Hướng Dẫn Xây Dựng Sự Đoàn Kết Trong Nhóm Làm Việc Từ Xa

17/06/2022

Trong một loại hình công việc từ xa việc chúng ta sử dụng những cách truyền thống để làm quen với đồng nghiệp và sếp của mình thì vẫn ổn để áp dụng nhưng việc kết nối với họ thì không thật sự cần thiết. Đúc kết từ những ý kiến của các chủ doanh nghiệp. The Beatles có 21 ngày để chuẩn bị cho buổi hòa nhạc cuối cùng của họ và địa điểm biểu diễn là trực tiếp trên truyền hình từ sân thượng của trụ sở Apple Corps vào tháng 1 năm 1970. Với rất nhiều cá tính riêng được trộn lẫn thì đây là một khoảng thời gian rất ngắn để viết và luyện tập một số bài hát cho hàng triệu người trên khắp thế giới lắng nghe. Những gì xảy ra (như đã được giới thiệu trong bộ phim tài liệu gần đây của Peter Jackson về thời kỳ đó) là một bài học về cách hoàn thành công việc. Làm việc với mọi người thật khó khăn và có phần lộn xộn bởi vì là con người thì có nhiều quan điểm ý kiến riêng. Nhưng bất chấp những thách thức đáng kể và căng thẳng giữa các cá nhân những buổi giao lưu đó của Beatles đã trở thành nền tảng cho album cổ điển cuối cùng của họ đó là “Let it be”. Các công ty ngày nay có thể học hỏi từ The Beatles hoạt động giống như một ban nhạc mà bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào cũng phụ thuộc vào các mối quan hệ giữa con người với nhau cái mà được xây dựng theo thời gian và một khi được xây dựng bền chặt sẽ phát triển mạnh mẽ dựa trên sức mạnh của động lực hoặc là sẽ tan rã vĩnh viễn.

?Văn hóa truyền thống nơi công sở và những tác động của nó

Trước đây, ngay từ giây phút đầu khi một nhân viên báo cáo đến một địa điểm làm việc thì các kết nối trực tiếp đã bắt đầu xảy đến. Quá trình đó liên tục được xây dựng dựa trên những cách thức chính thức hoặc không chính thức. Các nhà lãnh đạo tài năng đã tạo ra nền văn hóa nơi mà các nhiệm vụ, dự án, mục tiêu thu hút cả nhóm lại với nhau vì một mục đích chung. Những khoảnh khắc kết nối không chính thức diễn ra ở ngoài hành lang, phòng nghỉ hay bên quầy lễ tân đã làm tăng thêm quan điểm cá nhân của đội. Một số người từ chỗ làm việc chung trở thành đồng nghiệp và cuối cùng trở thành bạn bè thân thiết. Ngay cả trong những nền văn hóa tại một văn phòng hỗn loạn chức năng nhất thì việc làm cùng nhau dưới cùng một mái nhà đã tạo ra một số vẻ đẹp của sự thống nhất. Nếu không có gì thay đổi thì nhiệt độ tòa nhà hoặc tình trạng thiếu bãi đậu xe, giao thông hoặc trận bóng đá mới nhất đã cho mọi người cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm và cùng nói chuyện với nhau.

?Môi trường làm việc từ xa thay đổi cách chúng ta gặp gỡ

Nghiên cứu cho thấy rằng các tổ chức có mức độ liên kết cao hoạt động tốt hơn đáng kể so với các tổ chức không liên kết của họ. Mức độ liên kết cao góp phần làm tăng doanh thu nhanh hơn tới 58% và với khả năng sinh lời tốt hơn 70%. Sự căn chỉnh diễn ra từ trên xuống và từ dưới lên với những khoảnh khắc kết nối không thường xuyên vì vậy nhiệm vụ xây dựng nhóm khó quan trọng và khó để khơi mào bằng kỹ thuật số nhưng cũng không kém phần quan trọng để hợp nhất các tổ chức. Trong môi trường làm viêc từ xa đầu tiên các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp phải trở nên có chủ đích và sáng tạo để thay thế hàng trăm phút kết nối ngẫu nhiên hàng ngày, không có kế hoạch và không có cấu trúc giữa các đồng nghiệp. Nếu không, sự đoàn kết sẽ giảm đi và cả tinh thần đồng đội, kết quả kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng.

?Năm động thái mà bất kỳ tổ chức nào cũng có thể thực hiện được để hợp nhất các nhóm trong môi trường ưu tiên từ xa

Không phải tất cả các cuộc trò chuyện đều dẫn đến giao tiếp nhưng hầu hết các cuộc trò chuyện đều dẫn đến sự kết nối giữa các bên. Nếu có điểm chung hoặc thỏa thuận mọi người thường có xu hướng tìm thấy nó. Mặt khác, những người không đồng ý cũng có xu hướng phát hiện ra điều đó. Đây là một số lợi ích tuyệt vời sự gần gũi đem lại. Ngay cả khi một nhóm không hoạt động tốt, sẽ luôn có nhiều cuộc trò chuyện hơn giữa những người ở cùng một mái nhà.

Dưới đây là năm cách để tạo lại môi trường với các kết nối thông thường trong môi trường làm việc từ xa:

+ Tạo không gian để chia sẻ cá nhân. Gặp trực tiếp trước khi cuộc họp bắt đầu và sau khi cuộc họp kết thúc khi mà mọi người đang giải quyết hoặc thu thập mọi thứ của họ, khi mọi người có xu hướng chia sẻ thông tin cá nhân. Các nhà lãnh đạo cuộc họp cần tạo lại những không gian đó trực tuyến, xem xét việc sắp xếp thời gian bắt đầu cuộc họp để tạo cơ hội cho nhiều người tham gia khác nhau một cách đáng kinh ngạc. Có ba người xuất hiện sớm để bạn có thể mời mọi người ăn trưa và mang theo vật nuôi của họ. Không có gì sai khi nói với mọi người những gì bạn đang cố gắng tái tạo lại. Họ có thể thích những lợi ích của công việc từ xa nhưng họ cũng nhận thức được rằng sẽ có một cái gì đó bị mất đi ngay cả khi một cái gì đó đạt được.

+ Khuếch đại vòng lặp phản hồi. Mọi người không muốn công việc của họ ở trong vị trí môn lung chân không. Họ phát triển mạnh về phản hồi và phương pháp phản hồi truyền miệng thì được giảm đi ở những nơi làm việc từ xa. Trên các cuộc họp Zoom và các kênh Slack, hãy tích cực chia sẻ báo giá của khách hàng từ các phiếu hỗ trợ, nhận xét trên mạng xã hội và các cuộc gọi bán hàng. Chia sẻ những mặt tích cực và tiêu cực và không có gì gắn kết một nhóm lại với nhau ngoại trừ như một vấn đề cần giải quyết đặc biệt là khi nó đến từ một bộ phận khác. Thảo luận về các yêu cầu tính năng để mọi người biết khách hàng của bạn đang nghĩ gì. Không có cách nào tốt hơn để sắp xếp các nhóm của bạn hơn là đào tạo họ theo một lộ trình chính xác sẽ chuẩn bị cho họ nói một cách thông minh với khách hàng và khách hàng tiềm năng về công ty của bạn.

+ Sử dụng công nghệ gắn kết các nhóm. Mỗi đội đều cố gắng tạo ra trải nghiệm khách hàng đẳng cấp thế giới và điều này là không thể thực hiện được trừ khi mọi điểm tiếp xúc và nhóm trong hành trình khách hàng đều phù hợp với nhau. Việc để các nhóm sử dụng cùng một nền tảng công nghệ sẽ thúc đẩy giao tiếp và cộng tác của nhóm trong hành trình của khách hàng. Các hệ thống riêng biệt, không tích hợp với các kho chứa dữ liệu ngăn các phòng ban tương tác với nhau và hiểu các quy trình của nhau.

+ Điều chỉnh sự khác biệt trong nhóm. Gen X thường giữ vai trò lãnh đạo nhưng có xu hướng là những người thành đạt trầm lặng. Họ có thể là riêng tư dữ dội tuy nhiên chúng cũng phát triển mạnh trong môi trường bình dị, thân thiện và có thể chấp nhận và hòa nhập với những người khác. Họ có thể là những người lắng nghe tuyệt vời cho những người thuộc thế hệ thiên niên kỷ trong nhóm, những người muốn người quản lý của họ thể hiện sự quan tâm chân thành đến họ và có nhiều khả năng tương tác hơn khi người quản lý của họ tổ chức các cuộc họp thường xuyên.

+ Tối đa hóa các cuộc họp trực tiếp không thường xuyên và khi có cơ hội gặp trực tiếp hãy nắm bắt lấy nó cho dù đó là một bữa ăn trưa nhanh chóng trong thời gian nghỉ ngơi ở quê của đồng nghiệp hay một buổi họp mặt toàn đội, hãy sử dụng từng phút của cuộc họp trực tiếp đó để trò chuyện, gắn kết và có mặt đầy đủ. Công việc cá nhân có thể mang lại hiệu quả cho một số hoạt động hợp tác và giúp động não trực tiếp.

Mọi người muốn có cảm giác được kết nối và cung cấp những dịch vụ xuất sắc điều đó không thay đổi. Các doanh nghiệp có thể đã vô tình hưởng lợi từ dịch vụ hậu cần tại văn phòng, nhưng điều đó đã qua đi hoặc đã giảm phần đáng kể đối với nhiều công ty và nhóm người lao động. Tuy nhiên, khách hàng của chúng tôi vẫn mong đợi và xứng đáng để có một hành trình liền mạch hoặc họ sẽ chuyển đi đến một nơi khác. Với vai trò là những nhà lãnh đạo chúng tôi có nhiệm vụ, trách nhiệm thích ứng và dẫn đầu thế giới làm việc từ xa mới để thực hiện lời hứa đó với khách hàng của chúng tôi.

———————————————————————————————–

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích

* Bài viết gốc: Entrepreneur.com

* Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên

* Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên – Nguồn iVolunteer VietNam”

Post Views: 308

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=93083

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.