Adam Grant Về Cách Quản Lý Hộp Thư Đến Của Mình (Và Các Mẹo Sắp Xếp Email Một Cách Hiệu Quả)

Nếu có Vua – Email, đó phải là Adam Grant. Một nhà tư tưởng học hàng đầu, anh đã viết nhiều về vai trò của email (và lý do tại sao chúng ta hoàn toàn nên trả lời và không bỏ qua hộp thư đến của mình).

Gần đây tôi đã hỏi anh ấy về thói quen sử dụng email của chính anh ấy. Anh ấy hào phóng chia sẻ các chiến thuật của mình để phản hồi và đưa ra hai điều mà anh ấy đã làm để giúp cuộc sống email của mình bớt nặng nề hơn rất nhiều. Đây là phiên bản đã chỉnh sửa của cuộc phỏng vấn của tôi với Adam, ban đầu là được xuất bản trên The Gmail Genius.

BÀI PHỎNG VẤN

Câu hỏi: Bạn dành bao nhiêu thời gian check email mỗi ngày?

Ohhh, tôi đoán là 3 tiếng một ngày.

Câu hỏi: Như vậy có phải là quá nhiều không? Bạn cảm thấy thế nào về khoảng thời gian đó?

Tùy từng ngày. Tôi thực hiện rất nhiều công việc của mình qua email. Khi tôi suy nghĩ về ý tưởng, hoặc đưa ra phản hồi về công việc của ai đó, hoặc cố gắng tìm một điểm dữ liệu hoặc câu chuyện cụ thể, tôi nhận thấy rằng một giờ tôi có thể dành cho 30 email với 30 người hiệu quả hơn so với việc có hai cuộc họp mỗi cuộc họp dài 30 phút.

Tôi thực sự thích email hơn cho nhiều công việc cần phải giao tiếp. Tôi nghĩ rằng tôi thường có thể trả lời các câu hỏi nhanh hơn nhiều mà không bị phân tâm nhiều vào công việc của mình. Tôi thích thực tế là nó có thể được thực hiện không đồng bộ. Tôi có thể làm việc đó vào thời gian của riêng mình, thay vì phải sắp xếp một cuộc họp. Nhưng có những ngày tôi muốn dành ít thời gian hơn cho email không? Chắc chắn.

Câu hỏi: Bạn đã viết một bài báo trên The New York Times lập luận rằng chúng tôi có nhiệm vụ chuyên nghiệp là trả lời email. Bạn đã lưu ý nghiên cứu cho thấy rằng những người quan tâm đến công việc của họ thường rất coi trọng email. Nghiên cứu còn cho chúng ta biết điều gì khác về thói quen sử dụng email nữa không? 

Như tôi đã viết, đó là một dấu hiệu của sự tận tâm. Những người đáng tin cậy, có kỷ luật và có tổ chức thường phản ứng nhanh hơn [với email]. Nó gửi một tín hiệu rõ ràng theo cách đó.

Thứ hai, điều đáng suy nghĩ là: Điều này có liên quan đến những loại công việc nào? Hầu hết mọi người trong thế giới công nghiệp hóa ngày nay làm việc trong một công việc dịch vụ. Đó là khoảng 80% người Mỹ và hơn 2/3 người dân ở Đông Nam Á và Tây Âu. Nếu bạn nghĩ về ý nghĩa của việc làm dịch vụ, thì về cơ bản, đó là việc phản hồi lại những người khác và cố gắng đáp ứng nhu cầu của họ. Càng ngày, rất nhiều dịch vụ được cung cấp dưới dạng điện tử.

Giả sử bạn đang làm dịch vụ khách hàng cho một hãng hàng không. Thật đáng kinh ngạc là bạn có thể hoàn thành được bao nhiêu phần trăm với phản hồi trên Twitter hoặc cuộc trò chuyện trực tiếp. Điều này cũng đúng đối với công việc kiến ​​thức. Nếu bạn nghĩ về nền kinh tế tri thức, thì về cơ bản, mọi người sử dụng kiến ​​thức chuyên môn của mình để giải quyết vấn đề. Họ có thể làm điều đó từ bất kỳ đâu trên thế giới bằng các công nghệ truyền thông mà chúng tôi có sẵn. Về cơ bản, nếu bạn làm việc trong lĩnh vực dịch vụ hoặc công việc kiến ​​thức, thật khó tưởng tượng bạn có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả và giúp đỡ người khác nếu bạn không phản hồi.

Câu hỏi: Đã có rất nhiều lời bàn tán về “tính vô hạn của hộp thư đến”, lập luận chống lại Inbox Zero và quá lo lắng về việc trả lời mọi email. Phản hồi của bạn đối với những ý kiến trên là gì?

Chà, tôi chắc chắn không đồng ý với điều đó. Tôi đã đọc bài báo đó – thực ra đó là một phần lý do tại sao tôi viết bài của mình. Tôi đã giống như, chờ một chút, đây là một lời khuyên thực sự tồi tệ! Tất nhiên là có, nếu bạn nhận được 500 hoặc 600 email mỗi ngày, thì việc trả lời những email đó mỗi ngày sẽ không còn gì bằng. Và trừ khi đó là công việc của bạn, nếu không thì trả lời email chẳng phải là một điều tốt với bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn nhận được nhiều email như vậy mỗi ngày thì đó là hệ thống đã bị hỏng. Tôi đã nghe điều này từ một số nhà báo ở vị trí đó. Đó là một quá trình gửi tồi. Không nên có một hộp thư đến của một người nhận tất cả các bài gửi đến một tờ báo. Cần có một cổng thông tin trực tuyến. Có tất cả các cách để giảm tải đó.

Với tư cách cá nhân, nếu bạn nhận được loại email đó, điều đó thường có nghĩa là bạn khá dễ nhìn thấy bên trong một tổ chức lớn hoặc bên ngoài tổ chức của bạn. Tôi nhận được rất nhiều email lạnh lùng. Giữa sách và các buổi nói chuyện trên TED, tôi có hàng triệu người tương tác với nội dung của tôi. Tôi nhận được rất nhiều email nhưng có thể quản lý được. Tôi không mong muốn có mặt tại Inbox Zero. Tôi nghĩ rằng hoàn toàn ổn khi có tin nhắn chờ đợi, nhưng tôi cũng không muốn để chúng chồng chất lên nhau. Tôi cố gắng gửi 10 đến 20 email không được trả lời mỗi ngày. Trong những tuần thực sự bận rộn, tôi có thể sẽ về nhà và có 200 thư cần phản hồi vì tôi không nhận email.

Tôi nghĩ không bao giờ trả lời là một chính sách tồi tệ, đặc biệt nếu đó là những email hợp pháp. Tôi không nói bất kỳ ai nên trả lời thư rác hoặc tin nhắn thiếu tôn trọng hoặc thô lỗ và tôi không nghĩ rằng bất kỳ người lạ nào có quyền dành thời gian của bạn. Tôi nghĩ điểm trung gian mà chúng tôi nên đạt được là: chúng tôi cố gắng hết sức để trả lời các email hợp lý trên một tiến trình thuận tiện cho chúng tôi. Chúng ta cũng cần suy nghĩ về việc: điều nào trong số này là quan trọng đối với ưu tiên của tôi? Và, những email nào quan trọng để làm tốt công việc của tôi?

Tôi đã trích dẫn nghiên cứu cho thấy rằng vào những ngày mà người quản lý phải tải nhiều email, họ ít chủ động hơn trong việc thiết lập tầm nhìn, mục tiêu rõ ràng, kỳ vọng và đưa ra phản hồi. Nhưng điều đó chỉ đúng nếu email không phải là trọng tâm trong công việc của họ. Nếu bạn quản lý những người làm công việc kiến ​​thức hoặc bất cứ điều gì yêu cầu giao tiếp điện tử, email là một phần khá quan trọng trong công việc của bạn. Nếu bạn có những người đang làm việc với bạn không có mặt tại văn phòng thực của bạn, thì việc ping họ nhanh chóng là điều khá hữu ích. Đó là lời khuyên thực sự không tốt khi nói mọi người hoàn toàn bỏ qua email. Đó là những gì tôi đang chống lại.

=>Hãy kiểm tra email của bạn

Câu hỏi:Bạn đã vạch ra các tiêu chí về cách bạn quyết định có trả lời email hay không. Sáu cách tiếp cận đó có ổn không? Bạn có thay đổi bất cứ điều gì không?

Tôi không biết rằng mọi thứ đã thực sự thay đổi. Có một điều tôi thấy ngạc nhiên là tần suất mọi người cố gắng thuyết phục tôi rằng tôi sẽ kiếm được gì đó từ việc giúp đỡ họ. Tôi nghĩ rằng họ đang thiếu điểm. Nói chung, nếu bạn là một người lạ hỏi tôi thời gian của tôi, mục tiêu không phải là thuyết phục tôi rằng điều đó sẽ có lợi cho tôi. Đó không phải là lý do tại sao tôi trả lời người lạ. Đó không phải là lý do tại sao tôi thường trả lời email.

Hầu hết thời gian, tôi trả lời vì tôi nghĩ rằng yêu cầu có ý nghĩa đối với người đang yêu cầu hoặc họ đang cố gắng giúp đỡ người khác. Hoặc nếu tôi nghĩ những gì họ đang làm là quan trọng. Tôi cũng phản hồi nếu có một cách dễ dàng để đề xuất điều gì đó có thể hữu ích.

Sai lầm mà mọi người mắc phải là họ quá thiển cận và xa cách – cho rằng cách duy nhất để thúc đẩy tôi là thu hút sự tư lợi của tôi. Bất kỳ ai tham gia vào công việc của tôi sẽ biết rõ hơn, phải không? Một trong những lý do tôi nghiên cứu về người cho và người nhận là tôi thực sự thích được giúp đỡ khi đó không phải là một sự hy sinh quá lớn. Vì vậy, tôi có thể sẽ thêm một điểm thứ bảy [vào bài viết]: đừng cố thuyết phục ai đó rằng bằng cách giúp đỡ, điều đó sẽ tốt cho họ. Thay vào đó, hãy cố gắng giúp họ xem cách họ có thể tạo ra sự khác biệt theo cách có lợi cho bạn và không gây tốn kém cho họ.

Giờ nghĩ lại, tôi rất ngạc nhiên bởi số lượng người khăng khăng muốn đáp ứng các điều khoản của họ thay vì của bạn – khi họ chính là người yêu cầu. Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là gửi email cho tôi và yêu cầu gặp mặt trực tiếp vào tuần tới hoặc ngày mai hoặc bất cứ điều gì. Bạn đang yêu cầu tôi cho thời gian của tôi. Tại sao bạn không hỏi tôi cách kết nối hiệu quả nhất là gì – khi nó có thể thuận tiện cho tôi? Nếu bạn là người liên hệ, hãy để người sẽ giúp bạn quyết định thời gian và thời gian.

Câu hỏi: Điều gì đã giúp bạn nhiều nhất trong cách bạn quản lý email? Điều gì đã bị ảnh hưởng nhiều nhất?

Thành thật mà nói, tôi nghĩ những thứ đã giúp tôi nhiều nhất là Câu hỏi thường gặp và phân loại. Có những câu hỏi phổ biến đến [qua email] và điều đó không xảy ra với tôi trong một thời gian – cho đến khi tôi nhận được rất nhiều câu hỏi tương tự trong cùng một tuần – để tạo một tài liệu duy nhất cho việc này. Tôi tập hợp các câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến nhất mà tôi nhận được và gửi nó cho bất kỳ ai hỏi về những chủ đề đó. Một loạt trong số đó đã thực sự trở thành các bài báo mà tôi đã xuất bản.

Điều khác là có một đội ngũ và mạng lưới cộng tác viên sẵn sàng và am hiểu về các loại yêu cầu khác nhau. Tôi sẽ cho bạn một ví dụ. Tôi nhận được từ 50 đến 100 câu hỏi nói một tuần. Không đời nào tôi sẽ lấy dù chỉ một phần nhỏ trong số đó. Sẽ vô cùng hữu ích khi biết những người trong quỹ đạo của tôi nói về các chủ đề tương tự, có kiến ​​thức chuyên môn trùng lặp và muốn nói nhiều hơn. Bởi vì tôi có thể bắt đầu giới thiệu các cuộc nói chuyện với họ. Điều đó giống như đôi bên cùng có lợi vì nó giúp ích cho người mà tôi sẽ không thể xuất hiện. Hi vọng nó cũng giúp ích cho người đưa ra bài nói chuyện. Tôi có một loạt người cho các loại yêu cầu khác nhau mà tôi biết rằng tôi không thể thực hiện riêng lẻ.

Tôi đã nghĩ trong một thời gian dài rằng tôi phải nói đồng ý với mọi yêu cầu và tôi phải tự mình thực hiện tất cả. Một ngày nọ, tôi nhận ra rằng trở thành một người cho đi không phải là nói có. Đôi khi tôi có thể nói, “Tôi không thể làm điều này, nhưng tôi biết một người khác rất thích.”

——————————–

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

  • Theo: theladders.com
  • Người dịch: Đỗ Hiền Anh
  • Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đỗ Hiền Anh – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=76051

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network