Cách Xây Dựng Kỹ Năng Giao Tiếp Và Làm Việc Nhóm Hiệu Quả

10/06/2022

Hôm nay chúng ta sẽ thảo luận về hai kỹ năng mềm hữu ích khác: giao tiếp và làm việc nhóm. Kỹ năng mềm được mô tả là những kỹ năng không cần kỹ thuật mà mọi người có, tính cả các phẩm chất như tính cách, thái độ và động cơ. Nghĩa là kỹ năng mềm có thể được áp dụng cho tất cả các loại công việc và tình huống, vì vậy chúng có lợi cho tất cả mọi người trong quá trình làm việc.

Cho dù bạn cho rằng mình đã là một người giao tiếp tốt, một thành viên tuyệt vời trong nhóm hay muốn cải thiện hoặc hiểu rõ hơn những kỹ năng trên, bài viết này sẽ có thể cung cấp cho bạn một số mẹo và lời khuyên hữu ích. Chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của các kỹ năng cá nhân như giao tiếp và làm việc nhóm, giải thích cách hiểu và cho bạn thấy những kĩ năng này có thể hữu ích ở đâu.

Vì sao kĩ năng giao tiếp và làm việc nhóm lại quan trọng?

Việc sử dụng từ ‘mềm’ khi đề cập đến ‘kỹ năng mềm’ khiến nó nghe như thể những loại kỹ năng này không quan trọng bằng kỹ năng ‘cứng’ hoặc kỹ năng chuyên môn. Tuy nhiên, đây là một mặc định sai lầm bởi vì kỹ năng mềm không dễ hơn và không kém phần quan trọng hơn các kỹ năng cứng. Trên thực tế, báo cáo Xu hướng nhân tài toàn cầu của LinkedIn từ năm 2019 cho thấy 92% các nhà quản lý tuyển dụng và chuyên gia tài năng nói rằng kỹ năng mềm cũng quan trọng như- thậm chí còn hơn các kỹ năng cứng.

Đó là bởi vì các kỹ năng mềm thường liên quan đến kiểu chuyên nghiệp ở bạn: xung quanh, giao tiếp và làm việc song hành. Giám đốc nhân sự của Southwest Airlines, Greg Muccio, thậm chí còn gọi các kỹ năng mềm là “kỹ năng quan trọng” – đây có lẽ là cái tên phù hợp hơn.

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất vì chúng có thể có tác động rất lớn đến mọi mặt của cuộc sống. Làm việc nhóm có vẻ chỉ quan trọng nếu bạn làm việc trong một môi trường cần nhiều sự hợp tác, nhưng việc phát triển kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp ích cho bạn trong tất cả các mối quan hệ mà bạn có với những người khác, khiến nó có khả năng chuyển dời cao.

Mặc dù chúng tôi cung cấp một số mẹo cụ thể trong bài đăng này, nhưng chúng tôi muốn chỉ ra cụ thể rằng: giao tiếp không chỉ là việc tuân theo một bộ quy tắc nhất định quy định cách bạn nói, lắng nghe và trình thể hiện bản thân. Tốt hơn hết hãy coi kỹ năng giao tiếp như một công cụ để tất cả chúng ta hiểu rõ hơn và kết nối với nhau, ngay cả khi tất cả chúng ta không cùng chung chí hướng.

Hơn nữa, việc áp dụng phương pháp giao tiếp cứng nhắc thường bỏ qua thực tế rằng tất cả chúng ta đều khác nhau, chẳng hạn như những người đa dạng thần kinh có thể phản ứng trong các tình huống khác với những người thần kinh bình thường.

Làm cách nào để tôi cải thiện kĩ năng giao tiếp?

Ở đây chúng tôi tổng hợp một số lời khuyên và mẹo tuyệt vời để phát triển kỹ năng giao tiếp của bạn và những điều cần lưu ý khi bạn giao tiếp với người khác. Điều quan trọng là không phải tất cả mọi người đều giao tiếp theo cùng một cách và nó không có nghĩa là cách này tốt hơn cách kia. Một số người có thể gặp khó khăn với một số hình thức giao tiếp nhất định hơn những người khác, vì vậy, tạo ra một môi trường hòa nhập cho tất cả mọi người là cực kỳ quan trọng.

Lắng nghe

Kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất – lắng nghe một cách có chủ ý, thực sự có thể là một tài sản của bạn. Giao tiếp là con đường hai chiều nhưng thường chúng ta chỉ liệt kê các vấn đề với người mà chúng ta đang trò chuyện và không thực sự lắng nghe phản hồi của họ. Thay vì chú ý lắng nghe, chúng ta chỉ lên kế hoạch cho câu trả lời tiếp theo của mình.

Lần tới khi tham gia một cuộc trò chuyện, bạn hãy thử tập trung hoàn toàn vào những gì người kia đang giao tiếp với bạn. Các kỹ thuật như xác nhận làm rõ, phản xạ và lắng nghe chủ động cho thấy bạn đang chăm chú vào cuộc trò chuyện.

Điều cần được đề cập đến là chú ý đến ai đó không có nghĩa là chỉ sử dụng đôi tai của bạn vì không phải ai cũng giao tiếp bằng giọng nói. Thay vào đó, chỉ cần cố gắng chú ý đến người mà bạn đang giao tiếp.

Ý thức hơn về ngôn ngữ hình thể

Các nghiên cứu của Tiến sĩ Albert Mehrabian cho thấy rằng từ 55% đến 93% tất cả các giao tiếp có thể là không lời. Giao tiếp phi ngôn ngữ hoặc ngôn ngữ cơ thể, bao gồm những thứ như giao tiếp bằng mắt, tư thế, nét mặt, cử chỉ, giọng nói của bạn và thậm chí cả cách bạn thở.

Trong một số trường hợp, theo dõi ngôn ngữ cơ thể của người khác sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả. Bạn cũng có thể cố gắng sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở và kết nối các từ, ý nghĩa định nghĩa với ngôn ngữ cơ thể của bạn.

Tuy nhiên, ta cần lưu ý là một số người rối loạn thần kinh, chẳng hạn như những người mắc chứng tự kỷ, có thể gặp khó khăn khi đọc ngôn ngữ cơ thể hoặc nét mặt trong cuộc trò chuyện, vì vậy bạn không nên quá coi trọng ngôn ngữ cơ thể trong mọi tình huống.

Thay vào đó, hãy cố gắng nói rõ ràng và chính xác khi bạn trò chuyện với những khán giả không quen biết để họ không cần cố gắng đoán ý bạn nói.

Cố gắng không vội vã

Khi bạn đang nói chuyện với người khác, sẽ rất hữu ích nếu bạn thử và suy nghĩ về thông điệp bạn cần truyền đạt. Điều này có thể đặc biệt quan trọng trong giao tiếp với khách hàng tiềm năng tại nơi làm việc và cũng hữu ích khi giao tiếp giữa các nền văn hóa.

Tuy nhiên đôi khi điều này lại không dễ dàng. Trong một số tình huống mọi người có thể nói ngay những điều họ suy nghĩ. Bạn cần hiểu rằng hiếm khi hành động này thể hiện sự thiếu tôn trọng.

Rõ ràng và chính xác

Có một số lý do tại sao là phải rõ ràng, ngắn gọn là điều quan trọng khi giao tiếp với người khác, đặc biệt khi bạn không hiểu rõ về họ. Một lý do là bạn không bao giờ biết liệu người mà bạn đang nói chuyện có thể có những sự khác biệt về thần kinh, khiến họ khó hiểu bạn hơn hay không.

Nói hoặc viết theo cách mà mọi người dễ hiểu (trừ khi bạn đang trao đổi cụ thể về điều gì đó có tính chuyên môn) hạn chế khả năng xảy ra hiểu lầm. Trong giao tiếp bằng văn bản, sử dụng các câu ngắn và đoạn văn ngắn có thể có lợi hơn.

Chú ý đến khán giả của bạn

Cách lý tưởng để giao tiếp đại chúng phụ thuộc vào đối tượng khán giả của bạn. Bạn đang nói chuyện với bạn bè, ông bà hay ông chủ của mình? Điều chỉnh phù hợp và suy nghĩ xem bạn nên thể hiện cách tiếp cận chuyên nghiệp trang trọng hay bình dị gần gũi.

Nếu bạn không biết khán giả của mình, hãy tránh sử dụng những câu nói đùa, châm biếm hoặc ngôn ngữ mơ hồ, vì những điều này có thể cản trở việc hiểu nghĩa và gây ra những nhầm lẫn.

Hỏi những câu hỏi

Điều này liên quan đến việc thể hiện rằng bạn đang lắng nghe một cách có chủ ý trong cuộc hội thoại. Hỏi những câu hỏi có thể giúp bạn thể hiện và phát triển khả năng hiểu một điều gì đó và giúp thể hiện sự hứng thú của bạn về những gì người đối diện đang nói.

Tuy nhiên, không cần thiết phải đặt câu hỏi trong tất cả hoàn cảnh, cụ thể như đang ở giữa một bài thuyết trình. Thay vào đó, bạn nên hỏi những câu hỏi đóng (câu hỏi “có”, “không”) hơn là những câu hỏi mở để người đối diện hiểu ngay chính xác bạn muốn hỏi điều gì.

Đánh giá đối chiếu

Đừng đánh giá ngay lập tức người đang đối thoại cùng bạn và cố gắng lắng nghe thêm, một cách khách quan không định kiến. Thường thì nếu không đồng ý với ai, thái độ đó sẽ thể hiện trên gương mặt và ngôn ngữ hình thể của bạn. Nên hãy luôn duy trì một tâm thế mở để tiếp nhận nhé.

Thái độ công bằng bình đẳng với tất cả mọi người

Lời khuyên này có liên hệ với tất cả mọi thứ trong cuộc sống nhưng cụ thể quan trọng hơn trong kĩ năng giao tiếp. Đừng nói xấu sau lưng người khác và đừng để địa vị trong xã hội, nơi làm việc của ai đó thay đổi cách bạn đối xử với họ. Ví dụ như cố không ra vẻ bề trên, không lên giọng kẻ cả với đồng nghiệp nhỏ tuổi hơn ở chỗ làm.

Đối xử với mọi người bình đẳng có nghĩa bao gồm tất cả mọi người khi bạn giao tiếp. Chẳng hạn như: những người quản lý nên chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều cảm thấy được tôn trọng và hiện diện. Điều này có thể có nghĩa là cho mọi người biết khi có những thay đổi về tổ chức tại nơi làm việc hoặc đảm bảo mọi người có phương tiện để giao tiếp hiệu quả, chẳng hạn như cung cấp trình đọc màn hình cho những người bị suy giảm thị lực.

Kiểm tra lại những tin nhắn

Điều này chỉ thực sự được áp dụng cho những thứ như email hay tin nhắn ảo. Bạn cần luôn luôn kiểm tra lại những tin nhắn này để chỉnh lỗi ngữ pháp, chính tả hay những lỗi khác, mặt khác cũng sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp và năng lực hơn. Các trợ lý kiểm duyệt ảo như Grammarly có thể hữu ích nếu bạn đang gặp khó khăn với lỗi ngữ pháp hay chính tả.

Ngắn gọn nhưng cụ thể trong thuyết trình

Khi thuyết trình bằng lời hoặc viết một báo cáo ngắn, bạn nên đảm bảo tính ngắn gọn và cụ thể. Bạn cần giữ sự chú ý của người nghe và không lãng phí thời gian của họ cho những không tin không cần thiết.

Những bản đồ phác họa cũng sẽ hữu dụng vì một vài người hay gặp khó khăn trong việc xử lý một lượng lớn thông tin ồ ạt khi không có hình ảnh minh họa hỗ trợ. Các bản vẽ chắc chắn sẽ giúp bài thuyết trình của bạn thêm phần thú vị.

Ghi chú trong các buổi họp

Cho dù có một trí nhớ tốt bạn sẽ không bao giờ nhớ hết tất cả những gì mình nghe. Các ghi chú trong khi họp đã thật sự giúp ích cho nhiều người trong công việc và cũng thể hiện bạn quan tâm tới những gì được trình bày.

Giữ một thái độ tích cực

Khi nói đến giao tiếp hiệu quả, thái độ là tất cả. Nếu quanh bạn tỏa ra năng lượng tích cực, bạn có nhiều khả năng giao tiếp hiệu quả hơn với người khác. Tất nhiên, bạn không cần phải vui vẻ mỗi ngày và cũng không ai đòi hỏi ở bạn điều đó. Sức khỏe tinh thần nên được ưu tiên, nên nếu bạn có nhận thấy đồng nghiệp hoặc bạn bè mình đang có tâm trạng tồi tệ, hãy cân nhắc tìm đến giúp đỡ họ.

Học các khóa học giao tiếp online

Rất dễ để tìm một lời khuyên và nói rằng bạn sẽ làm theo nó nhưng con đường tốt nhất để cải thiện kĩ năng là chủ động thực hành. Và các khóa học trực tuyến là cách tốt nhất để thực hiện nó. Hãy tham khảo qua các khóa học giao tiếp của chúng tôi và đồng thời các khóa học khác liên quan đến phát triển kỹ năng mềm.

Làm cách nào để tôi cải thiện kỹ năng làm việc nhóm?

Sau đây là một số lời khuyên và các các mánh nhỏ để bạn phát triển kĩ năng làm việc nhóm và những điều cần chú ý khi hợp tác với người khác.

Xác lập “quy tắc chung”

Đây là một điều rất quan trọng trong môi trường làm việc. Những người khác nhau có những nhu cầu và ranh giới khác nhau. Việc tìm ra môi trường mà mỗi cá nhân cảm thấy thoải mái nhất, bao gồm cả giới hạn công việc và xã hội, là một điều rất tốt.

Xác định ưu và nhược điểm của bản thân

Không phải tất cả mọi người đều thích cùng một nhiệm vụ và điều tốt nhất của việc làm việc nhóm là có thể phân công công việc theo điểm mạnh và đam mê, sở thích của từng thành viên. Điều này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn cảm thấy vui vẻ hơn khi làm việc với nhau.

Xác định vai trò và trách nhiệm rõ ràng

Như những luận điểm nêu trên, điều quan trọng là phải đạt được vai trò, nhiệm vụ rõ ràng để các thành viên cùng nhóm có thể đặt ra những mục tiêu cá nhân và không có mâu thuẫn nào xảy ra xoay quanh việc ai làm gì.

Thể hiện sự biết ơn

Một trong những điều quan trọng bạn có thể làm để tạo ra một không gian làm việc nhóm tích cực đó là thể hiện sự cảm kích và trân trọng thành viên của mình, đặc biệt khi ai đó đã cố gắng hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ để giúp bạn.

Cởi mở với những quan điểm khác biệt

Bạn sẽ không luôn luôn hợp, đồng tình với tất cả mọi người trong cùng team. Tuy nhiên, việc cố gắng không phớt lờ, bỏ qua, chỉ trích hay phán xét khó khăn người khác khi họ thể hiện quan điểm và ý kiến là điều rất quan trọng trong làm việc nhóm.

Thấu hiểu những mục tiêu chung

Mục đích của làm việc nhóm đó là thường xuyên làm việc hướng đến các mục tiêu chung, nên hãy đảm bảo tất cả mọi người hiểu đầy đủ về mục đích của mình và làm việc hướng tới nó.

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn

Khi là một phần của nhóm, bạn muốn tất cả mọi người hoàn thành đủ vai trò của mình. Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp đảm bảo bạn không lãng phí thời gian của mình và của người khác.

Duy trì cải thiện kỹ năng lãnh đạo

Thậm chí nếu bạn không luôn luôn dẫn dắt một nhóm, những kỹ năng lãnh đạo có thể là lợi thế cho bạn trong rất nhiều tình huống. Chẳng hạn như trong trường hợp team của bạn khá hướng nội và bạn cần mọi người giao tiếp với nhau.

Duy trì phát triển kỹ năng lãnh đạo cũng đi cùng với cải thiện kỹ năng giao tiếp. Trong những hướng dẫn mở của chúng tôi về cách mọi người giao tiếp, bạn có thể nghe nghe Dan Denis-Smith, một lãnh đạo kinh doanh và CEO, nói về cách giao tiếp khi là một lãnh đạo kinh doanh.

Đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng

Để nhóm cải thiện và phát triển, đôi khi họ cần đưa ra cho nhau những phản hồi mang tính xây dựng. Vì thế bạn nên sẵn sàng để đưa ra những phản hồi như vậy. Thêm vào đó, bạn nên chào đón những chỉ trích sâu, có chọn lọc.

Thử các bài luyện tập làm việc nhóm

Nếu bạn không biết rõ bất kì ai trong nhóm của mình, nó có thể hữu ích để thử một vài các bài luyện tập về làm việc nhóm cùng với nhau. Chỉ cần đảm bảo rằng các hoạt động này là để vui vẻ và không dẫn đến kết cục làm mọi người thêm khó chịu.

Tham gia những khóa học làm việc nhóm

Nếu bạn muốn chủ động hơn trong phát triển kỹ năng làm việc nhóm, bạn nên xem xét thử các khóa học về kỹ năng mềm của chúng tôi, bao gồm làm việc nhóm và lãnh đạo.

Tôi nên sử dụng kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp ở đâu?

Phát triển kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm có thể có lợi cho bạn trong cuộc sống hàng ngày, cho dù bạn đang có một cuộc điện thoại quan trọng, giao lưu tại một sự kiện hay thậm chí chơi thể thao. Dưới đây, chúng tôi đi vào chi tiết hơn một chút về những nơi bạn sẽ thấy kỹ năng mềm này hữu dụng nhất.

Trường đại học

Nếu bạn học đại học, bạn sẽ thường cần đến kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm của mình. Bất kể học gì, tại một thời điểm nào đó, bạn có thể sẽ cần phải viết một bài luận, trình bày thông tin và hoàn thành một dự án nhóm.

Đối với nhiều môn, giao tiếp bằng văn bản là một kỹ năng khá hữu ích vì bạn có thể cần phải truyền đạt ý tưởng của mình trên giấy một cách rõ ràng và hiệu quả. Đối với các môn học khác, có thể có rất nhiều cơ hội hợp tác hoặc cơ hội trực quan, vì vậy việc rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm của bạn là rất hữu ích.

Công việc

Thông thường, khi rèn luyện kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm, hầu như mọi người muốn cải thiện hiệu quả công việc và các mối quan hệ của mình. Ngay cả khi công việc của bạn là một công việc cá nhân làm đơn độc, bạn có thể đôi khi cần phải giao tiếp với các nhóm và phòng ban khác.

Ngoài ra, có rất nhiều công việc đòi hỏi bạn phải giao tiếp và làm việc hiệu quả với đồng nghiệp, doanh nghiệp, khách hàng hàng ngày. Giao tiếp tốt và làm việc theo nhóm thường có thể khiến bạn có được sự tôn trọng từ các nhân viên khác, có cơ hội làm việc và được thăng tiến.

Các mối quan hệ

Đôi khi ta xảy ra tranh cãi và những xung đột không cần thiết trong các mối quan hệ của mình, điều này có thể là do thiếu giao tiếp. Cho dù chúng ta đang nói về các mối quan hệ gia đình, bạn bè, đối tác hay đồng nghiệp thì khả năng đối thoại với những người khác là vô cùng quan trọng. Nó sẽ giúp bạn đồng cảm với họ, hiểu các quan điểm khác nhau và đi đến các hòa giải thân thiện.

Thương lượng

Có lẽ thương lượng là một phần công việc của bạn. Nhưng ngay cả khi nó không liên quan một chút nào đến công việc của bạn thì kỹ năng đàm phán vẫn là một kỹ năng tuyệt vời cần phải có. Giao tiếp tốt có thể giúp bạn đàm phán tốt hơn vì bạn có thể kết nối dễ dàng hơn với người mà bạn đang đàm phán và khẳng định mình là người cần được coi trọng một cách nghiêm túc.

Bạn có thể muốn thương lượng mức lương mới, giá nhà hoặc bất kỳ một điều khoản của thỏa thuận – cải thiện kỹ năng giao tiếp chắc chắn sẽ có lợi cho bạn trong hầu hết các trường hợp trên.

Tôi có thể biết thêm về giao tiếp và làm việc nhóm ở đâu?

Nếu bạn đang muốn tích cực cải thiện kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm của mình, chúng tôi có nhiều khóa học tuyệt vời liên quan đến những lĩnh vực quan trọng này. Tham gia các khóa học trực tuyến không chỉ cho phép bạn học các kỹ năng quan trọng tại nhà mà còn chứng tỏ với nhà tuyển dụng rằng bạn sẵn sàng dành thời gian để phát triển cá nhân mình.

Các khóa học giao tiếp

Các khóa học làm việc nhóm

Chút nhận định sau cùng

Chúng tôi hy vọng rằng những hướng dẫn trên về kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm trên đã giúp bạn phần nào hiểu thêm về tầm quan trọng của các kỹ năng mềm, cũng như cách mà những người khác nhau tiếp cận chúng. Mong rằng bạn giờ đây đã có những lời khuyên hữu ích và thực tế về cách làm sao để phát triển và cải thiện các kỹ năng này và hiểu mọi người áp dụng chúng như thế nào.

__________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích

Theo: futurelearn
Người dịch: Võ Ngọc Minh Châu
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Võ Ngọc Minh Châu – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 1,023

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=84396

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.