Tìm Hiểu Về Nhân Viên Tiếp Tân
Công việc của nhân viên tiếp tân là gì?
Các nhân viên tiếp tân quản lý quầy lễ tân của một tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó. Họ xử lý các nhiệm vụ hành chính, bao gồm chào đón khách hàng và trả lời điện thoại. Vì tiếp tân thường là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng và du khách, nên họ chịu trách nhiệm gây ấn tượng đầu thật chuyên nghiệp và lịch sự. Ở một số tổ chức, các lễ tân cũng đóng góp vai trò hỗ trợ an ninh bằng cách kiểm soát lượng du khách ra vào và thông báo cho đội bảo vệ nếu có dấu hiệu tiềm ẩn nào. Các lễ tân có thể sẽ phải quản các lý thông tin liên lạc như chuyển giao các cuộc điện thoại, duy trì nội bộ và hướng dẫn du khách tìm tới các khu vực trong cơ quan.
Các nghĩa vụ khác bao gồm:
- Lên lịch các cuộc họp và gặp mặt
- Chào đón các khách hàng và du khách với thái độ lịch thiệp
- Nhập thông tin khách hàng hay lịch họp vào dữ liệu công ty
- Quản lý tài liệu và lịch sử trao đổi
- Quản lý thư từ và các cuộc gọi đến
- Xây dựng và quản lý hệ thống nộp hồ sơ
- Sắp xếp việc đi lại
Mức lương trung bình
Các yêu cầu cần có để trở thành một tiếp tân
Để được đảm nhận vị trí lễ tân có thể sẽ có các yêu cầu cụ thể phục thuộc vào cấp độ công việc mà bạn ứng tuyển, bao gồm:
Học vấn
Các lễ tân tập sự thường cần có tối thiểu bằng trung học phổ thông hay các bằng khác liên quan tới kinh nghiệm làm việc. Một số vị trí khác sẽ yêu cầu tối thiểu bằng cao đẳng hoặc cử nhân đại học.
Với các ứng viên không có bằng cử nhân có thể nhận giấy chứng nhận ở từ trường cao đẳng cộng đồng hoặc cao đẳng nghề đào tạo các kỹ năng cần có cho một tiếp tân, bao gồm kế toán tiền lương, kế toán kinh doanh, dịch vụ khách hàng, quản lý văn phòng và phần mềm văn phòng.
Hầu hết các tiếp tân sẽ học hỏi các kinh nghiệm cần có thông qua trải nghiệm thực tế. Với vị trí tiếp tân tập sự, các nhà tuyển dụng thường sẽ cung cấp khóa đào tạo nhập môn với các quy trình và chính sách cụ thể của công ty. Bạn cũng có thể cân nhắc việc tham gia tình nguyện hay thực tập trong môi trường văn phòng để học hỏi văn hóa văn phòng và phát triển kỹ năng giao tiếp của mình. Các tình nguyện viên và thực tập sinh sẽ học cách sử dụng trang thiết bị tiêu chuẩn ở công sở chẳng hạn như hệ thống điện thoại nhiều chiều và máy in.
Các chứng chỉ chuyên nghiệp là bằng chứng thể hiện khả năng của ứng viên với các nhà tuyển dụng hiện tại và trong tương lai. Các nhân viên lễ tân có thể tìm kiếm thêm các chứng nhận khác để có trau dồi cả kiến thức thực tế về nghĩa vụ của họ, củng cố kỹ năng và mở ra con đường thăng tiến trong sự nghiệp của họ. Một số chứng chỉ phổ biến mất cho công việc này bao gồm:
- Chứng nhận Lễ Tân Chuyên Nghiệp (CPR)
Được cung cấp bởi Hiệp hội lễ tân chuyên nghiệp quốc gia, giấy chứng nhận này là bằng chứng cho thấy sự tâm huyết của ứng viên khi luôn sẵn sàng chủ động trong việc nâng cao trình độ học vấn và kỹ năng của mình. Chứng nhận CPR công nhận năng lực, trình độ chuyên môn của ứng viên và luôn khích lệ họ phát triển hơn nữa. Tuy chứng nhận này không bắt buộc, nhưng nó có thể thu hút thêm sự chú ý trong quá trình cân nhắc.
- Chứng nhận Chuyên Gia Hành Chính
Được cung cấp bởi Hiệp hội các chuyên gia hành chính quốc tế, chứng chỉ này giúp cho các nhà tuyển dụng hiện tại và tương lai thấy kỹ năng và kiến thức của bạn tân thời, phù hợp và không ngừng cải tiến. Bài kiểm tra nhận chứng chỉ sẽ đánh giá kiến thức và sự thành thạo của bạn với các kỹ năng và khái niệm được sử dụng để hoàn thành công việc hàng ngày.
Nhân viên lễ tân cần có cả kỹ năng cứng và mềm để thành công với vai trò này. Một số kỹ năng cụ thể bao gồm:
- Kỹ năng tổ chức
Các nhân viên tiếp tân sẽ chịu trách cho rất nhiều lĩnh vực của một doanh nghiệp, vậy nên kỹ năng tổ chức là rất cần thiết. Họ sẽ sử dụng kỹ năng tổ chức của mình để lên lịch các cuộc họp, tạo và cập nhật bản tính, đón tiếp khách hàng và trả lời điện thoại.
- Kỹ năng giao tiếp
Lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc và làm việc với khách hàng, nên họ sẽ phải sử dụng kỹ năng giao tiếp của mình để chào đón du khách, mời nước họ trong lúc chờ những người tham dự tới đủ. Luôn tươi cười và thể hiện thái độ thân thiện là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một nhân viên lễ tân. Một công cụ giao tiếp không thể thiếu khác đó chính là khả năng lắng nghe. Khả năng lắng nghe sẽ giúp họ hiểu rõ các yêu cầu từ các khách hàng, người gọi và cả người điều hành. Bên cạnh đó, lễ tân cũng sẽ phải viết email, ghi chép lại nội dung cuộc họp và tạo điều kiện giao tiếp tích cực giữa các đồng nghiệp.
- Kỹ năng công nghệ
Các nhân viên lễ tân thường xuyên phải sử dụng các phần mềm ứng dụng, tài khoản mạng xã hội, các chương trình kế toán hay sổ sách kế toán điện tử. Các lễ tân sẽ nhận thấy việc tập trung làm quen với các phần mềm và công nghệ hiện đại sẽ giúp cho giúp họ dễ dàng thích ứng với các chương trình làm việc mới.
- Kỹ năng quản lý thời gian
Các nhân viên lễ tân thường phải thực hiện rất nhiều các nhiệm vụ công sở khác nhau. Để đảm bảo có thể hoàn thiện toàn bộ chúng trong một ngày, họ cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt để phân bổ thời gian và làm việc hiệu quả nhất. Các nhân viên lễ tân cũng có thể phải lên lịch họp cho các nhân viên, do đó họ cũng cần phải quản lý cả thời gian của các nhân viên.
Họ thường làm việc ở văn phòng, sảnh chính hay phòng chờ với các tính chất chung như sau:
- Vai trò là nơi đầu tiên tiếp xúc với khách hàng
- Ngồi ở bàn làm việc trong thời gian dài
- Tiêu chuẩn 40 tiếng làm việc trong một tuần
- Có thể sẽ phải làm việc vào ngày lễ và cuối tuần
- Biết cách sử dụng máy tính, máy in, máy fax và điện thoại văn phòng
- Trao đổi với các khách hàng và người gọi điện thoại cũng như với nhân viên nội bộ và giám đốc điều hành
Học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm của một lễ tân có thể áp dụng trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Họ có thể sử dụng ở các lĩnh vực như sau:
- Sản xuất
- Chính phủ
- Giáo dục
- Tổ chức
- Chăm sóc sức khỏe
Dưới đây là các bước phổ biến nhất cần có để trở thành một lễ tân đáp ứng đủ tiêu chuẩn:
Khi bạn đã nhận được bằng trung học phổ thông hay các văn bằng liên quan khác, hãy xem xét danh sách tuyển dụng đối với lĩnh vực mà bạn quan tâm ở địa phương để xác định rõ các yêu cần có có cho công việc là gì. Bạn có thể học các kỹ năng cần thiết như xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu và phần mềm bảng tính thông qua các bài hướng dẫn trực tuyến.
Rất nhiều nhân viên lễ tân bắt đầu sự nghiệp của họ ngay sau khi tốt nghiệp cấp ba, ứng tuyển vào vị trí tập sự và học hỏi trong quá trình làm việc. Các chương trình tình nguyện và thực tập ở các văn phòng công sở cũng có thể cung cấp cho bạn những kinh nghiệm quý báu. Các nhân viên viên lễ tân có thể dựa vào những kinh nghiệm đó để thăng tiến sâu hơn trong sự nghiệp của mình.
Tuy không bắt buộc, nhưng bạn có thể cân nhắc nhận thêm một số các loại chứng chỉ khác nhau về tin học văn phòng cũng như về các phương tiện mạng xã hội, kế toán và thậm chí cả marketing.
Nội dung nên có ngày tốt nghiệp của bạn, các chứng chỉ liên quan và kinh nghiệm làm việc. Nhấn mạnh các thành tựu sử dụng các kỹ năng linh hoạt của mình. Hãy nhớ hồ sơ ngắn gọn, đủ ý và rõ ràng sẽ giúp sơ yếu lý lịch của bạn nổi bật hơn so với các ứng viên khác.
Tham khảo thị trường làm việc ở địa phương và ứng tuyển vào các vị trí mà bạn đáp ứng đủ yêu cầu. Hãy viết một lá thư xin việc nêu nổi bật các kỹ năng và khả năng đặc biệt của bạn, như vậy sẽ thể hiện rõ độ phù hợp của bạn với vị trí ứng tuyển.
Công ty trợ lý cá nhân Martin, Martin & Mitchell, hiện đang tìm một nhân viên lễ tân toàn thời gian. Ứng viên phù hợp với vị trí này cần là một người thân thiện và có khả năng làm việc nhóm với kỹ năng giao tiếp tốt. Ứng viên lý tưởng cần có trình độ chuyên nghiệp cao và thể hiện phong thái thân thiện qua cả qua điện thoại và trực tiếp khi trao đổi với khách hàng và đồng nghiệp. Có thể làm việc hiệu quả và tích cực trong một môi trường có nhịp độ nhanh là cần thiết.
Trách nhiệm công việc:
- Vai trò là nơi đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, chào đón họ một cách thân thiện và chuyên nghiệp
- Trả lời các cuộc gọi tới
- Thanh toán các khoản chi
- Lên lịch và xác nhận các cuộc hẹn
- Gửi và nhận thư của văn phòng
- Tạo và duy trì thông tin khách hàng
- Mua và dự trữ đồ dùng văn phòng
- Có thể làm việc cá nhân và làm việc nhóm
————————–
- Bài viết gốc: Indeed.com
- Tên người dịch: Nguyễn Thanh Hiền
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thanh Hiền – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=89572
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
