Top Những Kĩ Năng Văn Thư Hàng Đầu Làm Nổi Bật Hồ Sơ Của Bạn

10/04/2022

Khi bạn ứng tuyển vào các vị trí, bạn có thể nhận thấy mô tả công việc đề cập đến một số kỹ năng văn thư nhất định. Từ trợ lý giám đốc đến kế toán, tất cả những công nhân văn phòng nên có một số kỹ năng văn thư nhất định.

Văn thư là gì? Chức năng nhiệm vụ của một nhân viên văn thư

Bài viết này liệt kê ra những kĩ năng văn thư thông thường mà những nhà quản lý tuyển dụng thường quan tâm, với những ví dụ và cách để liệt kê những kỹ năng này vào hồ sơ của bạn nhé.

?Những kĩ năng văn thư là gì?

Kỹ năng văn thư – ví dụ như tạo thư mục, nhập dữ liệu, giao tiếp qua điện thoại và lên lịch cuộc hẹn – thường được sử dụng rất nhiều trong một văn phòng để giúp công việc chạy một cách hiệu quả. Hầu hết mọi nhân viên văn phòng đều sử dụng các kỹ năng văn thư thường xuyên bất kể chức danh của họ, tuy nhiên, các vị trí văn thư, chẳng hạn như thư ký, thư ký và trợ lý hành chính, sử dụng chúng nhiều hơn những người khác để hoàn thành công việc hàng ngày.

Những nhà quản lý tuyển dụng có thể sẽ tìm những kĩ năng văn thư được liệt kê trong hồ sơ xin việc để chắc chắn rằng họ có những kỹ năng cần thiết để giữ cho năng suất làm việc được ổn định. Một số kĩ năng văn thư cũng có thể là kỹ năng mềm. Những kỹ năng khác là những kỹ năng khó mà nhân viên có thể phát triển thông qua kinh nghiệm hoặc đào tạo thực hành.

?Những ví dụ về kĩ năng văn thư

Dưới đây là những ví dụ phổ biến về các kỹ năng văn thư ấn tượng để liệt kê trong sơ yếu lý lịch:

1. Giao tiếp bằng lời nói và chữ viết

Khi làm việc trong một văn phòng, bạn sẽ thường xuyên tương tác với mọi người. Qua điện thoại, qua email, video chat và gặp mặt, bạn giao tiếp với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Khả năng nhận trọng trách giao tiếp với người khác có thể giúp bạn xây dựng những mối quan hệ mạnh mẽ và củng cố hiệu suất làm việc của bạn. Điều này là rất cần thiết khi sở hữu những kỹ năng giao tiếp vững chắc để làm tốt công việc của bạn.

5 kỹ năng nghề nghiệp cần thể hiện khi phỏng vấn

Những kỹ năng giao tiếp bằng chữ viết thường liên quan việc viết email cho khách hàng hoặc nhân viên một cách chuyên nghiệp hơn. Những email này nên gồm những ngôn ngữ chuyên môn như không có lỗi ngữ pháp và cũng làm người đọc dễ hiểu. Kỹ năng giao tiếp bằng chữ liên quan đến khả năng sử dụng Microsoft Word để soạn những tài liệu nơi làm việc bao gồm các bản ghi nhớ, bản trình bày hoặc bất kỳ tài liệu thông tin nào khác.

2. Những kỹ năng máy tính cơ bản

Bạn có lẽ sẽ hoàn thành những nhiệm vụ văn thư bằng cách sử dụng máy tính. Những kỹ năng máy tính cơ bản cho phép bạn hoàn thành những nhiệm vụ đơn giản như nhập liệu có thể liên quan đến nhập vào những dữ liệu quan trọng vào những trang tính. Đó là lý do tại sao kiến thức về những phần mềm Microsoft Office, đặc biệt là Microsoft Excel có thể giúp bạn hoàn thành những dự án một cách dễ dàng. Sử dụng những phần mềm Microsoft Office khác cũng là những kỹ năng cần thiết khác mà bạn cũng cần biết, chẳng hạn như Microsoft PowerPoint dùng để thuyết trình.

Tổng hợp kỹ năng máy tính cơ bản quan trọng nhất hiện nay

Kỹ năng đánh máy cũng là một kỹ năng quan trọng mà những nhân viên nên biết và cải thiện để giúp cho tăng tốc tổng thời gian hoàn thành công việc của bạn. Kiến thức cơ bản về những phần mềm máy tính khác nhau như chương trình quản lý công việc hoặc chương trình tin nhắn của công ty cũng có thể giúp bạn duy trì năng suất và hợp tác với các nhân viên khác.

3. Kỹ năng để ý những tiểu tiết

Những nhân viên sẽ nên tìm kiếm những lỗi nhỏ có thể xuất hiện trong dự án trước khi chúng được công bố. Người giám sát đánh giá cao sự chú ý kỹ lưỡng đến từng chi tiết và có thể tìm kiếm điều này trong sơ yếu lý lịch. Duy trì để ý chi tiết trong mọi nhiệm vụ giúp đảm bảo bạn đang gửi công việc có chất lượng cho người giám sát hoặc khách hàng một cách nhất quán.

4. Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức được đánh giá cao đối với tất cả nhân viên. Những kỹ năng này có thể giúp bạn duy trì hiệu quả và năng suất. Lưu trữ và lưu trữ cả tài liệu kỹ thuật số và tài liệu in giúp bạn biết được vị trí của các tài liệu quan trọng trong trường hợp bạn cần lấy chúng nhanh chóng. Kỹ năng tổ chức cũng có thể đảm bảo cho người giám sát rằng thông tin bí mật được lưu trữ trong một không gian an toàn, giảm nguy cơ bị mất hoặc bị đánh cắp.

Sử dụng những kỹ năng này cũng có thể giúp bạn ghi nhớ các dự án, nhiệm vụ và cuộc họp sắp tới. Bằng cách ghi chú trong buổi thuyết trình hoặc hướng dẫn làm việc, các nhân viên có kỹ năng tổ chức có thể tham khảo thông tin quan trọng sau này khi họ cần.

5. Biết những kiến thức toán học cơ bản

Tùy thuộc vào vị trí bạn ứng tuyển, bạn có thể cần biết toán học cơ bản và cách nhập số. Microsoft Excel là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp muốn ghi lại và sắp xếp thông tin được đánh số và sẽ được yêu cầu trong hầu hết các vị trí kế toán, theo dõi ngân sách hoặc kế toán, vì vậy bạn nên biết phần mềm này.

6. Tư duy phản biện

Một số thách thức nhất định có thể nảy sinh đòi hỏi tư duy phản biện hoặc kỹ năng giải quyết vấn đề. Giữ vững lập trường và có khả năng thích ứng với một số vấn đề khi chúng xuất hiện là những kỹ năng quý giá cần có ở nơi làm việc mà các sự kiện có thể bất ngờ xảy đến. Kỹ năng tư duy phản biện có thể cho phép một nhân viên phân tích tình hình và đưa ra quyết định nhanh chóng và có giá trị để giải quyết vấn đề. Có những kỹ năng này giúp duy trì văn phòng hiệu quả mà không ảnh hưởng đến mức năng suất.

7. Kỹ năng quản lý thời gian

Tổng hợp những cách quản trị thời gian mang lại hiệu quả cao

Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và dự án nhất định là một kỹ năng mạnh mẽ mà nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm. Nhân viên có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ biết cách sắp xếp thời gian một cách khôn ngoan để hoàn thành thời hạn đúng hạn trong khi vẫn mang lại công việc chất lượng.

?Ví dụ về mục những kỹ năng văn thư trong hồ sơ
Khi bạn làm nổi bật những kỹ năng văn thư trong hồ sơ, bạn nên tiếp tục nhấn mạnh kỹ năng nào mà bạn có kinh nghiệm cũng giống như những dự án nào mà bạn đã hoàn thành khi sử dụng những kỹ năng đó. Sau đây là 2 ví dụ về việc bạn có thể làm nổi bật những kỹ năng trong hồ sơ của bạn:

?Kĩ năng văn thư trong một hồ sơ ở mục những kĩ năng

Kỹ năng Kỹ thuật: Các chương trình phần mềm kế toán như SAP để xử lý các tài khoản phải trả, phải thu, biên lai, giải ngân và chứng từ| Sổ kế toán tính lương| Phần mềm ERP

?Kĩ năng văn thư trong một hồ sơ ở mục kinh nghiệm làm việc

Tòa thị chính Orange

Trợ lý thư ký | Tháng 5 năm 2011- tháng 12 năm 2016

Đã sử dụng Adobe Photoshop và Adobe Illustrator để chỉnh sửa và thiết kế hình ảnh của trang web, tài liệu quảng cáo, bản trình bày và biểu trưng của công ty
Đã hiển thị dữ liệu ở định dạng chức năng sử dụng Microsoft Word để chuẩn bị tài liệu
Đã sử dụng Adobe InDesign để thiết kế bố cục trang và định dạng kích thước văn bản, chiều rộng cột và khoảng cách cho các tờ rơi và tài liệu của công ty
Đã nghiên cứu và nhập các giao dịch tài chính vào các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Microsoft Access, Microsoft Excel

__________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Theo: indeed.com
Người dịch: Phạm Nguyễn Thế Nguyên
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Phạm Nguyễn Thế Nguyên – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 268

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=68733

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network