Cách Viết Sơ Yếu Lý Lịch Dành Cho Chuyên Viên Hành Chính
Các chuyên viên hành chính đóng vai trò quan trọng trong lực lượng lao động ngày nay, chịu trách nhiệm duy trì hoạt động văn phòng hàng ngày của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Các chuyên viên hành chính thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào ngành của họ như trả lời điện thoại và email, chuyển tiếp tin nhắn, tổ chức các sự kiện văn phòng, quản lý và theo dõi hàng tồn kho và vật tư văn phòng, đặt phòng họp, tổ chức du lịch và nhiều hơn nữa.
Các chuyên viên hành chính có thể làm việc trong hầu hết các ngành và thường có kỹ năng tổ chức, giao tiếp và quản lý thời gian tốt. Nếu bạn quan tâm đến vai trò chuyên viên hành chính, việc tạo một bản CV tuyệt vời thể hiện các kỹ năng và thành tích có liên quan là bước đầu tiên để tạo ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm nhân tài như bạn.
?NHỮNG GÌ NHÀ TUYỂN DỤNG TÌM KIẾM TRONG CV CỦA CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH?
Giống như bất kỳ CV nào, CV của bạn phải phù hợp với vai trò và công ty cụ thể mà bạn đang ứng tuyển. Là một chuyên viên hành chính, bạn có thể ứng tuyển nhiều chức danh khác nhau, bao gồm trợ lý hành chính, điều phối viên hành chính hoặc quản lý hành chính. Các chức danh công việc khác nhau cũng có thể mô tả các chức năng văn thư khác nhau hoặc chuyên biệt như thư ký văn phòng, thư ký thông tin, thư ký thư từ, lễ tân hoặc thư ký y tế. Hãy dành thời gian xem xét mô tả công việc và nghiên cứu công ty trước khi điều chỉnh CV của bạn. Làm như vậy sẽ giúp bạn quyết định những từ khóa nào sẽ bao gồm cũng như những kỹ năng và kinh nghiệm nào cần ưu tiên. Tìm hiểu về ứng viên lý tưởng của nhà tuyển dụng trước có thể giúp bạn làm nổi bật những phẩm chất và trình độ quan trọng nhất đối với họ. Bao gồm các từ khóa liên quan đến nghề nghiệp của bạn cũng có thể giúp bạn vượt qua Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS).?CÁCH VIẾT CV CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH
- Tham khảo các mẫu
- Sử dụng định dạng chuyên nghiệp
- Liệt kê thông tin liên hệ của bạn
- Tập trung vào kinh nghiệm chuyên môn của bạn
- Lưu ý những thành tích có thể đo được của bạn
- Thêm trình độ học vấn của bạn
- Làm nổi bật kỹ năng của bạn
- Thêm các từ khóa có liên quan
Khi bạn chọn bố cục CV của mình, bạn cần chọn cách bạn muốn sắp xếp nó. Nội dung bạn liệt kê ở đầu CV là thông tin mà nhà tuyển dụng sẽ đọc đầu tiên. CV theo trình tự thời gian nêu chi tiết kinh nghiệm làm việc của bạn bắt đầu từ kinh nghiệm gần đây nhất của bạn trước khi chuyển xuống các vai trò trước đây bạn đã làm việc. Một CV chức năng dựa trên kỹ năng và thể hiện khả năng của bạn và liệt kê kinh nghiệm làm việc của bạn liên quan đến từng bộ kỹ năng mà bạn quyết định đưa vào CV.
Bạn có thể sử dụng một mẫu CV chức năng nếu bạn đang có kế hoạch chuyển đổi nghề nghiệp của mình để trở thành một chuyên gia hành chính. CV theo trình tự thời gian rất hữu ích khi bạn muốn nêu bật kinh nghiệm có liên quan tới công việc, đặc biệt nếu bạn đang ứng tuyển vào vai trò quản trị cấp cao.
3. Liệt kê thông tin liên hệ của bạn
Thông tin liên hệ của bạn được liệt kê ở đầu bản CV, bao gồm họ và tên, địa chỉ email và số điện thoại. Một mẫu CV có thể yêu cầu bạn thêm số điện thoại phụ của mình, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có sẵn thông tin này nếu cần. Bạn cũng có thể bao gồm vị trí của mình, mặc dù không cần thiết — và đôi khi không an toàn — để liệt kê địa chỉ thực của bạn.
Tip: Hãy nhớ rằng, CV của bạn không phải là một tài liệu pháp lý, vì vậy có thể chấp nhận được nếu bạn sử dụng tên ưa thích hoặc tên bạn muốn được gọi trong CV của mình. Bạn sẽ sử dụng tên hợp pháp của mình cho các tài liệu chính thức khác trong quá trình tuyển dụng, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch và biểu mẫu bảo hiểm.
4. Tập trung vào kinh nghiệm nghề nghiệp của bạn
Kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp của bạn là phần quan trọng nhất trong nội dung CV của bạn vì nó thể hiện bạn có đủ tiêu chuẩn cho vị trí quản trị mà bạn đã ứng tuyển hay không. Bạn nên liệt kê các vị trí bạn đã đảm nhiệm tại mỗi công ty bên cạnh mốc thời gian bạn đã nắm giữ nó trong bao lâu và công ty bạn đã làm việc tại đó. Bạn có thể mở rộng phần này và cắt các phần tóm tắt và mục tiêu để giới thiệu kinh nghiệm của bản thân. Hãy nhớ liệt kê kinh nghiệm của bạn ở đầu CV nếu nó theo thứ tự thời gian hoặc ở cuối nếu bạn định viết một CV chức năng.
Một nhà tuyển dụng có thể quan tâm đến việc nhận diện tên của công ty hoặc có mối liên hệ với người đã từng làm việc ở đó. Dù thế nào, bạn cũng nên tập trung vào việc học hỏi kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự để mở rộng kinh nghiệm chuyên môn, điều này có thể tạo nên cơ hội ứng cử cho bạn. Ví dụ: nếu bạn đã làm hai công việc thực tập và muốn ứng tuyển vào một vị trí đầu vào, bạn sẽ cần phân biệt những kinh nghiệm bạn đã đạt được, để nhà tuyển dụng có thể chú ý đến chúng.
5. Ghi lại những thành tựu có thể đo lường được của bạn
Khi bạn liệt kê kinh nghiệm làm việc của mình, hãy nhớ nêu chi tiết những thành tích bạn đã đạt được ở từng vị trí. Bạn phải thông báo những thành tựu này đã ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của bộ phận nhân sự và hiệu suất của nhân viên để cải thiện khả năng đủ điều kiện của bạn cho một vị trí trống.
Ví dụ: nếu bạn làm việc ở vị trí quản lý hành chính, thì điểm chuẩn hiệu suất mà bạn tạo cho tất cả các phòng ban có thể đã “tăng năng suất của họ lên 20%”. Một thành tích khác có thể là bạn đã “viết đánh giá hiệu suất cho 20 nhân viên và theo dõi các mục tiêu hàng quý để xác định các cải tiến về hiệu suất.”
6. Thêm trình độ học vấn của bạn
Hãy đảm bảo bao gồm trình độ học vấn mới nhất mà bạn nhận được nếu bạn tham gia lực lượng lao động. Bước này giúp bạn có thêm chỗ để bổ sung thêm thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc của mình. Ví dụ: nếu bạn đã nhận được bằng cử nhân, thì bạn có thể thêm bằng vào phần học vấn nằm gần đầu sơ yếu lý lịch của bạn.
Liệt kê trình độ học vấn của bạn dưới kinh nghiệm làm việc của bạn nếu bạn có nhiều năm kinh nghiệm. Bạn sẽ liệt kê trường bạn đã theo học, loại bằng cấp và điểm trung bình mà bạn đã đạt được, cùng với năm bạn tốt nghiệp bất kể kinh nghiệm của bạn.
7. Làm nổi bật các kỹ năng của bạn
Phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn nêu chi tiết các loại kỹ năng bạn đã học được khi ở nơi làm việc. Các kỹ năng có thể bao gồm những kỹ năng bạn đã học được trong công việc hoặc những kỹ năng khác bạn đã đạt được khi cộng tác với đồng nghiệp của mình. Bạn nên lựa chọn giữa các kỹ năng mềm và kỹ năng cứng để thêm vào sơ yếu lý lịch của mình để chứng minh rằng bạn là người có kỹ năng làm việc nhóm và tạo ra kết quả có lợi cho công ty của bạn. Liệt kê các kỹ năng của bạn ở đầu CV chức năng của bạn để nhấn mạnh những gì bạn có thể đóng góp nếu được tuyển dụng cho vị trí này.
Một số ví dụ về các kỹ năng nghiệp vụ hành chính theo yêu cầu bao gồm:
- Quản lý nguồn nhân lực
- Phân tích hiệu suất
- Song ngữ
8. Thêm các từ khóa có liên quan
Các từ khóa phải được liên kết với vị trí bạn đang ứng tuyển, vì vậy bạn sẽ cần nhìn lại bản mô tả công việc để sử dụng các từ khóa phù hợp khi mô tả kinh nghiệm làm việc của mình. Nếu công ty đang tìm kiếm một trợ lý hành chính có kỹ năng giải quyết vấn đề, thì bạn có thể kết hợp nó vào phần kinh nghiệm làm việc và kỹ năng trong CV của mình.
?MẪU CV CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH
Xem lại mẫu này để có ý tưởng về cách bạn có thể định dạng CV chuyên môn hành chính của mình:
Họ và tên
Thành phố, Bang | Địa chỉ Email | Số điện thoại
Giáo dục: Tên trường
GPA (nếu trên 3.5)
Kinh nghiệm làm việc
Tên công ty, Chức vụ đảm nhận
Ngày làm việc
- [Kinh nghiệm đạt được]
- [Kinh nghiệm đạt được]
- [Kinh nghiệm đạt được]
- [Kinh nghiệm đạt được]
- [Kinh nghiệm đạt được]
Tên công ty, Chức vụ đảm nhận
Ngày làm việc
- [Kinh nghiệm đạt được]
- [Kinh nghiệm đạt được]
- [Kinh nghiệm đạt được]
Kỹ năng
- [Kỹ năng áp dụng]
- [Kỹ năng áp dụng]
- [Kỹ năng áp dụng]
- [Kỹ năng áp dụng]
?VÍ DỤ VỀ CV NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH
Hãy xem các ví dụ sau để tham khảo khi viết CV nhân viên hành chính của bạn:
?Ví dụ 1:
Jerome Morris Charlotte, Bắc Carolina
jmorris@email.com | 704-648-8250
Giáo dục:
North Carolina State University Cử nhân Khoa học Quản trị Kinh doanh Tháng 8/2013 – tháng 12/2016
Điểm trung bình: 3,82
Kinh nghiệm làm việc:
Công ty Cổ phần Sản xuất của Frank, Trợ lý Hành chính
Tháng 1/2017 – Hiện tại
- Chuẩn bị các bài thuyết trình và báo cáo hàng tuần cho hai giám đốc điều hành cấp cao trong khi quản lý các dự án đặc biệt
- Quản lý sự phát triển của nhân viên và hỗ trợ tăng 15% năng suất của nhân viên
- Giám sát lịch của các giám đốc điều hành cấp cao, các cuộc họp đã lên lịch, các sự kiện của công ty và hành trình du lịch
- Thực hiện các chỉnh sửa cuối cùng trên tất cả các tài liệu hành chính để đảm bảo giao tiếp nội bộ và bên ngoài hiệu quả
- Trả lời 40 cuộc gọi mỗi ngày và giải quyết các câu hỏi và thắc mắc
Charlotte Nhi khoa, Thực tập sinh Nhân sự
Tháng 9/2016 – tháng 12/2016
- Lên lịch cho 15 cuộc hẹn với bệnh nhân mỗi tuần và các lỗi khắc phục sự cố khi cần thiết
- Tạo một hệ thống lưu trữ tiêu chuẩn để giữ cho các tài liệu thực hành được ngăn nắp và có thể truy cập được
- Giữ bí mật thông tin bệnh nhân và cập nhật kịp thời cho bác sĩ những thay đổi vào hồ sơ.
Kỹ năng
- 80 WPM
- Chuyên gia xử lý văn bản và phần mềm bảng tính
- Nhân viên xuất sắc trong 3 tháng (7/2017, 1/2018, 3/2019)
- Song ngữ tiếng Anh và tiếng Pháp
?Ví Dụ 2:
Christina Ruiz Dallas, Texas
nwagner@email.com | 704-468-8300
Kinh nghiệm làm việc
Công ty Cổ phần CNC, Giám đốc Nhân sự
Tháng 1/2018 – Hiện tại
- Giám sát bảng lương, phúc lợi và hoạt động tuyển dụng của bộ phận cho một tổ chức 300 nhân viên
- Phê duyệt và xác nhận thời gian nghỉ, tăng lương và đóng góp cho gói 401K
- Chỉnh sửa sổ tay nhân viên để bao gồm chi tiết về gói phúc lợi của từng nhân viên và các đánh giá về hiệu suất
- Thực hiện quản trị chương trình 401K, tăng 20% mức độ hài lòng trong công việc
Charlotte’s Bank, Chuyên gia về nguồn nhân lực
Tháng 10/2015 – tháng 12/2018
- Làm việc với các nhà quản lý bộ phận để thuê 5 giao dịch viên trong năm tháng đồng thời nhận ra các yêu cầu mới
- Đã giúp cải thiện tốc độ giới thiệu nhân viên mới bằng cách giảm thời gian trung bình xuống còn năm ngày
- Giải đáp thắc mắc từ nhân viên về các gói lương thưởng và phúc lợi của họ
Giáo dục
Đại học Tổng hợp, Cử nhân Khoa học Quản lý
Tháng 8/2010 – tháng 12/2013
Kỹ năng
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc
- 80 WPM
- Thành thạo phần mềm quản lý dự án và hiệu suất
Nhận giải thưởng Nhân viên xuất sắc nhất năm 2019 của Công ty Cổ phần CNC
______________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Đào Trà My
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn: “Người dịch: Nguyễn Đào Trà My – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=70713
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
