Cách Tốt Nhất Để Duy Trì Một Cuộc Họp Doanh Nghiệp
Hãy xác định và thiết lập lịch trình một cách có chiến lược hiệu quả nếu bạn muốn những người tham gia cuộc họp tập trung hoàn toàn vào phần trình này của mình và nên nhớ tránh các buổi sáng thứ Hai khi mọi người đang cập nhật thông tin qua e-mail đồng thời nên tránh các buổi chiều thứ Sáu khi mà nhân viên đang bận rộn để hoàn thành công việc trong tuần và mong chờ đến ngày nghỉ cuối tuần. Hãy lên lịch họp vào lúc mà họ có khả năng cao sẽ tham gia và có thể tập trung hoàn toàn vào buổi họp.
?Đặt ra giới hạn thời gian và tuân thủ
Những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ khả năng cao sẽ khiến người tham gia dần bị mất đi sự kiên nhẫn và tập trung vốn có. Thời gian vừa đủ sẽ là khoảng thời gian lý tưởng nhất. Các cuộc họp hiệu quả nhất là khi bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ.
? Xác định được điều cần ưu tiên trong buổi họp
Đừng bao giờ để phần quan trọng nhất ở cuối cùng hãy đảm bảo rằng các mục cần ưu tiên được đáp ứng, trước tiên hãy thảo luận về các vấn đề liên quan tới chúng, như vậy nếu ai đó cần phải rời khỏi cuộc họp sớm thì bạn cũng yên tâm rằng những thông tin quan trọng cần thiết họ đã nắm được.
?Bám sát theo chương trình đã phác thảo
Chương trình phác thảo chính là một bản thảo, một khuôn khổ để giúp cho mọi người nắm bắt được chủ đề và duy trì ổn định tiến trình của buổi họp. Nó nên được làm tách biệt và không bị những thứ khác xen vào ngoại trừ những chủ đề chính liên quan tới buổi họp bởi các cuộc thảo luận ngoài rìa sẽ gây ra lãng phí thời gian không cần thiết. Nếu những người tham gia buổi họp muốn nói chuyện về chủ đề ngoài hãy tiến đến và đề nghị họ nói chuyện sau cuộc họp hoặc lên lịch cho một cuộc thảo luận riêng và chuyển chủ đề quay trở lại buổi họp ngay lập tức.
?Cung cấp khái niệm thông qua những câu chuyện
Khi bạn trình bày những khái niệm mới, ý tưởng mới đặc biệt là các mô hình khó hiểu hãy giải thích cho họ lý do tại sao họ nên quan tâm nên bắt đầu dẫn chứng bằng một câu chuyện nhanh và sử dụng các ví dụ đi kèm để họ dễ hình dung được ý tưởng về sáng kiến của bạn.
?Gói gọn lại một cách rõ ràng
Để đảm bảo cho những thông tin cần đặc biệt lưu ý được ghi nhớ kỹ hơn, vào cuối buổi họp hãy nhanh chóng nhắc lại về những quyết định, thời hạn và sẵn sàng giải thích thêm bất kỳ điểm nào họ chưa rõ để tất cả những người tham gia cuộc họp có thể hiểu chính xác những gì có trong buổi họp và sẵn sàng chuẩn bị lên lịch trình cho những cuộc họp kế tiếp.
———————————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
* Bài viết gốc: Entrepreneur.com
* Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên
* Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên – Nguồn iVolunteer VietNam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=87490
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: connect@ivolunteer.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com