Tất Tần Tật A – Z Cách Để Trở Thành Người Quản Lý Hành Chính

15/08/2022

?Người quản lý hành chính làm gì?

Một người quản lý hành chính giám sát các quy trình văn thư của một doanh nghiệp. Các nhà quản lý hành chính làm việc cho các doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ, đảm bảo các quy trình của chủ nhân của họ hoạt động suôn sẻ. Các nhà quản lý hành chính làm việc cho các công ty lớn hơn thường chịu trách nhiệm cho một bộ phận hoặc khu vực, chẳng hạn như lưu trữ hồ sơ hoặc quản lý cơ sở. Mặc dù các nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào người sử dụng lao động, các nhà quản lý hành chính thường có các nhiệm vụ sau:

Thiết lập các tiêu chuẩn hỗ trợ và dịch vụ khách hàng và đảm bảo các tiêu chuẩn đó được đáp ứng

Hỗ trợ các chuyên gia nhân sự tuyển dụng, đào tạo, hỗ trợ và xem xét hiệu suất của nhân viên hành chính
Liên lạc giữa nhân viên hành chính và quản lý cấp cao để cải thiện các quy trình và hiệu suất
Giám sát và đặt hàng Vật tư văn phòng theo yêu cầu
Quản lý hồ sơ công ty, bao gồm lịch trình quản lý và cơ sở dữ liệu của nhân viên và khách hàng
Quản lý thư và gửi thư gửi đi của chủ lao động

?Yêu cầu quản lý hành chính

Tối thiểu, hầu hết các nhà tuyển dụng yêu cầu các nhà quản lý hành chính phải có ít nhất bằng tốt nghiệp trung học. Học sinh tốt nghiệp trung học giữ các vị trí này thường có hoạt động đáng kể và kinh nghiệm lãnh đạo. Nhiều tổ chức thích các ứng cử viên có kinh nghiệm có liên quan và bằng cử nhân trong lĩnh vực liên quan đến kinh doanh.

Giáo dục

Một số nhà quản lý hành chính bắt đầu công việc hành chính sau khi tốt nghiệp trung học. Sau khi đạt được một lượng kinh nghiệm lãnh đạo đáng kể, những cá nhân này được thăng chức lên vai trò quản lý.

Điều phổ biến hơn đối với các nhà quản lý hành chính để kiếm bằng cử nhân trong một ngành học liên quan đến kinh doanh. Các mức độ phổ biến nhất cho các nhà quản lý hành chính bao gồm:

Việc kinh doanh
Quản trị kinh doanh
Quản lý cơ sở
Kế toán

Những chuyên gia này dạy các chuyên gia hành chính một loạt các kỹ năng liên quan bao gồm quản lý dự án, quản lý tài chính, lãnh đạo và kiến thức máy tính. Nhiều nhà quản lý hành chính đã có được một chuyên ngành kép trong các lĩnh vực như tài chính và tiếp thị.

Một số nhà quản lý hành chính đầy tham vọng cũng có được bằng thạc sĩ về kỷ luật đã chọn của họ. Những bằng cấp cao này giúp phát triển các kỹ năng lãnh đạo quan trọng, bao gồm quản lý dự án và lập kế hoạch chiến lược, và cung cấp sự hiểu biết sâu sắc hơn về các khái niệm kinh doanh.

Tập huấn

Việc đào tạo cho nhiều nhà quản lý hành chính bắt đầu bằng một kỳ thực tập đại học. Thực tập cung cấp kinh nghiệm thực tế trong thực tiễn hành chính.

Sau khi tốt nghiệp, hầu hết các nhà quản lý hành chính làm việc trong lĩnh vực hành chính trước khi tiến tới vai trò cao cấp của họ. Kinh nghiệm tại chỗ của họ giúp họ làm quen với các quy trình hành chính chung bao gồm quản lý tài chính, giám sát vật tư và hỗ trợ nhân viên. Làm việc với một người cố vấn có thể cung cấp đào tạo chuyên sâu hơn cho các nhà quản lý hành chính tương lai.

Chứng nhận

Bạn có thể chọn kiếm một chứng nhận để thể hiện kiến thức và kỹ năng của bạn như một chuyên gia hành chính. Ví dụ, Viện Quản lý và Chiến lược (MSI) cung cấp chứng nhận Giám đốc Văn phòng Kinh doanh (CBOM) được chứng nhận. Chứng nhận này sẽ yêu cầu bạn hoàn thành một khóa học trực tuyến và vượt qua bài kiểm tra. Trong khi kiếm được chứng nhận này, bạn sẽ hiểu được các chủ đề quản lý văn phòng và quản lý văn phòng quan trọng, bao gồm:

Giao tiếp kinh doanh
Quản lý thời gian và tổ chức
Kỹ năng giao tiếp
Phát triển cá nhân

Chứng nhận thường là tự nguyện, nhưng nó có thể có lợi cho các nhà quản lý hành chính muốn tiến lên trong sự nghiệp của họ. Chứng nhận có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn không có bằng cử nhân.

Kỹ năng

Các nhà quản lý hành chính thành công là những nhà lãnh đạo giỏi, những người chú ý đến chi tiết. Các doanh nghiệp tìm kiếm các kỹ năng sau khi thúc đẩy các chuyên gia hành chính lên vai trò quản lý:

Lãnh đạo: Các nhà quản lý hành chính dựa vào các kỹ năng lãnh đạo của họ để thúc đẩy và hỗ trợ nhân viên hành chính trong các nhiệm vụ hàng ngày của họ.
Chú ý đến chi tiết: sự chú ý của họ đến chi tiết giúp các nhà quản lý hành chính đưa ra các báo cáo chính xác và các tài liệu không có lỗi. Các nhà quản lý hành chính cũng sử dụng kỹ năng này để xác định các lỗi trong công việc của nhân viên hành chính của họ.
Tổ chức: Các nhà quản lý hành chính sử dụng các kỹ năng tổ chức của họ để quản lý hiệu quả các nhiệm vụ hành chính khác nhau cùng một lúc.
Biết chữ máy tính: Các nhà quản lý hành chính phải thoải mái bằng phần mềm văn phòng, bao gồm xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu, kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp và phần mềm kế toán, để thực hiện các nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.
Hiểu về thực tiễn hành chính tốt nhất: Các nhà quản lý hành chính phải làm việc hiệu quả trên các quy trình hành chính và đào tạo những người khác trong bộ phận của họ để làm điều tương tự.

?Môi trường làm việc của người quản lý hành chính

Các nhà quản lý hành chính làm việc trong các văn phòng trong một loạt các ngành công nghiệp. Các trường và cao đẳng, các tổ chức chăm sóc sức khỏe, doanh nghiệp chuyên nghiệp, khoa học và kỹ thuật, công ty bảo hiểm và chính quyền địa phương là một trong những nơi phổ biến nhất để tìm các nhà quản lý hành chính.

Họ dành phần lớn thời gian làm việc trong văn phòng của họ, nhưng cũng có thể dành thời gian ở các bộ phận khác trong các cơ sở của chủ nhân của họ và kiểm tra các cơ sở ngoài địa điểm.

Vai trò hành chính thường là toàn thời gian, với giờ làm việc trong tuần thường xuyên. Một số nhà quản lý hành chính chuyên ngành, chẳng hạn như người quản lý cơ sở, có thể cần phải gọi để giải quyết mọi vấn đề xảy ra ngoài giờ làm việc.

?Làm thế nào để trở thành người quản lý hành chính

Một sự kết hợp giữa giáo dục và kinh nghiệm có thể giúp bạn có được vị trí quản lý hành chính. Nếu bạn muốn trở thành người quản lý hành chính, những thành tựu sau đây có thể giúp bạn đảm bảo một trong những vai trò lãnh đạo này.

1. Nhận bằng tốt nghiệp trung học của bạn.

Với đủ kinh nghiệm hành chính, một số học sinh tốt nghiệp trung học trở thành quản lý hành chính. Bạn cũng có thể có được GED của bạn nếu bạn rời trường sớm. Nếu bạn không có kế hoạch theo đuổi giáo dục ngoài cấp độ này, bạn có thể xem xét việc có được chứng nhận quản lý văn phòng để tăng cơ hội nhận việc làm.

2. Kiếm một bằng cấp.

Hầu hết các nhà quản lý hành chính có bằng cử nhân trong một ngành học tập trung vào kinh doanh như quản lý cơ sở, kế toán hoặc quản trị kinh doanh. Những bằng cấp này dạy cho sinh viên cách sử dụng nhiều kỹ năng mà họ sẽ cần làm chuyên gia và lãnh đạo hành chính.

3. Xem xét theo đuổi bằng thạc sĩ.

Mặc dù không cần thiết, một số nhà quản lý hành chính theo đuổi bằng cấp cao trong ngành học được chọn. Bằng thạc sĩ có thể giúp bạn trở thành người quản lý có ít kinh nghiệm làm việc và cuối cùng đảm bảo công việc với tư cách là giám đốc dịch vụ hành chính. Các trường đại học cũng thường thích các nhà quản lý hành chính có bằng thạc sĩ.

4. Nhận được một số kinh nghiệm làm việc.

Sau khi tốt nghiệp, các nhà quản lý tham vọng thường làm việc trong quản trị hoặc hoạt động. Trải nghiệm nơi làm việc này cung cấp đào tạo thực tế và giúp các chuyên gia hành chính xây dựng các kết nối có thể giúp họ tiến lên trong tương lai. Bạn có thể bắt đầu làm việc trong quản trị hoặc hoạt động trong khi bạn đang hoàn thành bằng thạc sĩ.

5. Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn.

Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn với trình độ và kinh nghiệm gần đây của bạn sẽ giúp bạn chuyển sang vai trò quản lý. Làm nổi bật bất cứ lúc nào bạn thể hiện sự lãnh đạo hoặc chịu trách nhiệm đáng kể.

6. Áp dụng cho vai trò quản lý.

Gửi sơ yếu lý lịch cập nhật của bạn và thư xin việc tùy chỉnh cho các công ty tuyển dụng các nhà quản lý hành chính. Nếu tổ chức của bạn đang tìm kiếm quản lý, công ty của bạn có thể coi trọng sự quen thuộc của bạn với các thủ tục đã được thiết lập.

7. Kiếm một chứng nhận.

Sau khi đáp ứng các yêu cầu về kinh nghiệm giáo dục và làm việc, bạn có thể có được chứng nhận quản lý trong ngành của mình. Chứng nhận tự nguyện này có thể giúp bạn được thăng chức, kiếm được việc làm và đảm bảo mức lương tốt hơn.

?Ví dụ mô tả công việc quản lý hành chính

Trường trung học của chúng tôi cần một người quản lý hành chính có động lực để giám sát các hoạt động hành chính tại khuôn viên trung tâm của chúng tôi. Chúng tôi đang tìm kiếm một chuyên gia có tổ chức với ít nhất bằng cấp của một cộng sự và ba năm kinh nghiệm hành chính cao cấp, tốt nhất là trong một môi trường giáo dục. Bạn nên cảm thấy thoải mái khi duy trì hồ sơ sinh viên và lịch trình học tập, điều phối các sự kiện định hướng và chuẩn bị báo cáo. Ứng viên thành công sẽ hỗ trợ hiệu trưởng, giáo viên và các chuyên gia hành chính hiện tại của chúng tôi.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Theo: indeed
Người dịch: Đàm Thị Thùy Linh
Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đàm Thị Thùy Linh – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 90

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=98828

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network