Hướng Dẫn Cách Viết Tóm Lược Trình Độ Chuyên Môn Cho Trợ Lý Hành Chính (Administrative Assistant)
“Nhà tuyển dụng đọc sơ yếu lý lịch để tìm kiếm các ứng viên cho công việc và quyết định xem ai là người phù hợp nhất cho một vai trò. Có nhiều phần trong một bản sơ yếu lý lịch, như phần kỹ năng, công việc trước đây và bản tóm lược trình độ chuyên môn. Nếu bạn có niềm yêu thích đối với công việc trợ lý hành chính thì học cách viết một bản tóm lược trình độ chuyên môn sẽ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về cách viết bản tóm lược trình độ chuyên môn của trợ lý hành chính trên sơ yếu lý lịch và bao gồm một mẫu và ví dụ mà bạn có thể tham khảo.”
? Công việc của trợ lý hành chính là gì?
Trợ lý hành chính phải thực hiện nhiều nhiệm vụ văn phòng và văn thư. Họ có thể làm việc trong văn phòng cho một tập đoàn lớn hoặc với một khách hàng nhỏ hơn và giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Họ thường làm việc tại bàn và sử dụng điện thoại, máy tính để hoàn thành công việc và theo dõi các thông tin quan trọng. Một số nhiệm vụ của trợ lý hành chính bao gồm:
- Quét hoặc in tài liệu
- Trả lời điện thoại và đặt lịch hẹn
- Trả lời email
- Hỗ trợ các chuyên gia hành chính khác
- Sắp xếp các cuộc họp hoặc cuộc hẹn
- Chạy việc lặt vặt chẳng hạn như đi bưu điện
- Phát triển và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ
- Kiểm kê và đặt hàng đồ dùng văn phòng phẩm
- Giúp nhà tuyển dụng có những hiểu biết về bạn: Mặc dù sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn có nhiều chi tiết về kinh nghiệm và phẩm cách của bạn nhưng bản tóm lược trình độ chuyên môn có thể cho thấy những khía cạnh quan trọng nhất trong cuộc sống nghề nghiệp và sở thích của bạn. Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu bạn nhiều hơn so với việc họ chỉ đọc tài liệu ứng tuyển của bạn mà không có bản tóm tắt lý lịch của bạn.
- Làm nổi bật các kỹ năng hoặc sở thích đặc biệt: Bạn có thể thêm phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của mình để mô tả các kỹ năng và sở thích đặc biệt nhưng phần tóm lược về trình độ chuyên môn cho phép bạn làm nổi bật những kỹ năng đặc biệt và sở thích dễ dàng làm cho các nhà tuyển dụng cảm thấy hứng thú với bạn. Với những bằng cấp này ở đầu sơ yếu lý lịch của bạn, nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng chú ý và nhận thấy giá trị của bạn trong đơn xin việc.
- Thể hiện sự tự tin vào khả năng của bạn: Khi bạn tóm lược các trình độ chuyên môn của mình cho nhà tuyển dụng, bạn sẽ thể hiện được sự tự tin vào khả năng của mình để hoàn thành công việc mà bạn đang ứng tuyển. Điều này đặc biệt có liên quan nếu bạn mô tả bản thân bằng các từ khóa thể hiện kỹ năng và giá trị của bạn, chẳng hạn như bạn chăm chỉ hay có óc tổ chức cao.
- Tóm tắt kinh nghiệm của bạn: Đôi khi, nhà tuyển dụng cần đọc nhanh các tài liệu ứng tuyển, vì vậy việc đưa cho họ bản tóm lược kinh nghiệm của bạn ở đầu sơ yếu lý lịch sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và tìm thấy thông tin quan trọng một cách nhanh chóng. Điều này cũng có lợi cho bạn vì nhà tuyển dụng có thể quan tâm đến phần còn lại của đơn đăng ký của bạn nếu họ thích những gì họ thấy trong bản tóm tắt của bạn.
- Dễ dàng điều chỉnh cho các lần ứng tuyển khác nhau: Nếu bạn đang nộp đơn cho nhiều công việc trợ lý hành chính, bạn có thể có một sơ yếu lý lịch tiêu chuẩn với kinh nghiệm quản trị trước đây của mình nhưng bản tóm lược có thể làm cho mỗi lần ứng cử trở nên độc đáo. Cân nhắc viết các bản tóm lược trình độ chuyên môn khác nhau cho từng vai trò trong một ngành hoặc lĩnh vực khác nhau để thể hiện rằng bạn coi trọng từng nhà tuyển dụng cụ thể.
1. Xem lại danh sách công việc
Xem xét danh sách công việc bạn nghĩ là quan trọng, cho phép các nhà tuyển dụng thấy được những kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm cho vai trò đó. Sau đó, bạn có thể mô tả quá trình làm việc của mình tương tự để cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn đã đọc kỹ danh sách và hiểu các yêu cầu của công việc. Bạn cũng nên xem lại danh sách công việc trước khi viết tóm tắt vì điều này có thể giúp bạn tập trung vào từng công việc cụ thể hơn là nhiều công việc mà bạn có thể nộp đơn.
2. Tìm các từ khóa phù hợp với bạn
Bên cạnh việc mô tả các yêu cầu của công việc, danh sách công việc cũng cung cấp cho bạn ý tưởng về các từ khóa mà nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm trong sơ yếu lý lịch của bạn. Nếu bạn biết những từ khóa này, bạn có thể sử dụng chúng trong bản tóm lược trình độ chuyên môn của mình để giúp nhà tuyển dụng thấy được tiềm năng của bạn cho một công việc và cải thiện cơ hội để sơ yếu lý lịch của bạn có thể vượt qua phần mềm phát hiện từ khóa thành công. Một số từ khóa trợ lý hành chính có thể bao gồm các mô tả về tính cách của bạn, như được thúc đẩy hoặc các kỹ năng cụ thể cần thiết cho công việc, như tổ chức và lập hồ sơ.
3. Đề cập đến công việc hiện tại của bạn hoặc kinh nghiệm trước đây
Khi bạn bắt đầu phần tóm tắt của mình, hãy cân nhắc đề cập đến công việc hành chính hiện tại hoặc kinh nghiệm trước đây của bạn trong lĩnh vực này. Nhiều bản tóm tắt bắt đầu bằng cách mô tả bạn là một người chuyên nghiệp trước khi nêu chi tiết các kỹ năng và thành tích của bạn. Bạn nên đề cập đến mức độ kinh nghiệm của bạn, chẳng hạn như bạn đã làm việc trong lĩnh vực này bao nhiêu năm hoặc bạn vừa mới tốt nghiệp ra trường. Điều này có thể giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhớ sơ yếu lý lịch cụ thể của bạn vì họ có tài liệu tham khảo về con người của bạn hơn là chỉ những gì bạn đã làm.
4. Mô tả các kỹ năng hoặc sở thích đặc biệt
Nếu bạn có bất kỳ kỹ năng hoặc sở thích đặc biệt nào giúp cải thiện khả năng làm việc với tư cách là trợ lý hành chính, hãy phác thảo chúng một cách ngắn gọn trong bản tóm lược trình độ của bạn. Cố gắng chỉ chọn những kỹ năng hoặc sở thích quan trọng nhất có thể hấp dẫn từng nhà tuyển dụng để họ chấp nhận bạn. Mặc dù các kỹ năng và sở thích bạn chọn có thể phụ thuộc vào nền tảng của bạn và vai trò mà bạn đang ứng tuyển như là kỹ năng và sở thích về phần mềm quản trị, kinh nghiệm lãnh đạo và trợ giúp mọi người.
5. Bao gồm những thành tựu và giải thưởng có liên quan
Nhà tuyển dụng có thể muốn biết về bất kỳ thành tích nào liên quan đến hành chính mà bạn đã đạt được trong đời. Thành tích và giải thưởng cho công việc hành chính, lãnh đạo và phát triển kinh doanh có thể cho nhà tuyển dụng thấy trình độ kỹ năng của bạn và chứng minh rằng những người khác công nhận kỹ năng này. Điều quan trọng là chỉ bao gồm các thành tích trong bản tóm tắt của bạn nếu chúng có liên quan đến danh sách công việc và nhiệm vụ của vai trò. Tuy nhiên, những thành tích có liên quan có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và giúp phân biệt đơn xin việc của bạn với những người có kinh nghiệm tương tự nhưng không có thành tích hoặc giải thưởng như vậy.
? Mẫu bản tóm lược trình độ chuyên môn trợ lý hành chính
Có một mẫu cho bản tóm tắt sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính của bạn có thể giúp bạn tập trung nỗ lực và tạo ra một bản phác thảo về kinh nghiệm của bạn cho nhà tuyển dụng xem. Hầu hết các bản tóm tắt bằng cấp là cơ bản và tuân theo một công thức tương tự mô tả ngắn gọn về bạn và lý lịch nghề nghiệp của bạn. Sử dụng mẫu này về bản tóm tắt các tiêu chuẩn cho vai trò trợ lý hành chính để giúp bạn cải thiện tài liệu ứng dụng của mình:
Các trình độ
[Tính từ] trợ lý hành chính với [mô tả kinh nghiệm trong ngành.] [Bao gồm một câu đề cập đến các kỹ năng chính, mục tiêu nghề nghiệp hoặc cả hai].
? Ví dụ về một bản tóm lược trình độ chuyên môn
Sẽ rất hữu ích khi xem các ví dụ về bản tóm tắt tiêu chuẩn trợ lý hành chính để truyền cảm hứng cho bạn và giúp bạn tạo bản tóm tắt thu hút nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số ví dụ về tóm lược trình độ chuyên môn trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính với sự tận tâm, người vừa tốt nghiệp đại học với bằng quản trị kinh doanh. Có kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý máy tính để bàn và dịch vụ khách hàng mới nhất, có kinh nghiệm trong quản lý bán lẻ và quản lý chăm sóc sức khỏe.
Có ba năm kinh nghiệm trong các vai trò khác nhau, bao gồm quản trị tài chính và trợ lý giảng dạy với kỹ năng đa nhiệm và khả năng gõ 80 wpm. Hy vọng được tìm hiểu thêm về công việc quản trị giáo dục và bắt đầu một vai trò trong hệ thống trường học.
Trợ lý hành chính chu đáo với kinh nghiệm làm luật sư và theo đuổi giấy phép bất động sản. Có động lực để tìm hiểu thêm về lĩnh vực bất động sản và am hiểu về các quy định bất động sản của địa phương, có tính tổ chức cao và đáng tin cậy.
Trợ lý hành chính có năng lực với 20 năm kinh nghiệm trong quản lý văn phòng đang tìm kiếm cơ hội bán thời gian để áp dụng thêm các kỹ năng của tôi trong khi dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Có động lực học hỏi và triển khai các công nghệ mới tại nơi làm việc và kết nối với khách hàng.
Trợ lý hành chính có trình độ cao với kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn, đặc biệt là lễ tân khách sạn, và các thành tích bao gồm nâng cao đánh giá trung bình của công ty tôi lên một sao và tăng công suất thuê phòng vào mùa hè lên 15%. Được trao giải thưởng Trợ lý hành chính xuất sắc năm 2019 cho các dự án cải thiện sự thiện cảm của khách hàng đối với công ty.
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/how-to-write-an-administrative-assistant-summary-of-qualifications.html
Người dịch: Phạm Thị Khánh Vân
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Phạm Thị Khánh Vân – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=79775
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
