Hơn Cả Những Thuật Ngữ Thông Dụng: Tránh 3 Bẫy Để Có Thể Giao Tiếp Hiệu Quả

06/05/2022

Chúng ta rất dễ bị cuốn hút bởi các cụm từ hấp dẫn. Rốt cục, chúng rất lôi cuốn. Vấn đề là khi bạn tin và nó một cách mù quáng và lặp lại những lỗi sai, sai lầm cơ bản, và nói thẳng ra là lố bịch. Đây là khi bạn trở nên mất uy tín.

Trong một thế giới nơi mà các câu trả lời thực tế chỉ là một cú click chuột trên trang web, việc kiểm tra tính chính xác trong câu nói của bạn là điều quan trọng. Điều đó không chỉ bảo vệ danh tiếng của bạn, mà nó còn giúp bạn chứng minh giá trị – một kỹ năng quan trọng cho dù bạn đang tìm kiếm một công việc mới hay đang muốn thăng tiến trong công việc.

Để đảm bảo rằng bạn chắc chắn về lời nói của mình như những chuyên gia tài chính với dữ liệu của họ, hãy tránh các bẫy dưới đây để giao tiếp hiệu quả.

Tránh 3 bẫy này để giao tiếp hiệu quả

1. Thống kê sơ sài

Một sai lầm phổ biến là nhắc đến các số liệu chưa được kiểm chứng. Ví dụ: Tôi chắc rằng hầu hết chúng ta đều đã nghe một đồng nghiệp tự tin khẳng định rằng 92% (hay 87%?) giao tiếp là phi ngôn ngữ. Dù bằng cách nào thì đó cũng là một dữ kiện thuyết phục khiến cho cuộc trò chuyện trở nên thú vị. Tuy nhiên nếu tuyên bố đó là chính xác, thì điện thoại sẽ trở nên vô dụng.

Những gì nghiên cứu muốn chỉ ra là độ chính xác và đáng tin cậy của phi ngôn ngữ khi có sự không thống nhất giữa những biểu hiện của một người với lời nói của họ và đó là những gì thực sự được tuyên bố.

Vậy nên nếu bạn hỏi một người đồng nghiệp, “Bạn thế nào?” và họ trả lời, “Tốt, tuyệt vời hoặc đang sống trong giấc mơ của mình,” nhưng đi kèm theo một đôi vai rủ, không dám nhìn vào mắt bạn và đầu cúi xuống, thì khả năng cao là ngôn ngữ cơ thể đang nói thật.

Tất nhiên, lời lý giải ấy không phù hợp với bài viết này. Vì vậy một số trong chúng ta tin rằng bí quyết để giao tiếp hiệu quả là một trò chơi đuổi hình bắt chữ nhanh.

Tại một hội nghị Nhân sự gần đây, một diễn giả đã tự tin nói trước một phòng đầy các học viên dày dạn kinh nghiệm rằng 70% nỗ lực thay đổi đều thất bại – như thể tuyên bố đưa ra một cái nhìn sâu sắc mà giải thích được những thiếu sót của các nhà tài trợ dự án. Yếu tố đáng ngạc nhiên duy nhất của thông điệp ấy là nó vẫn đang được sử dụng.

Các nhà cố vấn đã bàn luận về quan điểm này trong hơn hai thập kỷ; và khi đã có thể đi đúng hướng, thì chúng ta vẫn không hiểu được chính xác vấn đề. 70% nỗ lực thay đổi không phải là thất bại. Rất nhiều những nỗ lực thay đổi không bao giờ đo lường được chính xác ngay từ đầu – vì vậy các chủ dự án không có manh mối nào về sự thất bại hay mức độ thành công của họ. Tuy nhỏ nhưng là sự khác biệt quan trọng mà sau này có thể dễ dàng khắc phục.

Phương pháp học tập tôi thích nhất là mô hình 70-20-10 mà nhiều nhà lãnh đạo truyền bá. Rất nhiều các tổ chức đã điều chỉnh lại các đề xuất phát triển của họ dựa trên một nghiên cứu thường bị trích dẫn sai và khó hiểu.

Nghiên cứu đầu tiên vào năm 1980 được thực hiện bởi Robert Eichinger và Michael Lombardo tại The Center for Creative Leadership. Nghiên cứu chỉ bao gồm 191 nhà điều hành cấp cao thành công (189 nam giới và 2 nữ giới ở tại sáu công ty có trụ sở tại Bắc Mỹ), đã đưa ra câu hỏi:

Khi bạn nhìn lại sự nghiệp của mình, “sự kiện quan trọng” nào đã tạo nên sự thay đổi lâu dài trong cách bạn quản lý?

Nhiều người có thể tin rằng kết quả đều đưa đến câu thần chú quen thuộc hiện nay: 70% từ học thông qua trải nghiệm, 20% từ học thông qua người khác, và 10% từ học thông qua các khóa học thông thường.

Nhưng điều đó không hoàn toàn đúng. Bạn thấy đấy, 17,4% số người được hỏi ở đây đều cho biết học đã học thông qua những khó khăn – những thử thách, trở ngại cá nhân và nghề nghiệp tích lũy được trong suốt cuộc đời. Mặc dù không một ai có chủ ý trải nghiệm những điều như vậy trong kế hoạch phát triển bản thân, nhưng KHÔNG nên bỏ qua quan điểm về việc học hỏi từ những sai lầm và bài học cuộc sống.

Một khía cạnh khác của nghiên cứu mà hay bị nhầm lẫn là một lĩnh vực mơ hồ giữa các phần. Nhiều khi, giáo viên cũng như những người khác là chất xúc tác cho quá trình học tập được đưa vào phần 20% từ học thông qua người khác.

Tuy nhiên, phần gây ra tổn hại nhiều nhất là khả năng ứng dụng toàn diện dành cho nghiên cứu. Có thể những gì được sử dụng để các nhà điều hành cấp cao nhìn lại toàn bộ sự nghiệp của bản thân từ đó thấy được những sự thay đổi đối với cách quản lý của họ là áp dụng được cho toàn bộ quá trình học tập – bao gồm cả nội dung về mặt kỹ thuật. Nhưng tôi không dám chắc về điều đó.

Hiểu được ý nghĩa đằng sau những con số – bất kỳ con số nào – là quan trọng để giao tiếp hiệu quả.

2. Những lời nói vô vị nhàm chán và những trào lưu mới

Đôi khi mọi người cố gắng khẳng định những số liệu thống kê sơ sài với những nhận định sai lầm và những đoạn trích ngắn nhàm chán. Ví dụ: khi bàn luận về sự thay đổi, rất nhiều người nỗ lực để giải thích tỷ lệ thất bại được dẫn ra bằng cách chỉ đơn giản nhấn mạnh rằng hầu hết mọi người đều sợ những sự thay đổi. Nhưng hầu hết mọi người là Ai, họ sợ những sự thay đổi NÀO, và liệu có phải TẤT CẢ nỗi sợ đều được tạo ra như nhau không?

Có lẽ một nhận định đúng hơn là mọi người không sợ sự thay đổi, họ tích cực chống lại những thay đổi mà họ không hiểu được, về cơ bản là không đồng tình, hoặc hình dung ra kết quả rằng sẽ đánh mất một điều gì đó ý nghĩa khi thay đổi. Nhưng chúng ta cần dành ra nhiều thời gian để phân tích điều đó. Một mặt hàng mà một vài trong số chúng ta có rất nhiều, vì vậy chúng ta rút ngắn hoặc tránh hoàn toàn việc tranh luận. Thay vào đó, chúng ta được bảo rằng chu trình của sự thay đổi và phản ứng của nhân viên liên quan trực tiếp tới chu kỳ của sự thất bại.

Nhưng liệu điều đó có tốt hơn những trải nghiệm thực tế? Sau cùng, mọi người vẫn chủ động tìm kiếm và đón nhận sự thay đổi trong suốt cuộc đời của họ. Có rất nhiều ví dụ: học lái xe, học đại học, bắt đầu một công việc hoặc dự án mới, lập gia đình, sinh con, chuyển nơi ở, thăng chức,..v.v. Vậy liệu giả định ở đây có phải là mọi người chỉ sợ nhưng khó khăn liên quan đến sự thay đổi? Nếu vậy thì điều đó thật đáng khích lệ và trở nên dễ dàng giải quyết hơn. Rõ ràng, chủ đề này xứng đáng có được nhiều hơn một con số mơ hồ và một cơ sở lý luận chưa được kiểm chứng.

Những tuyên bố mới cũng gây ra tổn hại. Ví dụ, những chức danh hấp dẫn và những câu nói sáo rỗng của công ty sẽ khiến tất cả chúng ta phải thành người tiên phong. Nghe thật hấp dẫn, tương tự như trong quân sự khi các tướng lĩnh của doanh nghiệp được đặt lên tiền tuyến cùng lực lượng của họ, dũng cảm dẫn đầu cuộc chiến chống lại kẻ thù.

Hình ảnh này có thể giúp các nhà lãnh đạo cảm thấy tự hào và khích lệ tinh thần của nhân viên, nhưng đã có ai dừng lại và hỏi, ai sẽ là người nghĩ ra chiến lược khi các nhà lãnh đạo đang nhảy vào đám cỏ dại?

3. Bẫy về thuật ngữ chuyên ngành

Nếu tôi còn phải nghe thêm một ứng viên cố gắng tạo ra mối liên kết bằng cách thảo luận về “Tầm ảnh hưởng to lớn của việc giảm các cấu trúc silo trong nỗ lực cải thiện sự gắn kết giữa các bộ phận và tạo ra thêm băng thông nhờ đó chúng ta có thể tận dụng danh mục khách hàng tập trung vào khách hàng của chúng ta”,

Không có gì sai khi thay đổi quan điểm của bạn theo Alex P. Keaton. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn nói được ĐIỀU GÌ ĐÓ có ý nghĩa. Các chuyên gia nhiều kinh nghiệm hiểu được tầm quan trọng của sự rõ ràng và ngắn gọn trong giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn đang mong đợi một mối quan hệ đôi bên cùng có lợi, đừng để việc kết hợp các thuật ngữ thông dụng cám dỗ bạn và thay vào đó tập trung vào việc tạo nên một cuộc hội thoại có ý nghĩa.

Có sự khác biệt giữa người lãnh đạo giỏi diễn thuyết và người lãnh đạo tư tưởng. Những nỗ lực đầu tiên để chứng minh tầm quan trọng, địa vị và sự phù hợp cá nhân bằng cách sử dụng lời nói đưa ra quan điểm của bản thân khiến người tham dự bị thu phục. Cuối cùng hãy tìm cách cung cấp những cách nhìn sâu sắc nhằm hấp dẫn người khác đến mức mọi người thấy được ý nghĩa của cuộc trao đổi này.

Việc phát triển khả năng lắng nghe tích cực và phản hồi một cách cẩn thận có giá trị hơn bất kì tiếng nói nào của doanh nghiệp. Điều này có thể giúp bạn nhận được việc hoặc nhận được nhiều hợp đồng hơn cho dự án của mình.

Giao tiếp hiệu quả: Khiến cho lời nói của bạn có giá trị

Rất hiếm để có được một thính giả thực thụ, mọi người ở khắp mọi nơi đều không ngừng dán mắt vào điện thoại. Cho dù bạn đang diễn thuyết trong một căn phòng đầy người hay thu hút một đối tác đàm thoại, điều quan trọng là phải tận dụng được phần lớn khoảnh khắc đó.

Hãy làm đúng và bạn có thể trở thành đại sứ của sự thay đổi, nhà môi giới của những phương pháp tốt nhất, và là chất xúc tác cho những khoảnh khắc có thể kết nối giúp khơi dậy những hiểu biết sâu sắc ở bản thân và những người khác. Và cho đến khi ai đó phát minh ra một ứng dụng cho điều đó, đối với tôi, việc làm cho lời nói của bạn có giá trị được coi là một sự theo đuổi chính đáng.

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/be-better-than-buzzwords-3-traps-to-effective-communication.html

Người dịch: Lưu Diệu Linh

Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lưu Diệu Linh – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 751

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=76636

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.