Cách Để Trở Thành Một Điều Phối Viên Dự Án
?Công việc của một điều phối viên dự án là gì?
Điều phối viên dự án thực hiện các nhiệm vụ hành chính hỗ trợ người quản lý dự án và đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Bạn có thể tham gia vào các dự án cụ thể, hoặc bạn có thể hỗ trợ toàn bộ công việc kinh doanh. Bạn có thể tìm thấy các điều phối viên dự án trong nhiều tổ chức khác nhau từ các công ty kiến trúc, doanh nghiệp nông nghiệp, công ty công nghệ, chăm sóc sức khỏe và xây dựng. Nhiệm vụ của điều phối viên dự án có thể bao gồm:- Giúp đỡ và hỗ trợ các nhà quản lý dự án với các nhiệm vụ như sự phát triển của các thủ tục vận hành tiêu chuẩn, biên soạn tài liệu và đặt lịch hẹn.
- Theo dõi, phân tích và thông báo các cơ hội và trách nhiệm pháp lý của dự án.
- Thu thập dữ liệu và theo dõi các chỉ số thành công của dự án.
- Lên lịch các cuộc họp để điều phối công việc dự án và cung cấp thông tin cập nhật trạng thái.
- Theo dõi ngân sách và các tài liệu tài chính khác và giải quyết mọi thắc mắc tài chính.
- Cập nhật và sử dụng sổ đăng ký rủi ro/ cơ hội để giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Phát triển tài liệu đào tạo.
?Những yêu cầu đối với một điều phối viên dự án
Để trở thành một điều phối viên dự án, bạn cần có cả học vấn và kinh nghiệm. Cấp độ chính xác của hai yếu tố trên phụ thuộc vào công việc mà bạn muốn làm, nhưng các nhà quản lí nhân lực sẽ xem xét: Học vấn Các vị trí điều phối viên dự án mới vào nghề thường sẽ không yêu cầu trình độ học vấn chính quy là đỗ bằng cấp ba hoặc GED (chứng chỉ tương đương bằng tốt nghiệp trung học của Mỹ), nhưng nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu các ứng viên điều phối dự án nhập cảnh phải có một bằng cử nhân ngành kinh doanh, một bằng cử nhân ngành truyền thông hoặc một lĩnh vực liên quan. Những ngành này chuẩn bị cho các chuyên gia này với các nguyên tắc kinh doanh cơ bản cũng như kinh nghiệm làm việc nhóm và quản lí dự án.- Chứng chỉ Certified SCRUM Master
- PRINCE2
- Chứng chỉ Primavera
Nó là một chương trình đào tạo cho phần mềm quản lý dự án như phần mềm Quản lý dự án chuyên nghiệp Primavera P6. Chương trình bao gồm các chủ đề như sáng tạo dự án, lên lịch trình dự án, tài chính và triển khai và điều khiển dự án. Vượt qua các bài kiểm tra sẽ nhận được chứng chỉ chuyên gia Primavera, chứng chỉ này có thể có giá trị đối với các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Kĩ năng
Một số kĩ năng cụ thể cần thiết để trở thành một điều phối viên dự án thành công bao gồm:
- Giao tiếp
Một điều phối viên dự án phải sử dung các kỹ năng giao tiếp xã hội, như kỹ năng quản lý xung đột để giải quyết những thách thức mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải. Ngoài ra, họ phải có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói đặc biệt để đảm bảo rằng cả nhóm hiểu được những gì họ mong đợi.
Các chuyên gia này cũng có thể tương tác trực tiếp với khách hàng và quản lý cấp cao nhất, có nghĩa là họ có thể cần điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình để cung cấp thông tin cập nhật về dự án cho nhiều bên liên quan.
- Giải quyết vấn đề và tư duy phản biện
Tư duy phản biện là một kỹ năng rất cần thiết bởi vì các dự án có thể chứng tỏ sự thách thức hoặc có những trở ngại bất ngờ. Điều phối viên dự án cần nhanh chóng hành động để thực hiện những vấn đề này và duy trì tiến độ dự án. Họ cũng có thể cần hỗ trợ người quản lý dự án nếu một dự án thay đổi hoặc hợp tác với các thành viên khác trong nhóm để tìm ra hướng giải quyết hiệu quả.
- Quản lý thời gian
Điều phối viên dự án giám sát và điều phối từng giai đoạn của dự án một cách cẩn thận để đảm bảo rằng những giai đoạn phải đúng thời hạn. Họ có thể sử dụng quản lý lịch và các công cụ tổ chức nhiệm vụ khác để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm hoàn thành công việc và dự án luôn đúng tiến độ.
- Lập ngân sách
Chuyên môn này hỗ trợ người quản lý dự án trong việc quản lý tài chính của một dự án. Điều phối viên dự án có thể tham gia vào việc phân bổ nguồn lực, giám sát chi phí và dự báo dòng tiền.
?Môi trường làm việc của điều phối viên dự án
Điều phối viên dự án thường làm việc trong các văn phòng, nhưng môi trường làm việc có thể khác nhau tùy thuộc vào từng ngành. Bạn có thể đi gặp gỡ các khách hàng của dự án hoặc đến các địa điểm làm việc. Tùy thuộc vào ngành, bạn có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc bạn có thể làm việc chủ yếu với vai trò không phải là khách hàng.
Với một số lĩnh vực, như xây dựng, sẽ có lúc bạn phải làm việc ở bên ngoài. Trong một số dự án, bạn có thể không cần rời văn phòng. Có thể có nhiều nhiệm vụ cần thực hiện trong công việc vì các dự án thường đa dạng về nội dung, nhu cầu của khách hàng hoặc quy trình.
?Làm thế nào để trở thành một điều phối viên dự án
Làm việc như một điều phối viên dự án nghĩa là bạn phải hỗ trợ doanh nghiệp và đồng nghiệp trong đội của bạn. Theo những bước sau để tìm một công việc như một điều phối viên dự án.
1. Nghiên cứu thị trường việc làm
Xem lại mô tả công việc của các vị trí hoặc công ty bạn quan tâm để điều chỉnh tốt hơn con đường sự nghiệp của bạn với những kỳ vọng này. Xác định các kỹ năng và đào tạo bạn cần có để đáp ứng công việc bạn muốn.
2. Duy trì con đường học tập
Bạn có thể tìm thấy một vị trí mà đầu vào chỉ yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED và các kỹ năng mềm phù hợp. Ngoài ra, hãy cân nhắc lấy bằng cử nhân và có thêm kiến thức về các nguyên tắc kinh doanh cơ bản.
3. Quan tâm đến chứng chỉ
Tùy thuộc vào công ty và ngành, hãy cân nhắc việc đạt được chứng chỉ phù hợp để đánh giá kiến thức và kỹ năng của bạn và để thể hiện tốt hơn trình độ của bạn với các nhà tuyển dụng có triển vọng.
4. Phát triển các kỹ năng cứng
Năng lực về máy tính và công nghệ là điều cần thiết ở nhiều vị trí điều phối viên dự án, vì vậy hãy tập trung trau dồi những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến công việc dự định của bạn. Ví dụ, hãy tìm hiểu về hệ thống ghi chép bệnh nhân điện tử nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.
5. Tích lũy kinh nghiệm cần thiết
Bạn có thể nộp đơn cho các vị trí điều phối viên dự án cấp cơ sở hoặc đầu vào với bản lý lịch nêu rõ trình độ học vấn, chứng chỉ và kỹ năng của bạn. Cũng nên cân nhắc làm việc ở các vị trí tương tự như quản trị văn phòng để có được kinh nghiệm hữu ích và các kỹ năng mềm, chẳng hạn như quản lý thời gian, tổ chức và dịch vụ khách hàng.
?Ví dụ về mô tả công việc của điều phối viên dự án
Chúng tôi đang tìm kiếm một điều phối viên dự án có năng lực để hỗ trợ và tổ chức một chuỗi các dự án, từ các hoạt động kinh doanh đơn giản đến các dự án phức tạp hơn liên quan đến nhiều địa điểm. Với tư cách là người điều phối dự án, trách nhiệm của bạn sẽ bao gồm:
- Phối hợp chặt chẽ với người quản lý dự án để chuẩn bị các kế hoạch hành động chi tiết với các nguồn lực, khung thời gian và ngân sách dự bị cần thiết cho các dự án.
- Lên lịch các cuộc họp, cả trong nhóm và với các đối tác bên ngoài.
- Thực hiện đa dạng các nhiệm vụ phối hợp, chẳng hạn như quản lý rủi ro, nhiệm vụ hành chính, lập tài liệu dự án, xử lý các truy vấn tài chính và các vấn đề khác.
Để hoàn thành tốt vị trí này, bạn phải có kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp và tổ chức vượt trội và có đam mê làm việc đa nhiệm. Bạn sẽ cần phải cung cấp kết quả theo thời hạn nghiêm ngặt và cộng tác với khách hàng cũng như với các đội nhóm của chúng tôi. Một yêu cầu nữa là bạn cần có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED, ngoài ra bạn phải có ba đến năm năm kinh nghiệm. Giáo dục đại học và chứng chỉ có thể tương xứng với kinh nghiệm.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Ngô Thị Hoài Trang
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Ngô Thị Hoài Trang – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=99176
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
