=83942

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network