Tất Tần Tật Từ A – Z Cách Để Trở Thành Một Trợ Lý Điều Hành
?Trợ lý điều hành làm gì?
Trợ lý điều hành là một chuyên gia hành chính hỗ trợ giám đốc điều hành của tổ chức hoặc một quản trị viên cấp cao khác. Họ thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn phòng khác nhau, hỗ trợ văn thư và thường xử lý các nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp, chẳng hạn như đào tạo nhân viên. Nhiệm vụ sẽ phụ thuộc vào văn phòng cụ thể, nhưng một trợ lý điều hành cũng có thể làm những việc sau:- Nhận cuộc gọi, trả lời email và nhận fax
- Cung cấp hỗ trợ hành chính hoặc văn thư chung
- Giao diện trực tiếp với khách hàng
- Chuẩn bị các tài liệu quan trọng của công ty
- Lên lịch các cuộc hẹn
- Quản lý du lịch
?Yêu cầu trợ lý điều hành
Các vị trí trợ lý điều hành yêu cầu các kỹ năng và chứng chỉ cụ thể: Giáo dục- Chuyên gia hành chính được chứng nhận
- Chuyên gia Microsoft Office
Bạn có thể lấy chứng chỉ này để chứng tỏ bạn có kiến thức chuyên môn về một hoặc nhiều sản phẩm Microsoft Office sau: Word, Excel, PowerPoint, Access, SharePoint, Outlook và OneNote. Các kỳ thi kéo dài khoảng 90 phút và kiểm tra kiến thức và năng lực của bạn với các chương trình này.
Kỹ năng
Mỗi công việc trợ lý điều hành sẽ yêu cầu các kỹ năng hơi khác nhau, vì các giám đốc điều hành giao nhiều nhiệm vụ khác nhau cho trợ lý của họ. Một số có thể kiếm được những trách nhiệm mới khi họ tiến bộ trong sự nghiệp của mình. Tuy nhiên, có nhiều kỹ năng có thể chuyển giao mà mọi trợ lý điều hành cần có, bao gồm:
- Kỹ năng giao tiếp
Các chuyên gia này thường tương tác với khách hàng, khách hàng, giám đốc điều hành mà họ phục vụ, nhân viên văn phòng khác và nhiều bên nội bộ và bên ngoài khác. Để duy trì một môi trường làm việc tích cực, các trợ lý điều hành bắt buộc phải có các kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ, chẳng hạn như tử tế và kiên nhẫn trong các tình huống thử thách.
- Tổ chức
Từ các thư mục tập tin đến các ổ đĩa trực tuyến dùng chung, trợ lý điều hành phải là những bậc thầy về tổ chức. Để giữ cho một văn phòng hoặc một công ty hoạt động trơn tru, trợ lý điều hành tốt nhất có hệ thống lưu trữ hiệu quả và sử dụng các công cụ quản lý công việc. Họ giữ lịch trình, ngân sách và quản lý một lượng lớn thông tin, tin nhắn điện thoại, email hoặc tệp.
- Viết
Một trợ lý điều hành thường phải viết email, bản ghi nhớ, tài liệu, báo cáo và các phần văn bản khác. Họ phải hiểu rõ ngữ pháp và sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp. Các lớp học viết tại trường đại học hoặc các khóa học giáo dục thường xuyên về kinh doanh và viết chuyên nghiệp có thể giúp củng cố kỹ năng viết của trợ lý điều hành.
- Linh hoạt
Trợ lý điều hành chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ và lịch trình của họ có thể thay đổi nếu người điều hành hoặc quản trị viên mà họ hỗ trợ có nhu cầu khẩn cấp cần giải quyết. Họ thường cần đa nhiệm và nên thoải mái khi chuyển đổi nhiệm vụ, dừng lại giữa chừng và nhận trách nhiệm mới khi chúng phát sinh.
- Kỹ năng tin học
Các kỹ năng máy tính cơ bản là điều quan trọng cần có ở bất kỳ vị trí trợ lý điều hành nào, bao gồm cả việc tạo tài liệu, bảng tính và trình bày. Kiến thức chuyên môn về phần mềm xử lý văn bản, nghiên cứu và khắc phục sự cố chung thường rất quan trọng đối với thành công của trợ lý điều hành.
?Môi trường làm việc trợ lý điều hành
Trợ lý điều hành thường làm việc trong môi trường văn phòng, có thể khác nhau, nhưng có một số yếu tố thường không đổi giữa hầu hết các vị trí trợ lý điều hành:
- Nhiều trợ lý điều hành ngồi bàn giấy đến tám giờ một ngày. Hầu hết đều có máy trạm riêng với máy tính và điện thoại.
- Họ làm việc với máy tính và phải thoải mái với thời gian sử dụng màn hình kéo dài.
- Trợ lý điều hành có thể làm việc với một nhóm nhỏ gồm đồng nghiệp và người quản lý, trong khi một số làm việc riêng với một giám đốc điều hành cấp cao, do đó hoàn thành nhiều nhiệm vụ một cách độc lập.
- Các ngành sử dụng trợ lý điều hành bao gồm văn phòng pháp lý và y tế, bệnh viện, trường học, cơ quan chính phủ và nhiều loại hình doanh nghiệp tư nhân.
Một số trợ lý điều hành có thể được yêu cầu đi du lịch để lập kế hoạch cho các sự kiện, tham gia các cuộc họp và hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể.
?Làm thế nào để trở thành một trợ lý điều hành
Sau khi quyết định theo đuổi công việc trợ lý điều hành, bạn có thể thực hiện các bước sau:
1. Theo đuổi một nền giáo dục
Kiếm được bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED, đồng thời xem xét bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân để có thể tăng khả năng kiếm tiền của bạn và có một nền giáo dục tương xứng với trải nghiệm. Đảm bảo tham gia nhiều lớp học, bao gồm cả những lớp học nâng cao kỹ năng viết, giao tiếp, máy tính và toán học của bạn.
2. Tích lũy kinh nghiệm quản trị
Hầu hết các tin tuyển dụng trợ lý điều hành ưu tiên ứng viên có ít nhất ba năm kinh nghiệm hành chính. Kinh nghiệm có thể có được thông qua một công việc, vị trí tình nguyện hoặc thực tập. Cố gắng tìm một công việc như lễ tân, trợ lý hành chính, trợ lý văn phòng hoặc cộng tác viên nghiên cứu để rèn luyện các kỹ năng bạn cần như một trợ lý điều hành có trình độ.
3. Xem xét chứng nhận
Sau khi tích lũy kinh nghiệm, bạn có thể theo đuổi chứng chỉ về các kỹ năng hỗ trợ hành chính để phân biệt tốt hơn bản thân với các ứng viên khác và có thể tăng khả năng kiếm tiền của bạn.
4. Tạo sơ yếu lý lịch
Khi chuẩn bị sơ yếu lý lịch và thư xin việc, hãy nêu bật kinh nghiệm và kỹ năng hành chính của bạn, bao gồm cả kỹ năng tổ chức và máy tính. Bao gồm bất kỳ chứng nhận nào bạn có thể có. Điều chỉnh thư xin việc của bạn cho phù hợp với ngành và công ty. Ví dụ: nếu bạn đang ứng tuyển vào một trợ lý điều hành trong một môi trường giáo dục, hãy nêu bật bất kỳ kinh nghiệm giáo dục nào mà bạn có thể có, bao gồm cả các vị trí tình nguyện viên.
5. Ứng tuyển vào các công việc trợ lý điều hành
Tìm kiếm công việc trợ lý điều hành trực tuyến và chọn các vị trí trong các ngành mà bạn quan tâm hoặc phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp tổng thể của bạn. Xem lại mô tả công việc để hiểu rõ hơn về những kỳ vọng và yêu cầu của nhà tuyển dụng, đồng thời nộp đơn vào những công việc mà bạn có đủ điều kiện nhất để đảm bảo một cuộc phỏng vấn. Bạn cũng có thể kết nối với các chuyên gia quản trị khác để giúp tìm các vị trí mở.
?Ví dụ về mô tả công việc trợ lý điều hành
Chúng tôi đang tìm kiếm một trợ lý điều hành có kinh nghiệm và đáng tin cậy để hỗ trợ đội ngũ điều hành của chúng tôi. Bạn sẽ làm việc trực tiếp với giám đốc điều hành cấp C trong khi quản lý các công việc liên quan đến kinh doanh cho nhóm. Bạn sẽ chịu trách nhiệm tổ chức việc đi lại, tạo báo cáo, giao tiếp với khách hàng và các nhiệm vụ hành chính khác. Ứng cử viên lý tưởng cảm thấy thoải mái với bộ Microsoft Office đầy đủ, là một người giải quyết vấn đề tự nhiên và là một người đa nhiệm bậc thầy. Họ cũng phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED và ít nhất ba năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính. Bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân có thể thay thế kinh nghiệm.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Trương Thị Tuyết Nhã
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Trương Thị Tuyết Nhã – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=96317
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
