15 Kỹ Năng Cần Thiết Với Một Người Quản Lý

Published 01/05/2022 · Updated 01/05/2022

Những người đảm nhiệm vị trí quản lý thường là những người hội tụ rất nhiều kỹ năng để có thể hoàn thành xuất sắc vai trò của họ. Nếu bạn đang chuyển sang vị trí này, bạn cần có một số kỹ năng giúp làm tăng sự hiệu quả và thành công trong công việc của bạn. Từ việc quản lý ngân sách, lên kế hoạch chi tiết các dự án đến việc cộng tác cùng các cộng sự, các nhà quản lý từ đó mà rèn luyện được các kỹ năng cứng và mềm trong khi đảm nhiệm vị trí này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thế nào là một người quản lý, tầm quan trọng của họ, cách để thể hiện những kỹ năng này và chỉ ra 15 kỹ năng quản lý vận hành giúp bạn thành công trong công việc.

1. Kỹ năng quản lý vận hành là gì?

Những kỹ năng quản lý vận hành chính là những đặc điểm mà các nhà quản lý cần không ngừng trau dồi nhằm hỗ trợ đắc lực cho họ trong các hoạt động kinh doanh, từ đó tối ưu hóa sự hiệu quả và đạt được thành công. Ở họ hội tụ những kỹ năng cứng và mềm, thứ mà giúp họ tổ chức và chỉ đạo các hoạt động của cơ quan, tổ chức, phải kể đến một số kỹ năng như khả năng điều phối và lên kế hoạch.

2. Tại sao những kỹ năng quản lý vận hành này lại quan trọng?

Các chuyên gia làm việc trong vai trò quản lý vận hành phải đảm nhận những trách nhiệm quan trọng đối với sự thành công của công ty họ. Các nhà quản lý cần hội tụ những kỹ năng như kỹ năng quản lý dự án, ủy quyền, là người linh hoạt và am hiểu kiến thức tài chính kinh doanh để có thể đưa ra quyết định về chiến lược phát triển sản phẩm, quản lý rủi ro và giảm chi phí. Nhờ am hiểu những kiến thức chuyên sâu trong quy trình kinh doanh và hoạt động quản lý, các nhà quản lý có khả năng tốt hơn trong việc bắt đầu các dự án, cộng tác nhóm và đáp ứng thời gian hoàn thành được quy định.

Với tư cách là một người quản lý, bạn có thể phải đảm nhận một loạt các nhiệm vụ và dự án quan trọng tùy thuộc vào năng lực và chuyên môn của bạn trong các lĩnh vực cụ thể như kinh doanh, quản lý và sản xuất. Ví dụ như với vai trò là nhà quản lý tại một công ty sản xuất lớn, bạn được yêu cầu đảm nhiệm việc chỉ đạo các đội sản xuất, lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược giúp công ty đạt được kết quả tốt. Những đặc điểm quan trọng của vị trí này mà bạn cần có đó là kỹ năng điều phối, cộng tác, lập kế hoạch và quản lý ngân sách.

3. 15 kỹ năng trong hoạt động quản lý vận hành.

Các ví dụ dưới đây về các kỹ năng quản lý mà bạn cần có trong việc điều hành các hoạt động và quá trình sản xuất một cách hiệu quả.

Trình độ kỹ thuật

Hoạt động quản lý đòi hỏi các nhà quản lý phải thành thạo các ứng dụng công nghệ như tự động hóa trong sản xuất, nhập dữ liệu và sử dụng phần mềm để truy cập dữ liệu các dự án, theo dõi thông tin về ngân sách và quy trình thiết kế. Nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã tích hợp các ứng dụng công nghệ để tiện theo dõi, tự động hóa các quy trình kinh doanh, duy trì mối quan hệ với khách hàng, giám sát chi phí và tạo ra doanh thu. Thành thạo công nghệ trở thành một trong những kỹ năng quan trọng mà bạn cần có do hiện nay các công ty ứng dụng công nghệ vào việc quản lý hoạt động ngày càng phổ biến.

Kỹ năng xử lý dữ liệu

Làm việc tại vị trí quản lý, bạn có thể phải chịu trách nhiệm về việc thu thập, nhập và xử lý dữ liệu hoạt động dựa vào hệ thống trên máy tính của công ty. Xử lý và tổ chức dữ liệu là kỹ năng rất quan trọng mà bạn cần có trong việc theo dõi các công việc kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các giao dịch bán hàng, dòng tiền đến và đi, các lô hàng từ nhà cung cấp, tài khoản khách hàng, thiết kế sản phẩm và các quy trình trong quản lý chuỗi cung ứng.

Phát triển sản phẩm

Nhiều nhà quản lý phải tham gia vào các giai đoạn phát triển sản phẩm của các dự án mà họ làm việc. Từ việc hỗ trợ phát triển và thiết kế các sản phẩm mới đến giám sát việc kiểm soát chất lượng của các đơn vị thành phẩm và giám sát ngân sách, các nhà quản lý phải hiểu rõ các quy trình phát triển sản phẩm nhằm giúp doanh nghiệp tạo ra doanh thu. Trong vai trò này, bạn phải có kỹ năng cần thiết để hỗ trợ các bộ phận phát triển sản phẩm và dẫn dắt các dự án đến thành công.

Phân tích rủi ro

Phân tích và giảm thiểu rủi ro là bước vô cùng quan trọng để bắt đầu các dự án mới và lên kế hoạch phát triển sản phẩm. Các nhà quản lý cần phân tích quy trình hoạt động của công ty họ để xác định những thách thức tiềm ẩn và đề xuất các giải pháp nếu có các tình huống xấu phát sinh. Để thực hiện vai trò của mình một cách hiệu quả, bạn cần có các kỹ năng trong việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động công ty, đề xuất các chiến lược giảm thiểu rủi ro trong các bước tiến quan trọng của dự án nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.

Xây dựng kế hoạch chiến lược

Lập kế hoạch chiến lược và tư duy phản biện là hai kỹ năng quan trọng trong hoạt động quản lý mà bạn cần trong công việc. Người quản lý cần phải có khả năng dự đoán được các vấn đề có thể ảnh hưởng đến sự thành công và đưa ra các giải pháp đột phá giúp giải quyết khó khăn, hỗ trợ các bộ phận đạt được chỉ tiêu. Kỹ năng xây dựng kế hoạch chiến lược cũng được hiểu là khả năng phân tích yếu tố đầu vào và thông tin cần thiết để đưa ra quyết định trong các quy trình kinh doanh.

Quản lý ngân sách

Các nhà quản lý thường phải chịu trách nhiệm về việc quản lý ngân sách trong lĩnh vực sản xuất và tài chính doanh nghiệp, do đó khả năng tính toán là cần thiết bởi họ sẽ đưa ra các quyết định liên quan đến dòng tiền. Hoạt động quản lý ngân sách yêu cầu người quản lý phải theo dõi chi phí và doanh thu đầu vào, đưa ra dự báo về chi phí sản xuất và lợi nhuận trong tương lai, đồng thời hỗ trợ các chuyên gia tài chính trong việc chuẩn bị và hoàn thiện các báo cáo tài chính quan trọng.

Quản lý nhân viên

Những người làm việc trong vai trò quản lý thường là những người chịu trách nhiệm về việc chỉ đạo và giám sát nhiều bộ phận trong công ty. Là một người quản lý, bạn cần là một người sáng suốt trong việc phân chia nhiệm vụ, tổ chức quản lý lịch trình làm việc của nhân viên cũng như thực hiện việc đánh giá hiệu quả công việc của họ.

Khả năng ra quyết định

Kỹ năng đưa ra quyết định là một kỹ năng vô cùng cần thiết với một nhà quản lý. Bạn cần phải có khả năng nhận biết được các thông tin phù hợp và phân tích được những yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Bạn sẽ có những sự lựa chọn đúng đắn nếu bạn sở hữu những khả năng như khả năng xem xét các quan điểm khác nhau, dự đoán kết quả các tình huống có thể xảy ra hoặc là khả năng vạch ra các chiến lược tiềm năng.

Khả năng giải quyết vấn đề

Xung đột là điều khó tránh khỏi trong quá trình quản lý, chẳng hạn như xung đột giữa các nhân viên,gặp khó khăn trong việc hoàn thành dự án đúng hạn và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến thành công chung. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn cân nhắc các lựa chọn và thực hiện các giải pháp khắc phục các vấn đề tại nơi làm việc. Kỹ năng giải quyết xung đột là một phần thuộc khả năng giải quyết vấn đề, nhà quản lý cần kỹ năng này để thích ứng với các tình huống thay đổi.

Kỹ năng giao tiếp

Người quản lý cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt khi phải trao đổi với đồng nghiệp, nhân viên và những người khác mỗi ngày. Bạn phải thường xuyên sử dụng kỹ năng giao tiếp bằng văn bản để sao chép dữ liệu kỹ thuật, viết báo cáo và giao tiếp khi làm việc tại cơ quan. Bạn cũng cần trau dồi kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết trình, bởi đây là những kỹ năng quan trọng giúp bạn khuyến khích mọi người nêu quan điểm, điều hành các cuộc họp và bàn bạc các hợp đồng kinh doanh.

Kỹ năng tổ chức

Là một nhà quản lý, việc tổ chức và xem xét thật kỹ từng chi tiết là nhiệm vụ mấu chốt có ảnh hưởng đến thành công trong công việc của bạn. Trong vai trò của mình, bạn cần theo dõi các hồ sơ dự án, hồ sơ của nhân viên, ngân sách, lịch trình dự án và các chi tiết quan trọng khác trong hoạt động của công ty. Khả năng nhận biết sự thay đổi và các yếu tố quan trọng cho phép bạn nhận định tốt hơn các yếu tố ảnh hưởng đến sản xuất. Điều này giúp bạn có thể triển khai các chiến lược trong từng bộ phận và điều hành hoạt động đi đúng hướng.

Kỹ năng quản lý thời gian

Một số các nhiệm vụ liên quan đến kỹ năng quản lý thời gian của bạn là việc giao thời hạn hoàn thành công việc, theo dõi các mốc thời gian trong quá trình sản xuất hay đảm bảo nhóm mình thực hiện đúng thời gian quy định. Bạn cũng có thể phải chịu trách nhiệm sắp xếp lịch trình cho các nhóm của mình, điều này đòi hỏi bạn phải nắm được thời gian làm việc và khoảng thời gian hoàn thành của các công việc khác nhau.

Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Làm việc và cộng tác với mọi người là những hoạt động không thể thiếu trong quá trình quản lý. Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân mang lại cho bạn sự đồng cảm, lòng trắc ẩn và khả năng kết nối với những người khác ở nơi làm việc. Với kỹ năng này, bạn có thể xây dựng niềm tin với khách hàng và nhân viên của mình cũng như nhận được sự hỗ trợ trong công việc. Khi bạn dẫn dắt và điều hành nhóm của mình với sự thấu hiểu và khuyến khích những ý tưởng sáng tạo, đa dạng, bạn đã thành công hơn trong công việc quản lý của mình.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo tốt cung cấp cho bạn kiến thức chuyên môn cần thiết nhằm khích lệ mọi người, truyền cảm hứng và thúc đẩy họ sáng tạo. Các nhà quản lý tốt là người biết kết hợp nhiều chiến lược quản lý, bằng khả năng của mình thuyết phục được mọi người cùng nhau đồng hành, chia sẻ và hướng dẫn quy trình thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra.

Khả năng thích nghi

Tính linh hoạt và khả năng thích ứng là những đặc điểm quan trọng bạn cần có. Trong bối cảnh tốc độ phát triển xã hội nhanh như hiện nay, các nhà quản lý phải suy nghĩ và hành động nhanh chóng để bắt kịp với những nhu cầu mới. Khả năng này giúp duy trì sự thích nghi và khả năng sẵn sàng xử lý các tình huống xảy ra.

4. Kỹ năng quản lý vận hành ở nơi làm việc

Nâng cao kỹ năng quản lý sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và đạt được những kết quả tốt. Bạn có thể áp dụng các mẹo sau để cải thiện kỹ năng này tại nơi làm việc:

Hãy đảm bảo rằng mình giám sát nhân sự của mình tốt. Bạn phải tham gia nhiệt tình trong quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên và chiêu mộ được lao động có trình độ. Thay vì nắm bắt hoạt động nhân viên theo định kỳ, bạn hãy theo dõi họ thường xuyên.
Hãy học hỏi các kiến thức chuyên sâu về thiết kế sản phẩm. Bạn nên khơi dậy sự sáng tạo của bản thân, khả năng cộng tác và mở rộng các cách nhìn mới về các ý tưởng hiện có. Với khả năng thiết kế sản phẩm chuyên nghiệp, bạn sẽ tạo ra các sản phẩm giúp công ty có thể đáp ứng nhu cầu không ngừng thay đổi trên thị trường.
Hãy học cách dự đoán ngân sách chính xác. Nâng cao khả năng phân tích thông tin tài chính để dự báo chính xác về chi phí, doanh thu dự kiến và chiến lược, qua đó chắc chắn rằng dự án vẫn đang chi tiêu trong ngân sách.
Nâng cao hiểu biết của bạn về quản lý chuỗi cung ứng. Quản lý chuỗi cung ứng là một khía cạnh không thể thiếu trong việc giám sát hoạt động của công ty. Từ thiết kế và sản xuất sản phẩm đến bán hàng trên thị trường, bạn phải tìm hiểu cách thức hoạt động của các quy trình này và chúng tác động lên kết quả chung.
Hãy nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng của bạn. Các nhà quản lý luôn phải tương tác với mọi người khi làm việc, từ nhân viên, khách hàng cho đến những người đi thuê tiềm năng. Bạn sẽ có khả năng bán hàng tốt, đàm phán với các nhà cung cấp và giám sát các nhóm của mình trong hoạt động kinh doanh.

5. Luôn làm nổi bật các kỹ năng của mình:

Nếu bạn đang có định hướng làm việc ở vị trí này, dưới đây là một số cách bạn có thể thể hiện kỹ năng và trình độ chuyên môn của mình nhằm gây ấn tượng với nhà tuyển dụng:

Sơ yếu lý lịch:

Vị trí quản lý được coi là một vị trí khá cao trong công ty, do đó, bạn nên thể hiện được kinh nghiệm và tài năng của mình khi ứng tuyển. Ở phần tóm tắt khả năng chuyên môn, bạn nên làm nổi bật những kỹ năng mà mình có hoặc bạn có thể đặt chúng ngay dưới phần giới thiệu khả năng của mình. Hãy nhớ đề cập đến kỹ năng quản lý trong phần mô tả để khẳng định mình phù hợp với công việc. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thể nhìn thấy ngay năng lực và nhận ra các kỹ năng của bạn phù hợp với những gì họ đang tìm kiếm.

Thư xin việc

Khi viết thư xin việc, hãy liệt kê những điều mà bạn dự định sẽ đóng góp vào sự phát triển của công ty bằng cách lấy ví dụ về những kỹ năng và phương pháp bạn sẽ áp dụng trong quá trình xử lý công việc. Điều này giúp nhà tuyển dụng biết được cách bạn có thể mang lại lợi ích cho công ty của họ và năng lực của bạn như thế nào.

Phỏng vấn

Khi gặp mặt nhà tuyển dụng, bạn cần thể hiện được kỹ năng quản lý của mình như đưa ra ví dụ về những công việc bạn đã đảm nhận và cách bạn áp dụng kiến thức chuyên môn của mình để đạt kết quả tốt. Làm như vậy sẽ giúp bạn lượng hóa được những thành tựu của mình và thể hiện được những kỹ năng của mình khi làm việc với nhà tuyển dụng.

——————————————————————————————

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.

Theo: indeed.com
Người dịch: Nguyễn Thị Thanh Huyền
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Thanh Huyền – Nguồn iVolunteer Vietnam”.

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=70065

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.