Ma Trận Eisenhower, Ưu Tiên Thời Gian Của Bạn Cho Những Việc Quan Trọng Nhất

Hầu hết mọi người thường lãng phí thời gian cho những công việc không giúp họ tiến gần hơn đến mục tiêu của họ. Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn thoát khỏi hoàn cảnh đó.

Bận rộn không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả

Bạn có thể dành hàng giờ để dập lửa và cuối ngày không thể đạt được mục tiêu dài hạn của mình.

Vấn đề ở chỗ xác định mức độ ưu tiên kém. Con người ưu tiên các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian hơn bất kỳ nhiệm vụ nào khác, bất kể kết quả dài hạn là gì.

Khi bạn tập trung quá nhiều thời gian vào những công việc khẩn cấp, có nghĩa là bạn đã bỏ quên những việc quan trọng trong danh sách việc cần làm của mình. Rất dễ bị mắc kẹt trong vòng tuần hoàn này, khi bạn liên tục dập tắt lửa đồng nghĩa với việc bạn đang tự cướp đi cơ hội làm những công việc hướng tới mục tiêu của mình.

Bằng cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể tập trung nhiều thời gian và công sức vào những công việc quan trọng nhất.

Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn phân biệt và cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình.

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành bốn hộp ưu tiên, nhiệm vụ nào bạn nên tập trung vào trước và nhiệm vụ nào bạn nên ủy quyền hoặc xóa bỏ nó.

Tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp. – Dwight D. Eisenhower

Còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, nó đã được Stephen Covey phổ biến trong cuốn sách bán chạy nhất của ông, 7 thói quen của những người hiệu quả cao . Nó được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, nổi tiếng với kết quả đầu ra và là người có tổ chức cao. Tổng thống Eisenhower được cho là đã sắp xếp lại các nhiệm vụ của mình vậy nên chỉ những việc quan trọng và khẩn cấp mới đến bàn của ông.

Ma trận Eisenhower sử dụng nguyên tắc tương tự như vậy để sắp xếp các nhiệm vụ ít khẩn cấp và quan trọng hơn trong danh sách của bạn, sau đó bạn có thể ủy quyền hoặc không thực hiện.

Ma trận Eisenhower có thể giúp ích nếu bạn:

  • Chạy xung quanh để dập lửa cả ngày, thay vì tập trung vào nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành
  • Đang bận rộn nhưng nhận thấy công việc của bạn không có ảnh hưởng lớn
  • Không đạt được tiến bộ cho các mục tiêu dài hạn
  • Bị trì hoãn
  • Khó nói “không” khi được yêu cầu làm điều gì đó
  • Gặp khó khăn khi ủy thác nhiệm vụ

Sự khác biệt giữa công việc khẩn cấp và quan trọng

Nguyên tắc cốt lõi đằng sau Ma trận Eisenhower là sự phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.

  • Các nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý của bạn về thời gian . Đó là những nhiệm vụ bạn cảm thấy có nghĩa vụ phải giải quyết ngay lập tức. Tập trung vào những công việc khẩn cấp khiến bạn rơi vào một tư duy phản ứng , điều này có thể khiến bạn cảm thấy phòng thủ, vội vàng và hạn chế tập trung.
  • Các nhiệm vụ quan trọng góp phần vào sứ mệnh, giá trị và mục tiêu lâu dài của bạn. Chúng có thể không mang lại kết quả ngay lập tức (khiến chúng ta dễ bị sao nhãng) nhưng đôi khi vẫn tồn tại những nhiệm vụ quan trọng cũng khẩn cấp – nhưng thường là không hay xảy ra. Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn có một tư duy nhạy bén, điều này có thể khiến bạn cảm thấy bình tĩnh, lý trí và cởi mở hơn với những ý tưởng mới.

Lưu ý: Nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp.

Các góc phần tư của Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được chia thành bốn phần:

  • Góc phần tư 1: Quan trọng và khẩn cấp / Làm
  • Góc phần tư 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp / Lịch trình
  • Góc phần tư 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng / Ủy quyền
  • Góc phần tư 4: Không quan trọng, không khẩn cấp / Xóa
  1. Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng là những khủng hoảng có ngày đến hạn.

Ví dụ như một bản sửa lỗi quan trọng cho công cụ SaaS của bạn.

Thực hiện những công việc này trước. Họ yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn.

  1. Nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng

Những nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng giúp bạn đạt được mục tiêu và không có thời hạn thúc ép.

Lên lịch cho những công việc này để làm sau.

Những người năng suất và thành công thường dành phần lớn thời gian của họ ở đây – góc phần tư này mang lại sự hài lòng nhất. Covey gọi nó là Góc phần tư của Chất lượng.

Tuy nhiên, hầu hết mọi người không dành đủ thời gian ở đây, bởi vì họ không biết điều gì quan trọng đối với họ hoặc vì họ đang bận rộn với những nhiệm vụ cấp bách khác trong tay.

  1. Nhiệm vụ khẩn cấp và không quan trọng

Các nhiệm vụ rơi vào góc phần tư này gần như luôn bị gián đoạn so với những điều mà bạn mong muốn. Đây là những nhiệm vụ mà bạn giúp người khác đạt được mục tiêu của họ.

Giao những nhiệm vụ này cho người khác.

Hầu hết mọi người dành phần lớn thời gian của họ trong góc phần tư này. Họ tin rằng họ đang thực hiện những nhiệm vụ khẩn cấp quan trọng đối với họ nhưng trong thực tế, việc hoàn thành những nhiệm vụ này không có tác dụng gì khiến họ tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn.

  1. Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng

Những nhiệm vụ này không gây áp lực và cũng không giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn. Chúng chỉ đơn giản là khiến bạn sao nhãng khỏi những công việc quan trọng nhất.

Xóa những công việc này khỏi lịch trình của bạn.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của bạn

Đầu tiên, hãy đánh giá xem bạn sử dụng thời gian của mình ở đâu trên ma trận. Theo dõi thời gian của bạn trong một tuần. Bạn có thể sử dụng một công cụ quản lý tác vụ chuyên dụng hay đơn giản hơn là theo dõi thời gian của bạn với gia số 30 phút trong một bảng tính.

Sau một tuần, hãy sắp xếp các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn vào góc phần tư thích hợp bằng cách sử dụng các câu hỏi sau làm tiêu chí của bạn:

  • Điều này có khẩn cấp đối với tôi không?
  • Điều này có quan trọng với tôi không?

“Tôi” là từ không thể thiếu ở đây vì bạn đang tổ chức những công việc này dựa trên mục tiêu của bạn chứ không phải của ai khác.

Bây giờ các nhiệm vụ của bạn đã được sắp xếp, hãy lưu ý đến góc phần tư có nhiều tác vụ nhất. Nếu hầu hết các nhiệm vụ của bạn nằm trong góc phần tư thứ 2, xin chúc mừng! Bạn đã nắm bắt được những gì quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn là người bình thường, đây là cách bạn có thể cân bằng lại ma trận của mình.

💚 Góc phần tư 1

Để giảm số lượng nhiệm vụ Phần tư 1 mà bạn có, hãy đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch để lường trước và ngăn chặn các vấn đề.

Bạn có thể thực hiện những thay đổi nào để tránh những vấn đề không mong muốn phát sinh? Điều này có thể bao gồm cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng hoặc người giám sát để cơ cấu lại quy trình làm việc của bạn.

Nếu một người hoặc tổ chức là nguồn của nhiệm vụ Phần tư 1, bạn có thể cần phải tìm cách loại bỏ bản thân khỏi làm việc với người này.

💚 Góc phần tư 2

Không khẩn cấp, nhưng những nhiệm vụ quan trọng là những hoạt động giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn. Những công việc này có thể không có thời hạn (hoặc thậm chí là ngày kết thúc) vì vậy rất dễ dàng để bỏ chúng lại để chuyển sang những công việc cấp bách hơn. Tuy nhiên, những nhiệm vụ này có ảnh hưởng lớn hơn nhiều đến hiệu quả lâu dài của bạn trong việc hoàn thành mục tiêu.

Để tham gia vào góc phần tư 2 một cách nhất quán, bạn giảm số lượng các vấn đề cấp bách nảy sinh trong góc phần tư 1. Sống ở góc phần tư 2 có nghĩa là bạn có thể lập một kế hoạch để hoàn thành các dự án và tránh những rắc rối có thể xảy ra.

💚 Góc phần tư 3

Để giảm bớt nhiệm vụ của Góc phần tư 3, hãy tạo một chiến lược để ủy quyền, loại bỏ hoặc giới hạn lượng thời gian bạn dành cho những tác vụ này.

Ví dụ: gộp các nhiệm vụ này lại với nhau để hoàn thành trong một lần  hoặc chia sẻ với cấp trên của bạn về thời gian bạn dành cho công việc. Nếu bạn là người quản lý, hãy cho nhóm của bạn biết bạn sẽ giao nhiệm vụ cho họ để bạn có thể sắp xếp lại lịch trình của mình.

💚 Góc phần tư 4

Nếu phần lớn thời gian của bạn dành cho góc phần tư 4, bạn có thể cảm thấy căng thẳng và không thỏa mãn. Tiếp tục theo dõi quá trình làm việc của bạn để xác định nhiệm vụ nào tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Sau đó, phát triển một kế hoạch để xóa hoặc hạn chế chúng. Tìm kiếm lời khuyên từ đồng nghiệp hoặc người giám sát, các quan điểm khách quan của họ có thể giúp bạn dễ dàng xác định nhiệm vụ nào bạn có thể ủy quyền hoặc xóa.

Đầu tư thời gian vào việc tạo thời gian

Lặp lại quá trình trên mỗi tuần trong một tháng. So sánh kết quả của mỗi tuần để xem liệu nỗ lực của bạn có dẫn đến việc dành nhiều thời gian hơn trong Góc phần tư chất lượng hay không. 

Ngay cả khi các ưu tiên của bạn chuyển sang Góc phần tư 2, hãy tiếp tục sử dụng Ma trận Eisenhower để tổ chức một ngày của bạn. Góc phần tư 2 thường sẽ bao gồm các nhiệm vụ trừu tượng như phát triển chiến lược và xây dựng mối quan hệ. Những nhiệm vụ này không có thời hạn, khiến chúng dễ dàng bị gạt sang một bên. Nhưng những nhiệm vụ này liên quan trực tiếp đến mục tiêu dài hạn, giá trị và hạnh phúc của bạn.

“Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn, mà là sắp xếp các ưu tiên của bạn.” – Stephen Covey

Hầu hết mọi người cố gắng tìm thời gian trong lịch trình bận rộn của họ để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp đó. Tích hợp Ma trận Eisenhower vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn sẽ giúp bạn lên lịch ưu tiên dựa trên những gì quan trọng nhất đối với bạn.

—————————-

  • Tác giả: RC Victorino
  • Người dịch: Phạm Hương Giang
  • Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Phạm Hương Giang – iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=112059

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.


Kênh kiến thức kỹ năng, phát triển bản thân, hướng nghiệp, blog nhân sự