Kỹ Năng Văn Phòng Cần Có Trong CV Của Bạn

Khi bạn ứng tuyển vào các vị trí liên quan đến văn phòng, điều quan trọng là phải đưa các kỹ năng phù hợp vào sơ yếu lý lịch của bạn. Những kỹ năng văn phòng này là những tiêu chí mong muốn mà nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm ở các ứng viên tiềm năng và việc kết hợp chúng vào sơ yếu lý lịch của bạn có thể tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa kỹ năng văn phòng là gì, cung cấp ví dụ về các kỹ năng văn phòng quan trọng mà bạn có thể đưa vào sơ yếu lý lịch của mình và xem xét các phương pháp thiết thực nhất để kết hợp các kỹ năng văn phòng trong sơ yếu lý lịch, thư xin việc và phỏng vấn xin việc.

📑Các kỹ năng văn phòng cần có trong sơ yếu lí lịch là gì ?

Kỹ năng văn phòng có thể được coi là những hành vi và kiến ​​thức thích hợp mà bạn áp dụng cho vai trò của mình trong môi trường văn phòng. Những đặc điểm và tiêu chuẩn này nên được đưa vào phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn, vì chúng thể hiện khả năng đóng góp của bạn vào một môi trường làm việc hiệu quả. Bằng cách liệt kê các kỹ năng văn phòng trên sơ yếu lý lịch của mình, bạn có thể có cơ hội tốt hơn để nhà tuyển dụng chú ý đến đơn xin việc của bạn.

📑Các ví dụ về kỹ năng văn phòng.

Kỹ năng văn phòng là sự kết hợp giữa kỹ năng cứng (kỹ thuật) và kỹ năng mềm (giao tiếp giữa các cá nhân). Khi được sử dụng cùng nhau, những kỹ năng này có thể giúp bạn duy trì một môi trường làm việc hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ năng mềm và cứng phổ biến mà bạn có thể đưa vào sơ yếu lý lịch của mình để tạo sự khác biệt với các ứng viên khác:

📌Kỹ năng cứng

Microsoft Office Suite: Trong vai trò văn phòng, bạn có thể sẽ cần biết cách sử dụng phần mềm máy tính. Microsoft Office Suite là một bộ chương trình⁠ gồm Word, Excel, PowerPoint và Outlook⁠,  giúp bạn hoàn thành các tác vụ năng suất thông thường trên máy tính của mình. Bằng cách liệt kê Microsoft Office Suite là một trong những kỹ năng của bạn, bạn đang chứng tỏ sự thành thạo của mình trong việc sử dụng và vận hành các kỹ năng này.

  • QuickBooks: Đưa phần mềm tính lương như QuickBooks vào danh sách các kỹ năng của bạn chứng tỏ bạn có kiến ​​thức về phần mềm máy tính và hệ thống tính lương. Nếu bạn đang làm việc trong môi trường văn phòng thì bạn cũng có thể sẽ phụ trách các vấn đề liên quan đến bảng lương, vì vậy bất kỳ kinh nghiệm nào liên quan đến bảng lương đều có thể có lợi nếu bạn đưa vào bộ kỹ năng của mình.
  • Nhập liệu: Nhập liệu là một hình thức quan trọng của công tác văn thư ở một vị trí văn phòng. Cho dù nhập ngày vào lịch, nhập bảng tính Excel hay nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công ty, công việc bạn đang ứng tuyển có thể yêu cầu một số hình thức nhập dữ liệu hàng ngày.
  • Kế toán sổ sách: Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc liên quan đến văn phòng, bạn có thể được yêu cầu thực hiện một số hình thức kế toán. Các nhân viên làm việc tại văn phòng thường có trách nhiệm duy trì một bản ghi chép chi tiết về chi phí tài chính của công ty để theo dõi doanh thu đã chi. Bất kỳ kinh nghiệm liên quan tới kế toán cũng nên được đưa vào sơ yếu lý lịch của bạn.
  • Lên lịch cuộc hẹn: Bạn nên liệt kê điều này trong sơ yếu lý lịch của mình nếu bạn đã có kinh nghiệm quản lý lịch trình cho ai đó trước đó. Đây là một kỹ năng thực tế cần có, vì nó thể hiện khả năng chịu trách nhiệm của bạn và theo dõi các ngày và giờ quan trọng.
  • Nộp hồ sơ: Việc nộp hồ sơ có thể được bao gồm nếu bạn đã có kinh nghiệm trước đó. Khả năng sắp xếp thông tin và tài liệu công ty là điều mà nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm ở một ứng viên ứng tuyển vào vị trí văn phòng.
  • Ngoại ngữ: Nếu bạn nói một hoặc nhiều ngôn ngữ bên cạnh ngôn ngữ mẹ đẻ của mình, thì điều này có thể được đưa vào như một kỹ năng văn phòng trong sơ yếu lý lịch của bạn. Nó thể hiện khả năng giao tiếp giữa các nền văn hóa của bạn và nó có thể được sử dụng để phối hợp với những khách hàng không phải là người nói tiếng Anh bản ngữ.

📌Các kĩ năng mềm

  • Làm việc đa nhiệm: Đa nhiệm là một kỹ năng văn phòng được săn đón, vì các nhân viên văn phòng có thể phải theo kịp lịch đặt phòng, nhận cuộc gọi điện thoại và các công việc văn thư khác cùng một lúc. Đa nhiệm là một kỹ năng mềm quan trọng để thêm vào sơ yếu lý lịch của bạn.
  • Quản lý thời gian: Tương tự như làm việc đa nhiệm, bạn biết cần dành bao nhiêu thời gian dành cho một công việc là một phần quan trọng trong công việc của dân văn phòng. Bằng cách liệt kê quản lý thời gian như một kỹ năng trong sơ yếu lý lịch, bạn đang chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả.
  • Chú ý đến chi tiết: Liệt kê sự chú ý đến chi tiết như một kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn thông báo cho nhà tuyển dụng tiềm năng rằng bạn ưu tiên sự chính xác trong công việc của mình.
  • Chăm sóc khách hàng: Chăm sóc khách hàng là một kỹ năng đáng tin cậy vì nó làm nổi bật khả năng thể hiện sự đồng cảm của bạn đối với người khác. Trong vai trò liên quan đến văn phòng, bạn có thể là bộ mặt của công ty, chào hỏi khách đến thăm và trả lời các cuộc điện thoại. Liệt kê dịch vụ khách hàng như một kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn thể hiện những đặc điểm đáng tin cậy của bạn.
  • Có tổ chức: Biết tổ chức công việc tốt là một trong những ưu tiên hàng đầu đối với người làm việc trong văn phòng. Bằng cách bao gồm tổ chức như một kỹ năng văn phòng trong sơ yếu lý lịch của mình, bạn đang nói với các nhà tuyển dụng tiềm năng rằng bạn sở hữu các kỹ năng tổ chức cần thiết cần thiết để tách các tệp, đặt lịch và hoàn thành nhập dữ liệu.
  • Định hướng theo nhóm: Nhiều vai trò liên quan đến văn phòng chủ yếu được định hướng theo nhóm, hoàn thành nhiệm vụ với mục tiêu thành công của công ty. Bằng cách ghi vào sơ yếu lý lịch của bạn rằng bạn là người định hướng theo nhóm, bạn đang thể hiện mong muốn đạt được mục tiêu chung của mình.
  • Giải quyết xung đột: Giải quyết xung đột là khả năng giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc một cách chuyên nghiệp. Liệt kê đây là một kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn chứng tỏ bạn có khả năng giải quyết sai sót của bạn mang tính xây dựng.

📑Cách cải thiện kỹ năng văn phòng.

Bạn có thể đã quen với các yêu cầu kỹ năng kỹ thuật và biết rằng các kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng giao tiếp cá nhân góp phần vào các vai trò liên quan đến văn phòng, nhưng bạn vẫn có thể tìm cách cải thiện bộ kỹ năng của mình. Hãy làm theo các bước sau để trau dồi kỹ năng văn phòng của bạn:

  • Thực hành các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói của bạn. Kiểm tra kỹ năng giao tiếp của bạn bằng cách thử thách bản thân để cải thiện cách bạn giao tiếp với người khác. Gọi lại các cuộc điện thoại một cách kịp thời, sắp xếp kế hoạch với bạn bè, theo dõi họ và chú ý đến cách hành vi của bạn ảnh hưởng đến người khác. Bằng cách này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về sức mạnh mà giao tiếp hiệu quả có thể có đối với bạn và các mối quan hệ của bạn.
  • Tham gia một khóa học trực tuyến nhanh về phần mềm chương trình. Dành thời gian để xem lại phần mềm máy tính mà bạn chưa có kinh nghiệm nhiều. Bạn có thể tham gia một khóa học trực tuyến hoặc xem video hướng dẫn sử dụng một chương trình để làm quen với cách sử dụng nó đúng cách. Điều này cũng sẽ giúp bạn cập nhật bất kỳ thành phần mới nào của phần mềm.
  • Áp dụng các phương pháp có tổ chức vào cuộc sống cá nhân của bạn. Nếu bạn chưa làm như vậy, bây giờ là lúc để rèn luyện thói quen tổ chức tốt. Sắp xếp tủ quần áo, tủ lạnh hoặc hệ thống hồ sơ tại nhà để làm quen với những thói quen cần thiết giúp bạn duy trì một môi trường sạch sẽ và có cấu trúc.

📑Các kỹ năng văn phòng tại nơi làm việc.

Dưới đây là một số mẹo bạn có thể cân nhắc khi sử dụng các kỹ năng văn phòng của mình ở nơi làm việc:

  • Hãy lưu tâm. Ở vị trí văn phòng, bạn có thể chịu trách nhiệm đảm bảo văn phòng của mình hoạt động bình thường. Hãy lưu ý rằng công việc của bạn phụ thuộc rất nhiều vào cấp trên và đồng nghiệp. Công việc của bạn có thể đòi hỏi phải làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng hơn bằng cách điều phối các cuộc họp, giữ mọi thứ có tổ chức và giao tiếp với khách hàng. Hãy ghi nhớ điều này để duy trì một văn phòng làm việc hiệu quả.
  • Sử dụng các kỹ năng tổ chức để duy trì một không gian văn phòng sạch sẽ. Một trong nhiều trách nhiệm của bạn trong vai trò liên quan đến văn phòng có thể là duy trì một không gian làm việc có tổ chức. Điều quan trọng là bạn phải cống hiến các kỹ năng tổ chức của mình cho khía cạnh này của công việc, vì bạn có thể phụ trách hệ thống lưu trữ, lịch và email. Luôn có tổ chức là điều quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp và hiệu quả.
  • Ưu tiên giao tiếp. Ưu tiên thực hành giao tiếp lành mạnh với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng có thể giúp công việc văn phòng của bạn dễ dàng hơn nhiều. Là một người làm việc trong văn phòng, bạn có thể chịu trách nhiệm giao tiếp giữa ba nhóm này. Khả năng giao tiếp hiệu quả của bạn có thể quyết định năng suất của công ty.

📑Cách làm nổi bật các kỹ năng văn phòng.

Sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn sẽ trao cho bạn cơ hội để thể hiện một cách chuyên nghiệp trình độ chuyên môn của bạn cho một vị trí văn phòng. Sau đó, cuộc phỏng vấn sẽ là cơ hội để bạn trình bày trực tiếp những năng lực văn phòng đó. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn làm nổi bật hiệu quả các kỹ năng văn phòng của mình trong sơ yếu lý lịch và thư xin việc cũng như hướng dẫn bạn cách thể hiện bản thân trong một cuộc phỏng vấn xin việc:

Làm nổi bật các kỹ năng văn phòng trong sơ yếu lý lịch

Để tăng cơ hội sơ yếu lý lịch của bạn được người quản lý tuyển dụng xem xét, hãy đánh dấu các từ khóa từ tin tuyển dụng ban đầu và kết hợp những từ khóa áp dụng vào sơ yếu lý lịch của bạn, đặc biệt tập trung vào các phần kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.

Trong phần kỹ năng của bạn, bạn nên làm nổi bật các bằng cấp tốt nhất liên quan đến văn phòng của bạn. Ví dụ: bạn có thể bao gồm các kỹ năng như định hướng chi tiết, có tổ chức, Microsoft Office và kế toán. Sau đó, sử dụng các yêu cầu mong muốn có trong tin tuyển dụng, hãy bắt đầu chèn các kỹ năng liên quan của bạn vào phần mô tả kinh nghiệm nghề nghiệp của bạn. Thay vì chỉ liệt kê các kỹ năng, hãy tìm cách sáng tạo để đưa chúng vào trách nhiệm của bạn đối với từng công việc, chẳng hạn như nói rằng bạn đã tổ chức hệ thống nộp hồ sơ của công ty hoặc các cuộc hẹn đã lên lịch cho người giám sát.

📑Làm nổi bật các kỹ năng văn phòng trong thư xin việc

Trước khi ngồi soạn thảo thư xin việc, trước tiên bạn nên xem lại thông tin đăng tuyển, trách nhiệm và yêu cầu của ứng viên. Làm nổi bật các kỹ năng văn phòng mong muốn của công ty và kết hợp các từ khóa này vào thư xin việc của bạn. Điều này sẽ làm tăng khả năng nhà tuyển dụng chú ý và xem xét đơn của bạn.

Làm nổi bật các kỹ năng văn phòng trong một cuộc phỏng vấn xin việc

Khả năng thể hiện kỹ năng văn phòng của bạn trong một cuộc phỏng vấn xin việc sẽ bắt đầu từ cách bạn thể hiện bản thân. Một nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm một người có ngoại hình và năng động thể hiện kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, vì một vị trí văn phòng có thể sẽ bao gồm cả ba. Bạn cũng có thể được yêu cầu cung cấp các ví dụ thực tế áp dụng cho các kỹ năng bắt buộc được đề cập trong tin tuyển dụng.

———————————————————————————————————————————–

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích

 

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=70411

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network