11 Kỹ Năng Nhập Dữ Liệu Và Cách Để Bạn Làm Nổi Bật Những Kỹ Năng Đó

22/04/2022

Nhiều công việc đòi hỏi một số kiến thức về kỹ năng nhập dữ liệu. Những khả năng này rất hữu ích cho bất cứ ai làm việc với máy tính hoặc dữ liệu. Các nhà quản lý tuyển dụng thường tìm kiếm và hỏi về các kỹ năng nhập dữ liệu trong quá trình tuyển dụng để đảm bảo ứng viên có thể thực hiện các nhiệm vụ cần thiết, bao gồm nhập dữ liệu, của công việc. Bài viết này sẽ giải thích kỹ năng nhập dữ liệu là gì, cung cấp các ví dụ về kỹ năng nhập dữ liệu, mô tả kỹ năng nhập dữ liệu tại nơi làm việc và chi tiết cách làm nổi bật kỹ năng nhập dữ liệu tại các điểm khác nhau trong quá trình tuyển dụng và tuyển dụng.

KỸ NĂNG NHẬP DỮ LIỆU LÀ GÌ?

Kỹ năng nhập dữ liệu là các thuộc tính và năng lực liên quan đến việc xử lý, ghi lại và theo dõi các bộ dữ liệu và thông tin khác nhau. Nhiều công ty muốn nhân viên có kỹ năng nhập dữ liệu, vì những năng lực này rất quan trọng đối với một số ngành nghề khác nhau. Một vài công việc tập trung nhập dữ liệu phổ biến bao gồm:

Thư ký nhập dữ liệu
Người ghi
Người đánh máy
Trợ lý hành chính
Kế toán
Kế toán
Lập trình viên y tế

VÍ DỤ VỀ KỸ NĂNG NHẬP DỮ LIỆU

Kỹ năng nhập dữ liệu có thể thay đổi từ ngành này sang ngành khác và nghề nghiệp khác, nhưng có nhiều bằng cấp nhập dữ liệu thích hợp cho bất kỳ ai làm việc với việc theo dõi và chia sẻ thông tin. Xem lại danh sách các kỹ năng nhập dữ liệu thường được tìm kiếm này:

1. Tốc độ gõ

Nhập dữ liệu đòi hỏi tốc độ gõ nhanh để nhập dữ liệu cần thiết vào phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu kịp thời. Một số công ty đặt ra các yêu cầu về tốc độ đánh máy cụ thể cho các vị trí có trách nhiệm nhập dữ liệu rộng rãi, nhưng tốc độ gõ trung bình là khoảng 40 đến 50 từ mỗi phút.

2. Hiểu biết về công nghệ

Hầu hết các nhân viên thực hiện nhập dữ liệu nhập dữ liệu của công ty họ vào một chương trình phần mềm hoặc bảng tính cụ thể. Hiểu cách các chương trình này hoạt động và biết cách thực hiện khắc phục sự cố cơ bản là vô cùng hữu ích.

3. Truyền thông

Thông thường, thông tin mà các chuyên gia nhập dữ liệu nhập vào được sử dụng bởi các nhân viên khác để lưu giữ hồ sơ, lập báo cáo và phân tích. Giao tiếp rõ ràng về dữ liệu, cả bằng lời nói và bằng văn bản, là rất quan trọng để đảm bảo tất cả những người sử dụng thông tin hiểu nó.

4. Chú ý đến tiểu tiết

Nhập dữ liệu đòi hỏi sự chú ý đáng kể đến từng chi tiết để đảm bảo thông tin bạn đưa vào bảng tính theo dõi dữ liệu, chương trình phần mềm hoặc báo cáo của công ty bạn là chính xác.

5. Khả năng tổ chức

Nhân viên làm việc với dữ liệu phải có được khả năng tổ chức cao. Thông thường, dữ liệu bạn nhập và theo dõi cho tổ chức của bạn có thể đến từ nhiều loại hoặc nguồn khác nhau và yêu cầu chuyển đổi hoặc theo dõi sau khi nhập. Giữ cho công việc của bạn được tổ chức để đảm bảo độ chính xác là vô cùng quan trọng.

6. Quản lý thời gian

Tùy thuộc vào chi tiết cụ thể về vai trò của bạn, một số chuyên gia nhập dữ liệu phải ghi lại một lượng dữ liệu nhất định trong ca làm việc của họ. Quản lý hiệu quả thời gian của bạn và đảm bảo bạn đáp ứng các hạn ngạch và mục tiêu có lợi cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn và những người khác trong tổ chức của bạn sử dụng dữ liệu.

7. Nghiên cứu và thu thập dữ liệu

Một số vai trò nhập dữ liệu không chỉ yêu cầu nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, mà còn thu thập hoặc nghiên cứu thông tin. Đối với những công việc đó, kỹ năng nghiên cứu và thu thập hiệu quả cũng quan trọng như kỹ năng đánh máy và tổ chức đi kèm với việc nhập dữ liệu thực tế.

8. Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Thông thường, thông tin mà một nhân viên nhập dữ liệu hoặc các công việc chuyên nghiệp khác đi vào một cơ sở dữ liệu rộng lớn, nhiều lớp. Hiểu cấu trúc của cơ sở dữ liệu và cách mỗi chức năng phần tử có thể giúp các chuyên gia nhập dữ liệu sử dụng các chương trình này hiệu quả nhất có thể.

8. Độ chính xác

Độ chính xác khi gõ là một tiết kiệm thời gian rất lớn cho những nhân viên thực hiện nhập dữ liệu. Nhập thông tin chính xác ban đầu giúp tiết kiệm thời gian chuyên nghiệp nhập dữ liệu trong quy trình của họ và cải thiện luồng công việc cho các nhân viên khác có thể truy cập thông tin sau này.

10. Làm việc theo nhóm

Vì dữ liệu có trong phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu của công ty thường được sử dụng bởi nhiều nhân viên, làm việc theo nhóm trong việc tìm nguồn cung ứng, nhập và xem xét dữ liệu là chìa khóa. Các chuyên gia nhập dữ liệu nên biết cách cộng tác và làm việc theo nhóm với những người khác.

11. Sự tập trung

Duy trì sự tập trung vào nhiệm vụ nhập dữ liệu trong tầm tay làm giảm lỗi và tăng tốc độ. Các chuyên gia nhập dữ liệu sẽ có thể tập trung vào công việc của họ và hạn chế phiền nhiễu hoặc đa nhiệm để đảm bảo họ tối đa hóa hiệu quả và độ chính xác của họ.

KỸ NĂNG NHẬP DỮ LIỆU TẠI NƠI LÀM VIỆC

Bạn có thể tối đa hóa kỹ năng nhập dữ liệu của mình tại nơi làm việc bằng cách thực hiện các mẹo sau:

Tối đa hóa sự tập trung. Nếu bạn thấy mình dễ bị phân tâm khi thực hiện nhập dữ liệu, hãy cân nhắc sử dụng bộ hẹn giờ để giúp bạn duy trì sự tập trung và nghỉ ngơi thường xuyên để nghỉ ngơi và hoàn thành các nhiệm vụ khác.
Làm việc trên độ chính xác hơn tốc độ. Cải thiện độ chính xác gõ của bạn thường hữu ích lâu dài hơn so với việc tăng tốc độ gõ của bạn. Bạn càng mắc ít lỗi, bạn sẽ càng tiết kiệm được nhiều thời gian để xem xét công việc của mình và sửa chữa.
Thiết lập một hệ thống. Tạo một hệ thống quy trình làm việc được tổ chức và thiết kế để tối đa hóa hiệu quả nhập dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu bạn chuyển dữ liệu bằng văn bản sang dạng kỹ thuật số, hãy sử dụng hệ thống thư mục để giúp bạn sắp xếp thông tin bạn đã nhập và công việc bạn vẫn cần làm.
Kiểm tra lại lần nữa. Hãy chắc chắn rằng bạn xem xét công việc của bạn cho độ chính xác trong khoảng thời gian đều đặn và thực hiện bất kỳ sửa chữa khi cần thiết. Bạn càng thường xuyên kiểm tra và sửa chữa sai lầm, những sai lầm đó càng ít có khả năng ảnh hưởng đến quy trình làm việc của bất kỳ ai khác.
Tạo lịch trình. Thiết lập một lịch trình thường xuyên cho chính mình để giúp bạn đáp ứng hạn ngạch trong thời gian làm việc của bạn. Biết khoảng bao nhiêu thông tin bạn có thể phiên âm trong một khoảng thời gian nhất định để giúp bạn thiết lập một lịch trình và mục tiêu thực tế cho chính mình.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ LÀM NỔI BẬT CÁC KỸ NĂNG NHẬP DỮ LIỆU

Làm nổi bật kỹ năng nhập dữ liệu của bạn trong quá trình tuyển dụng có thể giúp bạn tăng cơ hội nhận được một cuộc phỏng vấn hoặc lời mời làm việc. Xem lại ba bước này để thể hiện khả năng nhập dữ liệu của bạn ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình tuyển dụng:

1. Kỹ năng nhập dữ liệu cho sơ yếu lý lịch

Bao gồm các kỹ năng nhập dữ liệu của bạn vào sơ yếu lý lịch của bạn là một cách hữu ích để giới thiệu không chỉ các kỹ năng bạn có, mà còn cụ thể những kỹ năng đó có thể mang lại lợi ích cho tổ chức bạn đang áp dụng. Xem lại mô tả công việc để xem kỹ năng nhập dữ liệu cụ thể nào mà vai trò yêu cầu.

Tạo gạch đầu dòng dưới kinh nghiệm làm việc thích hợp trong quá khứ mô tả cách bạn sử dụng kỹ năng đó với động từ hoạt động và thành tích cá nhân hoặc tổ chức kết quả do bạn sử dụng kỹ năng đó. Ví dụ: bạn có thể viết một viên đạn có nội dung: “Tăng độ chính xác đánh máy lên 24%, dẫn đến thời gian dẫn đầu ít hơn cho đội ngũ bán hàng và tăng 4% lợi nhuận quý II.”

2. Kỹ năng nhập dữ liệu cho thư xin việc

Bạn cũng có thể làm nổi bật các kỹ năng nhập dữ liệu của mình trong thư xin việc. Đây là một chiến thuật đặc biệt hữu ích nếu bạn đang áp dụng cho một vị trí cụ thể nhập dữ liệu, như thư ký nhập dữ liệu hoặc vai trò phiên mã. Trong thư xin việc của bạn, hãy sử dụng một kỹ năng nhập dữ liệu quan trọng – lý tưởng nhất là một kỹ năng được liệt kê trong mô tả công việc – để kể một câu chuyện. Giải thích làm thế nào chuyên môn của bạn với kỹ năng đó dẫn đến một kết quả cụ thể, mong muốn cho chủ nhân hoặc khách hàng trước đây của bạn. Sử dụng định lượng bất cứ khi nào có thể để chứng minh giá trị.

3. Kỹ năng nhập dữ liệu cho buổi phỏng vấn xin việc

Trong buổi phỏng vấn xin việc của bạn, người quản lý tuyển dụng có thể hỏi bạn trực tiếp về các kỹ năng áp dụng của bạn cho vai trò này. Nếu bạn có cơ hội, bạn có thể mô tả các kỹ năng nhập dữ liệu của mình vì chúng sẽ có lợi cho tổ chức bạn đang nộp đơn xin làm việc. Nếu người quản lý tuyển dụng không hỏi bạn trực tiếp về kỹ năng nhập dữ liệu của bạn, bạn vẫn có thể đề cập đến chúng khi được hỏi các câu hỏi phỏng vấn tình huống hoặc hành vi để cho thấy bạn có các kỹ năng thích hợp để giải quyết các vấn đề phổ biến hoặc xuất sắc trong các tình huống cụ thể trong công việc.

————————————————

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/data-entry-skill
Người dịch: Lộ Minh Nguyệt
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lộ Minh Nguyệt – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 343

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=77208

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.