Làm Thế Nào Để Trở Thành Nhân Viên Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện?

21/08/2022

?Nhân viên kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận công việc gì?

Nhân viên kế hoạch tổ chức sự kiện hay còn được gọi là nhân viên tổ chức sự kiện, là những người có chuyên môn trong việc tổ chức và điều khiển các cuộc gặp mặt, các sự kiện quan trọng như lễ kỷ niệm, các buổi tiệc, hôn lễ, buổi gặp mặt công ty hoặc gây quỹ. Họ chịu trách nhiệm trong việc quản lý nguồn tiền quỹ, chọn ngày, địa điểm và sắp xếp cho khách hàng chỗ ở và phương tiện đi lại.

Công việc đặc thù của ngành nghề này thay đổi dựa trên quy mô và loại tiệc và cũng như kinh nghiệm và trình độ học vấn của người thiết kế sự kiện. Các nhiệm vụ khác là:

Gặp mặt khách hàng về mục đích của sự kiện
Lên kế hoạch sơ lược bao gồm thời gian, không gian, giá cả và khung chương trình.
Tham khảo các địa điểm phù hợp với yêu cầu khách hàng
Trao đổi chi tiết sự kiện với nhân viên
Quản lý các hoạt động của sự kiện đảm bảo được sự hài lòng của khách hàng
Xem xét chi phí và phương thức thanh toán.

?Các tiêu chí để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện

Để đi trên con đường này, ứng viên cần phải đạt các tiêu chí sau:

Trình độ học vấn

Trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần phải tốt nghiệp chuyên ngành Kinh doanh, Truyền thông, quan hệ công chúng, marketing hoặc quản lý nhà hàng khách sạn. Những cá nhân không có bằng cấp có thể đủ điều kiện cho một vị trí đầu vào, nhưng họ phải có ít nhất một đến hai năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Huấn luyện và đào tạo

Có rất nhiều công ty đòi hỏi nhân viên của họ hoàn thành khóa đào tạo trước khi vào công ty. Với công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện, họ có một khóa đào tạo liên quan đến vị trí đó. Khóa đào tạo bao gồm việc quan sát và thực hành cho đến khi người giám sát hài lòng với phần thể hiện của bạn.

Nhiều trường đại học và cao đẳng cũng có các khóa đào tạo dành cho tổ chức sự kiện. Các chương trình này kéo dài từ 2-4 năm diễn ra ở bất cứ đâu và có cả giảng viên hướng dẫn và chương trình thực hành.

Chứng chỉ

Các nhân viên sẽ được đào tạo chuyên sâu vào một số loại sự kiện như các hội nghị toàn quốc, hôn lễ hoặc các buổi tiệc. Bất kể chuyên môn của họ là gì, những nhân viên tổ chức sự kiện cũng phải có đạt chứng chỉ chuyên nghiệm. Một vài chứng chỉ trong lĩnh vực này như:

Chứng nhận chuyên gia tổ chức sự kiện – Certified Special Events Professional (CSEP)

Được cấp bởi ILEA (International Live Events Association) chứng chỉ công nhận các chuyên gia tổ chức sự kiện có đủ các yếu tố và thể hiện thành công khả năng, kiến thức và các kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này. Ứng viên phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc và vượt qua bài thi CSEP.

Certified Meeting Professional (CMP)

Được cấp bởi Hội đồng Công Nghiệp Sự Kiện (Viết tắt tiếng Anh: EIC), đây là chứng chỉ dành cho những cá nhân chuyên môn tổ chức các cuộc gặp mặt và hội nghị. Thí sinh cần vượt qua kỳ thi viết tay để kiểm tra về việc quản lý một cuộc họp.

Chứng chỉ dành cho chuyên ngành dịch vụ ăn uống và sự kiện – Certified Professional in Catering and Events (CPCE)

Được tổ chức bởi Hiệp hội Quốc gia về Dịch vụ Ăn uống và Sự kiện (viết tắt Tiếng Anh: NACE), chứng chỉ CPCE là một chương trình được công nhận trên toàn quốc được thiết kế để cung cấp cho các nhà tổ chức sự kiện cơ hội trở thành chuyên gia trong ngành khách sạn, ăn uống và sự kiện. Để được chứng nhận CPCE, các ứng cử viên phải hoàn thành một chương trình đào tạo và vượt qua một kỳ thi.

Certified Government Meeting Professional (CGMP)

Một chương trình liên cấp được phát triển bởi hệ thống trường sau đại học tại USDA và SGMP, chứng chỉ dành cho những người làm việc cho chính phủ liên bang. Đây được xem là chứng chỉ có giá trị cao nhất cho những người có chuyên môn trong việc tổ chức các buổi gặp mặt cho chính phủ.

Certified Conference and Events Professional (CCEP)

Được cấp bởi ASAE (tạm dịch: Hiệp hội giám đốc điều hành Hoa Kỳ) CCEP là chứng chỉ dành cho những ai muốn đạt được kỹ năng tổ chức ở mức độ cao. Để nhận được chứng chỉ này, thí sinh phải có 2 năm kinh nghiệm làm việc full-time, có bằng cử nhân hoặc thạc sĩ trong các lĩnh vực có liên quan đến sự kiện hoặc hội nghị sinh viên, có thư xin việc kèm theo sơ yếu lý lịch. Và cuối cùng là chứng chỉ CCEP.

Các kỹ năng cần thiết

Một vài kỹ năng rất hữu ích cho bất kỳ ai làm công việc nhân viên tổ chức sự kiện:

Tính tỉ mỉ

Một nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có biết và làm đúng từng chi tiết chẳng hạn như tên của khách mời và sở thích đặc biệt của khách hàng.

Khả năng tổ chức

Mỗi nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có tính tổ chức cao, họ cần phải nắm rõ được đầu công việc, các công ty tham dự, danh sách công việc để có thể khiến khách hàng hài lòng.

Khả năng kết nối

Bởi vì ngành sự kiện chủ yếu dựa vào con người và các mối quan hệ cho nên các nhân viên tổ chức sự kiện nên có một mối quan hệ rộng với những chuyên gia trong ngành như các nhiếp ảnh gia, chủ nhà hàng hoặc các nhóm nhạc. Họ sẽ phải thường xuyên liên lạc với nhau để làm các buổi sự kiện càng thêm đáng nhớ.

Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên tổ chức sự kiện phải có kỹ năng nghe nói thật nói. Họ cần phải hiểu những gì khách hàng đang nói đến và trình bày ý kiến cũng như đề nghị của mình.

Tính sáng tạo

Bởi vì công việc này bao gồm các việc như thiết kế chủ đề độc đáo cho một hôn lễ và đưa ra các hướng giải quyết thích hợp chỉ với một số tiền nhỏ vì vậy khả năng sáng tạo là yếu tố không thể thiếu khi đưa ra kế hoạch cho một sự kiện.

Kỹ năng giao tiếp xã hội

Công việc tổ chức sự kiện cần sự thoải mái khi giao tiếp và duy trì mối quan hệ với các công ty, những nơi sẽ giúp dự án chạy suôn sẻ hơn khi họ lên kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Mỗi sự kiện đều diễn ra trong khoảng thời gian rất sát sao và không thể tránh khỏi các trường hợp bất ngờ. Mỗi nhân sự trong đội ngũ tổ chức cần phải nhanh nhạy và linh hoạt xử lý kịp thời.

?Môi trường làm việc

Để hoàn thành các nhiệm vụ như đặt phòng khách sạn, đặt trước các địa điểm tổ chức và sắp xếp các buổi gặp mặt với khách hàng, nhân viên tổ chức sự kiện thường làm việc ở bên ngoài. Ví dụ, những người làm việc tại một khách sạn lớn hoặc các trung tâm hội nghị có thể tiếp xúc và làm việc với đồng nghiệp khác ở một nơi rộng lớn, đăng ký khách tham dự sự kiện hoặc trả lời điện thoại.

Khi ngày diễn ra sự kiện đến gần, họ có thể làm việc hàng giờ kể cả vào buổi tối và các ngày cuối tuần. Tùy thuộc vào bao nhiêu sự kiện mà nhân viên tổ chức sự kiện đảm nhận, họ đôi khi cần phải làm việc với một môi trường làm việc nhanh chóng.

Các nhân viên tổ chức sự kiện có thể di chuyển đến nơi khách hàng làm việc khi họ đảm nhận tổ chức các buổi sự kiện lớn như công chiếu phim, hội nghị thường niên, hội nghị quốc gia hoặc các ngày hội chợ việc làm khu vực.

Ví dụ như nhân viên tổ chức sự kiện có thể đi thăm khách hàng tại trụ sở nơi họ làm việc để nhận danh sách khách tham dự, ngày, thời gian diễn ra, tên và thông tin liên hệ với diễn giả chính.

?Vậy làm thế nào để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện?

Một vài bước cơ bản để có thể trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện:

1. Có bằng cử nhân

Mặc dù một số nơi không đòi hỏi bằng cử nhân, nhưng nó cũng giúp ích để có được vị trí cao hơn và dễ dàng thương thuyết về mức lương cao hơn. Một số ngành có liên quan như marketing và quản lý nhà hàng khách sạn.

2. Có kinh nghiệm làm việc

Các nhân viên tiềm năng có thể bắt đầu làm việc trong ngành công nghiệp sự kiện bằng cách vào các vị trí cho sinh viên vừa ra trường ở các lĩnh vực liên quan. Họ có thể tìm các công việc có thể quan sát cách những người có kinh nghiệm làm việc để hiểu rõ hơn về công việc sau hậu trường như thế nào.

3. Xác định công việc chuyên môn

Mỗi nhân viên tổ chức sự kiện sẽ nắm một mảng riêng biệt, đặc biệt nếu họ muốn bắt đầu tự kinh doanh. Bạn có thể chọn cho mình một mảng chuyên môn chẳng hạn như tiệc sinh nhật, tiệc cưới hội nghị, hội nghị doanh nghiệp, sự kiện trung tâm mua sắm, sự kiện gây quỹ hoặc kỳ nghỉ dưỡng của công ty.

4. Đạt được chứng chỉ

Chứng chỉ dành cho các nhân viên tổ chức sự kiện có thể gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng. Nội dung các bài kiểm tra của từng chứng chỉ sẽ thay đổi dựa trên lĩnh vực hoạt động. Mỗi chứng chỉ sẽ có các yêu cầu riêng nhưng hầu hết đều yêu cầu mỗi cá nhân phải hoàn thành khóa đào tạo, có kinh nghiệm làm việc và hoàn toàn các bài kiểm tra chứng nhận.

5. Làm việc tại một tổ chức chuyên nghiệp

Việc tham gia vào một tổ chức chuyên nghiệp có thể giúp những nhân viên mới vào nghề hình thành các mối quan hệ và có nhiều cơ hội việc làm. Nó cũng mang lại nhiều nguồn thông tin hữu ích chẳng hạn như chương trình sau đại học.

6. Tìm những cơ hội phát triển sự nghiệp

Vì khi đạt được nhiều kinh nghiệm thì cơ hội trở thành quản lý, điều phối viên chương trình hay giám đốc sẽ càng cao. Họ có thể đưa ra quyết định đến một công ty lớn hơn với nhiều cơ hội tốt hơn hoặc cũng có thể bắt đầu kế hoạch kinh doanh riêng.

?Ví dụ mô tả công việc

Chúng tôi đang tìm kiếm một nhân viên tổ chức sự kiện tài năng và nhiệt huyết cho công ty Event Planner để điều hành một số sự kiện nhỏ của chúng tôi. Công việc cần phải làm để chuẩn bị cho sự kiện bao gồm đặt thực đơn, chọn địa điểm, làm sơ đồ ghế ngồi, đánh giá mức độ thành công sau mỗi chương trình . Chúng tôi cần ứng viên có khả năng tổ chức tốt, có kiến thức về quản lý nhà cung cấp. Bên cạnh đó, ứng viên cũng phải có tính tỉ mỏ và khả năng giao tiếp tốt vì sự thành công của công ty sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào việc đáp ứng các yêu cầu phù hợp của khách hàng.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Theo: indeed
Người dịch: Trương Thanh Mai
Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Trương Thanh Mai – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 563

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=97705

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network