15 Lỗi Sai Trong Thư Xin Việc Và Cách Để Tránh Chúng
Thư xin việc của bạn nên làm nổi bật những lý do bạn phù hợp với vị trí này và thúc đẩy người quản lý tuyển dụng xem xét sơ yếu lý lịch của bạn và liên hệ với bạn để phỏng vấn. Nhà tuyển dụng hy vọng bạn sẽ viết trọn những mục tiêu này trong khoảng ba đoạn. Viết một lá thư xin việc hiệu quả đòi hỏi phải biết cách sử dụng thông tin bạn có sẵn một cách khôn ngoan và biết những gì bạn nên và không nên đưa vào. Trong bài viết này, chúng tôi nói về cách tránh mắc phải những sai lầm phổ biến khi viết thư xin việc của bạn để giúp bạn tạo ra một trong những điều thúc đẩy người quản lý tuyển dụng chọn bạn cho vị trí bạn mong muốn.
?Bạn phải đưa gì vào trong một lá thư xin việc?
Có chứa thông tin cụ thể mà người quản lý tuyển dụng đang tìm kiếm khi đọc thư xin việc. Luôn đảm bảo thư xin việc của bạn được đưa vào các thông tin sau:
- Thông tin liên hệ của bạn
- Một lời chào chuyên nghiệp
- Một lời giới thiệu với người quản lý tuyển dụng
- Bằng cấp quan trọng nhất của bạn
- Kết thư tốt để thúc đẩy họ mời phỏng vấn
- Chữ ký của bạn
- Không tuân theo hướng dẫn
- Sử dụng sai dạng thức
- Nói về lý do tại sao bạn đang tìm kiếm một vị trí mới
- Sử dụng cùng một thư xin việc cho mọi đơn ứng tuyển
- Viết mà không nghiên cứu trước về công ty và vị trí
- Nói về kinh nghiệm làm việc không liên quan hoặc thiếu kinh nghiệm
- Không làm nổi bật được các kỹ năng mạnh nhất hoặc có liên quan nhất tới công việc của bạn
- Tập trung vào nhiệm vụ công việc thay vì thành tích
- Nói về mức lương kỳ vọng
- Không cung cấp được thông tin hỗ trợ cho các khẳng định
- Không tối ưu hóa thư xin việc của bạn với các từ khóa
- Lặp lại thông tin từ sơ yếu lý lịch của bạn
- Sử dụng sai cách diễn đạt hoặc cách viết
- Không đưa vào một lời kết tốt để thúc đẩy lời mời phỏng vấn
- Quên đọc lại trước khi gửi thư xin việc của bạN
Chọn định dạng phù hợp cho thư xin việc của bạn giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng đọc. Khi bạn muốn thư xin việc của bạn trở nên độc đáo, tránh việc quá hoa mỹ hoặc phô trương ngôn từ . Việc chia các khối văn bản lớn thành các đoạn văn ngắn gọn, súc tích giúp họ dễ dàng đọc lướt qua bức thư của bạn và tìm thấy thông tin quan trọng nhất. Hạn chế sử dụng đồ họa và màu sắc giúp đảm bảo chúng vẫn tập trung vào những điểm quan trọng nhất về bạn.
Phải làm gì: Bắt đầu với một mẫu thư xin việc để giúp đảm bảo bạn sử dụng dạng thức chính xác. Sau đó tùy chỉnh mẫu khi cần thiết để làm cho thư của bạn trở nên độc đáo và giúp bạn nổi bật so với tất cả các ứng cử viên khác. Thư xin việc của bạn phải dài tối đa một trang với lề một inch và có khoảng cách giữa mỗi phần. Sử dụng một phông chữ đơn giản và chuyên nghiệp và chọn một kích thước giúp dễ đọc.
?Nói về lý do tại sao bạn đang tìm kiếm một vị trí mới
Không cần thư xin việc của bạn để giải thích lý do tại sao bạn đang tìm kiếm một vị trí mới. Điều này đặc biệt quan trọng nếu lý do bạn đang tìm kiếm một vị trí mới là vì mối quan hệ hoặc lịch sử có phát sinh bất đồng ở vị trí trước đây của bạn.
Phải làm gì: Tập trung vào việc thảo luận về lý do tại sao bạn quan tâm đến vai trò và công ty cụ thể mà bạn đang ứng tuyển và cách bạn sẽ trở thành một người có ích nếu được chọn cho vị trí này. Giữ mọi thứ trong thư xin việc của bạn tích cực và tập trung vào tương lai của bạn. Nói về quá khứ của bạn chỉ khi cần thiết để mô tả kỹ năng, điểm mạnh, tài năng và thành tích của bạn.
?Sử dụng cùng một thư xin việc cho mọi đơn ứng tuyển
Ngay cả khi bạn sử dụng một mẫu để có được dạng thức chính xác, nội dung của thư xin việc của bạn cần phải là bản gốc và có liên quan đến người đọc nó. Viết một lá thư xin việc tuyệt vời đòi hỏi bạn phải điều chỉnh nội dung của bức thư theo nhu cầu và yêu cầu cụ thể của vị trí và công ty bạn quan tâm. Thư xin việc của bạn cần điều chỉnh mỗi khi bạn muốn gửi nó đến một vị trí mới.
Phải làm gì: Bắt đầu thư của bạn bằng cách gọi tên người quản lý tuyển dụng. Hãy chắc chắn rằng thư xin việc của bạn nêu rõ tiêu đề cụ thể của vị trí bạn đang ứng tuyển. Nói về cách các kỹ năng và tài năng của bạn là một yếu tố có ích cho công ty và cách các giá trị của bạn phù hợp với văn hóa, sứ mệnh và tầm nhìn của công ty.
?Viết mà không nghiên cứu trước về công ty và vị trí
Để viết một lá thư xin việc phù hợp với nhu cầu của vị trí và công ty thì cần phải nghiên cứu. Nghiên cứu công ty giúp bạn xác định những điều quan trọng nhất đối với họ và có thể giúp bạn xác định thông tin nào cần đưa vào. Nghiên cứu tường tận thường là yếu tố quan trọng nhất trong việc viết một lá thư xin việc kết nối với người quản lý tuyển dụng và cho thấy bạn là ứng cử viên tốt nhất cho công ty của họ như thế nào.
Phải làm gì: Đọc bài đăng thông tin tuyển dụng và tìm kiếm bất kỳ thông tin nào mà công ty nhấn mạnh là quan trọng đối với vai trò cụ thể hoặc về bản thân họ. Sau đó xem lại sứ mệnh và tuyên bố tầm nhìn của công ty và xem qua trang web của họ để biết thông tin về lịch sử, mục tiêu và văn hóa của họ. Cuối cùng, sử dụng các nguồn bên ngoài như các trang tin tức, bảng thông tin nghề nghiệp và đánh giá về công ty để thu thập thêm thông tin.
?Nói về kinh nghiệm làm việc không liên quan hoặc thiếu kinh nghiệm
Một sai lầm phổ biến khác là cố gắng sử dụng thư xin việc của bạn để giải thích lý do tại sao bạn thiếu kinh nghiệm liên quan đến công việc. Trong khi bạn có thể muốn giảm bớt bất kỳ mối quan tâm nào của người quản lý tuyển dụng về kinh nghiệm hoặc thiếu kinh nghiệm của bạn, bạn muốn tránh thể hiện rõ ràng rằng kinh nghiệm của bạn là không liên quan.
Phải làm gì: Tập trung vào việc nhấn mạnh những kinh nghiệm mà giúp cho bạn trở thành ứng cử viên tốt nhất cho vị trí này. Thảo luận về những điều kinh nghiệm của bạn đã cho bạn những bài học và làm thế nào nó đã dẫn bạn đến vị trí bạn đang ứng tuyển. Đảm bảo bạn mô tả cách bạn dự định áp dụng các kỹ năng và kiến thức bạn đã học được từ kinh nghiệm để tăng thêm giá trị cho công ty và thành công trong vai trò mới của bạn.
?Không làm nổi bật các kỹ năng mạnh nhất hoặc có liên quan nhất tới công việc của bạn
Bạn cũng có thể muốn sử dụng thư xin việc của mình để giải thích lý do tại sao sơ yếu lý lịch của bạn không liệt kê một số kỹ năng nhất định mà nhà tuyển dụng đưa vào mô tả công việc của họ. Ví như với kinh nghiệm không liên quan, bạn muốn tránh thể hiện rõ ràng một điểm yếu hoặc sự thiếu kỹ năng. Điều quan trọng là phải đảm bảo thư xin việc của bạn làm nổi bật các kỹ năng là thế mạnh lớn nhất của bạn và phù hợp nhất với vị trí bạn đang ứng tuyển.
Phải làm gì: Bắt đầu bằng cách xem lại mô tả công việc và tìm kiếm các kỹ năng mà nó yêu cầu phù hợp với thế mạnh lớn nhất của bạn. Sau đó, hãy suy nghĩ về những kinh nghiệm và thành tựu bạn có mà bạn có thể sử dụng để chứng minh những kỹ năng này là một thế mạnh cho bạn. Tránh đề cập đến các kỹ năng không liên quan – những kỹ năng không giúp bạn thành công trong nhiệm vụ ngay cả khi chúng là một thế mạnh.
?Tập trung vào nhiệm vụ công việc thay vì thành tích
Sơ yếu lý lịch của bạn sẽ liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm bạn có trong mỗi vị trí trước đây của bạn. Thư xin việc của bạn nên mở rộng về những nhiệm vụ đó bằng cách thảo luận về những thành tựu chuyên môn hoặc cách bạn có thể vượt qua mong đợi với vai trò của mình.
Phải làm gì: Nói về bất kỳ thành tựu chuyên nghiệp nào bạn đã đạt được, chẳng hạn như giải thưởng hoặc sự công nhận đặc biệt. Nếu bạn đã có một số thành tựu chuyên nghiệp trong suốt sự nghiệp của mình, hãy chọn những thành tựu phù hợp nhất với vị trí bạn đang ứng tuyển và những thành tựu ấn tượng nhất.
?Nói về kỳ vọng tiền lương
Thư xin việc của bạn không phải là nơi thích hợp để thảo luận về mức lương hiện tại hoặc mức lương kỳ vọng của bạn trừ khi nhà tuyển dụng đặc biệt yêu cầu bạn làm như vậy. Nói về mức lương kỳ vọng quá sớm có thể làm cho nó trông giống như bạn quan tâm nhiều hơn đến những lợi ích mà công việc có thể cung cấp cho bạn hơn là cách bạn có thể mang lại lợi ích cho công ty.
Phải làm gì: Sử dụng thư xin việc của bạn để giải thích giá trị bạn có thể mang lại cho công ty và vai trò. Nếu hướng dẫn của nhà tuyển dụng yêu cầu bạn đưa vào mức lương kỳ vọng, hãy
?Không cung cấp được thông tin hỗ trợ cho các khẳng định
Điều quan trọng là phải có ý hỗ trợ cho bất kỳ thông tin nào bạn đưa ra về kỹ năng, khả năng và thành tích của bạn với các sự kiện và dữ liệu. Làm điều này chứng minh thông tin của bạn là đúng và cho người quản lý tuyển dụng thấy lý do tại sao yêu cầu bồi thường làm cho bạn trở thành một ứng cử viên có giá trị.
Phải làm gì: Sử dụng số, dữ liệu và số liệu thống kê để hỗ trợ thông tin khi cần. Ví dụ, “giúp công ty của tôi tiết kiệm hơn 5.000 đô la mỗi năm và tăng năng suất văn phòng 10% bằng cách chuyển sang hệ thống nộp đơn điện tử” là một khẳng định mạnh mẽ hơn “giúp công ty tôi tiết kiệm tiền và tăng năng suất văn phòng với hệ thống nộp đơn điện tử.” Lời khẳng định “liên tục đạt được xếp hạng đảm bảo chất lượng 98% hoặc cao hơn” cho người quản lý tuyển dụng biết giá trị kỹ năng của bạn và thể hiện cam kết của bạn về chất lượng.
?Không tối ưu hóa thư xin việc của bạn với các từ khóa
Từ khóa là một công cụ thiết yếu khác để tối đa hóa ảnh hưởngcủa thư xin việc của bạn. Hệ thống theo dõi người nộp đơn duyệt các tài liệu ứng dụng, bao gồm thư xin việc, để tìm các ứng cử viên đủ điều kiện để người quản lý tuyển dụng xem xét. Thư xin việc của bạn cũng có nhiều khả năng trở nên nổi bật với người quản lý tuyển dụng nếu họ thấy các từ khóa và cụm từ liên quan đến vị trí và công ty.
Phải làm gì: Đọc mô tả công việc và nghiên cứu ngành công nghiệp và công ty để xác định các từ khóa có liên quan nhất để đưa vào thư xin việc của bạn. Sau đó, kết nối các từ khóa đó với các thông tin về kỹ năng, điểm mạnh và thành tích của bạn để giúp các thông tin về giá trị của bạn nổi bật.
?Lặp lại thông tin từ sơ yếu lý lịch của bạn
Thông tin trong thư xin việc của bạn sẽ hỗ trợ và mở rộng hơn thông tin trong sơ yếu lý lịch của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo thư xin việc của bạn cung cấp cho người quản lý tuyển dụng thông tin họ không thể tìm thấy trong sơ yếu lý lịch của bạn mà không mâu thuẫn với các thông tin mà sơ yếu lý lịch của bạn đưa ra.
Phải làm gì: Thêm thông tin trong thư xin việc của bạn để tiếp tục bổ sung cho sơ yếu lý lịch nhưng khác nhau ở việc thư xin việc của bạn được sử dụng để mở rộng thông tin dựa trên thông tin mà bạn đưa vào sơ yếu lý lịch. Ví dụ: sử dụng thư xin việc của bạn để thảo luận về một thành tích cụ thể làm nổi bật một số kỹ năng bạn đưa vào sơ yếu lý lịch của mình.
?Sử dụng sai cách diễn đạt hoặc cách viết
Sử dụng đúng cách diễn đạt và cách viết trong thư xin việc của bạn đòi hỏi một sự cân bằng cẩn thận về hình thức và tính linh hoạt. Nó phải đủ điều kiện để biểu thị nội dung nguyên bản và đủ trang trọng để duy trì tính chuyên nghiệp. Sử dụng cách diễn đạt quá trang trọng có thể khiến người đọc không quan tâm, nhưng cách diễn đạt quá bình thường có thể ngụ ý rằng bạn không coi trọng quá trình nộp đơn.
Phải làm gì: Sử dụng nghiên cứu của bạn về công ty để phù hợp với cách làm việc và tác phong của họ. Cá nhân hóa bức thư bằng cách xưng hô với người đọc bằng tên của họ thay vì nói “Gửi người có thể quan tâm” hoặc “Kính gửi người quản lý tuyển dụng”. Giữ cho nó chuyên nghiệp bằng cách tránh sử dụng tiếng lóng, thuật ngữ không cần thiết và ngôn ngữ không trang trọng hoặc thô tục.
?Không đưa vào một lời kết tốt để thúc đẩy lời mời phỏng vấn
Mục đích của thư xin việc của bạn là để thể hiện giá trị của bạn như là một ứng cử viên cho người quản lý tuyển dụng. Các chi tiết về thế mạnh và trình độ của bạn là nơi thể hiện của bạn, vì vậy việc kết thư của bạn nên đưa vào lời thỉnh cầu dể người quản lý tuyển dụng cân nhắc.
Phải làm gì: Viết một lời kết có thể yêu cầu hoặc thúc đẩy người quản lý tuyển dụng thực hiện một hành động cụ thể. Ví dụ, câu “Tôi mong được gặp bạn để phỏng vấn và làm việc cùng nhau để tạo ra một chương trình đào tạo mới” nói với người quản lý tuyển dụng rằng bạn mong đợi họ liên hệ với bạn để phỏng vấn và bạn sẵn sàng giúp công ty đạt được mục tiêu của mình.
?Quên đọc lại trước khi gửi thư xin việc
Đọc lại là một bước thiết yếu trong bất kỳ quá trình viết nào. Không dành thời gian để đọc lại thư xin việc của bạn trước khi bạn gửi nó có thể khiến bạn bỏ lỡ các chi tiết nhỏ như lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, sử dụng dấu câu không đúng cách, thông tin không chính xác và thiếu chi tiết.
Phải làm gì: Đọc to thư xin việc của bạn có thể giúp bạn nghe thấy thông điệp bạn đang gửi và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào với người quản lý tuyển dụng. Thực hiện sửa chữa và thay đổi khi bạn đọc qua bức thư. Sau đó, lặp lại quá trình cho đến khi bạn không còn cần phải thay đổi nữa. Cân nhắc hỏi một người bạn hoặc người thân để đọc lại nó là tốt và hỏi ý kiến của họ. Đôi khi những người biết rõ chúng ta có thể giúp chúng ta xác định những điều chúng ta có thể đã quên.
—————————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Theo: Indeed
- Người dịch: Lý Minh Anh
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lý Minh Anh – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=70029
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: connect@ivolunteer.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
