Cách Tổ Chức Và Viết Sơ Yếu Lý Lịch Cho Chuyên Viên Văn Thư

Công việc của một chuyên viên văn thư có thể là một công việc tuyệt vời cho các cá nhân có tổ chức, có kỹ năng về cả công nghệ và truyền thông. Đó là một nghề có được các kỹ năng mềm như tổ chức và chú ý đến từng chi tiết và các kỹ năng cứng về thành thạo máy tính và phần mềm. Nếu bạn quan tâm đến việc theo đuổi sự nghiệp như là một chuyên viên văn thư, nó có thể rất hữu ích khi bạn hiểu được những gì cần đưa vào sơ yếu lý lịch của mình và cách tổ chức các chi tiết đó một cách hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chuyên viên văn thư là gì, thảo luận về tầm quan trọng của sơ yếu lý lịch trong vị trí này, mô tả các bước để viết sơ yếu lý lịch, cung cấp các mẹo và mẫu để giúp bạn viết sơ yếu lý lịch của riêng mình.

Chuyên viên văn thư là gì?

Chuyên viên văn thư là một chuyên gia hành chính chịu trách nhiệm về tài liệu của tổ chức. Thường làm việc trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, tài chính hoặc luật, họ chủ yếu thu thập, lưu trữ, lập danh mục, truy xuất, phân phối và tạo tài liệu giấy và kỹ thuật số. Một số có thể có thêm trách nhiệm trong việc đề ra các hệ thống hoặc chiến lược để lưu trữ tài liệu lâu dài.

Tầm quan trọng của một sơ yếu lý lịch đối với chuyên viên văn thư là gì?

Nếu bạn đang ứng tuyển cho vai trò này, một bản sơ yếu lý lịch của chuyên viên văn thư được tổ chức tốt và được viết tốt có thể cho thấy rằng bạn đáp ứng các yêu cầu của công việc. Bằng đại học không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng nhiều nhà tuyển dụng thích những ứng viên có ít nhất bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân trong một lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như truyền thông hoặc công nghệ thông tin, cùng với vài năm kinh nghiệm làm văn thư.

Có nhiều kỹ năng mạnh có thể bù đắp cho bất kỳ thiếu sót nào trong kinh nghiệm của bạn. Bạn có thể làm nổi bật các kỹ năng của mình bằng cách tập trung vào hai hoặc ba đặc điểm chính và đề cập đến chúng trong suốt sơ yếu lý lịch. Một số kỹ năng bạn có thể bao gồm:

  • Trình độ công nghệ: Các chuyên viên văn thư xử lý nhiều tài liệu điện tử. Ngay cả tài liệu giấy cũng có thể trải qua quá trình quét, lập bản đồ kỹ thuật số và lưu trữ điện tử.
  • Giao tiếp bằng văn bản: Một trong những nhiệm vụ chính của công việc là viết tài liệu, vì vậy các chuyên viên văn thư phải có khả năng viết rõ ràng và tuân theo các quy định và thủ tục.
  • Tổ chức: Có tổ chức nghĩa là bạn suy nghĩ và làm việc một cách có hệ thống, điều này rất cần thiết cho việc duy trì, lưu trữ, truy xuất và phân phối tài liệu.
  • Chú ý đến chi tiết: Chú ý đến chi tiết bổ sung cho giao tiếp và tổ chức bằng văn bản. Các chuyên viên văn thư thành công có thể nhận ra các lỗi nhỏ trên tài liệu và sửa chúng trước khi nộp đơn.
  • Làm việc theo nhóm: Các tài liệu có thể bắt nguồn từ nhiều phòng ban khác nhau trong một tổ chức. Chuyên viên lập hồ sơ phải có khả năng phối hợp với các thành viên khác để đảm bảo hoàn thành chính xác và trình tự các giấy tờ, hồ sơ.

Cách viết sơ yếu lý lịch chuyên viên văn thư

Làm theo các bước sau để viết sơ yếu lý lịch cho vị trí chuyên viên văn thư có thể gây ấn tượng với các nhà quản lý tuyển dụng:

1. Xem lại bản mô tả công việc

Khi nộp đơn xin việc, bạn nên điều chỉnh sơ yếu lý lịch của mình cho nhà tuyển dụng, nhắm vào các điểm để thỏa mãn yêu cầu tuyển dụng cụ thể của họ. Để đáp ứng yêu cầu họ một cách hiệu quả, hãy xem lại bản mô tả công việc mà họ đã đăng. Trong đó, bạn có thể tìm thấy các thông tin chi tiết có giá trị mà bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như yêu cầu học vấn, yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm ưa thích. Lưu ý các thuật ngữ và cụm từ xuất hiện trong bài đăng. Chúng là những từ khóa mà bạn có thể lặp lại trong suốt sơ yếu lý lịch của mình để thông qua hệ thống theo dõi ứng viên và bán bằng cấp của bạn cho người quản lý tuyển dụng.

Các chi tiết quan trọng khác cần tìm là những chi tiết liên quan đến quá trình đăng ký. Một số nhà tuyển dụng đăng thông tin mở cửa trên các trang web chẳng hạn như Indeed nhưng muốn bạn nộp đơn trực tiếp cho người quản lý tuyển dụng của họ. Nếu đúng như vậy, hãy làm theo các hướng dẫn được đưa ra và ghi lại tên của người quản lý tuyển dụng, nếu được cung cấp.

2. Tạo tiêu đề

Trên sơ yếu lý lịch của bạn, tiêu đề là một phần bao gồm các chi tiết sau:

  • Tên
  • Tiêu đề, nếu muốn
  • Thành phố và tiểu bang
  • Số điện thoại
  • Địa chỉ email

Sử dụng tiêu đề có thể là một cách bắt mắt để nhóm thông tin liên hệ của bạn trong khi tiết kiệm không gian cho các chi tiết quan trọng khác mà bạn nên đưa vào sơ yếu lý lịch. Nó thường ở phần trên cùng của trang, nhưng một số người tìm việc chọn đặt nó ở một bên hoặc trong một góc. Bất kể vị trí cụ thể là gì, hãy đảm bảo tiêu đề nổi bật về mặt trực quan để người quản lý tuyển dụng biết họ đang đọc sơ yếu lý lịch của ai và cách liên hệ với bạn để phỏng vấn.

3. Bao gồm một bản tóm tắt chuyên môn

Bản tóm tắt chuyên môn là một bản mô tả dài một hoặc hai câu về bản thân bạn xuất hiện ở đầu sơ yếu lý lịch của bạn — bên dưới hoặc bên cạnh tiêu đề, tùy thuộc vào vị trí bạn đặt nó. Mục đích của bản tóm tắt là trình bày các chi tiết của sơ yếu lý lịch còn lại dưới dạng ngắn gọn, dễ xử lý.

Bản tóm tắt thường có dạng các cụm từ hơn là các câu hoàn chỉnh và đề cập đến những phẩm chất mà bạn muốn làm nổi bật nhất với người quản lý tuyển dụng. Ví dụ: nếu bạn muốn nhấn mạnh kinh nghiệm và các kỹ năng cụ thể của mình, bản tóm tắt của bạn có thể đọc, Chuyên viên văn thư kỳ cựu với 10 năm kinh nghiệm trong môi trường chăm sóc sức khỏe, áp dụng các kỹ năng phát triển tốt trong CNTT, tổ chức và truyền thông. Hãy nhớ bao gồm bất kỳ từ khóa thích hợp nào từ mô tả công việc.

4. Liệt kê các kỹ năng của bạn

Phần kỹ năng — thường xuất hiện ở gần đầu hoặc cuối sơ yếu lý lịch, hoặc phần khác trong phần phụ chuyên dụng — bao gồm một danh sách được đánh dấu đầu dòng về các năng lực chính của bạn. Nhiều người tìm việc cung cấp mô tả về các kỹ năng mà họ liệt kê, giúp người quản lý tuyển dụng có hình dung đầy đủ hơn về bạn với tư cách là một ứng viên. Đề cập đến những gì bạn cho là phẩm chất tốt nhất của mình, nhưng cũng đảm bảo bao gồm bất kỳ kỹ năng áp dụng nào được đề cập trong mô tả công việc.

5. Phác thảo lịch sử công việc có liên quan của bạn

Phần lớn sơ yếu lý lịch của bạn có khả năng được hiển thị bởi phần lịch sử việc làm, phần này liệt kê các công việc bạn đã đảm nhiệm có liên quan đến công việc mà bạn đang ứng tuyển. Các mục nhập xuất hiện theo thứ tự thời gian đảo ngược, bắt đầu với việc làm gần đây nhất và mỗi mục phải bao gồm các chi tiết sau:

  • Chức vụ, tên người sử dụng lao động và vị trí
  • Ngày làm việc theo tháng và năm
  • Nhiệm vụ chính có dấu đầu dòng

Đối với các nhiệm vụ được đánh dấu đầu dòng, thông lệ tiêu chuẩn là viết về nhiệm vụ của bạn bằng các cụm từ ở thì quá khứ thay vì ở thì hiện tại, mang lại cảm giác hoàn thành hơn là nghĩa vụ. Cố gắng bao gồm càng nhiều từ khóa mô tả công việc càng tốt. Ví dụ: nếu nhà tuyển dụng bao gồm việc trả lại các tài liệu không tuân thủ để sửa chữa trong số các nhiệm vụ dự kiến, bạn có thể bao gồm một cụm từ chẳng hạn như các tài liệu không tuân thủ đã được xác định và trả lại để chỉnh sửa nếu có.

6. Bao gồm học vấn, tập huấn và chứng chỉ của bạn

Phần học vấn trình bày những chi tiết về quá trình học tập và chuyên môn của bạn. Mỗi mục nhập phải bao gồm các chi tiết sau:

  • Tiêu đề bằng cấp hoặc bằng tốt nghiệp
  • Tên và địa điểm của trường
  • Tháng và năm tốt nghiệp

Nếu bạn có nhiều bằng sau trung học, hãy liệt kê tất cả chúng. Bạn cũng có thể liệt kê bằng đại học nếu bạn hiện đang đăng ký. Chỉ bao gồm bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương nếu đó là trình độ học vấn cao nhất của bạn.

Việc đào tạo và cấp chứng chỉ thường chỉ dành cho các chuyên viên văn thư lâm sàng làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Nếu bạn đã trải qua khóa đào tạo chuyên ngành hoặc giành được chứng chỉ chuyên viên văn thư lâm sàng, bạn có thể đưa chúng vào phần giống như chi tiết học vấn của bạn. Ngoài ra, bạn có thể tạo một phần riêng biệt và liệt kê các mục nhập như khi làm bằng đại học:

  • Chức danh chứng nhận hoặc khóa đào tạo
  • Tên cơ quan phát hành
  • Năm đã nhận hoặc đã hoàn thành

7. Hiệu đính và sửa đổi

Điều quan trọng là phải gửi một bản sơ yếu lý lịch không có lỗi, điều này thể hiện với người quản lý tuyển dụng rằng bạn là một ứng viên quan tâm đến chất lượng và có cái nhìn chi tiết — một trong những kỹ năng quan trọng của các chuyên viên văn thư thành công. Hãy nhớ đọc lại sơ yếu lý lịch của bạn sau khi bạn viết xong để xác định các lỗi như lỗi chính tả, cấu trúc không đúng ngữ điệu, chi tiết không chính xác và ngôn ngữ không chính xác. Ngoài ra, hãy cố gắng tìm mọi chi tiết không cần thiết mà bạn có thể loại bỏ, điều này có thể giúp bạn dễ đọc.

Khi bạn đã hoàn thành, có thể hữu ích nếu nhờ các cộng sự đáng tin cậy, chẳng hạn như bạn bè thân thiết và các thành viên trong gia đình, đọc sơ yếu lý lịch đã hoàn thành của bạn. Không quan tâm đến hành động viết nó, họ có thể phát hiện ra những điểm cần cải thiện. Hãy xem xét và áp dụng lời khuyên của họ khi bạn tin rằng nó có thể dẫn đến một bản sơ yếu lý lịch được cải thiện.

Mẹo viết sơ yếu lý lịch chuyên viên văn thư

Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn cải thiện sơ yếu lý lịch chuyên viên văn thư của mình:

Mở rộng ý tưởng của bạn về kinh nghiệm có liên quan

Các chuyên viên văn thư thực hiện một vai trò cụ thể, những kỹ năng và chức năng của họ có thể so sánh với những người khác. Ví dụ, các nhiệm vụ của nhân viên lễ tân có thể bao gồm thu thập, chỉnh sửa và phân phối tài liệu, vì vậy, nhân viên này sẽ đủ điều kiện là kinh nghiệm có liên quan trong sơ yếu lý lịch của chuyên gia tài liệu. Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc hạn chế, hãy thử nghĩ đến các vai trò khác yêu cầu năng lực và nhiệm vụ tương tự như một chuyên viên văn thư.

Bao gồm các con số

Khi mô tả nhiệm vụ của bạn cho các nhà tuyển dụng trước đây, hãy cố gắng sử dụng các con số bất cứ khi nào có thể. Ví dụ: thay vì nói rằng bạn đã quản lý và chuyển tiếp thư từ, hãy chỉ định số lượng thư trung bình mà bạn đã xử lý mỗi ngày. Việc sử dụng các chữ số giúp mang lại cảm giác về những thành tựu có thể định lượng được thay vì những ý tưởng trừu tượng.

Chú ý về bề ngoài của sơ yếu lý lịch

Thông thường, cải thiện sự hấp dẫn trực quan hoặc tính dễ đọc của sơ yếu lý lịch của bạn có thể thu hút sự chú ý của người quản lý tuyển dụng. Cân nhắc sử dụng các yếu tố hình ảnh khác nhau, chẳng hạn như định dạng, phông chữ và sắp xếp phần, để tạo ra một tài liệu trông thú vị nhưng dễ làm theo. Ngoài ra, hãy cố gắng sử dụng không gian màu trắng để làm lợi thế của bạn, điều này có thể giúp giải quyết vẻ ngoài chật chội và lấp đầy không gian.

Mẫu sơ yếu lý lịch của chuyên viên văn thư

Sử dụng và điều chỉnh mẫu sau khi bạn viết sơ yếu lý lịch của riêng mình cho vị trí chuyên viên văn thư:

[Tên] [Tiêu đề] [Thành phố, Tiểu bang] [Số điện thoại]

[Địa chỉ email]

Tóm tắt

[Sử dụng các từ khóa từ mô tả công việc, mô tả bạn là một ứng viên, đề cập đến các kỹ năng của bạn và ghi lại ý định ứng tuyển của bạn.]

Kỹ năng

[Kỹ năng 1]
[Kỹ năng 2]
[Kỹ năng 3]
[Kỹ năng 4]
[Kỹ năng 5]
[Kỹ năng 6]

Việc làm [Chức danh] [Tên nhà tuyển dụng], [Vị trí nhà tuyển dụng]

[Ngày làm việc]

[Nhiệm vụ 1]
[Nhiệm vụ 2]
[Nhiệm vụ 3]
[Nhiệm vụ 4]
[Nhiệm vụ 5]

[Chức danh] [Tên nhà tuyển dụng], [Vị trí nhà tuyển dụng]

[Ngày làm việc]

[Nhiệm vụ 1]
[Nhiệm vụ 2]
[Nhiệm vụ 3]
[Nhiệm vụ 4]
[Nhiệm vụ 5]

Học vấn [Bằng cấp hoặc bằng tốt nghiệp đã đạt được] [Tên trường], [Địa điểm trường]

[Số năm đi học]

Chứng nhận và đào tạo [Tên chứng chỉ], [Tên cơ quan cấp]

[Năm nhận]

[Chức danh đào tạo], [Tên cơ quan phát hành]

[Năm hoàn thành]

Ví dụ về sơ yếu lý lịch của chuyên gia tài liệu

Nghiên cứu và tham khảo ví dụ sau đây về sơ yếu lý lịch của chuyên gia tài liệu để hướng dẫn bạn khi bạn tự viết:

Stephanie Ortega Chuyên viên văn thư Cornelia, GeorgiaStephanie.ortega@email.com

706-222-2222

Tóm tắt

Chuyên viên văn thư dày dặn kinh nghiệm với bằng cử nhân về truyền thông và hơn tám năm kinh nghiệm trong cả lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và môi trường doanh nghiệp, áp dụng các kỹ năng đã phát triển tốt về CNTT, tổ chức và viết.

Kỹ năng

  • Hệ thống hồ sơ điện tử
  • Đánh máy và nhập dữ liệu
  • Cơ quan
  • Giao tiếp bằng văn bản
  • Giao tiếp bằng lời nói
  • Sự chú ý đến chi tiết

Việc làm Chuyên viên văn thư Vance Care, Baldwin, Georgia

Tháng 1 năm 2015 – Hiện tại

  • Thực hiện đảm bảo chất lượng trên các ứng dụng Medicaid mới
  • Kiểm tra các ứng dụng để tuân thủ độ chính xác 100%
  • Áp dụng các sửa chữa cho các ứng dụng sai
  • Theo dõi kết quả QA trong hệ thống hồ sơ điện tử
  • Gửi và nhận thư từ, bao gồm email và fax, trung bình 20 thư mỗi ngày

Chuyên viên văn thư Helena Corporation, Athens, Georgia,

tháng 5 năm 2012 – tháng 12 năm 2015

  • Đã phát triển quy trình thu thập tài liệu của tổ chức và tiến hành năm khóa đào tạo cho đồng nghiệp
  • Các tài liệu được tạo và duy trì cho các quy trình vận hành tiêu chuẩn, hướng dẫn công việc và các mẫu
  • Đã lập chỉ mục và định tuyến tất cả các tài liệu đến các vị trí và người nhận thích hợp
  • Các yêu cầu được theo dõi và phối hợp đối với các thay đổi đối với tài liệu
  • Duy trì liên lạc với nhân viên thường xuyên về nhu cầu của họ và tình trạng đơn đặt hàng của họ

Cử nhân Nghệ thuật trong truyền thông Đại học Remont, Demorest, Georgia

Tháng 5 năm 2012

Chứng nhận và đào tạo Chuyên gia tài liệu lâm sàng được chứng nhận, ACDIS

2015 (được chứng nhận lại năm 2017, 2019 và 2021)

Hội nghị quốc gia ACDIS thường niên, ACDIS

2016–2020

Xin lưu ý rằng không có công ty nào được đề cập trong bài viết này có liên kết với Indeed

……………………………………

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=75583

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network