Phương Pháp Tạo Thời Gian Biểu Để Tổ Chức Cuộc Sống Hằng Ngày Của Bạn

07/01/2022

✨Khi còn trẻ, tôi từng có một chú lợn hồng bỏ ống đặt trên tủ quần áo của mình – và một mục tiêu hết sức quan trọng chính là mua một món đồ đáng giá, chiếc xe đạp màu đỏ. Mỗi lần tôi dành dụm được khoản tiền từ các công việc vặt vãnh, tôi liền cho chúng vào ống heo của mình. Theo thời gian, nhờ vào thói quen nhỏ và nhất quán như thế, “mớ tiền xu” tôi tiết kiệm được không chỉ còn là “mớ tiền lẻ” nữa. Cuối cùng tôi cũng đã có đủ tiền để mua chiếc xe đạp cho riêng mình.

✨Chú heo hồng bỏ ống lúc đó có ý nghĩa với tôi như thế nào, thời gian biểu đối với tôi hiện tại cũng mang ý nghĩa như thế.

✨Tất cả chúng ta đều có một tầm nhìn cho tương lai và nó có thể khiến chúng ta cảm thấy choáng ngợp khi nhìn chúng từ xa, nhất là khi ta không có bất kỳ kế hoạch nào để thực hiện chúng. Cách tốt nhất để đạt được mục tiêu chính là chia nhỏ chúng ra thành những thói quen hằng ngày. Chỉ ít đồng xu thì trông có vẻ tầm thường vào ngày nay, nhưng những gì bạn kiên trì lặp đi lặp lại cuối cùng sẽ tạo nên chất lượng cuộc sống của chính bạn.

✨Thói quen cá nhân của mọi người đều khác nhau dựa trên các mục tiêu và giá trị cá nhân của riêng họ. Nhưng áp dụng một số nguyên tắc chung vào trong lịch trình hàng ngày sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả và năng suất, cũng như giúp bạn đạt được mục tiêu theo thời gian.

?Thời gian biểu là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Con người là những chủ thể hành động theo thói quen. Chúng ta hứng khởi đối với thói quen hằng ngày và thực hiện chúng tốt nhất khi đã có những ranh giới xác định trong chuỗi thời gian của chính mình.

Một bảng thời gian biểu sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian trong ngày. Nó cung cấp cho bạn cơ cấu và sự kỷ luật giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của một ngày. Khi bạn đã có một kế hoạch để kiên trì thực hiện, bạn sẽ hoàn thành nhiều công việc hơn mỗi ngày và cuối cùng sẽ tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.

Được xem như là bậc thầy của sự năng suất, Paul J.Meyer đã từng phát biểu rằng:

“Năng suất chưa bao giờ là một sự ngẫu nhiên. Nó luôn luôn là kết quả của sự cam kết về tính ưu tú và khôn khéo trong việc lập kế hoạch cũng như nỗ lực tập trung thực hiện kế hoạch đó.”

Hơn thế nữa, một bảng thời gian biểu là khả thi để dự đoán và thiết lập, do đó, nó sẽ giúp bạn giảm bớt sự mệt nhọc khi phải đưa ra quyết định. Bạn không cần phải lãng phí không gian não bộ để quyết định mình sẽ phải làm gì tiếp theo. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ giữ được nguồn năng lượng cho tinh thần của mình trong những công việc thực sự quan trọng.

Vì vậy, hãy sẵn sàng cho một ngày thành công bằng cách lên kế hoạch và sắp xếp thời gian thường nhật của bạn.

?7 mẹo thiết thực để tạo nên một thời gian biểu

Dưới đây là 7 mẹo hữu ích giúp bạn bắt đầu tạo nên một thời gian biểu cho riêng mình.

?Ưu tiên giá trị bản thân

“Thành công” dường như là điều độc nhất đối với những ai theo đuổi nó. Nhưng tất cả những người thành công đều có một điểm chung tiêu biểu: Họ lên chiến lược thiết lập cuộc sống của mình sao cho phù hợp với những điều mà họ quan tâm nhất.

Trên thực tế, điều đó có nghĩa là trước khi bạn có thể tạo ra cho bản thân thời gian biểu giúp bạn hoàn thành các mục tiêu và sống một cuộc sống mà bạn mong muốn, bạn phải xác định được đâu là những điều mà bạn coi trọng. Việc thấu hiểu chúng sẽ giúp bạn xác định được đâu là những thứ bạn cần ưu tiên và điều này sẽ tạo nên sự cân bằng cho ý nghĩa của đời sống việc làm, đến cuối cùng, việc tổ chức một ngày như thế nào sẽ phù hợp với bạn.

Bước đầu tiên, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ rằng những điều gì là quan trọng đối với bạn. Lập danh sách sắp xếp chúng theo thứ tự. Sau đó, hãy tìm phương pháp kết hợp những điều đó vào thói quen hằng ngày và hằng tuần của bạn theo các khối thời gian được ưu tiên mức độ quan trọng theo mỗi giá trị.

Ví dụ, nếu mục tiêu lớn nhất của bạn là sức khỏe và thể chất, thì bạn nên ưu tiên việc tập thể dục và ăn uống lành mạnh trước những việc khác, ít quan trọng hơn. Nếu ưu tiên hàng đầu của bạn là gia đình hay bạn bè, thì bạn sẽ muốn đảm bảo việc dành thời gian mỗi ngày để kết nối với những người mà bạn yêu thương trước khi bắt tay vào các công việc hằng ngày khác.

Việc xác định các ưu tiên cho bản thân giúp những điều mà bạn coi trọng không bị trượt khỏi và cho ra bên lề của danh sách việc làm. Việc này cũng cho phép bạn ủy quyền và thuê các nguồn nhân lực bên ngoài để thực hiện các nhiệm vụ không phù hợp với giá trị bạn hướng tới.

?Thiết lập thói quen vào buổi sáng

Không có gì lạ lẫm khi các chuyên gia trong lĩnh vực năng suất tự hào về các tín hiệu đánh thức họ vào lúc 4 giờ sáng và tiến hành các công trình vào trước lúc mặt trời lặn. Nhưng không có thời điểm nào là hoàn hảo để cải thiện và mài giũa – tín hiệu báo thức của bạn vào buổi sáng sẽ phụ thuộc vào “nhịp điệu” của riêng bạn. Bất kể bạn bắt đầu ngày mới vào thời điểm nào, chúng ta cần thảo luận về việc đưa các quy trình quen thuộc trong buổi sáng vào thời gian biểu của bạn.

Tại sao buổi sáng lại quan trọng như vậy? Điều đầu tiên bạn làm sau khi thức dậy sẽ thiết lập “giai điệu” cho thời gian còn lại trong ngày của bạn. Nếu bạn lăn ra khỏi giường trong trạng thái nửa tỉnh nửa mê và “nhảy” ngay vào email, bạn có thể sẽ gặp khó khăn trong việc tập trung và làm việc sao cho ăn nhập, bạn sẽ sớm cạn kiệt sức lực.

Nhưng nếu như bạn thường xuyên dọn dẹp giường ngủ, thiền và dùng bữa sáng một cách lành mạnh mỗi ngày, não của bạn sẽ học cách chuyển từ “chế độ nghỉ ngơi” sang “chế độ năng suất” một cách nhanh chóng — và bạn có thể sẽ có được một tâm trạng tốt hơn.

Tâm trạng của bạn tùy thuộc vào những việc bạn đã làm trong buổi sáng. Mục tiêu là để bắt đầu ngày mới bằng việc làm những điều tương tự như vậy. Thật là lý tưởng, đó là những thứ vừa phù hợp với giá trị cá nhân của bạn, vừa chuẩn bị cho bạn những nhiệm vụ ở phía trước.

?Chỉ định “Nhiệm vụ quan trọng nhất”

Một ngày của bạn chắc chắn sẽ bao gồm những công việc thiết yếu không thúc đẩy bạn đạt được mục tiêu – như việc nhận điện thoại, tham gia các cuộc họp, trả lời email. Để đảm bảo rằng những điều này không khiến bạn đi chệch hướng, hãy luôn xác định những gì bạn thật sự cần phải hoàn thành mỗi ngày và đưa chúng vào thời gian biểu một cách phù hợp.

Hàng tuần, khi bạn lên kế hoạch cho lịch trình của mình, hãy xem xét các mục tiêu của bạn. Bạn cần phải làm gì để luôn đi đúng hướng? Sau đó, chọn một MIT (nhiệm vụ quan trọng nhất) cho mỗi ngày. Khi bạn biết mình cần phải hoàn thành những gì để đi đúng hướng, bạn sẽ ít lãng phí thời gian hơn cho những công việc không cần thiết.

Việc này giúp tôi sắp xếp các công việc quan trọng nhất trong những khoảng thời gian mà tôi tập trung và làm việc hiệu quả nhất, giúp tôi chú tâm vào những công việc không đòi hỏi động não quá nhiều khi mức năng lượng của tôi suy giảm.

Có rất nhiều nghiên cứu cho thấy khả năng hoạt động nhận thức của chúng ta thay đổi tùy thuộc vào thời gian trong ngày. Đối với hầu hết mọi người, bao gồm cả tôi, thời gian năng suất nhất rơi vào khoảng từ 9 đến 11 giờ sáng, đó là lý do tại sao tôi luôn dành khoảng thời gian đó cho MIT thay vì các công việc đòi hỏi nhiều thời gian nhưng đơn giản như trả lời email.

Nếu mức năng suất của bạn tăng cao về sau trong ngày, bạn có thể thực hiện cách tiếp cận ngược lại. Dù bằng cách nào, hãy nỗ lực để hiểu được thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn và lên lịch thực hiện MIT sao cho phù hợp.

?Sắp xếp thời gian cho những việc thường khiến bạn xao nhãng

Nếu bạn giống tôi, bạn cũng vào hộp thư của mình hoặc “dạo quanh” trên Twitter nhiều lần trong ngày (và cuối cùng dành quá nhiều thời gian ở trên đấy). Không có vấn đề gì trong việc dành thời gian nghỉ giải lao để kiểm tra mạng xã hội và tất cả chúng ta đều cần trả lời email để vận hành công việc của mình. Nhưng những điều này cũng có thể gây xao nhãng đáng kể đối với những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Thay vì cho phép bản thân phớt lờ một cách vô tâm, hãy chủ động tiếp cận bằng cách thiết lập các khoảng thời gian nhất định để thực hiện những thứ có thể gây mất tập trung. Ví dụ, thời gian biểu của bạn có thể bao gồm các khung thời gian mà bạn có thể “xử lý” email hoặc mạng xã hội của mình hai hoặc ba lần một ngày. Điều quan trọng là coi những mục này cũng giống như các nhiệm vụ khác – chỉ là một thành tố trong lịch trình hàng ngày của bạn – thay vì để chúng chiếm lĩnh cả ngày của bạn.

?Bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi

Mỗi ngày, tôi lên lịch nghỉ trưa kéo dài một tiếng đồng hồ và khoảng 10 đến 15 phút giải lao để thiền hoặc đi dạo. Nó trông có vẻ vô ích nếu bạn lập kế hoạch thời gian trong ngày khi bạn không cần phải làm việc, nhưng hãy nhớ rằng không ai có khả năng vô tận để làm việc liên tục. Và nếu bạn thử điều này, bạn sẽ không đạt được năng suất như mong muốn.

Bằng chứng khoa học cho thấy những khoảng thời gian nghỉ ngơi bất chợt có thể nâng cao năng suất. Như việc tạm nghỉ ngơi có thể thúc đẩy khả năng suy nghĩ mang tính sáng tạo và tính chiến lược của bạn. Đôi khi, bộ não cần thay đổi khung cảnh (và tạm dừng suy nghĩ liên tục) để đưa ra những ý tưởng mới.

Lên lịch giải lao cho cả ngày cũng cung cấp một điều gì đó đáng để mong đợi – một hồi kết trong dự tính. Khi bạn biết mình sẽ có cơ hội nghỉ ngơi vào lúc hoàn tất khối công việc, bạn sẽ có khả năng tập hợp nhiều năng lượng hơn – và sự tập trung – cho các nhiệm vụ trước mắt.

?Tránh việc đa nhiệm bằng mọi giá

Vấn đề nằm ở đây: đa nhiệm không đem lại hiệu quả. Các nghiên cứu cho thấy rằng hiệu suất của bạn bị ảnh hưởng bởi việc thực hiện hai nhiệm cùng lúc. Bạn không chỉ mất nhiều thời gian hơn mà còn mắc nhiều lỗi hơn.

Điều đó có ý nghĩa gì đối với việc lập kế hoạch cho thời gian biểu của bạn? Lên kế hoạch chỉ thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm – và đừng cố gắng làm bất cứ việc gì khác.

Một lý do khiến chúng ta gặp khó khăn trong việc thực hiện hai nhiệm vụ cùng lúc chính là bộ não của chúng ta không thể thích ứng nhanh chóng với một loại nhiệm vụ mới. Đó được gọi là “chi phí chuyển đổi”: chúng ta lúng túng khi chuyển sang một kỹ năng khác và mất thời gian trong quá trình này.

Để tránh được điều đó, chúng ta cần sắp xếp các nhiệm vụ tương tự nhau một cách liên tục. Ví dụ: khi lập kế hoạch cho một ngày của bạn, hãy gộp tất cả các cuộc họp thành một khối trong ngày hoặc dành một hay hai giờ để trả lời email. Làm việc theo nhóm như thế sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, ít lãng phí thời gian hơn.

Tiết kiệm thời gian mỗi ngày là một điều quan trọng. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng bạn nhận lại khoảng 40% năng suất trong suốt cả ngày, và nó hoàn toàn có thể tăng lên.

?Sử dụng mẫu thời gian biểu hàng ngày

Cuối cùng, hãy làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn với mẫu thời gian biểu hàng ngày. Hãy thử các mẫu có thể tải xuống miễn phí này để giúp bạn lên lịch trong ngày và giúp quản lý thời gian:

Daily To-Do List Template – Đây là một mẫu danh sách các việc cần làm đơn giản để sử dụng hàng ngày. Hãy sử dụng bảng kế hoạch này để lập kế hoạch cho các công việc thường nhật của bạn, sắp xếp theo mức độ ưu tiên và ấn định khoảng thời gian để hoàn thành chúng.
Weekly Goals Template – Hãy thử mẫu này để đặt mục tiêu hiệu quả cho lịch trình hàng tuần của bạn. Trước khi ngày Thứ Hai lại đến, hãy ngồi xuống và xác định những gì bạn muốn đạt được khi kết thúc một tuần.
Project Template – Các dự án quan trọng đang có quá nhiều. Chìa khóa để hoàn thành một dự án là chia nhỏ nó thành các phần có thể quản lý được, như mẫu này sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Hãy sử dụng nó để theo dõi dự án của bạn nhé.
Distraction List – Mẫu đơn giản này giúp bạn tránh bị xao nhãng. Nếu điều gì đó nảy ra trong đầu bạn khi bạn đang làm việc, hãy viết nó ra tờ giấy này. Bằng cách này, bạn sẽ giải quyết được vấn đề đó để có thể tập trung vào công việc trước mắt.

?Làm thế nào để tuân theo lịch trình của bạn?

Việc tạo ra thời gian biểu chỉ mới là một nửa trận chiến. Bạn cần phải tuân thủ theo nó, điều này ngày càng trở nên khó khăn trong thời đại của sự phân tâm. Dưới đây là một số mẹo để làm điều đó:

Sự xao nhãng – Thứ chống lại môi trường làm việc của bạn

Khi làm việc từ xa trở thành tiêu chuẩn, ranh giới giữa cuộc sống ở nhà và nơi làm việc đã bị phá vỡ. Có một cách để bạn có thể ngăn chặn điều đó là chỉ định một không gian duy nhất cho công việc. Hãy dọn dẹp không gian đó và tránh làm bất cứ điều gì khác ngoài làm việc ở nơi đó để giữ cho bộ não của bạn không bị phân tâm.

Hãy thực tế hóa những điều bạn có thể đạt được trong một ngày

Nếu bạn quá tham vọng và nhồi nhét quá nhiều nhiệm vụ, lịch trình của bạn chắc chắn sẽ thất bại ngay từ đầu.

Thêm “thời gian đệm” vào giữa các công việc

Thay vì lên lịch cho các công việc một cách liên tục, hãy thêm vào khoảng thời gian đệm 15 hoặc 20 phút. Bằng cách đó, nếu có việc nào diễn ra lâu hơn dự kiến, bạn sẽ không làm rối lên toàn bộ lịch trình của mình.

?Những ứng dụng lên lịch trình tốt nhất cho bạn

Hãy tận dụng công nghệ để hỗ trợ cho bạn. Với vô số ứng dụng lịch và lập trình thời gian có sẵn để giúp tối ưu hóa thời gian năng suất của bạn, việc lên lịch chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.

?Google Calendar

Google Calendar là một công cụ tổ chức tuyệt vời – và thân thiện với người dùng. Đừng đánh giá thấp ứng dụng miễn phí này: nó có một loạt các tính năng đáng ngạc nhiên. Thêm sự kiện mới, đặt lời nhắc, theo dõi thời gian và liên kết với đồng nghiệp. Thêm vào đó, nó tích hợp hoàn toàn với các dịch vụ khác của Google.

?Calendar

Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó có nhiều tính năng hơn, Calendar là một lựa chọn tuyệt vời khác. Cũng giống như Google Calendar, ứng dụng này cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các cuộc họp theo lịch biểu hàng giờ, đồng thời bạn có thể xem những gì có trên lịch trình của bạn. Nhưng nó cũng cung cấp một công cụ phân tích hữu ích: Phân tích lịch. Điều này cho bạn biết bạn đã sử dụng thời gian như thế nào, vì vậy bạn có thể đánh giá và tối ưu hóa việc quản lý thời gian của mình để hiệu quả hơn.

?Cuối lời

Như tác giả Mason Currey đã viết trong cuốn sách của cô ấy, Daily Rituals: Cách mà người nghệ sĩ làm việc, một thói quen sẽ “nuôi dưỡng sức bền cho một nếp sống tốt đẹp mang đến một nguồn năng lượng tinh thần và giúp ngăn chặn sự chuyên chế của tâm trạng”.

Ngay cả những người thành công nhất cũng có thể rơi vào tình trạng đi chệch hướng. Thiết kế thời gian biểu lý tưởng cho bản thân kịp thời là một phương pháp cần thiết để đối phó với sự phân tâm và ưu tiên những gì quan trọng nhất đối với bạn. Hãy xem lịch trình của bạn như một khoản đầu tư cho tương lai của bạn. Có thể sẽ mất một khoảng thời gian để “tiết kiệm” cho cuộc sống bạn mong muốn, nhưng từng chút một, bạn sẽ thấy mục tiêu của mình thành hiện thực.

——————————————————————

?Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ bổ ích

Tác giả: Aytekin Tank
Link bài viết gốc: TẠI ĐÂY
Dịch giả: Nguyễn Đinh Phương Uyên

Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Người dịch: Nguyễn Đinh Phương Uyên – Nguồn: iVolunteer Vietnam”

Post Views: 519

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=58495

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.