Kỹ Năng Của Người Lên Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện: Định Nghĩa Và Ví Dụ
?Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, đôi khi được gọi là người lên kế hoạch hội nghị hoặc cuộc họp, là một người chuyên nghiệp chịu trách nhiệm điều phối tất cả các khía cạnh của một sự kiện. Họ có thể làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, chẳng hạn như lên kế hoạch cho các sự kiện cho các tổ chức hoặc họ có thể làm việc độc lập cho các cá nhân, chẳng hạn như lên kế hoạch cho đám cưới và tiệc sinh nhật. Họ chịu trách nhiệm hướng dẫn sự kiện, điều phối tất cả các thành phần của sự kiện và đảm bảo những người tham gia sự kiện cảm thấy thích thú khi tham gia sự kiện. Các loại sự kiện phổ biến mà người lập kế hoạch sự kiện có thể phối hợp bao gồm:- Họp mặt kinh doanh
- Tiệc sinh nhật
- Đám cưới
- Hội nghị
- Triển lãm thương mại
- Các bữa tiệc riêng tư
- Các sự kiện kinh doanh như đi chơi của nhân viên
- Gặp gỡ các bên liên quan đến sự kiện để hiểu rõ hơn về những gì họ mong đợi từ sự kiện và mục tiêu của họ
- Tạo và tuân theo kế hoạch ngân sách do bên liên quan đến sự kiện chỉ định
- Kiểm tra và theo dõi các địa điểm tổ chức sự kiện
- Lên lịch sự kiện với chủ sở hữu địa điểm
- Làm việc với các nhà cung cấp để có được các dịch vụ cần thiết cho các sự kiện và đảm bảo các dịch vụ nằm trong ngân sách của sự kiện
- Quản lý thông tin liên hệ của nhà cung cấp
- Điều phối hậu cần của sự kiện, bao gồm thiết bị và công nghệ, vận chuyển, đồ ăn, thức uống và chỗ ở
- Trao đổi với nhân viên tổ chức sự kiện tại chỗ để đảm bảo mọi thông tin chi tiết đều được hiểu rõ và trách nhiệm được giao
- Giám sát các hoạt động sự kiện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện và đảm bảo những người tham dự có thời gian vui vẻ và hài lòng với trải nghiệm của họ
?Ví dụ về kỹ năng lên kế hoạch tổ chức sự kiện
- Giám sát nhân viên sự kiện
- Kết nối với các nhà tổ chức sự kiện khác và các cá nhân hoặc tổ chức đang tìm kiếm các dịch vụ tổ chức sự kiện
- Làm việc với các nhà cung cấp
- Gặp gỡ các bên liên quan để khám phá mục tiêu của họ cho sự kiện
- Tương tác với khách và nhân viên trong suốt quá trình diễn ra sự kiện
?Kĩ năng giao tiếp
Thông tin sai lệch trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện có thể dẫn đến những thách thức nghiêm trọng và dẫn đến việc không đáp ứng được mong đợi của khách hàng về một sự kiện. Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần một số kỹ năng giao tiếp khác nhau, bao gồm giao tiếp bằng văn bản, giao tiếp bằng lời, giao tiếp không lời và kỹ năng lắng nghe.
?Kỹ năng sáng tạo
Các nhà tổ chức sự kiện thường là những người sáng tạo theo bản chất tự nhiên, và tính sáng tạo là một khía cạnh thiết yếu của nghề này. Những chuyên gia này phải có khả năng tư duy sáng tạo và giúp biến ý tưởng thành hiện thực để đáp ứng mục tiêu của khách hàng. Họ cũng phải có khả năng tạo chủ đề cho các sự kiện, nghĩ ra cách để đủ khả năng chi trả các thành phần khác nhau của sự kiện và giải quyết các vấn đề bằng cách sử dụng các giải pháp sáng tạo và thường là vào phút cuối.
?Kỹ năng đa nhiệm
Nhiều người lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một số nhiệm vụ cùng một lúc hoặc chịu trách nhiệm quản lý một số nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi sự kiện có một số phần hoạt động, tất cả đều mà người lên kế hoạch tổ chức sự kiện phải theo kịp. Các kỹ năng đa nhiệm giúp các nhà tổ chức sự kiện thành công trong công việc của họ bao gồm ưu tiên, tập trung, quản lý căng thẳng và chú ý đến từng chi tiết.
?Kĩ năng thương lượng
Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện phải là những nhà đàm phán xuất sắc, vì họ thường xuyên tương tác và làm việc với các nhà cung cấp và phải đảm bảo đáp ứng ngân sách. Họ có thể cần thương lượng giá cả và các điều khoản với nhà cung cấp, hỗ trợ khách hàng đưa ra quyết định tốt nhất cho sự kiện của họ, thương lượng hợp đồng với nhà tài trợ.
?Cách cải thiện kỹ năng lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau đây là một số cách bạn có thể cải thiện dựa trên kỹ năng lên kế hoạch tổ chức sự kiện của mình:
- Thiết lập các mục tiêu rõ ràng. Biết trước các mục tiêu của một sự kiện có thể cung cấp một bức tranh rõ ràng về những gì cần phải làm để đạt được những mục tiêu đó. Làm cho từng mục tiêu cụ thể nhất có thể và xác định các bước cần phải thực hiện để đạt được những mục tiêu này cho mỗi sự kiện bạn làm việc.
- Thực hành đàm phán. Đàm phán là một thành phần quan trọng trong công việc của nhà tổ chức sự kiện, vì vậy, dành thời gian trau dồi kỹ năng đàm phán có thể hỗ trợ vai trò của bạn ở vị trí này. Cân nhắc đóng vai với một người bạn hoặc thành viên gia đình và để người kia đóng vai một nhà cung cấp hoặc khách hàng. Thương lượng với họ cho đến khi họ đồng ý với các điều khoản của bạn hoặc cho đến khi cả hai bên đi đến một thỏa thuận khả thi.
- Hãy cởi mở với phản hồi. Nếu bạn đã lên kế hoạch cho các sự kiện, hãy cân nhắc hỏi những khách hàng trước đây để có phản hồi về dịch vụ của bạn. Cả phản hồi tốt và xấu đều có thể giúp bạn phát triển với tư cách là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện và xác định các lĩnh vực mà bạn cần cải thiện.
?Kỹ năng lên kế hoạch tổ chức sự kiện tại nơi làm việc
Dưới đây là một số cách mà bạn có thể kết hợp các kỹ năng lên kế hoạch tổ chức sự kiện của mình ở nơi làm việc:
- Đề ra mục tiêu. Thiết lập và đạt được mục tiêu là điều bắt buộc khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Hãy dành thời gian để xác định từng mục tiêu, chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và sắp xếp, phân quyền các nhiệm vụ này theo mức độ ưu tiên.
- Giao tiếp thường xuyên. Giữ một đường dây liên lạc cởi mở với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên tổ chức sự kiện có thể giúp bạn vượt trội ở vị trí của mình. Hãy cho mỗi bên biết rằng bạn luôn sẵn sàng giao tiếp và cố gắng giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như qua email, cuộc gọi điện thoại và tương tác trực tiếp.
- Kết nối. Các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải xây dựng một mạng lưới vững chắc về các địa điểm và nhà cung cấp mà họ có thể dựa vào khi cần dịch vụ. Thực hành các kỹ năng kết nối tốt sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ với các bên này và sẽ làm việc với họ dễ dàng hơn trong tương lai.
?Cách làm nổi bật các kỹ năng của người lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau đây là những cách bạn có thể làm nổi bật kỹ năng người lên kế hoạch tổ chức sự kiện của mình trên sơ yếu lý lịch, thư xin việc và trong các cuộc phỏng vấn xin việc:
☀️Trên sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn
Bạn có thể làm nổi bật các kỹ năng lên kế hoạch tổ chức sự kiện của mình bằng cách kết hợp các trường hợp cụ thể mà bạn đã sử dụng các kỹ năng của mình để đạt được kết quả mong muốn trong phần kinh nghiệm trên sơ yếu lý lịch của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng một phần kỹ năng riêng biệt để nhấn mạnh hơn nữa các kỹ năng của người lên kế hoạch tổ chức sự kiện dành riêng cho công việc bạn đang ứng tuyển.
Trên thư xin việc của bạn, hãy chọn một đến ba kỹ năng của người lên kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp nhất với vị trí cần làm nổi bật. Cung cấp một hoặc hai ví dụ về cách bạn đã sử dụng từng kỹ năng trong phần nội dung thư xin việc của mình. Đảm bảo bao gồm các kỹ năng và ví dụ có thể định lượng được. Ví dụ: thay vì nói rằng bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể đề cập rằng bạn đã tạo ra một phương thức giao tiếp cho phép các nhà cung cấp liên hệ trực tiếp với bạn để giao tiếp hiệu quả hơn.
☀️Trong một cuộc phỏng vấn việc làm
Một cuộc phỏng vấn xin việc cung cấp một cơ hội tuyệt vời để làm nổi bật các kỹ năng tổ chức sự kiện của bạn. Trước khi phỏng vấn, hãy lập danh sách các kỹ năng phù hợp nhất khi chúng liên quan đến vị trí cụ thể đó. Trong cuộc phỏng vấn, hãy cung cấp các ví dụ về cách bạn đã sử dụng từng kỹ năng trong các công việc trước đây của mình và những kỹ năng đó đã giúp bạn trở thành người lập kế hoạch sự kiện hiệu quả hơn như thế nào.
______________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Đặng Thị Thu Phương
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đặng Thị Thu Phương – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=74468
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: connect@ivolunteer.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com