Xây Dựng Giao Tiếp Chéo Để Phá Tan Rào Cản “Silo”

17/06/2022

Giữ cho tập thể được kết nối ổn định bằng cách triển khai hệ thống công việc từ xa hiệu quả bằng những cách dưới đây. Theo lời của các chủ doanh nghiệp kể từ khi chuyển sang làm việc từ xa có vẻ như các công ty ngày càng trở nên tồi tệ hơn. Vòng tròn các mối quan hệ trở nên nhỏ hơn và cảm giác như dần bị cô lập khiến bạn dễ dàng trở nên sống kín đáo ẩn mình để an toàn hơn là cố gắng vượt thoát ra ngoài và đóng góp cho mục đích gắn kết của cả nhóm. Tuy nhiên, khi họ chỉ quan tâm đến phần việc của cá nhân mình, mọi người dần tập trung vào các ưu tiên của riêng họ mà ít quan tâm đến người khác tại các cuộc họp hoặc sự kiện giao lưu giữa các bộ phận, điều đó có nghĩa là người quản lý phải làm việc chăm chỉ gấp đôi để có thể thu hút họ.

Do đó việc phá vỡ sự ích kỷ không muốn chia sẻ giúp đỡ trong mối quan hệ giữa các bộ phận chính là chìa khóa để duy trì sự nhanh nhẹn và bắt kịp với tốc độ thay đổi của thế giới công nghệ và kinh doanh, nhưng đó cũng là vấn đề mấu chốt của một công ty. Một cuộc khảo sát được thiết lập đã cho thấy các công ty lớn lỗ trung bình 62,4 triệu đô la vì sự kết nối giữa các nhân viên không đạt hiệu quả như mong đợi. Những công ty nhỏ hơn thường có nguy cơ giảm mất trung bình 420.000 đô la. Điều gì sẽ xảy ra nếu các công ty thay vì thực hiện các bước để phá vỡ rào cản đó, chúng ta có thể ngăn chúng hình thành?

Để thực sự loại bỏ rào cản này, hãy thiết kế một hệ thống quản lý không những cho phép mọi người được phép kết nối trò chuyện với nhau mà công ty còn thật sự cần điều đó để có thể phát triển bền vững.

?Các nhà lãnh đạo thiết lập khuôn khổ trật tự cho công ty

Nếu bạn gia nhập một tổ chức có tình trạng mọi người không quan tâm giúp đỡ lẫn nhau hoặc bạn đã ở trong một nơi như vậy, cách tốt nhất để phá vỡ chúng là sử dụng phương pháp tiếp cận tầm nhìn-chiến lược-chiến thuật bắt đầu với mức độ cao nhất. Công việc của các giám đốc điều hành là việc thiết lập tầm nhìn và hướng đi của công ty. Tại công ty, chúng tôi đã lập kế hoạch “Thời đại mới” dựa trên “Thời đại bây giờ” bởi chúng tôi đã tiến lên phía trước và đạt được các mục tiêu mà mình đề ra, và bây giờ công việc của tôi là thiết lập và tiếp tục tiến tới tầm nhìn đó. Nhân viên của tôi có trách nhiệm thiết lập chiến lược để đạt được chúng, bao gồm các mục tiêu cho từng bộ phận của họ. Các chiến thuật đưa ra là cách mà nhân viên và người điều hành thực hiện đạt được các mục tiêu đó. Nếu tất cả mọi người đều làm đúng công việc của mình, chúng sẽ áp dụng sự giao tiếp giữa các nhân viên vào công ty. Chúng quả là hơn cả một ý tưởng hay một ý kiến, một tầm nhìn nên được phát triển rộng rãi. Trình bày tầm nhìn của bạn kèm theo những giải thích cặn kẽ về cách hướng nó đi theo thị trường, cách bạn định hướng đến điều đó và lý do tại sao để cho mọi người có thể học hỏi và phản ứng với nó một cách tốt hơn, khiến mọi người tin tưởng vào tầm nhìn của bạn đối với công ty và họ sẽ có thời gian thoải mái khi tham gia vào ý tưởng ngăn chặn các lỗ hổng bảo mật. Tầm nhìn của bạn phải nhất quán, nhưng một khi đã có, đừng bao giờ im lặng ý kiến của ai đó về cách đạt được mục tiêu để tiến gần hơn đến mục tiêu đó. Cấp độ chiến lược cho phép loại bất đồng này xảy ra bởi vì mọi người ít nhất đã để ý tới tầm nhìn chiến lược này trước đó. Từ đó, các chiến thuật sẽ trở nên dễ dàng, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã có những bước tính toán và xác định được chúng có mức độ cụ thể cao, bao gồm cả khung thời gian và kế hoạch hành động bởi như vậy mỗi bước của quy trình càng cụ thể hơn.

? Nhân viên có thể hoạt động hóa hành vi

Ngay cả khi bạn không phải là sếp bạn vẫn có thể cư xử giống sếp của mình, bạn có thể tiếp cận với nó khi bạn đang ở trong một tổ chức làm việc và khi nhận được sự chấp nhận sẽ góp phần trong việc phá vỡ sự lạnh nhạt giữa các nhân viên. Tìm kiếm một cá nhân trong bộ phận khác ở cấp độ ngang nhau và bắt đầu một dự án để thúc đẩy sự hợp tác giữa các tổ chức. Cách dễ nhất để làm điều này là thiết lập một liên minh cùng với một người tuy nhiên, mức độ khó càng lớn thì kết quả càng hiệu quả. Thử thách bản thân bằng cách tìm kiếm một người đồng cấp không đồng ý với tất cả các ý tưởng của bạn và tập trung vào việc tìm ra điểm chung để bạn có thể thiết lập một dự án nhỏ. Kiểu cộng tác này giúp tăng hiệu suất, mức độ tương tác và tỷ lệ thành công trở nên cao hơn. Những người khác sẽ thấy hai nhân viên từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau, và hành vi này sẽ trở thành tấm gương cho những người khác. Hãy diễn tả công khai thỏa thuận của các bộ phận, ít nhất là trong một lĩnh vực này, và sự hợp tác sẽ ngày càng rộng rãi hơn.

?Thiết lập quản lý dựa trên mục tiêu

Cho dù tổ chức là kiểu thưởng tiền hay đánh giá dựa trên hiệu suất công việc, đều cần được quản lý sắp xếp theo mục tiêu (MBO). Các nhà quản lý nên thiết lập những điều kiện làm việc thích hợp mà một cá nhân cần để đạt được mục tiêu nhất định, thứ mà thường xuyên xảy ra, đòi hỏi phải có sự tích hợp giữa các bộ phận. Trước khi nhân viên và người giám sát tham gia vào các chiến thuật nhằm đạt được một chiến lược, các nhà quản lý nên làm rõ những bộ phận nào có thể cần hợp tác về những chủ đề nào và tuân theo khung tầm nhìn-chiến lược-chiến thuật đó ngăn ngừa sự lệch lạc hoặc xung đột giữa các MBO, và cho phép công ty đạt được thành công lớn hơn.

Việc đề ra các mục tiêu như tăng năng suất, mục tiêu tuyển dụng và duy trì hoặc giải quyết các mối quan tâm cụ thể đối với doanh nghiệp của bạn, sẽ gắn kết các mục tiêu của nhân viên và doanh nghiệp thành một hệ thống hợp tác và gắn kết hơn. Khi những người được tuyển dụng tiềm năng mà tôi phỏng vấn trở lại với tư cách là một thành viên trong nhóm của chúng tôi và thấy tất cả mọi người đều tuân thủ và làm việc theo cùng một hướng, hoàn thành các mục tiêu hướng tới cùng mục tiêu và có cùng mục đích để đạt được, họ không thể tin rằng chúng tôi đã kết hợp hài hòa và phù hợp với nhau đến mức nào. Ngay cả kiểm toán viên chất lượng của chúng tôi cũng từng nói với tôi rằng hiếm khi cô ấy thấy một công ty nào cảm thấy mọi thứ phù hợp như vậy. Để mọi người theo cùng một hướng đi nhất định chúng tôi đã sắp xếp dựa trên một tầm nhìn xa và giải quyết những xung đột bằng cách tìm ra điểm chung. Do đó chúng tôi không thể quản lý các chiến thuật một cách rõ ràng và trơn tru.

“Silo” thực sự là sự bất đồng và cô lập, nhưng với một cách tiếp cận bằng tầm nhìn-chiến lược-chiến thuật có thể phá bỏ chúng không bao giờ để xuất hiện khoảng trống tồn tại ngay từ ban đầu. Kết nối giao tiếp nhiều hơn và có sự hợp tác tốt hơn giữa các bộ phận để thúc đẩy sự hòa hợp và giảm bớt tình trạng chống lại những thay đổi. Điều này cho phép chúng ta có thể đạt được các mục tiêu dễ dàng hơn. Sự kết nối giao tiếp chéo lẫn nhau cùng với sự liên kết rõ ràng về các mục tiêu cho phép sự cộng tác cần thiết để làm được nhiều việc hơn với ít tài nguyên hơn, giúp giảm lãng phí, có sự thiết lập với hiệu suất tốt hơn, tăng doanh thu và vào cuối ngày, tạo và duy trì một nhóm làm việc trở nên gắn bó và hạnh phúc hơn.

———————————————————————————————–

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích

* Bài viết gốc: Entrepreneur.com

* Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên

* Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên – Nguồn iVolunteer VietNam”

Post Views: 362

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=89345

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.