Cách Tốt Nhất Để Tránh Hiểu Nhầm Khi Giao Tiếp

14/06/2022

Cho đi cái gì, nhận lại thứ đó, luôn luôn là như vậy. Bạn nói chuyện với mọi người như thế nào, người khác sẽ giao tiếp với bạn y như thế. Hãy cầu nguyện rằng bạn biết như thế nào để tránh hiểu nhầm khi giao tiếp.

Quan niệm đầu tiên của chúng ta về sự giao tiếp của con người rất giống với khái niệm đơn giản này. “Transmission Model” (quá trình giao tiếp cơ bản giữa người đưa ra thông tin và người tiếp nhận thông tin) đã chỉ ra việc giao tiếp thực chất là việc chuyển tải thông điệp một cách trực tiếp giữa người với người.

Tất nhiên, đó chỉ là một phần nhỏ trong nội dung được chia sẻ ngày hôm nay. Mô hình giao tiếp phát triển hơn “Transactional Model” (tạm dịch: mô hình trao đổi) cho thấy rằng giao tiếp giống như trò chơi bắt bóng đất sét khi đánh qua đánh lại, bởi quá trình giao tiếp sẽ được định hình lại hoặc bị bóp méo theo từng đường chuyền bởi nhận thức chủ quan và cách nhìn nhận của chúng ta. Khi giao tiếp, chúng ta đưa ra suy nghĩ, quan điểm; đồng thời cũng nhận được phản hồi từ người kia, và ý nghĩa là thứ mà những người tham gia giao tiếp cùng nhau tạo ra.

Tiến sĩ Katherine Hampsten, phó hiệu trưởng Trường Khoa học Xã hội và Nhân văn tại Đại học Mary đã trình bày những quan niệm này trong một bài diễn thuyết TED-ed về giao tiếp. Link video: How miscommunication happens (and how to avoid it) – Katherine Hampsten

Đây là một số luận điểm chính của tiến sĩ Hamsten về việc làm thế nào để tránh hiểu nhầm khi giao tiếp:

Phải hiểu nghe thụ động và nghe chủ động không giống nhau. Chú ý đến phản hồi bằng lời hoặc bằng hành động của người tham gia giao tiếp, và cố gắng điều chỉnh thông điệp mà bạn muốn truyền tải để làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu nhất có thể
Hãy dùng đôi tai để lắng nghe, đôi mắt để quan sát.
Hãy dành thời gian để hiểu khi bạn cố gắng để được hiểu. Và trở hãy cởi mở, sẵn sàng đón nhận những gì mọi người đang nói.
Cẩn thận với cách đánh giá của bạn về thế giới xung quanh. Đừng ngộ nhận nhận thức của bạn luôn là sự thật khách quan.

Để tìm hiểu sâu hơn, chúng tôi (Babbel) đã hỏi tiến sĩ Hampsten một số vấn đề. Đây là những gì cô ấy nhìn nhận về việc thay đổi cách tiếp cận của chúng ta với những lỗi sai chúng ta thường mắc phải khi giao tiếp qua tin nhắn hoặc email, chúng như cách chúng ta kết nối với người khác khi chúng ta không nói ngôn ngữ của họ.

BABBEL: Một trong những đề xuất mà TED-Ed đưa ra là “Chú ý đến phản hồi bằng lời hoặc bằng hành động của người tham gia giao tiếp, và cố gắng điều chỉnh thông điệp mà bạn muốn truyền tải để làm cho tin nhắn của bạn dễ hiểu nhất có thể” Tiến sĩ có thể đưa ra ví dụ về việc điều này có tác dụng như thế nào trong thực tế được không ạ?

HAMPSTEN: Các bạn đọc của Babbel hẳn đã biết đến tầm quan trọng của ngôn ngữ. Chúng thực sự rất quan trọng đấy! Nhưng bên cạnh ngôn ngữ, chúng ta có thể giao tiếp bằng nhiều cách khác nữa. Đó chính là giao tiếp phi ngôn ngữ như: dáng điệu, tương tác bằng mắt, rung đùi, hành động nhìn vào đồng hồ hay điện thoại của một người – tất cả chúng là dấu hiệu chỉ ra mọi người nhận thức về tình huống và lời nói của đối phương phương như thế nào. Chúng ta cũng có thể chú ý đến âm hưởng khi nói chuyện như: cao độ, tông giọng,…

Khi các dấu hiệu phi ngôn ngữ và ngôn ngữ không ăn nhập với nhau, hầu hết mọi người có xu hướng tin vào những gì mà dấu hiệu phi ngôn ngữ thể hiện hơn, Ví dụ, nếu một người bạn nói với bạn rằng cô ấy “ổn”, nhưng dáng điệu, biểu cảm, và tông giọng thể hiện điều ngược lại, có khả năng bạn sẽ nhận định rằng hiện tại cô ấy không khỏe. Tương tự như vậy, nếu một ứng viên xin việc nói rằng anh ấy rất hứng thú với vị trí mà anh ấy ứng tuyển, nhưng anh ta lại đến muộn vào buổi phỏng vấn với vẻ ngoài luộm thuộm, bạn có thể loại anh ấy để chọn một ứng viên mà các dấu hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ hô ứng với nhau.

BABBEL: Nếu tiến sĩ biết bản thân gặp gặp vấn đề với việc “sẵn sàng nói” vào thời điểm nên lắng nghe, vậy thì mẹo tiến sĩ có thể thử là gì khi tiến sĩ rơi vào tình huống đó?

HAMPSTEN: Câu hỏi rất tốt! Lắng nghe mọi người từ lăng kính chủ quan của bản thân luôn là điều dễ dàng. Bản năng đầu tiên của chúng ta có thể là xem xét những gì chúng ta đang nghe ảnh hưởng đến cá nhân và cách chúng ta nghĩ như thế nào, đặc biệt là khi chúng ta không đồng tình với ý kiến được đưa ra.

Mẹo tôi muốn đề xuất là phi cá nhân hóa việc lắng nghe các trong các cuộc gặp. Hãy tưởng tượng bạn đang quan sát tình huống ở một khoảng cách xa và hãy tạm gác góc nhìn của bạn sang một bên. Khi bạn nghe, hãy nghĩ rằng: “Thật là thú vị. Tôi tò mò tại sao anh ấy/ cô ấy lại có cách suy nghĩ/ cảm xúc/ trả lời như vậy? Anh ấy hoặc cô ấy sẽ nói gì tiếp theo?” Giá trị của phương pháp này nằm ở chỗ nó có thể giúp ta lắng nghe với với lập trường trung lập hơn. Và thật lý tưởng! Lắng nghe theo cách này đem lại cho chúng ta nhiều kinh nghiệm giao tiếp tốt hơn. Chúng ta cũng sẽ học được điều gì đó từ hoặc về người mà chúng ta chưa hiểu rõ, và chúng ta cũng sẽ phản ánh theo một cách chính xác hơn mức độ phức tạp của những gì được giao tiếp.

BABBEL: Tôi đã nghe rất nhiều cặp đôi song ngữ nói rằng việc không phụ thuộc vào từ ngữ để hiểu rõ quan điểm của nhau đã giúp họ củng cố sự giao tiếp theo một cách nào đó bởi vì họ mặc định phải chú ý nhiều vào các dấu hiệu phi ngôn ngữ. Vậy thì tiến sĩ sẽ đưa ra một số mẹo cụ thể nào cho những người không giao tiếp cùng một ngôn ngữ để giúp họ bớt lo lắng về ngữ nghĩa?

HAMPSTEN: Hãy đặt ra mục đích giao tiếp và lắng nghe cho tình huống đó. hãy suy nghĩ tại sao bạn lại muốn lắng nghe người đối diện. Mục đích lắng nghe là gì? Là để giải quyết vấn đề? Để lên kế hoạch? Hay để hiểu rõ hơn về một tình huống nào đó? Đây là một số ví dụ về mục đích mang tính hỗ trợ khi lắng nghe, nhưng cũng rất quan trọng để nhớ rằng giao tiếp là quá trình kết nối với nhau. Đôi lúc, mục đích quan trọng nhất của việc lắng nghe là thể hiện được sự ủng hộ và quan tâm của chúng ta với đối phương.

Ví dụ, khi lắng nghe học sinh trình bày ở trong lớp học, tôi biết rằng tôi nên đưa ra một số đánh giá với tư cách là một giáo viên, Học sinh luôn muốn giáo sư của họ sẽ cẩn thận lắng nghe họ trình bày và phát triển ý tưởng như thế nào. Tuy nhiên, tôi lắng nghe không đơn thuần là chỉ để chấm điểm mà còn hơn thế. Tôi lắng nghe là để hiểu học sinh của mình hơn, để xây dựng lòng tin và thiện chí với họ, cũng như để khuyến khích họ trọng quá trình học tập. Những cuộc đối thoại đó, cũng tương như những trải nghiệm giao tiếp hàng này của chúng ta, đều có tính công cụ và kết nối

BABBEL: Tiếp tục với vấn đề này, tiến sĩ sẽ đưa ra lời khuyên nào với những người đang sinh sống ở đất nước không giao tiếp bằng tiếng mẹ đẻ của họ, nhưng họ vẫn cần giao tiếp thành công với người khác bằng một cách nào đó?

HAMPSTEN: Học những từ vựng và cụm từ phổ biến của ngôn ngữ ở đất nước đó có thể giúp chúng ta giao tiếp và vượt qua rào cản ngôn ngữ. Ngoài ra, việc đánh giá cao các phong tục, chuẩn mực và nghi thức ở các quốc gia khác cũng vô cùng quan trọng. Chúng ta thường cho rằng những dụng ý ẩn sau các hoạt động giao tiếp phi ngôn ngữ như mỉm cười, gật đầu là điều mà ai cũng hiểu. Tuy nhiên, rất nhiều dấu hiệu phi ngôn ngữ xuất phát từ văn hóa truyền thống, vì vậy việc nghiên cứu trước thói quen giao tiếp của các nền văn hóa khác là vô cùng quan trọng.

Dù vậy, người ta cho rằng, chúng ta không thể chuẩn bị cho mọi trường hợp xảy ra. Và khi trải nghiệm việc này, tôi nhận ra rằng nếu tôi tôi trọng và luôn nỗ lực dùng từ, thậm chí là những từ đơn giản nhất khi cố gắng giao tiếp bằng ngoại ngữ khác, hầu hết mọi người cũng sẽ cố gắng giao tiếp với tôi. Giao tiếp một cách hiệu quả bằng ngôn ngữ khác cần rất nhiều sự chú ý, để tâm vào cả các dấu hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, cũng như sự kiên nhẫn và khiêm tốn ở một mức độ nào đó.

BABBEL: Theo như như những gì chúng ta đều biết, ngày nay, chúng ta giao tiếp trực tuyến và thông qua tin nhắn ngày càng nhiều, điều này có vẻ giúp chúng ta hiểu người khác dễ dàng hơn, nhưng không phải lúc nào cũng thực tế và khả thi để làm như vậy. Tiến sĩ có những mẹo gì để tránh các thông tin sai lệch khi giao tiếp trực tuyến?

HAMPSTEN: 1) Đừng đoán bất kì điều gì cả! Khi chúng ta gạt đi sự đa dạng, phong phú đến từ ngôn ngữ cơ thể hoặc giọng nói, tự bản thân ngôn ngữ sẽ có hàng nghìn ý hiểu khác nhau. Chúng ta có thể dễ dàng hiểu nhầm ý nghĩa của từ ngữ khi chúng ta sử dụng lăng kính cá nhân để lắng nghe. Không phỏng đoán mọi việc là cách tốt giúp chúng ta đặt mình vào vị trí của người khác và xem xem anh ấy hoặc cô ấy sẽ có thể diễn giải thông điệp của chúng ta như thế nào.

2) Chú ý về tông giọng. Nhiều năm trước, một đồng nghiệp của tôi đã thử đọc to email của anh ấy bằng giọng mỉa mai, không tha thứ nhất mà bạn có thể tưởng tượng. Thậm chí một thông điệp tưởng chừng như vô hại như: “Làm ơn hãy dọn thực phẩm cá nhân của bạn ra khỏi bếp trong phòng nghỉ vào chiều thứ sáu” cũng có thể mang sắc thái giận dữ. Mặc dù màn trình diễn trên của anh ấy là để giải trí, song nó thể hiện một điều quan trọng: trong nhiều trường hợp, người đọc của bạn có thể không hiểu thông điệp của bạn theo hướng tích cực như bạn nghĩ. Trong hầu hết các trường hợp, hãy giữ cho giọng điệu của bạn lạc quan và thân thiện nhất có thể.

3) Chủ động yêu cầu sự phản hồi. Chúng ta biết rằng giao tiếp và một quá trình xử lý thông tin mà ở đó chúng ta đồng thời gửi, luận giải và đáp lại thông điệp. Không những vậy, việc tập trung vào phản hồi từ đối phương trở nên khó khăn hơn khi chúng ta thực hiện việc giao tiếp trực tuyến. Khi người khác không giao tiếp qua điện thoại hoặc không ngồi cạnh bạn, bạn không thể nghe thấy hoặc không thể quan sát được các biểu hiện phi ngôn ngữ. Do đó, sẽ xuất hiện những khoảng trì hoãn hoặc chậm trễ khi tiếp nhận sự phản hồi. Gần đây tôi học được cách “xin” phản hồi qua email khá hữu ích từ một người đồng nghiệp của tôi. Cô ấy thường kết thúc tin nhắn bằng một câu hỏi và một yêu cầu: “Bạn nghĩ như thế nào? Hãy nói cho tôi biết nhé”. Phương pháp này đã đáp ứng được mục đích công cụ; nó đặt ra giả định cho cuộc trò chuyện đang diễn ra và tạo điều kiện để nhận được phản hồi. Ngoài ra, cách làm này cũng đáp ứng được mục đích kết nối. Câu hỏi và yêu cầu cho thấy người viết quan tâm đến những gì người khác nghĩ và muốn lưu tâm đến quan điểm của đối phương.

4) Cuối cùng, hãy thừa nhận rằng thỉnh thoảng gọi video, họp trực tuyến, hoặc nói chuyện trực tiếp là cần thiết. Công nghệ đã tặng cho chúng ta cơ hội được kết nối nhanh hơn, dễ dàng hơn bất kể thời gian và khoảng cách như thế nào, nhưng chúng ta tốt nhất nên giao tiếp thông qua các kênh mang tính cá nhân khi chúng ta trao đổi về những vấn đề phức tạp, nhạy cảm hoặc những vấn đề yêu cầu phản hồi ngay lập tức.

Cảm ơn tác giả về những chia sẻ vô cùng bổ ích:

Theo: Babel Magazine
Người dịch: Nguyễn Thùy Linh
Khi chia sẻ cần phải trích nguồn là: “Người dịch: Nguyễn Thùy Linh – Nguồn: iVolunteer Vietnam”

Post Views: 1,209

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=95125

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.