Tìm Hiểu Về Nghề Trợ Lý Hành Chính
Khái quát
Trợ lý hành chính là một chuyên viên hỗ trợ văn phòng, người cung cấp hỗ trợ văn thư cho một công ty hoặc tổ chức. Người này thường đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên cho các bên nội bộ và bên ngoài. Một trợ lý hành chính cung cấp hỗ trợ văn thư, chẳng hạn như:
- Quản lý lịch của các cuộc họp chuyên môn, các cuộc hẹn cá nhân và lịch công tác cho một số cá nhân
- Trả lời và chuyển cuộc gọi điện thoại, chuyển tiếp tin nhắn và theo dõi các yêu cầu
- Xử lý thư từ đến, bao gồm email, bản ghi nhớ, fax và thư, đôi khi đòi hỏi sự thận trọng cao độ
- Thực hiện nghiên cứu theo ngành cụ thể, sắp xếp các tệp quan trọng và soạn thảo tài liệu hỗ trợ cho các bài thuyết trình, hội nghị và cuộc họp
- Chuẩn bị và hiệu đính các báo cáo và các tài liệu ngành khác có liên quan đến công ty, tổ chức hoặc nhóm cụ thể, đôi khi liên quan đến phân tích dữ liệu
- Theo dõi hàng tại văn phòng, bao gồm đặt hàng nguồn cung cấp, điều phối giao hàng và quản lý hợp đồng nhà cung cấp
Những người không có bằng cấp cũng có thể tìm kiếm các khóa học kỹ thuật cung cấp các kỹ năng cứng mà họ cần cho các vị trí trợ lý hành chính, bao gồm viết kinh doanh, tài liệu, nộp hồ sơ và quản lý, xử lý dữ liệu và ghi sổ kế toán. Một số vai trò có thể chấp nhận kinh nghiệm tương xứng để thay thế các yêu cầu học vấn.
2. Đào tạo
Nhiều trợ lý hành chính học các phương pháp và công nghệ cụ thể liên quan đến vai trò của họ trong khi làm việc. Khóa đào tạo có thể là một phần của quá trình giới thiệu với một công ty mới và có thể kéo dài vài tuần đến một tháng. Việc đào tạo thường bao gồm các chuyên gia hành chính nội bộ như quản lý văn phòng hoặc lễ tân. Những người mới cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ dưới sự giám sát cho đến khi họ cảm thấy đủ tự tin để tự mình hoàn thành nhiệm vụ.
3. Chứng chỉ
Trợ lý hành chính có thể dành chứng chỉ để có thêm kiến thức lý thuyết về công việc, kiểm tra kỹ năng chuyên môn và thăng tiến hơn nữa trong sự nghiệp của họ. Đây là hai trong số các chứng chỉ phổ biến nhất cho nghề này:
- Chuyên gia hành chính được chứng nhận (CAP): Được tạo ra bởi Hiệp hội Các Chuyên gia Hành chính Quốc tế (IAAP), CAP là một kỳ thi bao gồm sáu chủ đề liên quan đến công việc của các chuyên gia hành chính, bao gồm giao tiếp doanh nghiệp, tài liệu kinh doanh và văn bản, công nghệ và thông tin, lưu trữ hồ sơ, quản lý sự kiện và dự án và chức năng kinh doanh.
Kỳ thi này là một bài kiểm tra trắc nghiệm với 200-225 câu hỏi và mất khoảng ba giờ để hoàn thành. Các cá nhân có thể tham dự kỳ thi tại các trung tâm khảo thí được IAAP chấp thuận trên khắp thế giới. IAAP cung cấp tài liệu luyện thi trên trang web của họ.
- Chuyên gia Microsoft Office (MOS): Chứng chỉ này đánh giá các kỹ năng sử dụng Microsoft. Microsoft hiện cung cấp các chứng chỉ cấp Liên kết cho từng ứng dụng cụ thể, bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Để trở thành Chuyên gia Microsoft Office: Cộng tác viên, người dự thi có thể hoàn thành bài kiểm tra cấp Liên kết của mỗi ứng dụng.
Để đạt được chứng nhận ‘’Chuyên gia Microsoft Office: Chức danh chuyên gia’’, bạn phải đạt được danh hiệu Cộng tác viên và hoàn thành hai bài kiểm tra bổ sung ở cấp độ Chuyên gia. Ngoài các ứng dụng này, Microsoft còn cung cấp chứng chỉ cho các ứng dụng của năm 2016, như Microsoft Office 365 và Skype for Business. Chứng chỉ MOS dành cho bất kỳ cá nhân nào quan tâm đến việc kiểm tra kiến thức thực tế của họ về các ứng dụng của Microsoft.
4. Kỹ năng:
- Tổ chức sắp xếp: Kỹ năng này liên quan đến việc tạo ra các phương pháp đơn giản để xử lý các nhiệm vụ phức tạp và tạo ra trật tự tại nơi làm việc. Trợ lý hành chính sử dụng các kỹ năng tổ chức sắp xếp để lưu trữ tài liệu một cách chính xác, lọc thông tin liên lạc đến và đi và thiết lập các quy trình để hoàn thành trách nhiệm hàng ngày. Trợ lý hành chính cũng sử dụng kỹ năng này để theo dõi các hoạt động, lịch trình và dự án cho từng chuyên gia mà họ hỗ trợ.
- Quản lý thời gian: Kỹ năng này bao gồm việc lên lịch cho một loạt công việc hàng ngày và ưu tiên các công việc nhất định dựa trên mức độ quan trọng, thời gian hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Trợ lý hành chính sử dụng quản lý thời gian để lập kế hoạch ngày, tuần, tháng và quý của họ để hoàn thành công việc theo thứ tự và đúng hạn. Họ cũng sử dụng kỹ năng này khi thực hiện quản lý lịch để lên lịch tốt nhất cho các cuộc họp, công tác và các cuộc hẹn khác mỗi ngày cho mỗi cá nhân mà họ quản lý.
- Giao tiếp văn bản: Kỹ năng quan trọng này liên quan đến việc diễn giải các thông điệp bằng văn bản và viết các câu trả lời thích hợp. Họ sử dụng thông tin liên lạc bằng văn bản để điều phối các sự kiện và cuộc họp, ủy thác trách nhiệm và đưa ra các yêu cầu. Giao tiếp bằng văn bản cũng bao gồm tổng hợp thông tin và sử dụng văn bản kinh doanh và các phép xã giao chuyên nghiệp khi tạo thông điệp, báo cáo và các tài liệu quan trọng khác. Khả năng đọc hiểu và ngữ pháp tốt rất quan trọng để giao tiếp bằng văn bản hiệu quả.
- Giao tiếp bằng ngôn từ: Kỹ năng mềm này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và các nghi thức thích hợp tại nơi làm việc để nói và chia sẻ thông điệp rõ ràng. Nó cũng bao gồm việc lắng nghe tích cực để hiểu thông điệp của người nói để trả lời hoặc thực hiện hành động một cách chính xác và thích hợp. Trợ lý hành chính sử dụng giao tiếp bằng lời nói khi nói chuyện qua điện thoại và gặp mặt trực tiếp. Họ sử dụng các tín hiệu, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu, để đánh giá các tương tác và phản hồi thích hợp.
- Khả năng thích ứng: Khả năng này cho phép trợ lý hành chính hiểu nhiều tính cách khác nhau và quản lý sở thích của người đồng hành. Những cá nhân có khả năng thích ứng cao có thể dự đoán nhu cầu của chuyên gia mà họ hỗ trợ và chuyển đổi nhiệm vụ nhanh chóng khi các ưu tiên thay đổi.
Môi trường làm việc của trợ lý hành chính
Họ làm việc trong nhiều môi trường văn phòng khác nhau với các đặc điểm sau:
- Ngồi trong thời gian dài
- Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và các thiết bị văn phòng thông thường khác
- Thường xuyên liên lạc với các nhân viên hành chính nội bộ khác
- Tạo điều kiện giao tiếp giữa các bên bên ngoài
- Giám sát việc vận chuyển và đến nơi giao hàng của nhà cung cấp
Các kỹ năng, phẩm chất và kinh nghiệm của trợ lý hành chính thường có thể chuyển giao cho nhiều ngành khác nhau. Các chuyên gia hành chính này thường cung cấp hỗ trợ của họ trong các ngành sau:
- Doanh nghiệp và tập đoàn
- Cơ quan chính phủ
- Giáo dục, bao gồm các trường tiểu học và các cơ sở giáo dục đại học
- Các tổ chức phi lợi nhuận
- Tổ chức nghiên cứu khoa học và chăm sóc sức khỏe
Làm thế nào để trở thành một trợ lý hành chính?
Dưới đây là các bước phổ biến nhất cần làm theo để trở thành một trợ lý hành chính có trình độ:
1. Theo đuổi học vấn
Đạt được trình độ học vấn là phổ biến nhất đối với trợ lý hành chính trong ngành. Bạn cũng có thể theo đuổi các chuyên ngành cụ thể nếu bạn dự định theo lĩnh vực đấy.
2. Tích lũy kinh nghiệm làm việc có liên quan
Bạn có thể kiếm được kinh nghiệm làm việc phù hợp thông qua các vị trí hành chính tạm thời hoặc bán thời gian. Bạn thậm chí có thể tìm thấy các vị trí tình nguyện cái mà hỗ trợ các chuyên gia nên bạn sẽ được giám sát nhiều hơn và được đào tạo tại chỗ. Cân nhắc tìm kiếm một vai trò hành chính khi còn là sinh viên trong khi bạn lấy bằng tốt nghiệp hoặc bằng cấp của mình.
3. Kiếm chứng chỉ kỹ thuật
Tùy thuộc vào trình độ học vấn và quá trình làm việc của mình, bạn có thể cân nhắc việc kiếm chứng chỉ kỹ thuật về viết, quản lý văn phòng hoặc ứng dụng phần mềm để chuẩn bị cho các trách nhiệm hàng ngày của một trợ lý hành chính.
4. Chuẩn bị sơ yếu lý lịch của bạn
Bạn có thể viết trình độ học vấn cao nhất, kỹ thuật hoặc các chứng chỉ liên quan khác và quá trình làm việc của bạn vào sơ yếu lý lịch. Phần kinh nghiệm làm việc của bạn nên bao gồm tên công ty hoặc tổ chức, ngày bạn làm việc ở đó và tóm tắt về trách nhiệm, đóng góp và thành tích của bạn. Một sơ yếu lý lịch hiệu quả có thể giúp bạn tìm được công việc trợ lý hành chính mà bạn muốn.
5. Áp dụng để hỗ trợ các công ty và tổ chức
Sau khi đạt được trình độ học vấn, chứng chỉ và kinh nghiệm, hãy xem xét thị trường việc làm hiện tại. Chọn các vị trí mà bạn đủ tiêu chuẩn dựa trên số năm kinh nghiệm cần thiết cũng như trình độ và loại hình giáo dục. Bước này có thể đảm bảo bạn tối ưu hóa tìm kiếm việc làm và tăng khả năng nhà tuyển dụng liên hệ với bạn để phỏng vấn.
Ví dụ về JD của trợ lý hành chính
Bộ phận nhân sự (HR) đang tìm kiếm một Trợ lý Hành chính có từ một đến ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ hành chính. Ưu tiên người có kiến thức nhân sự hoặc kinh nghiệm trả lương. Các Trợ lý Hành chính trả lời các cuộc gọi điện thoại, chuyển tiếp tin nhắn và đôi khi soạn thảo các email hàng tuần được gửi từ nhóm nhân sự. Vai trò này hỗ trợ một nhóm gồm năm chuyên gia nhân sự và Giám đốc nhân sự trong việc điều phối các cuộc phỏng vấn cũng như đào tạo và tài liệu tuyển dụng mới. Các trách nhiệm hàng ngày khác được giao khi cần thiết. Ứng viên lý tưởng tối thiểu có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED, khả năng làm việc độc lập và quan tâm đến các quy trình nhân sự.
—————————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed.com
- Người dịch: Bùi Phương Mai
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Bùi Phương Mai – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=94810
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
