15 Kỹ Năng Quản Lý Hoạt Động Cần Thiết

Published 09/04/2022 · Updated 01/05/2022

“Các nhà quản lý hoạt động dựa vào nhiều kỹ năng để thực hiện thành công trong vai trò của họ. Nếu bạn đang chuyển sang vai trò quản lý hoạt động, các kỹ năng bạn áp dụng vào công việc có thể thúc đẩy thành công và hiệu quả của bạn. Từ việc quản lý ngân sách và tổ chức chi tiết dự án đến cộng tác với các nhóm, các nhà quản lý vận hành phát triển các kỹ năng mềm và cứng mạnh mẽ để đảm nhận các trách nhiệm của công việc. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu kỹ năng quản lý hoạt động là gì, tại sao chúng lại quan trọng, cách thể hiện những kỹ năng này và 15 kỹ năng quản lý hoạt động có thể thúc đẩy thành công trong sự nghiệp của bạn.”

❓Kỹ năng quản lý vận hành là gì?

Kỹ năng quản lý hoạt động là những đặc điểm mà các nhà quản lý hoạt động phát triển nhằm hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kinh doanh nhằm tối đa hóa hiệu quả và đạt được thành công. Các nhà quản lý hoạt động dựa trên sự kết hợp chặt chẽ của cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm để tổ chức và chỉ đạo các quy trình của tổ chức của họ, bao gồm các kỹ năng như năng khiếu kỹ thuật, điều phối và lập kế hoạch.

❓Tại sao các kỹ năng quản lý vận hành lại quan trọng?

Các chuyên gia làm việc trong vai trò quản lý hoạt động đảm nhận những trách nhiệm quan trọng đối với sự thành công của công ty họ. Các kỹ năng như quản lý dự án, ủy quyền, tính linh hoạt và kiến thức tài chính kinh doanh giúp các nhà quản lý hoạt động đưa ra quyết định về chiến lược phát triển sản phẩm, quản lý rủi ro và giảm chi phí. Với kiến thức chuyên sâu về các quy trình kinh doanh và quản lý, các nhà quản lý hoạt động có khả năng bắt đầu các dự án, cộng tác với các nhóm và đáp ứng các thời hạn quan trọng đã định tốt hơn.

Với tư cách là người quản lý hoạt động, bạn có thể chịu trách nhiệm về một loạt các nhiệm vụ và dự án quan trọng tùy thuộc vào năng lực và chuyên môn của mình trong các lĩnh vực kinh doanh, quản lý và sản xuất cụ thể. Ví dụ: làm giám đốc hoạt động trong một công ty sản xuất lớn có thể yêu cầu bạn chỉ đạo nhiều nhóm sản xuất, lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược giúp công ty đạt được kết quả tích cực. Các kỹ năng điều phối, cộng tác, lập kế hoạch và lập ngân sách của bạn đều là những đặc điểm quan trọng đối với nghề nghiệp này.

?15 loại kỹ năng quản lý hoạt động

Các ví dụ sau về kỹ năng quản lý vận hành là cần thiết để thực hiện hiệu quả trong hoạt động và quản lý sản xuất:

1. Trình độ kỹ thuật

Quản lý hoạt động đòi hỏi sự thành thạo với các ứng dụng kỹ thuật như tự động hóa sản xuất, nhập dữ liệu và sử dụng phần mềm để truy cập dữ liệu dự án, theo dõi thông tin ngân sách và quy trình thiết kế. Nhiều doanh nghiệp và tổ chức tích hợp các ứng dụng kỹ thuật để theo dõi và tự động hóa các quy trình kinh doanh, duy trì mối quan hệ với khách hàng và giám sát chi phí và tạo doanh thu. Do có nhiều chức năng công nghệ mà công ty dựa vào, trình độ thông thạo kỹ thuật là một khía cạnh thiết yếu của kỹ năng quản lý hoạt động của bạn.

2. Kỹ năng xử lý dữ liệu

Với tư cách là người quản lý hoạt động, bạn có thể chịu trách nhiệm thu thập, nhập và phổ biến dữ liệu hoạt động trong hệ thống máy tính của công ty bạn. Xử lý và tổ chức dữ liệu rất quan trọng để theo dõi nhiều chức năng kinh doanh, bao gồm các giao dịch bán hàng, dòng tiền vào và ra, lô hàng từ nhà cung cấp, tài khoản khách hàng, thiết kế sản phẩm và các quy trình trong quản lý chuỗi cung ứng của bạn.

3. Phát triển sản phẩm

Nhiều nhà quản lý hoạt động tham gia vào các giai đoạn phát triển sản phẩm của các dự án mà họ làm việc. Từ việc hỗ trợ phát triển và thiết kế các sản phẩm mới đến giám sát việc kiểm soát chất lượng của các đơn vị thành phẩm và giám sát ngân sách, các nhà quản lý hoạt động phải hiểu rõ các quy trình phát triển sản phẩm cho phép doanh nghiệp tạo ra doanh thu. Trong vai trò này, bạn phải có kỹ năng cần thiết để hỗ trợ các nhóm phát triển sản phẩm và dẫn dắt các dự án đến thành công.

4. Phân tích rủi ro

Phân tích và giảm thiểu rủi ro là những yếu tố cần thiết để bắt đầu các dự án mới và kế hoạch phát triển sản phẩm. Các nhà quản lý hoạt động phân tích các khía cạnh trong quy trình của công ty họ để xác định những thách thức tiềm ẩn và tạo ra các giải pháp nếu các tình huống tiêu cực phát sinh. Khả năng của bạn trong việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức và tạo ra các chiến lược giảm thiểu rủi ro đối với các quy trình quan trọng là rất cần thiết để thực hiện vai trò của bạn một cách hiệu quả.

5. Lập kế hoạch chiến lược

Lập kế hoạch chiến lược và tư duy phản biện là hai khía cạnh quan trọng của kỹ năng quản lý hoạt động mà bạn cần trong công việc. Người quản lý hoạt động phải có khả năng dự đoán các vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả thành công và tiếp cận các thách thức bằng các giải pháp sáng tạo giúp các nhóm đạt được mục tiêu. Hoạch định chiến lược cũng có nghĩa là có khả năng giải thích các yếu tố đầu vào và thông tin cần thiết để đưa ra quyết định về các quy trình kinh doanh.

6. Quản lý ngân sách

Các nhà quản lý hoạt động thường chịu trách nhiệm quản lý ngân sách sản xuất của công ty, tài chính kinh doanh và các kỹ năng toán học là cần thiết để đưa ra các lựa chọn đúng đắn về dòng tiền. Quản lý ngân sách yêu cầu người quản lý hoạt động theo dõi chi phí và doanh thu, đưa ra dự báo về chi phí sản xuất và lợi nhuận trong tương lai, đồng thời hỗ trợ các chuyên gia tài chính chuẩn bị và nộp các báo cáo tài chính quan trọng.

7. Quản lý nhân viên

Người quản lý hoạt động làm việc với vai trò quản lý và thường chịu trách nhiệm về việc chỉ đạo và giám sát nhiều nhóm nhân viên. Là một nhà quản lý, bạn cần phải có những kỹ năng vững chắc để việc giao phó nhiệm vụ, tổ chức, duy trì lịch trình của nhân viên cũng như đánh giá nhân viên được thực hiện hiệu quả hơn.

8. Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định rất quan trọng trong quản lý hoạt động. Bạn cần có khả năng phân biệt thông tin thích hợp và phân tích các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh của bạn như thế nào. Khả năng xem xét các quan điểm khác nhau, kết quả thay thế hoặc các chiến lược khác nhau có thể giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn về công việc.

9. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Xung đột có thể phát sinh trong quản lý hoạt động, chẳng hạn như xung đột giữa các nhân viên, thách thức để hoàn thành dự án đúng thời hạn và các vấn đề khác ảnh hưởng đến thành công chung. Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép bạn cân nhắc các lựa chọn và thực hiện các giải pháp giúp khắc phục các vấn đề ở nơi làm việc. Kỹ năng giải quyết xung đột là một phần khác của khả năng giải quyết vấn đề cần thiết để thích ứng với các tình huống thay đổi.

10. Kỹ năng giao tiếp

Người quản lý hoạt động phải có kỹ năng giao tiếp đặc biệt để tương tác với đồng nghiệp, nhân viên và các cá nhân khác mỗi ngày. Bạn có thể thường xuyên cần sử dụng các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình để sao chép dữ liệu kỹ thuật, tạo báo cáo và giao tiếp trong toàn tổ chức của mình. Bạn cũng cần phát triển kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết trình và kỹ năng đàm phán, vì những đặc điểm này cực kỳ quan trọng để khuyến khích phản hồi của nhóm, các cuộc họp cấp cao và thảo luận về các hợp đồng kinh doanh.

11. Kỹ năng tổ chức

Tổ chức và chú ý đến từng chi tiết có thể ảnh hưởng tích cực đến thành công của bạn với tư cách là một nhà quản lý hoạt động. Trong vai trò của mình, bạn có thể cần theo dõi các hồ sơ dự án, thủ tục giấy tờ của nhân viên, ngân sách, lịch trình dự án và các chi tiết quan trọng khác xung quanh các quy trình của công ty. Khả năng nhận thấy những thay đổi và các chi tiết quan trọng có thể cho phép bạn xác định tốt hơn các yếu tố ảnh hưởng đến sản xuất để bạn có thể triển khai các chiến lược giúp các nhóm và hoạt động đi đúng hướng.

12. Quản lý thời gian

Lên lịch thời hạn công việc, theo dõi các mốc thời gian quan trọng và đảm bảo các nhóm hoàn thành dự án trong thời hạn cụ thể là một số trách nhiệm phụ thuộc vào kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Bạn cũng có thể chịu trách nhiệm sắp xếp lịch trình của các nhóm của mình, điều này đòi hỏi bạn phải biết về giờ làm việc và thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau.

13. Kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc và cộng tác với những người khác là một phần lớn trong vai trò của người quản lý hoạt động. Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân mang lại cho bạn sự đồng cảm, lòng trắc ẩn và khả năng kết nối với những người khác tại nơi làm việc. Với kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ, bạn có thể phát triển niềm tin tốt hơn với khách hàng và nhân viên cũng như xây dựng các mối quan hệ hỗ trợ trong công việc. Lãnh đạo và quản lý các nhóm của bạn với lòng nhân ái và khuyến khích sự sáng tạo cũng như các ý tưởng đa dạng là nhiều cách hơn nữa mà các kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân có thể thúc đẩy thành công của bạn trong vai trò quản lý.

14. Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ cung cấp cho bạn kiến thức chuyên môn cần thiết để thúc đẩy người khác, truyền cảm hứng cho các ý tưởng và thúc đẩy các đội hỗ trợ và đa dạng. Các nhà lãnh đạo hiệu quả kết hợp các chiến lược quản lý và khả năng của họ để tác động và thúc đẩy những người khác hợp tác, chia sẻ và chỉ đạo các quá trình khác nhau cần thiết để đạt được các mục tiêu.

15. Khả năng thích ứng

Tính linh hoạt và khả năng thích ứng là những đặc điểm quan trọng trong kỹ năng quản lý hoạt động của bạn. Trong môi trường có nhịp độ nhanh, các nhà quản lý hoạt động phải suy nghĩ và hành động nhanh chóng để bắt kịp với những nhu cầu thay đổi. Khả năng này giúp duy trì sự thích nghi và cởi mở với các tình huống khác nhau xảy ra ở nơi làm việc.

?Kỹ năng quản lý điều hành tại nơi làm việc

Cải thiện kỹ năng quản lý hoạt động có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả trong công việc và tăng khả năng đạt được kết quả thành công. Sử dụng các mẹo sau để biết rõ cách cải thiện kỹ năng quản lý hoạt động của bạn tại nơi làm việc:

Đảm bảo bạn giám sát các quy trình nhân sự quan trọng. Là một nhà quản lý hoạt động, điều quan trọng là phải tham gia vào các quy trình tuyển dụng, đào tạo phát triển và thu hút nhân tài có trình độ. Thay vì định kỳ thu thập thông tin chi tiết về các quy trình này, hãy đảm bảo rằng bạn đang theo dõi các hoạt động nhân sự thường xuyên.
Phát triển kiến thức chuyên sâu về thiết kế sản phẩm. Cải thiện khả năng động não, cộng tác và thiết kế các mẫu mới cũng như mở rộng các ý tưởng hiện có. Kỹ năng thiết kế sản phẩm của bạn có thể giúp bạn trong quá trình sản xuất để các sản phẩm của công ty bạn có thể đáp ứng nhu cầu thị trường tốt hơn.
Tìm hiểu cách tạo dự báo và ngân sách chính xác. Phát triển khả năng phân tích thông tin tài chính của bạn để tạo ra các dự báo chính xác, chi tiết về chi phí, doanh thu dự kiến và chiến lược để giữ các dự án trong phạm vi ngân sách.
Nâng cao hiểu biết của bạn về quản lý chuỗi cung ứng. Quản lý chuỗi cung ứng là một khía cạnh không thể thiếu trong việc giám sát hoạt động của công ty bạn. Từ thiết kế và sản xuất sản phẩm đến bán hàng trên thị trường, điều quan trọng là phải tìm hiểu cách thức hoạt động của các quy trình này và cách chúng ảnh hưởng đến kết quả.
Phát triển kỹ năng dịch vụ khách hàng của bạn. Các nhà quản lý hoạt động tương tác với nhiều cá nhân trong công việc, từ nhân viên đến khách hàng cho đến những người thuê tiềm năng. Kỹ năng dịch vụ khách hàng có thể giúp bạn đạt được thành công trong bán hàng, đàm phán với các nhà cung cấp và giám sát các nhóm kinh doanh của bạn.

?Làm nổi bật các kỹ năng quản lý vận hành

Nếu bạn đang chuyển sang vai trò quản lý vận hành, đây là một số cách bạn có thể làm cho các kỹ năng và chuyên môn của mình trong lĩnh vực này trở nên nổi bật với nhà tuyển dụng:

Trên sơ yếu lý lịch của bạn

Vì quản lý hoạt động là một vai trò cấp trên, kinh nghiệm của bạn có thể khá rộng với các kỹ năng và tài năng độc đáo. Hãy làm nổi bật các kỹ năng của bạn trong phần tóm tắt chuyên môn hoặc ngay bên dưới phần tóm tắt sơ yếu lý lịch trong phần liệt kê các khả năng của chính mình. Nêu ra các kỹ năng điều hành của bạn mà mô tả công việc đề cập để bạn có thể chứng minh sự phù hợp của mình với công việc. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhìn thấy năng lực của bạn ngay lập tức và có được cái nhìn sâu sắc về kỹ năng của bạn phù hợp như thế nào với những gì họ đang tìm kiếm.

Trong một bức thư xin việc

Khi bạn viết thư xin việc, hãy mô tả những gì bạn dự định đóng góp cho công ty bằng cách đưa ra các ví dụ về các kỹ năng và phương pháp bạn sử dụng trong vai trò của mình. Điều này giúp nhà tuyển dụng biết được cách bạn có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của họ và bạn có những bằng cấp nào cho phép bạn đóng góp thành công.

Trong một cuộc phỏng vấn

Khi gặp người phỏng vấn, bạn có thể nêu bật các kỹ năng quản lý hoạt động của mình bằng cách đưa ra các ví dụ về trách nhiệm trước đây của bạn và cách bạn áp dụng kiến thức chuyên môn của mình để đạt được kết quả. Việc thể hiện các kỹ năng của bạn theo cách này minh họa những thành tựu có thể định lượng được và cho người phỏng vấn thấy cách bạn áp dụng các kỹ năng của mình vào công việc.

———————————————————————————————————————-

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.

Theo: indeed.com
Người dịch: Nguyễn Thị Ái Nữ
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Ái Nữ – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 169

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=76427

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network