Cách Viết Thư Chứng Nhận Tài Chính

Nếu bạn làm việc trong ngành tài chính, danh tiếng nghề nghiệp và kiến ​​thức chuyên môn của bạn mang lại cho bạn sự tín nhiệm để xác minh một số thông tin nhất định về khách hàng của bạn. Đôi khi, khách hàng có thể yêu cầu bạn cung cấp thư chứng nhận chính để xác nhận tình trạng tài chính của họ. Khách hàng của bạn thường đưa ra yêu cầu này vì họ tin tưởng vào phán đoán của bạn, vì vậy điều quan trọng là bạn phải hiểu cách viết một bức thư hiệu quả.

💥Thư chứng nhận tài chính là gì?

Thư chứng nhận tài chính là một tài liệu xác minh lịch sử tài chính và danh tiếng của một cá nhân hoặc công ty. Các chuyên gia tài chính và kế toán có thể viết chúng cho những khách hàng cần bằng chứng về tài chính của họ ngoài hồ sơ ngân hàng. Các tình huống mà ai đó có thể cần thư giới thiệu tài chính bao gồm:

  • Đăng ký hỗ trợ tài chính cho trường đại học
  • Đủ điều kiện cho khoản vay kinh doanh
  • Tìm kiếm căn hộ
  • Đàm phán với nhà cung cấp

Không giống như thư khuyến nghị, thư chứng nhận là một tuyên bố khách quan hỗ trợ tuyên bố của một cá nhân hoặc nhóm về tình hình tài chính của họ. Nó bao gồm sự khẳng định về trách nhiệm tài chính và sự ổn định của khách hàng. Nó có thể bao gồm các ví dụ về khả năng duy trì các mối quan hệ tài chính của họ. Bài viết sử dụng các tuyên bố hữu hình hơn là đề cập đến những phẩm chất trừu tượng.

💥Ai sử dụng thư chứng nhận tài chính?

Khách hàng có thể yêu cầu thư chứng nhận tài chính cho nhiều tình huống khác nhau tập trung vào việc xem xét tài chính của họ. Cá nhân, công ty hoặc hội đồng quản trị mà họ đang ứng tuyển đã yêu cầu xác minh tình hình tài chính của họ. Dưới đây là một số ví dụ về những người mà bạn có thể viết thư:

  • Thành viên của hội đồng hợp tác: Các tình huống nhà ở hợp tác là các tòa nhà chung cư nơi một nhóm cư dân hiện tại đánh giá mọi người thuê mới và họ thường yêu cầu chứng từ tài chính như một phần của quy trình đăng ký.
  • Ngân hàng tại một tổ chức tài chính khác: Các doanh nghiệp thường tìm kiếm nguồn vốn từ nhiều nguồn, vì vậy khách hàng của bạn có thể đăng ký khoản vay tại các ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác muốn xác nhận khả năng tồn tại của họ.
  • Người xét duyệt khoản vay đại học: Các gói hỗ trợ tài chính đại học trong một số khung thu nhập có thể chứa các khoản vay dành cho sinh viên, có nghĩa là khách hàng của bạn có thể cần thư giới thiệu như một phần của gói Đơn xin miễn phí hỗ trợ sinh viên liên bang (FAFSA) của họ.
  • Chủ sở hữu bất động sản hoặc người trung gian: Một khách hàng đang cố gắng bắt đầu hợp đồng thuê nhà có thể kết nối bạn với chủ sở hữu bất động sản hoặc người trung gian, chẳng hạn như chủ nhà hoặc người môi giới, để bạn có thể chứng thực sự ổn định tài chính của họ.
  • Cộng tác viên kinh doanh: Nếu bạn đang làm việc với tư cách là nhà tư vấn tài chính hoặc nhà cung cấp thương mại cho khách hàng của mình, họ có thể yêu cầu bạn gửi thư giới thiệu tới một cộng sự đang cân nhắc hợp tác kinh doanh với họ.
💥Thư chứng nhận tài chính bao gồm những gì?

Thư chứng nhận tài chính là một tài liệu chính thức và có những yêu cầu cụ thể để hợp pháp hóa nội dung của nó. Mặc dù bản thân bức thư chỉ có một mục đích chính, nhưng nó có thể được sử dụng làm bằng chứng trong một bối cảnh chính thức khác, chẳng hạn như một thủ tục tòa án dân sự. Các chi tiết trong bức thư có thể phụ thuộc vào mục đích của nó, nhưng định dạng khá chuẩn. Các thành phần chính cần đưa vào thư chứng nhận tài chính là:

  • Tiêu đề đầu thư
  • Địa chỉ văn phòng của bạn
  • Ngày gửi
  • Tên người nhận
  • Tên pháp lý đầy đủ của khách hàng
  • Mô tả mối quan hệ của bạn với khách hàng
  • Xác nhận tình trạng tài chính tốt của khách hàng
  • Chi tiết hỗ trợ tình trạng tài chính của khách hàng của bạn
  • Thông tin liên lạc của bạn
  • Chữ ký hợp pháp của bạn
  • Tên in của bạn với tiêu đề chính thức

Đảm bảo rằng tất cả thông tin trong thư là chính xác theo những gì bạn biết, đặc biệt nếu công chứng viên chứng nhận tài liệu của bạn, ư điều này có thể có ý nghĩa pháp lý.

💥Cách viết thư chứng nhận tài chính

Dưới đây là các bước về cách viết chứng nhận tài chính cho khách hàng:

1. Thảo luận về mục đích của bức thư

Khi khách hàng của bạn yêu cầu thư chứng nhận, hãy yêu cầu họ nêu chi tiết mục tiêu của họ. Hiểu được ý định của họ có thể giúp đảm bảo liệu bạn có thể hoàn thành mục tiêu của họ hay không. Có khả năng bạn không phải là người có thẩm quyền tốt nhất cho bức thư, vì mối quan hệ của bạn hoặc quyền truy cập hạn chế vào hồ sơ tài chính của họ. Nếu đúng như vậy, hãy cố gắng giới thiệu người khác thích hợp hơn. Ví dụ: đại diện chi nhánh của một ngân hàng có thể giới thiệu kế toán cá nhân của một cá nhân, vì chuyên gia đó có thể biết thêm về việc làm hoặc lịch sử thuế.

Nếu bạn có kiến ​​thức và quyền hạn cần thiết, hãy theo dõi các câu hỏi chi tiết về cách khách hàng của bạn hy vọng sẽ được mô tả cho người nhận. Xem xét những khía cạnh tích cực nào trong lịch sử tài chính của họ thể hiện tốt nhất những phẩm chất như sự ổn định và đáng tin cậy.

2. Thu thập thông tin liên quan

Một khi bạn hiểu ý định của bức thư, hãy thu thập bất kỳ tài liệu nào bạn cần để viết bức thư. Điều này thường bao gồm hồ sơ ngân hàng, tài liệu thuế và chi tiết người nhận. Bạn có thể cần yêu cầu thông tin bổ sung từ khách hàng của bạn hoặc một tổ chức tài chính khác. Đảm bảo nguồn thông tin của bạn từ các tài liệu chính thức mà bạn có thể cung cấp theo yêu cầu.

3. Viết thư

Cân nhắc sử dụng mẫu từ một trang web có uy tín hoặc nơi làm việc của bạn. Hãy nhớ rằng vai trò của bạn là cung cấp một cái nhìn tổng quan trung lập, không mang tính cá nhân về khách hàng của bạn từ khía cạnh tài chính, đó là lý do tại sao một mẫu thường đủ để soạn thư. Thường thì tốt khi cho rằng người nhận đã có cái nhìn thiện cảm về khách hàng của bạn và chỉ cần xác nhận các chi tiết.

4. Xác minh thông tin chi tiết với khách hàng của bạn

Sau khi bạn viết xong bức thư, hãy xem lại nội dung của nó với khách hàng của bạn. Có thể có một số thông tin họ muốn giữ riêng tư hoặc người nhận có thể có một địa chỉ mới. Đôi khi, bạn phải cung cấp một lá thư chứng nhận được niêm phong, vì vậy hãy cố gắng hết sức để tránh chia sẻ chính lá thư đó và chỉ cần chuyển tiếp thông tin chi tiết cho khách hàng của bạn.

5. Đọc lại và ký tên trước khi gửi

Trước khi bạn gửi thư, hãy đọc lại toàn bộ tài liệu để đảm bảo không có lỗi chính tả và ngữ pháp, đặc biệt chú ý đến tên. Viết đúng chính tả tên của khách hàng và người nhận là điều quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và tính chuyên nghiệp. Kiểm tra kỹ thông tin của bạn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng lại mẫu từ một khách hàng khác. Khi bạn đã kiểm tra mọi thứ khác, hãy ký tên ở dưới cùng bên trên tên đã in của bạn.

💥Mẫu thư chứng nhận tài chính

Đây là mẫu bạn có thể sử dụng khi viết thư chứng nhận tài chính cho một trong những khách hàng của mình:

[Tiêu đề thư] [Địa chỉ của bạn]

[Ngày tháng]

Kính gửi [chức danh hoặc tên người nhận]!

Tôi viết thư cho bạn thay mặt cho [tên pháp lý đầy đủ của khách hàng] để xác nhận [đại từ] tình trạng tài chính tốt. Tôi đã làm việc với [khách hàng] với tư cách là [mối quan hệ với khách hàng] trong [số] năm qua và có thể xác nhận tình trạng tài chính thỏa đáng của họ. [Đại từ] đã là một khách hàng xuất sắc, người thanh toán các hóa đơn của họ kịp thời thông qua một nguồn thu nhập ổn định. Hiện tại, [khách hàng] kiếm tiền từ [nguồn thu nhập] và đã làm như vậy trong [số] năm qua.

Tôi thực sự khuyến nghị bạn chấp nhận [tên pháp lý đầy đủ của khách hàng] cho [mục đích của lá thư], vì tôi không thể lường trước được tình huống mà [đại từ] sẽ trở thành gánh nặng tài chính. [Khách hàng] không có bất kỳ khoản nợ chưa thanh toán nào và có tín dụng tốt. Nếu bạn muốn xác nhận bất kỳ hồ sơ nào mà khách hàng của tôi đã cung cấp hoặc yêu cầu bất kỳ hồ sơ tài chính bổ sung nào, vui lòng liên hệ với tôi qua bất kỳ phương thức nào được liệt kê bên dưới:

Email: [email@example.com] Điện thoại di động: [phone number]

Fax: [số fax]

Trân trọng, [Chữ ký của bạn]

[Tên in của bạn] [Tiêu đề của bạn]

💥Ví dụ về thư chứng nhận tài chính

Dưới đây là một ví dụ về thư chứng nhận tài chính sử dụng mẫu được cung cấp ở trên:

Ngân hàng United Standard BankLong Beach, California

Ngày 2 tháng 10 năm 2021

Kính gửi ông Connors,

Tôi thay mặt cho Samuel E. Grant viết thư cho bạn để xác nhận tình trạng tài chính tốt của anh ấy. Tôi đã làm việc với Samuel với tư cách là đại diện chi nhánh của anh ấy tại United Standard Bank trong 12 năm qua và có thể xác nhận tình trạng tài chính thỏa đáng của anh ấy. Anh ấy đã là một khách hàng xuất sắc, người thanh toán các hóa đơn của mình một cách kịp thời thông qua một nguồn thu nhập ổn định. Hiện tại, Samuel kiếm tiền bằng nghề luật sư và đã làm như vậy trong 5 năm qua.

Tôi rất khuyến nghị ông chấp nhận cho Samuel Grant một khoản vay kinh doanh nhỏ, vì tôi không thể lường trước được tình huống mà anh ấy sẽ trở thành gánh nặng tài chính. Samuel không có bất kỳ khoản nợ nào tồn đọng và có tín dụng tốt. Nếu ông muốn xác nhận bất kỳ hồ sơ nào mà khách hàng của tôi đã cung cấp hoặc yêu cầu bất kỳ hồ sơ tài chính bổ sung nào, vui lòng liên hệ với tôi qua bất kỳ phương thức nào được liệt kê dưới đây. Email: jsaunders@email.comĐiện thoạiell: 646-555-5555

Fax: 555-555-5555

Trân trọng,

Jonathan Saunders, CPA

__________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

  • Theo: indeed
  • Người dịch: Đặng Thị Thu Phương
  • Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đặng Thị Thu Phương – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=74483

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network