Thư Ký Pháp Lý Là Gì Và Cần Những Kỹ Năng Nào?
?Thư ký pháp lý đảm nhận công việc gì?
Thư ký pháp lý hay còn được gọi là trợ lý pháp lý. Họ làm việc trong các văn phòng hoặc tổ chức luật, thực hiện các công việc về mặt hành chính do luật sư ủy thác. Bên cạnh việc thực hiện những nhiệm vụ của một thư ký tiêu chuẩn, thư ký pháp lý dành phần lớn thời gian để thực hiện các nhiệm vụ đặc thù trong lĩnh vực luật. Trách nhiệm của thư ký pháp lý bao gồm:- Chuẩn bị giấy tờ cho các đương sự liên quan
- Soạn thảo và hiệu đính các văn bản pháp lý như: bản tóm tắt, đơn đề xuất, đơn kiến nghị và trát đòi hầu tòa
- Duy trì hệ thống quản lý tài liệu để theo dõi thời hạn nộp hồ sơ pháp lý
- Tạo và điền bảng tính
- Cập nhật danh sách các đơn kiến nghị và giấy tờ liên quan
- Lên lịch họp, bế mạc, điều trần, điều tra và lấy lời khai
- Soạn thảo thư từ và các tài liệu pháp lý như: văn bản pháp luật và thông báo lấy lời khai
- Hỗ trợ nghiên cứu pháp lý và trao đổi với luật sư, các chuyên gia, nhà cung cấp và các nhân viên liên quan
?Các yêu cầu cần có của một thư ký pháp lý
Để trở thành một thư ký pháp lý, bạn cần đáp ứng những điều kiện sau đây: Giáo dục Một số thư ký pháp lý có thể ứng tuyển vị trí đầu vào với bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc chứng chỉ tương đương với bằng tốt nghiệp trung học phổ thông ở Mỹ (GED). Nhiều thư ký pháp lý lựa chọn tham gia các chương trình cấp bằng liên kết hoặc các khóa học chứng nhận thư ký pháp lý tại các trường cao đẳng hoặc trường dạy nghề.- Chứng chỉ Chuyên gia Pháp lý (ALP)
- Chứng chỉ Thư ký pháp lý chuyên nghiệp (PLS) / Chứng chỉ chuyên gia pháp lý (CLP)
Cũng do Hiệp hội Thư ký Pháp lý Quốc gia cung cấp, chứng chỉ PLS hoặc CLP dành cho các thư ký pháp lý có ít hơn ba năm kinh nghiệm. Để đạt được chứng chỉ này, các ứng cử viên phải vượt qua bài kiểm tra bốn phần trong vòng ba giờ bao gồm kỹ năng giao tiếp, đưa ra quyết định, thủ tục pháp lý và đạo đức.
- Chứng chỉ luật sư chuyên nghiệp (PP)
Các thư ký pháp lý muốn tiếp tục phát triển sự nghiệp của mình có thể đạt được PP từ Hiệp hội Thư ký Pháp lý Quốc gia. Để có được PP, thư ký pháp lý phải vượt qua bài kiểm tra bốn phần. Bên cạnh đó, thư ký pháp lý cần có bằng cử nhân về nghiên cứu pháp lý, tốt nghiệp chương trình pháp lý hoặc có ít nhất năm năm kinh nghiệm làm việc như một trợ lý pháp lý.
- Chứng chỉ thư ký pháp lý đặc biệt (CLSS)
Được Tổ chức Thư ký Pháp lý Quốc tế công nhận, chứng chỉ CLSS yêu cầu ít nhất năm năm kinh nghiệm làm thư ký pháp lý để tham gia kỳ thi. Các lĩnh vực được đề cập trong bài kiểm tra bao gồm luật chứng thực di chúc, luật hợp đồng, luật gia đình, luật kinh doanh, luật hình sự, kiện dân sự và tố tụng, và các chuyên ngành khác.
Kỹ năng
Ngoài giáo dục chính quy, chứng chỉ và đào tạo, kỹ năng cũng là yêu cầu cần có của thư ký pháp lý:
- Kỹ năng xã hội: Vì thư ký pháp lý là người đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc trong một công ty luật nên họ cần phải có kỹ năng giao tiếp và khả năng chăm sóc khách hàng xuất sắc. Bên cạnh đó, thư ký pháp lý phải có khả năng trả lời các truy vấn một cách chuyên nghiệp và tự tin.
- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc: Vì thư ký pháp lý thường phải làm việc, trao đổi với một hoặc nhiều chuyên gia pháp lý nên họ phải biết cách tổ chức cũng như sắp xếp công việc để quản lý một cơ quan hành nghề luật hoặc bộ phận pháp lý của công ty một cách hiệu quả.
- Kỹ năng phiên âm: Kỹ năng này là nền tảng cơ bản để trở thành thư ký. Thư ký pháp lý phải có tốc độ đánh máy nhanh (yêu cầu của công ty luật dao động từ 50 đến 100 từ mỗi phút) cũng như kỹ năng nghe hiểu tốt các tệp chính tả.
- Chú ý đến chi tiết: Thư ký pháp lý phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến luật pháp hàng ngày. Do đó, đây là kỹ năng rất quan trọng của thư ký – chú ý từ việc soạn thảo và hiệu đính văn bản cho đến việc lên lịch cho các hội nghị.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Trong tất cả các thông lệ, thư ký pháp lý phải hợp tác với các luật sư, nhà cung cấp và các bên liên quan để cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả. Thư ký pháp lý làm việc hiệu quả nhất là người có thể làm việc với đồng nghiệp và hợp tác với bên thứ ba để hoàn thành nhiệm vụ.
- Kỹ năng nghiên cứu: Thư ký pháp lý phải có kỹ năng nghiên cứu xuất sắc để thu thập thông tin khách hàng, tìm giải pháp, nghiên cứu sự cạnh tranh và xác định vị trí nhân chứng chuyên môn.
- Kỹ năng đa nhiệm: Thư ký pháp lý phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và quản lý khối lượng công việc ngày càng nhiều. Do đó, kỹ năng đa nhiệm giúp họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.
?Môi trường làm việc của thư ký pháp lý
Hầu hết các thư ký pháp lý làm việc trong một công ty luật hoặc bộ phận pháp lý của một tập đoàn lớn. Họ có thể chỉ ngồi ở văn phòng để xem xét các tài liệu hoặc có thể cần đến tòa án hay các địa điểm khác để lấy thông tin liên quan đến một vụ án. Thư ký pháp lý thường làm việc theo giờ hành chính nhưng thỉnh thoảng họ có thể phải làm việc vào ban đêm hoặc vào cuối tuần để đáp ứng lịch trình làm việc.
?Làm thế nào để trở thành một thư ký pháp lý
Dưới đây là những yêu cầu cần có để trở thành thư ký pháp lý đủ điều kiện cho một công ty:
1. Có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.
Bằng tốt nghiệp trung học hoặc chứng chỉ GED là trình độ học vấn tối thiểu cần thiết để trở thành thư ký pháp lý. Khi học trung học, bạn nên tập trung vào việc cải thiện ngữ pháp và kỹ năng viết cũng như thành thạo kỹ năng quản lý cơ sở dữ liệu và xử lý văn bản.
2. Hoàn thành chương trình đào tạo chính quy hoặc sau trung học.
Mặc dù việc hoàn thành khóa đào tạo chính thức là không bắt buộc, một số công ty luật ưu tiên các thư ký pháp lý đã hoàn thành chương trình cấp bằng hoặc chứng chỉ sau trung học. Các chương trình giúp thư ký pháp lý có thể tập trung vào nghiên cứu pháp lý, thủ tục thanh toán, hệ thống tòa án tiểu bang và liên bang, hồ sơ tòa án và thủ tục văn phòng luật. Bạn có thể chọn một chương trình đào tạo thư ký để có cơ hội thực tập ngắn hạn với luật sư.
3. Tích lũy kinh nghiệm làm việc.
Bạn có thể liên hệ với các công ty luật hoặc cơ quan chính phủ với các bộ phận pháp lý để hỏi về các cơ hội thực tập hoặc làm việc ngắn hạn. Nếu bạn làm việc như một thực tập sinh, hãy yêu cầu tham gia trợ giúp pháp lý để mở rộng kiến thức của bạn về việc soạn thảo các văn bản pháp lý. Nếu bạn không có cơ hội đào tạo trong một văn phòng luật, hãy tìm kiếm các cơ hội khác để có được kinh nghiệm hành chính trong một môi trường tương tự.
4. Đạt được chứng nhận.
Chứng chỉ trong lĩnh vực này là không bắt buộc nhưng nó làm tăng cơ hội việc làm và thăng tiến trong nghề nghiệp. Nếu bạn đã hoàn thành khóa học luật được công nhận, hãy làm bài kiểm tra chứng chỉ Thư ký pháp lý và Thư ký pháp lý chuyên nghiệp do Hiệp hội Thư ký pháp lý Quốc gia quản lý.
5. Theo đuổi sự thăng tiến trong sự nghiệp.
Bạn có thể sẽ có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp pháp lý của mình. Nhiều thư ký pháp lý chọn theo đuổi sự nghiệp như một luật sư sau khi tích lũy được một số kinh nghiệm. Để trở thành một luật sư, bạn sẽ cần phải đạt được chứng chỉ pháp lý. Trong một số trường hợp, thư ký pháp lý sẽ quyết định tốt nghiệp trường luật và trở thành luật sư hành nghề.
?Ví dụ mô tả công việc thư ký pháp lý
Công ty luật của chúng tôi đang tìm kiếm một thư ký pháp lý có kinh nghiệm để tham gia vào đội ngũ đang phát triển của chúng tôi. Thư ký pháp lý sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ các luật sư bằng cách thực hiện các công việc hành chính bao gồm: trả lời điện thoại, soạn thảo thư từ pháp lý, trao đổi với khách hàng, luật sư và nhân viên tòa án. Nếu bạn là một chuyên gia đã có kinh nghiệm làm việc trong một công ty luật và có ý thức quyết định cao, bạn nên nộp đơn ứng tuyển vị trí này ngay hôm nay.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Thị Hương
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Hương – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=97775
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: connect@ivolunteer.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com