Nhân Viên Điều Phối Là Gì Và Cần Những Kỹ Năng Nào?

Published 19/07/2022 · Updated 16/07/2022

?Điều phối viên làm gì?

Điều phối viên tạo ra và tối ưu hóa các tuyến đường giao hàng và vận chuyển cho tài xế chuyên nghiệp. Họ phối hợp hậu cần với tài xế và khách hàng để đảm bảo việc giao hàng hiệu quả và đúng giờ. Điều phối viên quản lý những công việc sau:

Sử dụng phần mềm bản đồ để phát triển các tuyến đường

Để đảm bảo rằng tài xế giao hoặc nhận hàng đúng giờ, nhân viên điều phối sử dụng phần mềm lập bản đồ và các chương trình hậu cần để lên kế hoạch cho các tuyến đường. Họ xem xét lịch trình của khách hàng, tình trạng tuyến đường và thời gian xếp dỡ hàng hóa khi họ phát triển các tuyến đường hiệu quả nhất. Điều phối viên thường chia sẻ các tuyến đường này với người lái xe bằng điện tử.

Đóng vai trò là người liên lạc giữa tài xế và khách hàng

Điều phối viên đóng vai trò trung gian giữa tài xế và khách hàng, và thường chuyển các tin nhắn từ người này sang người kia. Họ thường liên hệ để hướng dẫn giao hàng hoặc nhận hàng của khách hàng cho tài xế và cung cấp thông tin cập nhật về lịch trình của tài xế cho khách hàng.

Theo dõi vị trí của tài xế

Để làm công việc một cách hiệu quả, nhân viên điều phối phải luôn biết vị trí của tài xế mọi lúc. Họ dựa vào các thiết bị hệ thống định vị toàn cầu (GPS) và các chương trình máy tính để đánh giá nơi ở của tài xế. Sau đó, họ sẽ sử dụng thông tin này để lên kế hoạch về lộ trình, cập nhật cho khách hàng hoặc tư vấn cho tài xế về các vấn đề sắp tới.

Giải quyết vấn đề hậu cần một cách nhanh chóng

Tài xế giao hàng thường gặp phải sự chậm trễ và các vấn đề khác trong khi đi trên tuyến đường, điều này có thể dẫn đến mâu thuẫn lịch trình. Điều phối viên sẽ giúp tài xế giải quyết các vấn đề như thi công, thời tiết và tắc đường. Họ sử dụng GPS và các ứng dụng khác để đánh giá mức độ nghiêm trọng và đề xuất các tuyến đường thay thế hoặc các giải pháp khác.

Phát triển sự hiểu biết sâu sắc về khu vực

Để tạo ra các tuyến đường hiệu quả và giải quyết các vấn đề không mong muốn một cách nhanh chóng, điều phối viên cần phải có những hiểu biết rộng về khu vực mà tài xế và khách hàng hoạt động. Họ cần biết các đường chính, các giới hạn về chiều cao và độ nặng và tình trạng con đường điển hình tùy thuộc vào thời gian trong ngày.

Xây dựng mối quan hệ với tài xế và khách hàng

Để làm tốt công việc, điều độ viên phải xây dựng lòng tin và phát triển mối quan hệ với tài xế và khách hàng. Khi người điều phối có mối quan hệ chặt chẽ với đồng nghiệp của họ, tài xế và khách hàng có thể chấp nhận và quản lý sự trì hoãn và lịch trình thay đổi dễ dàng hơn.

?Những yêu cầu cho nhân viên điều phối

Công việc điều phối viên thường yêu cầu trình độ học vấn cấp trung học, đào tạo và một số kỹ năng mềm.

Giáo dục

Người điều phối thường cần bằng tốt nghiệp trung học hoặc chứng chỉ Phát triển Giáo dục Tổng quát (GED). Với trình độ trung học, nhân viên điều phối có thể đạt được các kỹ năng ngôn ngữ, giao tiếp và lập luận mà họ cần.

Chứng chỉ

Một số người điều phối hoàn thành các chương trình chứng nhận bên ngoài. Các tùy chọn phổ biến nhất bao gồm:

Học viện Hậu cần Hoa Kỳ

Điều phối viên có nguyện vọng muốn tự học có thể hoàn thành khóa học điều phối xe tải của học viện. Khóa học trực tuyến và tốc độ này có các khóa học và video được thiết kế để giúp người điều phối xây dựng nền tảng vững chắc để làm việc trong lĩnh vực này.

Các chương trình dành riêng cho ngành

Các tổ chức như hiệp hội về bê tông hỗn hợp quốc gia cung cấp các diễn đàn đào tạo điều phối viên cho các chuyên gia làm việc trong ngành. Bên cạnh việc cung cấp các khóa đào tạo về điều phối viên nói chung, các chương trình này cũng giải quyết các nhiệm vụ và thử thách riêng của ngành. Các chương trình kiểu lớp học này thường được dạy trực tiếp và kéo dài từ hai đến ba ngày.

Đào tạo

Hầu hết các nhân viên điều phối đều hoàn thành các chương trình đào tạo do công ty tài trợ trước khi họ bắt đầu công việc. Các chương trình này cho phép các nhân viên điều phối mới nắm vững các chương trình máy tính mà họ sẽ thường xuyên sử dụng, học cách để phát triển các tuyến đường hiệu quả và tìm hiểu cách giao tiếp với tài xế và khách hàng.

Bên cạnh đào tạo cơ bản, nhiều nhân viên điều phối có nguyện vọng tích lũy kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này. Các công việc ở cấp độ đầu vào sau đây là một số công việc phổ biến nhất:

Tài xế giao hàng

Các tài xế chuyên nghiệp vận hành xe tải thương mại, bốc xếp hàng hóa, nguyên vật liệu và điều phối việc giao hàng với khách hàng. Họ thường chấp nhận và xử lý các khoản thanh toán cũng như cung cấp giấy tờ làm việc. Nhiều tài xế giao hàng làm việc chặt chẽ với nhân viên điều phối, người mà phát triển các tuyến đường của họ.

Lễ tân

Các chuyên gia hành chính này xử lý các công việc văn thư, bao gồm quản lý hệ thống nộp đơn, chào hỏi khách hàng và trả lời điện thoại. Nhân viên lễ tân cũng làm các công việc nhập dữ liệu cơ bản và tổ chức cho các văn phòng.

Kỹ năng

Để làm việc thành thạo như là một người điều phối, bạn có thể sẽ cần những kỹ năng sau đây:

Chú ý đến chi tiết

Vì nhân viên điều phối làm việc trên nhiều tuyến đường và phối hợp giao hàng với một số tài xế, họ cần khả năng chú ý đến các chi tiết. Họ phải có khả năng quản lý thời gian, tuyến đường, tài xế, khách hàng và lô hàng.

Kỹ năng giao tiếp

Điều phối viên liên lạc với tài xế và khách hàng liên tục trong ngày. Họ phải có khả năng nói, nghe, đọc và viết rõ ràng, chính xác.

Kỹ năng máy tính

Để tạo và chia sẻ các tuyến đường, nhân viên điều phối cần có kỹ năng máy tính cơ bản. Họ sẽ sử dụng hầu như GPS, bản đồ và phần mềm hậu cần hàng ngày. Nhiều người cũng sử dụng các ứng dụng xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu và email cơ bản.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Để hỗ trợ tài xế về sự chậm trễ không mong muốn và các vấn đề vận chuyển, nhân viên điều phối cần có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc. Họ phải đánh giá vấn đề, cân nhắc các lựa chọn, rủi ro và đưa ra các giải pháp.

Kỹ năng làm việc nhóm

Điều phối viên là thành viên không thể thiếu của một nhóm và họ phải biết cách làm việc hợp tác với tài xế, người quản lý và khách hàng. Cho dù họ đang tạo ra các tuyến đường, giải quyết các vấn đề hậu cần hay đàm phán lịch trình vận chuyển, mọi thứ họ làm đều phải hỗ trợ đội ngũ của mình.

?Môi trường làm việc của điều phối viên

Nhân viên điều phối thường làm việc trong các trung tâm giao tiếp hoặc các cơ sở văn phòng, nơi họ thực hiện công việc của mình tại bàn làm việc hoặc trong phòng riêng. Họ sử dụng máy tính suốt cả ngày để phát triển và cập nhật các tuyến đường cũng như theo dõi vị trí của người lái xe. Họ cũng sử dụng điện thoại để liên lạc với tài xế và khách hàng. Vì nhân viên điều phối thường làm việc nhiều công việc cùng một lúc, họ có thể đeo tai nghe để giúp duy trì sự tập trung và không để tay sử dụng thiết bị máy tính.

Vì nhân viên điều phối phải làm việc khi tài xế và khách hàng đang hoạt động, vì vậy họ có thể có nhiều ca. Một số làm việc theo lịch căn bản từ chín đến năm giờ, nhưng những người khác có thể làm việc vào buổi tối, qua đêm hoặc vào cuối tuần. Điều phối viên có thể phải làm việc ngoài giờ, đặc biệt là trong những mùa bận rộn hoặc khi tài xế và khách hàng gặp phải tình trạng chậm trễ hàng.

?Làm thế nào để trở thành một điều phối viên

Kiếm được bằng tốt nghiệp trung học. Trước hết, hãy hoàn thành chương trình học trung học hoặc chứng chỉ GED để đạt được các kỹ năng nền tảng.
Kinh nghiệm làm việc. Tiếp theo, có được kinh nghiệm đầu vào trong lĩnh vực hậu cần. Nhiều chuyên gia trong lĩnh vực này làm lễ tân hoặc lái xe trước khi họ trở thành nhân viên điều phối.
Tạo sơ yếu lý lịch. Khi bạn đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hãy tạo một sơ yếu lý lịch để làm nổi bật trình độ của bạn để làm việc với tư cách là nhân viên điều phối.
Hoàn thành một chương trình đào tạo. Để tìm hiểu những kiến thức cơ bản về nhân viên điều phối, hãy hoàn thành một chương trình đào tạo chuyên nghiệp. Nhiều công ty cung cấp các chương trình đào tạo của riêng họ, nhưng một số điều phối viên cũng lựa chọn hoàn thành các chương trình của Học viện hậu cần Hoa Kỳ hoặc các tổ chức ngành nghề khác nhau.

?Ví dụ về mô tả công việc điều phối viên

Miller Freight đang tìm kiếm một điều phối viên có năng lực và đáng tin cậy để điều phối các tuyến đường cho đội ngũ tài xế giao hàng của chúng tôi. Ứng viên sẽ sử dụng GPS, bản đồ và phần mềm hậu cần để phát triển các tuyến đường hiệu quả đáp ứng lịch trình giao hàng và nhận hàng của công ty. Ứng viên cũng sẽ làm việc như một người liên lạc giữa khách hàng và tài xế và sẽ có khả năng quản lý các vấn đề hậu cần vào phút cuối và các thay đổi lịch trình.

Một ứng viên lý tưởng sẽ có ít nhất hai năm kinh nghiệm làm việc trong ngành hậu cần hoặc giao hàng, ưu tiên tài xế hoặc điều phối viên cấp đầu vào. Nếu bạn là một người giỏi giải quyết vấn đề và muốn theo đuổi sự nghiệp điều phối viên, thì chúng tôi muốn thảo luận thêm về vị trí này với bạn.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Theo: indeed
Người dịch: Lê Phương Thảo
Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lê Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 325

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=96840

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network