Định Dạng Chuẩn Của Thư Giới Thiệu

04/05/2022

Viết thư giới thiệu sẽ rất khó khăn nếu bạn không xác định được định dạng. Dù thư giới thiệu có thể được viết dưới dạng thư công việc nhưng có rất nhiều định dạng khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng của bạn. Chẳng hạn, bạn cần phải ghi tên hoặc một vị trí công việc bên cạnh tên người nhận và tên bạn, nhưng trong một vài trường hợp khác bạn không cần phải quá trang trọng.

?Tại sao lựa chọn được một định dạng phù hợp cho thứ giới thiệu lại quan trọng?

Sử dụng định dạng phù hợp cho thư giới thiệu sẽ giúp cung cấp được những thông tin chính xác và một hình ảnh đẹp về người mà bạn đang muốn đề cử. Thêm nữa, cách bạn trình bày cũng sẽ ảnh hưởng tới ấn tượng của người gửi dành cho ứng viên. Khi viết thư, các yếu tố như cỡ chữ, phông chữ, khoảng cách dòng cũng rất quan trọng bởi chúng sẽ quyết định tới khả năng đọc cũng như giọng điệu của bức thư.

?Chọn định dạng thư như thế nào?

Việc xác định định dạng phù hợp cho thư giới thiệu của bạn có thể liên quan đến việc mô tả những điểm mạnh và kỹ năng của ứng viên cũng như những đánh giá trung thực về lý lịch và đạo đức làm việc của họ. Có lẽ hơi khó thực hiện nhưng đây cũng có thể được coi là một nguồn đáng tin cậy và đủ điều kiện. Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để giúp bạn tìm ra cách định dạng bức thư của bạn sao cho nó mang tính cá nhân đối với từng ứng viên:

Xác định mục đích của lá thư.
Lên danh sách các đặc điểm của ứng viên.
Tuân theo các nguyên tắc định dạng cơ bản.
Viết lời chào và chi tiết liên hệ của bạn.
Viết các đoạn nội dung của bức thư.
Chốt lại bức thư và thêm phần kết thúc.
Đính kèm các tài liệu bắt buộc.

1. Xác định mục đích của lá thư.

Trước khi bắt đầu bức thư của bạn, hãy xem xét mục đích tại sao bạn lại giới thiệu ai đó. Ví dụ: thư giới thiệu của bạn có thể vì lý do học thuật như đăng ký đại học, thể hiện quá trình làm việc hoặc quá trình công tác chuyên môn hoặc để giới thiệu thực tập. Về cơ bản, mục đích viết có thể giúp bạn chọn định dạng thư phù hợp.

2. Lên danh sách các đặc điểm của ứng viên.

Tiếp theo, bạn có thể lập danh sách công việc, học vấn hoặc các yêu cầu khác mà người bạn giới thiệu cần đáp ứng. Sử dụng các yêu cầu này để lập danh sách các yếu tố, kỹ năng và khả năng của người đó có thể đáp ứng được các yêu cầu. Ví dụ: trong một thư giới thiệu học thuật, bạn có thể liệt kê điểm số, những khóa học và các chi tiết liên quan cho thấy kỹ năng hiện tại của người đó đủ tiêu chuẩn để họ đảm nhận vị trí mà họ đang ứng tuyển.

3. Tuân theo các nguyên tắc định dạng cơ bản.

Thông thường, hầu hết các thư giới thiệu đều tuân theo một số nguyên tắc chung, chẳng hạn như cỡ chữ, khoảng cách lề và khoảng cách dòng. Bạn có thể áp dụng các nguyên tắc định dạng cơ bản này khi viết. Ví dụ: kiểu phông chữ như Times New Roman hoặc Arial sẽ thích hợp hơn là một kiểu phông kém chuyên nghiệp như Comic Sans. Ngoài ra, các định dạng thư cơ bản như mẫu thư công việc cũng có thể đem lại hiệu quả.

4. Viết lời chào và thông tin liên lạc của bạn.

Bạn có thể bắt đầu bức thư của mình bằng cách viết thông tin liên hệ của người nhận và của bạn. Sau đó, hãy bắt đầu lá thư của bạn bằng một lời chào chuyên nghiệp. Trong câu đầu tiên, nên giới thiệu về bản thân bạn và mục đích của lá thư. Ví dụ, nếu bạn đang giới thiệu ai đó cho một công việc, hãy viết điều đó ngay trong câu đầu tiên.

5. Viết các đoạn nội dung trong bức thư.

Hãy mở đầu lá thư bằng việc xác định mối quan hệ của bạn với người mà bạn đang giới thiệu cũng như khoảng thời gian bạn đã biết họ. Ví dụ: nếu bạn đang giới thiệu một nhân viên cũ cho một công việc mới, hãy viết những thông tin liên quan về vai trò cũng như vị trí của họ trong công ty của bạn.

Các đoạn văn tiếp theo phải bao gồm thông tin liên quan đến các kỹ năng, thành tích của ứng viên hoặc ví dụ về cách họ đã haonf thành công việc trong các vai trò trước đây. Thư có thể bao gồm các ví dụ cụ thể về kết quả điểm tốt hay bài tập trên lớp nếu bạn đang viết thư giới thiệu học thuật hoặc bạn có thể liên hệ các kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên với yêu cầu của công việc họ đang ứng tuyển.

6. Chốt lại bức thư và thêm phần kết thúc.

Bạn có thể kết thúc bức thư của mình bằng cách giải thích lý do tại sao bạn lại giới thiệu ứng viên. Các chi tiết như lý do tại sao người đó là ứng cử viên tốt nhất và họ có thể mang lại lợi ích như thế nào cho tổ chức có thể là một cách hiệu quả để kết thúc bức thư. Sau đó, bạn có thể chốt lại thư của mình bằng cách đề nghị được trả lời bất kỳ câu hỏi nào của người nhận.

7. Đính kèm các tài liệu được yêu cầu
Nếu cần, bạn có thể gửi kèm theo bất kỳ tài liệu liên quan hoặc bắt buộc nào cùng với bức thư. Ví dụ: nếu bạn đang giới thiệu một sinh viên hoặc sinh viên mới tốt nghiệp, bạn có thể đính kèm bảng điểm của người đó hoặc bản sao bảng điểm và GPA.

?Mẫu thư giới thiệu

Tùy thuộc vào mục đích của thư giới thiệu, bạn có thể chọn tuân theo một mẫu để giúp bạn định hình những gì bạn cần viết. Bạn có thể tham khảo các mẫu sau:

?Mẫu thư thương mại chung

Mẫu thư thương mại được sử dụng phổ biến nhất cho các thư trang trọng, bao gồm cả thư giới thiệu. Các thông tin sau cần có trong mẫu này:

Ngày tháng viết thư
Tên người nhận
Địa chỉ của người nhận và thông tin liên hệ như địa chỉ email và số điện thoại
Một lời chào, ví dụ: “Kính gửi Tiến sĩ Hayes”
Đoạn một
Đoạn hai
Đoạn ba và kết luận
Kết thư
Tên của bạn
Thông tin liên lạc của bạn

Thông thường, một mẫu thư chuyên nghiệp tuân theo một số nguyên tắc định dạng cơ bản, như:

Cỡ chữ 12
Sử dụng phông Times New Roman hoặc Arial
Khoảng cách lề là một inch
Văn bản được căn trái

Về cơ bản, định dạng này phù hợp đối với nhiều loại thư giới thiệu chuyên nghiệp và có thể là một cách hiệu quả để mô tả năng lực của một người nào đó cho một công việc hoặc chấp nhận vào một trường đại học.

?Mẫu thư giới thiệu sinh viên và đại học

Nếu bạn muốn giới thiệu một sinh viên đang nộp đơn xin chấp nhận vào trường cao đẳng hoặc đại học, bạn có thể sử dụng mẫu sau:

Ngày tháng viết thư
Tên người nhận
Chức danh của người nhận, ví dụ: “Trưởng khoa tuyển sinh” hoặc “Chủ tịch”
Tên trường cao đẳng hoặc đại học
Địa chỉ trường cao đẳng hoặc đại học
Lời chào
Thân bài
Kết thư
Tên của bạn
Chức danh hoặc chức vụ của bạn
Trường học hoặc trường cao đẳng của bạn

?Mẫu giới thiệu nhân viên hoặc đồng nghiệp

Bạn có thể sử dụng mẫu sau khi viết thư giới thiệu nhân viên:

Ngày tháng viết thư
Tên người nhận
Chức danh của người nhận, ví dụ: “Giám đốc” hoặc “Người quản lý”
Tên tổ chức
Địa chỉ của tổ chức
Lời chào
Thân bài
Kết thư
Chữ ký của bạn
Họ tên của bạn

Nếu bạn giới thiệu một người bạn hoặc một đồng nghiệp, bạn có thể tham khảo mẫu sau:

Ngày tháng viết thư
Tên người nhận
Chức danh của người nhận
Tên doanh nghiệp
Địa chỉ doanh nghiệp
Lời chào
Các đoạn nội dung, bao gồm mối quan hệ của bạn với ứng viên
Kết thư
Chữ ký của bạn
Họ tên của bạn

?Ví dụ về thư giới thiệu

Dưới đây là một số ví dụ về thư giới thiệu để giúp bạn viết một bức thư của riêng bạn.

?Ví dụ về đề xuất nhân viên

Ví dụ sau đây là một lá thư giới thiệu nổi bật giới thiệu một nhân viên cũ chuyển đến một khu học chánh (cơ sở điều hành các trường học) khác:

Ngày 21 tháng 6 năm 2015

Liza Jones, Hiệu trưởng Trường Tiểu học Leeward Hope 101 West Elm St.

Fort Lauderdale, FL. 33311

Kính gửi cô Jones,

Tôi rất hân hạnh được giới thiệu Rene Desmond vào vị trí chuyên gia đọc hiểu khối 5 tại Trường Tiểu học Leeward Hope. Rene là một nhân viên tài năng của viện chúng tôi trong bảy năm và rất được các em học sinh, nhân viên tại trường yêu mến. Với tư cách là hiệu trưởng của Trường Tiểu Học Wiltshire, tôi có thể đảm bảo với cô rằng Rene là một nhà giáo xuất sắc với bằng chứng nhận của hội đồng quốc gia. Tôi chắc chắn rằng Rene sẽ trở thành một thành viên đem lại giá trị cho khoa của cô.

Khi Rene đến làm việc tại Trường tiểu học Wiltshire chúng tôi, cô ấy thể hiện một niềm đam mê và kiến thức sâu sắc, trực quan về lĩnh vực của mình và được các học sinh mến phục. Trong suốt bảy năm qua, Rene tiếp tục thể hiện những kỹ năng vượt trội và liên tục được đánh giá ở mức hiệu quả cao. Rene cũng chủ động thiết kế lại một số phương pháp giảng dạy của chúng tôi để cải thiện việc cung cấp những bài học chất lượng.

Trong thời gian làm việc tại trường tiểu học Wiltshire, Rene cũng đã chứng tỏ là một phần không thể thiếu của hội đồng cố vấn. Cô ấy không chỉ điều hành chương trình cố vấn, mà còn tuyển thêm bốn nhân viên mới và hai thực tập sinh trong thời gian ở đây. Với kinh nghiệm dày dặn của cô ấy trong việc cố vấn cho các đồng nghiệp và chỉ đạo việc phát triển, thực hiện chương trình dạy đọc của chúng tôi, tôi tin tưởng rằng Rene sẽ trở thành một thành viên không thể thay thế trong đội ngũ nhân viên của cô. Nếu cô có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến kinh nghiệm giảng dạy, khả năng hoặc đạo đức làm việc của Rene, vui lòng liên hệ với tôi.

Thân ái,

Hiệu trưởng Vaughn Taylor

Trường tiểu học Wiltshire

?Ví dụ về đề xuất nhập học đại học

Ví dụ sau minh họa thư giới thiệu cho một sinh viên đăng ký vào đại học:

Ngày 7 tháng 7 năm 2018

Isaac Nelson, Giám đốc tuyển sinh

Trường Cao đẳng Kỹ thuật Gulf Coast

Kính gửi ông Nelson,

Tôi rất hân hạnh giới thiệu về Silas Peters để nhập học vào Trường Cao đẳng Kỹ thuật Gulf Coast. Tôi biết Silas từ khi cậu ấy nhập học vào trường Trung học Kỹ thuật Georgetown khi khi cậu còn là sinh viên năm nhất. Tôi làm việc với Silas với tư cách là người hướng dẫn thiết kế và phác thảo trong bốn năm qua. Trong thời gian Silas là học trò của tôi, tôi đã nhận thấy cậu ấy có khả năng nắm bắt các chủ đề phức tạp một cách xuất sắc và ghi nhận sự phát triển của cậu ấy trên con đường trở thành một người giàu lòng trắc ẩn và sáng tạo.

Là giáo viên của Silas, tôi rất vui khi được thấy khả năng giải quyết vấn đề tuyệt vời cũng như chứng kiến tư duy sáng tạo của cậu ấy qua các bài tập và dự án trên lớp. Silas liên tục chứng tỏ khả năng lãnh đạo của mình thông qua sự kết nối, chia sẻ ý tưởng và khuyến khích các bạn học của mình. Cách tiếp cận sáng tạo của anh ấy đối với thiết kế được thể hiện rõ ràng trong công việc trước đây và cho thấy tiềm năng của anh ấy khi còn là một sinh viên kỹ thuật.

Tôi tin tưởng vào khả năng vượt trội của Silas và tôi cảm thấy rằng anh ấy sẽ là một phần quý giá cho hội đồng sinh viên của Trường Cao đẳng Kỹ thuật Gulf Coast. Nếu ngài có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến phong cách, đạo đức làm việc của Silas hoặc nếu ngài muốn biết thêm thông tin về học vấn của anh ấy, vui lòng liên hệ với tôi.

Trân trọng,

Người hướng dẫn Derek Rodriguez

Trung học kỹ thuật Georgetown

?Ví dụ về đề xuất đồng nghiệp

Ví dụ này cho thấy cách bạn có thể giới thiệu một đồng nghiệp thân thiết:

Ngày 27 tháng 3 năm 2017

Pamela McCreary, Quản lý nhân sự tại Upton Solutions, Inc.311 S. Main St.

Los Angeles, CA 90213

Kính gửi bà McCreary,

Tôi viết thư này để giới thiệu về Terry Hamilton cho vị trí dịch vụ khách hàng tại Upton Solutions, Inc. Tôi đã biết và làm việc với Terry trong bốn năm tại Compton Telecommunications, và trong thời gian đó, tôi đã liên tục chứng kiến tinh thần đồng đội đặc biệt của Terry và kỹ năng dịch vụ khách hàng. Terry cũng là người có năng lực trong các cuộc gặp gỡ khách hàng và giải quyết các vấn đề của khách hàng. Terry đã thể hiện khả năng của mình như một người giao tiếp tốt với lòng trắc ẩn và động lực để giúp đỡ khách hàng cũng như đồng đội.

Là đồng nghiệp của Terry, tôi đã có thể tận mắt chứng kiến cách tiếp cận của cô ấy trong các cuộc gọi của khách hàng, nơi cô ấy xây dựng mối quan hệ và mạng lưới với khách hàng. Terry luôn cố gắng hình thành tình bạn lâu dài dẫn đến việc có khách hàng trung thành cho công ty của chúng tôi. Một tình huống gần đây mà kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng đặc biệt của Terry tỏ ra hiệu quả cao là trong cuộc gọi với một khách hàng đang khó chịu. Terry đã thể hiện sự chuyên nghiệp và đồng cảm ở mức độ cao, cuối cùng cô ấy có thể giúp khách hàng tìm ra giải pháp chỉ trong vài phút.

Tôi tin tưởng rằng Terry Hamilton sẽ là một mảnh ghép có giá trị cho đội ngũ dịch vụ khách hàng của ngài, vì Terry luôn thể hiện những kỹ năng cần thiết để thành công trong vị trí này. Nếu ngài có bất kỳ câu hỏi nào khác liên quan đến kinh nghiệm và nền tảng của Terry, vui lòng gọi cho tôi.

Trân trọng,

Victoria Ferelli

Compton Telecommunications.

______________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Theo: indeed
Người dịch: Lê Ngọc Minh
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lê Ngọc Minh – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 371

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=70496

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.