Chánh Văn Phòng Là Gì Và Cần Những Kỹ Năng Nào

29/07/2022

?Công việc của một chánh văn phòng

Chánh văn phòng, hay CoS, có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Một số chánh văn phòng đảm nhận những nhiệm vụ gần với những nhiệm vụ của một giám đốc điều hành, trong khi những người khác có thể có những trách nhiệm tương tự như của một trợ lý điều hành. Nói chung, giám đốc nhân sự là người chuyên tư vấn và hỗ trợ CEO trong các công việc hàng ngày của họ. Điều này có thể đòi hỏi phải đóng vai trò như một người lắng nghe cho các ý tưởng, cung cấp cố vấn chiến lược hoặc đảm nhận các nhiệm vụ mà một Giám đốc điều hành không thể đảm đương. Những điều này có thể bao gồm việc tham dự các cuộc họp thay mặt Giám đốc điều hành và hỗ trợ lên lịch các nhiệm vụ và cuộc hẹn của họ.

Ngoài ra, một chánh văn phòng có thể hoạt động như cầu nối giữa giám đốc điều hành và các thành viên điều hành khác của nhóm bằng cách tạo điều kiện giao tiếp, hòa giải tranh chấp và nuôi dưỡng các mối quan hệ. Phạm vi trách nhiệm của một chánh văn phòng rất rộng và có thể bao gồm:

Đảm bảo sự tham gia của Giám đốc điều hành vào các quá trình ra quyết định quan trọng.
Chuẩn bị cho Giám đốc điều hành và các nhà lãnh đạo khác cho các cuộc họp sắp tới và cung cấp cho họ tất cả các thông tin cần thiết.
Chăm sóc thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài, chẳng hạn như bản tin, bài phát biểu, báo cáo và thuyết trình.
Quản lý các chương trình hoặc sáng kiến trong toàn tổ chức.
Dẫn đầu các quy trình hoạch định chiến lược và đảm bảo sự liên kết các ý tưởng giữa Giám đốc điều hành và các nhà lãnh đạo khác.
Hỗ trợ việc tạo ra các chỉ số hiệu suất chính.
Chỉ đạo các thành viên trong các vai trò hỗ trợ CEO khác, chẳng hạn như trợ lý điều hành và quản lý dự án cấp cao.
Quản lý quy trình ngân sách, có thể bao gồm việc hỗ trợ người quản lý trình bày ngân sách của họ.
Nghiên cứu và xác định các cơ hội kinh doanh mới.
Phối hợp với bộ phận Nhân sự để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn về nhân sự.

?Những yêu cầu đối với chánh văn phòng

Vì đây là một vị trí tương đối mới trong khu vực tư nhân và do tính chất công việc khác nhau giữa các công ty, nên không có yêu cầu cố định để trở thành chánh văn phòng. Dưới đây là tổng quan về các bằng cấp có thể phù hợp với một chánh văn phòng, cũng như gợi ý về các kỹ năng cần thiết mà các chuyên gia này có thể cần để điều hướng thành công các nhiệm vụ của công việc.

Học vấn

Không có yêu cầu giáo dục cố định đối với những chuyên gia này, vì họ có thể đến từ các hoàn cảnh khác nhau, từ quản trị, tài chính đến hoạt động. Tuy nhiên, bằng cử nhân thường là loại bằng cấp tối thiểu. Chánh văn phòng cũng có thể có bằng thạc sĩ trong các lĩnh vực chuyên môn tương ứng của họ. Một tỷ lệ lớn các chánh văn phòng đã có bằng MBA hoặc quyết định theo đuổi một bằng MBA.

Tập huấn

Một chánh văn phòng thường sẽ không được đào tạo tại chỗ vì đây không phải là một vị trí được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, họ cần ít nhất năm năm kinh nghiệm trong môi trường điều hành để tìm hiểu nhu cầu của công việc. Do tính chất không xác định của vị trí này, những chuyên gia này có thể có lợi khi tham gia các cộng đồng, chẳng hạn như trang trực tuyến, ChiefofStaff.expert, nơi họ có thể thu thập thông tin, nhận cập nhật về các xu hướng mới nhất và tìm hiểu về các sự kiện và cơ hội đào tạo. Một sự kiện phổ biến, chẳng hạn, là Nhóm thuần tập của Trưởng ban Nhân sự 1, nơi các chuyên gia này được đào tạo, huấn luyện và tư vấn từ các đồng nghiệp.

Chứng chỉ

Thông thường, chánh văn phòng là những nhân viên cao cấp với nhiều năm kinh nghiệm điều hành nên việc họ lựa chọn cấp chứng chỉ là điều khó xảy ra. Tuy nhiên, các ứng viên ít kinh nghiệm hơn có thể chọn để nâng cao kiến thức và phân biệt mình với các đối thủ cạnh tranh bằng cách bổ sung các loại bằng cấp với chứng chỉ chuyên môn, chẳng hạn như:

Chứng nhận Lãnh đạo Điều hành:

Trường Cao đẳng Kinh doanh của Đại học Cornell cung cấp khóa học trực tuyến này cho các chuyên gia điều hành cấp trung bình đến cấp cao với ít nhất năm năm kinh nghiệm ở vị trí điều hành. Khóa học bao gồm sáu mô-đun cốt lõi bao gồm các chủ đề như Dẫn đầu với sự tín nhiệm, Ra quyết định chiến lược và Chất lượng và Dịch vụ xuất sắc.

Chứng nhận Quản lý Điều hành (EMC):

Đây là một khóa học trực tuyến khác dành cho các chuyên gia điều hành do Viện Chiến lược và Quản lý (MSI) cung cấp. Khóa học này dành cho các chuyên gia có ít hoặc không có kinh nghiệm trong quản lý điều hành và bao gồm các chương trình học như Quản lý rủi ro, Cách ủy quyền và Cách giao tiếp hiệu quả.

Kỹ năng

Vị trí này có nhiều khía cạnh và đòi hỏi nhiều kỹ năng đa dạng. Vì công việc liên quan đến giao tiếp liên tục, họ cần có kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân tuyệt vời. Chúng cũng cần phải cực kỳ có tổ chức và hiệu quả, vì chúng có nhiều nhiệm vụ phải thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Dưới đây là một số kỹ năng chính khác mà những cá nhân này yêu cầu:

Linh hoạt

Có thể yêu cầu các chánh văn phòng tham gia vào các nhiệm vụ khác nhau và đa dạng. Nhìn chung, nhiệm vụ của một chánh văn phòng sẽ liên tục thay đổi, đòi hỏi một người linh hoạt và cởi mở.

Khả năng lãnh đạo

Mặc dù đây là một vai trò quản lý đòi hỏi một cá nhân lãnh đạo các sáng kiến, chương trình và nhân viên, nhưng một chánh văn phòng hầu hết hoạt động trong nền tảng. Phong cách lãnh đạo này đòi hỏi một người trưởng thành, quan tâm đến việc phát triển công ty và hỗ trợ và dẫn dắt nhân viên sau mỗi dự án.

Trí tuệ cảm xúc

Vì công việc của một chánh văn phòng bao gồm trung gian giữa các bên và cung cấp hỗ trợ và tư vấn chiến lược cho nhóm điều hành, họ cần phải tích cực, tự chủ, đồng cảm và linh hoạt. Vì công việc có thể có nhịp độ rất nhanh và áp lực cao, nên các chánh văn phòng phải có khả năng giữ bình tĩnh và suy nghĩ tích cực trong mọi tình huống.

Kỹ năng chiến lược

Các chánh văn phòng thường được yêu cầu xác định các quy trình kinh doanh có thể không chạy một cách tối ưu và giải quyết chúng. Họ cũng tham gia vào việc phát triển và hoạch định các chiến lược kinh doanh. Vì những lý do này, họ phải có kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề.

Kỹ năng quản lý dự án

Vì họ thường tham gia vào việc quản lý các dự án và chương trình toàn công ty, nên kinh nghiệm quản lý dự án trước đây sẽ là một lợi thế.

?Môi trường làm việc

Chánh văn phòng làm việc trên nhiều lĩnh vực kinh doanh và ngành công nghiệp, bao gồm cả các doanh nghiệp nhỏ và lớn và các tổ chức chính phủ. Công việc của một chánh văn phòng có thể có áp lực cao do họ ở gần Giám đốc điều hành, nhiều nhiệm vụ đồng thời, quản lý lịch trình và điều hành các buổi giao lưu trong tổ chức. Họ thường làm các vị trí toàn thời gian và đòi hỏi nhiều thời gian làm thêm, bao gồm cả buổi tối và cuối tuần. Mặc dù đây là công việc văn phòng nhưng họ có thể phải thường xuyên đi công tác để tham gia các cuộc họp và đàm phán.

?Làm thế nào để trở thành một chánh văn phòng

Đây là một vị trí tương đối mới trong khu vực kinh tế tư nhân, do đó, không có một con đường sự nghiệp nào được định sẵn. Những người từ các nền tảng giáo dục và nghề nghiệp khác nhau chiếm những vị trí này. Các yêu cầu cũng khác nhau tùy thuộc vào mô tả công việc, cũng như lĩnh vực hoặc ngành. Một số người chuyển sang vị trí này tương đối sớm trong sự nghiệp của họ, nhưng những người khác có thể làm như vậy sau 15-20 năm kinh nghiệm. Dưới đây là một vài ví dụ về những cách khác nhau mà người ta có thể tiếp cận nghề này:

Hành chính

Bạn có thể trở thành chánh văn phòng bằng cách ban đầu làm việc với tư cách hành chính, ví dụ như trợ lý điều hành. Nếu biểu hiện của bạn hiệu quả và đáng tin cậy, bạn có thể nhận thêm trách nhiệm và vị trí này có thể phát triển một cách tự nhiên thành chánh văn phòng.

Tài chính

Các chánh văn phòng thường xuất thân từ nền tảng tài chính. Mặc dù giám đốc tài chính sẽ quản lý quy trình lập ngân sách hàng năm và các quy trình tài chính khác, nhưng chánh văn phòng có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính cũng có thể cung cấp hỗ trợ tài chính rất cần thiết cho CEO. Những cá nhân này có thể có các chức danh công việc trước đây như Nhà phân tích kế hoạch tài chính hoặc Nhà phân tích ngân hàng đầu tư.

Hoạt động

Nền tảng về hoạt động có thể có lợi cho một chánh văn phòng, vì công việc này đòi hỏi phải phát triển các chiến lược kinh doanh để đảm bảo rằng doanh nghiệp cuối cùng có lợi nhuận. Một người như vậy trước đây có thể đã từng là Giám đốc sản phẩm hoặc Trưởng bộ phận vận hành.

Sinh viên đến chuyên nghiệp

Tuy nhiên, nếu bạn là một sinh viên đã quyết định theo đuổi sự nghiệp của một chánh văn phòng, bạn có thể xem xét các bước sau:

1. Lấy bằng

Bằng đại học mà bạn quyết định sẽ phụ thuộc vào con đường sự nghiệp mà bạn muốn theo đuổi. Nếu bạn không chắc nên chọn con đường nào, hãy chọn lấy bằng tài chính hoặc quản trị kinh doanh.

2. Tích lũy kinh nghiệm

Muốn thăng tiến trong sự nghiệp nhanh chóng, bạn nên tích lũy kinh nghiệm thực tế càng sớm càng tốt. Nếu bạn có cơ hội trong quá trình học tập để đạt được bằng cấp của mình, hãy chọn hoàn thành một kỳ thực tập. Hoặc, chọn một vài công ty nơi bạn muốn làm việc và hỏi xem bạn có thể tình nguyện ở đó một thời gian không.

3. Tìm một người cố vấn

Nộp đơn cho một vị trí đầu vào trong lĩnh vực bạn đã chọn. Một khi bạn đã có việc làm, hãy cố gắng tìm một nhân viên cấp cao sẵn sàng hướng dẫn bạn và học hỏi nhiều nhất có thể.

4. Lập kế hoạch cho con đường sự nghiệp của bạn

Bắt đầu lập kế hoạch cho con đường sự nghiệp của bạn càng sớm càng tốt. Nếu có chánh văn phòng ở nơi bạn làm việc, hãy tạo ra một buổi gặp mặt với người này để tìm hiểu xem công việc đòi hỏi gì và những bước bạn cần thực hiện. Điều này có thể liên quan đến việc đăng ký các khóa đào tạo, bắt chước mọi người hoặc đạt được chứng chỉ.

5. Nâng cao trình độ học vấn của bạn với bằng MBA

Khi bạn đã có một vài năm kinh nghiệm làm việc và sẵn sàng bắt đầu ứng tuyển vào các vị trí quản lý và điều hành, bạn có thể có được bằng MBA.

6. Ứng tuyển vào các vị trí quản lý và sau đó là điều hành

Bởi vì CoS là một vị trí cấp cao, điều quan trọng là bạn phải có kinh nghiệm trước tiên với tư cách là người quản lý và sau đó là năng lực điều hành.

?Ví dụ về mô tả công việc của chánh văn phòng

Sau khi công ty của chúng tôi phát triển theo cấp số nhân trong vài tháng qua, chúng tôi cần một chánh văn phòng quả quyết và tràn đầy năng lượng để hỗ trợ cho đội ngũ điều hành của chúng tôi. Các nhiệm vụ sẽ bao gồm quản lý và chỉ đạo các chương trình, tạo điều kiện giao tiếp giữa các bộ phận, hỗ trợ hành chính và chiến lược cho nhóm điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày của nhân sự. Ứng viên lý tưởng của chúng tôi phải có bằng thạc sĩ về quản trị kinh doanh cũng như có tối thiểu tám năm kinh nghiệm trong năng lực điều hành.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Theo: indeed
Người dịch: Ngô Thị Hoài Trang
Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Ngô Thị Hoài Trang – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 492

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=99247

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network