Tìm Hiểu Về Việc Trở Thành Nhân Viên Phòng Khách Hàng

19/06/2022

? Nhân viên phòng khách hàng là làm gì?
Nhân viên phòng khách hàng đóng vai trò là người liên hệ chính giữa khách hàng và công ty của họ. Họ duy trì các mảng khách hàng hiện có đồng thời cũng làm việc để tìm thêm khách hàng mới. Các trách nhiệm chính của nhân viên phòng khách hàng thường bao gồm:

Tự làm quen với tất cả các khách hàng hiện tại của công ty
Giao tiếp và giải quyết các vấn đề hoặc khiếu nại của khách hàng
Theo dõi email, tin nhắn và các hệ thống liên lạc khác của công ty và doanh nghiệp và phản hồi kịp thời cho khách hàng
Tạo, sắp xếp hóa đơn và ghi lại tất cả các giao dịch liên quan đến thanh toán của khách hàng
Kiểm tra tất cả các dữ liệu khách hàng hàng theo quý để duy trì việc lưu trữ hồ sơ chính xác
Cộng tác nội bộ giữa nhiều bộ phận của công ty bao gồm tiếp thị, kế toán và quản lý
Tìm kiếm, giới thiệu và kết thúc bán hàng trên mảng khách hàng mới và tiếp tục phục vụ họ sau khi bán hàng
Bán thêm và bán chéo các sản phẩm và dịch vụ bổ sung cho khách hàng hiện tại

Với tư cách là nhân viên phòng khách hàng sẽ có các trách nhiệm cụ thể khác nhau tùy thuộc vào ngành bạn đang kinh doanh.
? Mức lương trung bình
Hầu hết nhân viên phòng khách hàng là nhân viên toàn thời gian, vẫn có một số có thể làm việc bán thời gian hoặc nhân viên tạm thời. Mức lương cho nhân viên phòng khách hàng sẽ khác nhau tùy thuộc vào trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc có liên quan của họ, ngành của người tuyển dụng, quy mô công ty và vị trí địa lý. Nhân viên phòng khách hàng có thể kiếm thêm tiền bồi thường dưới dạng hoa hồng hoặc tiền thưởng. Để có thông tin tiền lương cập nhật nhất từ Indeed, hãy nhấp vào liên kết tiền lương.

Mức lương phổ biến ở Mỹ: $49.240 mỗi năm
Một số mức lương dao động từ $22,918 đến $88,532 mỗi năm.

? Yêu cầu về nhân viên phòng khách hàng
Đảm bảo vị trí nhân viên phòng khách hàng có thể đòi hỏi một số yêu cầu nhất định tùy thuộc vào cấp độ công việc bạn đang ứng tuyển, bao gồm:
1. Giáo dục
Nhân viên phòng khách hàng cấp đầu vào phải có tối thiểu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc chứng chỉ Phát triển Giáo dục Phổ thông (GED). Một số vị trí cần có bằng cử nhân hoặc mức độ kinh nghiệm tương xứng, thường tùy thuộc vào ngành. Các ứng viên có thể có bằng cấp về nhiều chuyên ngành khác nhau, bao gồm kinh doanh, tiếp thị hoặc truyền thông. Một số nhà tuyển dụng chắc chắn thích các chuyên ngành trong giáo dục đại học bởi các nhân viên phòng khách hàng sẽ được chuẩn bị tốt hơn trước những thách thức riêng trong ngành.
2. Đào tạo
Nhiều nhân viên phòng khách hàng vừa làm vừa học các kỹ năng và công nghệ cụ thể liên quan đến vai trò và ngành của họ. Việc đào tạo này thường là một phần của quá trình giới thiệu khi bạn bắt đầu với một công ty mới. Đào tạo tại công ty có thể kéo dài từ vài tuần đến một tháng. Việc đào tạo thường bao gồm một khoảng thời gian hỗ trợ các nhân viên hiện tại và thực hiện các nhiệm vụ trong vai trò của bạn dưới sự giám sát trực tiếp cho đến khi bạn đủ tự tin để tự mình hoàn thành trách nhiệm. Một số ngành và công ty cũng cung cấp cơ hội học tập liên tục cho nhân viên.
3. Chứng chỉ
Chứng chỉ cho phép bạn chứng minh các kỹ năng và trình độ của mình với các nhà tuyển dụng hiện tại và tiềm năng. Nhân viên phòng khách hàng có thể nhận được chứng nhận để có thêm kiến thức về trách nhiệm của họ và có thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp. Các chứng nhận phổ biến dành cho họ bao gồm:
4. Chứng nhận bán hàng
Có sẵn một số chương trình chứng nhận bán hàng khác nhau để bạn lựa chọn. Bạn có quyền lựa chọn khác nhau, tùy thuộc vào ngành bạn đang làm việc và sở thích cá nhân của nhà tuyển dụng. Các chứng chỉ bán hàng phổ biến bao gồm, nhưng không giới hạn ở, Chứng nhận Chuyên gia Bán hàng Nội bộ (CISP), Nhân viên Bán hàng Chuyên nghiệp được Chứng nhận (CPSP), Chứng chỉ bán hàng RISE Up, Chứng chỉ Bán hàng Tư vấn (CSC) và Nhân viên Bán hàng Chuyên nghiệp Được Chứng nhận (SCPS).
5. Chứng nhận Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP)
Chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án sẽ giúp các nhân viên phòng khách hàng đang muốn thăng tiến trong vị trí quản lý khách hàng. Viện Quản lý Dự án (PMI) cung cấp chứng chỉ này và yêu cầu kết hợp 35 giờ đào tạo và 7.500 giờ lãnh đạo và chỉ đạo về các dự án.
6. Chứng nhận phần mềm
Để có lợi cho việc được chọn và có cơ hội thăng tiến thì các nhân viên phòng khách hàng nên có chứng chỉ về các thiết bị phần mềm. Một trong những chứng nhận như vậy là chứng nhận Salesforce được cung cấp trực tiếp thông qua chương trình trực tuyến của Salesforce. Salesforce là một trong những hệ thống CRM phổ biến nhất được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau. Các chứng chỉ phần mềm phổ biến khác là chứng chỉ Microsoft Office. Thông qua chương trình học trực tuyến Microsoft bạn có thể được tùy chọn chứng nhận mình muốn. Các nhân viên phòng khách hàng cũng có thể cần các chứng nhận dành riêng cho từng ngành, chẳng hạn như Chứng nhận Đại diện cho khách hàng là Bệnh nhân của ngành chăm sóc sức khỏe.
7. Kỹ năng
Để thành công trong công việc này nhân viên phòng khách hàng cần có sự kết hợp của một số kỹ năng cứng và mềm. Một số kỹ năng phổ biến nhất được yêu cầu bao gồm:
8. Tiếp thị
Các kỹ năng tiếp thị bao gồm kỹ năng giao tiếp tổng thể tốt, hiểu biết về các chiến dịch tiếp thị trong nước, hiểu biết cơ bản về nhu cầu của người mua và quy trình bán hàng, khả năng bán một ý tưởng thông qua kỹ năng kể chuyện, làm việc theo nhóm và đàm phán. Nhiều công ty sẽ yêu cầu tối thiểu ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị. Nhân viên phòng khách hàng sử dụng các kỹ năng này để xác định nhu cầu của khách hàng và bổ sung khách hàng mới vào doanh nghiệp.
9. Bán hàng
Những kỹ năng này bao gồm khả năng tìm kiếm khách hàng tiềm năng, quảng cáo chiêu hàng và chốt khách hàng mới. Việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể ở dạng cuộc gọi ngẫu nhiên, trao đổi trực tiếp và đến tận nhà của họ tùy thuộc vào từng ngành. Bạn có thể thể hiện kỹ năng bán hàng thông qua kinh nghiệm đã được chứng minh với tư cách là nhân viên phòng khách hàng, cộng tác viên bán hàng của trung tâm cuộc gọi hoặc các vai trò bán hàng khác. Nhân viên phòng khách hàng sử dụng những kỹ năng này để mở rộng khối khách hàng của họ và phát triển công ty.
10. Dịch vụ khách hàng
Nhân viên phòng khách hàng đòi hỏi kỹ năng phục vụ khách hàng chuyên nghiệp để giải quyết các khiếu nại và vấn đề của khách hàng. Các kỹ năng dịch vụ khách hàng bao gồm khả năng nhìn nhận một cách đồng cảm và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng và đưa ra các giải pháp sáng tạo để giải quyết các mối quan tâm của họ.
11. Giao tiếp
Một trong những trách nhiệm chính của nhân viên phòng khách hàng là đóng vai trò liên hệ chính giữa khách hàng và công ty. Điều này có nghĩa là họ phải có cả kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói xuất sắc. Họ có thể liên hệ với khách hàng của họ qua các cuộc trò chuyện điện thoại, email, tin nhắn nhanh và gặp trực tiếp.
12. Tổ chức
Kỹ năng này liên quan đến khả năng đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp và tạo ra trật tự trong nơi làm việc. Nhân viên phòng khách hàng sử dụng kỹ năng tổ chức để giữ hồ sơ khách hàng chính xác và đảm bảo họ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
13. Giải quyết vấn đề
Kỹ năng này bao gồm khả năng xác định vấn đề, hiểu lợi ích của mỗi bên, xác định nhiều lựa chọn giải pháp, so sánh các giải pháp và chọn giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Nhân viên phòng khách hàng cần có kỹ năng giải quyết vấn đề nhạy bén để giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng hiện tại và vượt qua sự phản đối của khách hàng mới tiềm năng trong quá trình bán hàng.
14. Kế toán
Nhân viên phòng khách hàng thường chịu trách nhiệm tạo và phân phối hóa đơn và lưu giữ hồ sơ chính xác liên quan đến các khoản thanh toán của khách hàng. Các kỹ năng kế toán cơ bản là cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ công việc này.
15. Đa nhiệm
Nhân viên phòng khách hàng thường chịu trách nhiệm về gần như tất cả các khía cạnh của việc duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ giữa việc tìm thêm các khách hàng mới và quản lý khách hàng hiện tại, thường trong môi trường có nhịp độ nhanh, là vai trò thiết yếu của nhân viên phòng khách hàng.
16. Máy tính và công nghệ
Có nhiều vai trò của nhân viên phòng khách hàng, yêu cầu bạn phải thành thạo Bộ sản phẩm Microsoft Office và có khả năng nhập tối thiểu 50 wpm (từ mỗi phút). Công ty của bạn có thể có phần mềm bổ sung như CRM mà bạn sẽ cần để trở nên thành thạo hơn.
? Môi trường làm việc của nhân viên phòng khách hàng
Các nhân viên phòng khách hàng thường làm việc trong môi trường văn phòng nhưng đôi khi cũng có thể gặp khách hàng bên ngoài văn phòng. Nhiệm vụ của một nhân viên phòng khách hàng có thể thể ngồi tại bàn làm việc trong thời gian dài và sử dụng các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in và máy fax. Các ngành thường thuê nhân viên phòng khách hàng bao gồm bán hàng, tiếp thị, chăm sóc sức khỏe và các tổ chức tài chính. Nhiều người làm việc theo lịch trình toàn thời gian tiêu chuẩn từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, tuy nhiên, lịch trình có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành mà bạn đảm nhiệm và nhu cầu của khách hàng.
? Cách trở thành nhân viên phòng khách hàng
Các nhân viên phòng khách hàng thường là các chuyên gia mới tốt nghiệp. Hãy làm theo các bước sau để trở thành một đại diện khách hàng:
1. Có bằng cấp
Các nhà tuyển dụng thường thuê nhân viên làm việc cho phòng khách hàng là những sinh viên mới tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc đại học. Một số công ty và ngành công nghiệp thích hoặc yêu cầu bằng cử nhân về tiếp thị, truyền thông hoặc một lĩnh vực liên quan khác. Các khóa học ở trình độ đại học dạy các kỹ năng kinh doanh cơ bản mà họ cần có như bán hàng, thương lượng, dịch vụ khách hàng và giải quyết vấn đề. Nếu bạn muốn trở thành nhân viên của phòng khách hàng, hãy nghiên cứu và theo đuổi ngành cụ thể mà bạn muốn vào làm.
2. Tích lũy kinh nghiệm
Đối với nhiều nhân viên phòng khách hàng vẫn ở vị trí cấp thấp hoặc với công ty của họ trong một thời gian dài. Một trong những trách nhiệm chính của họ là thúc đẩy mối quan hệ lâu dài với khách hàng và quản lý các mối quan hệ khách hàng đó trên cơ sở liên tục. Việc thực tập khi bạn còn đang đi học sẽ là một cách tuyệt vời để có được kinh nghiệm làm nhân viên phòng khách hàng.
3. Có chứng chỉ
Chứng chỉ có thể giúp bạn chứng minh các kỹ năng và khả năng của mình với nhà tuyển dụng tiềm năng và nổi bật giữa các đối thủ cạnh tranh. Nếu bạn muốn trở thành đại diện khách hàng trong ngành chăm sóc sức khỏe, họ có thể yêu cầu bạn trở thành Đại diện cho khách hàng là bệnh nhân có chứng chỉ hành nghề.
4. Phát triển kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm là cần thiết cho hầu hết mọi trách nhiệm của một nhân viên phòng khách hàng. Kỹ năng mềm bao gồm các kỹ năng như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, linh hoạt, lãnh đạo, quản lý thời gian, trí tuệ xã hội, cảm xúc và tổ chức. Bạn dành thời gian để phát triển thêm các kỹ năng mềm, cho thấy sự quan tâm đến sự trưởng thành và phát triển cá nhân và sẽ giúp bạn nổi bật trước các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Ví dụ về mô tả công việc của nhân viên phòng khách hàng
Cơ quan tiếp thị của chúng tôi khá bận rộn, vì vậy chúng tôi đang tìm kiếm một nhân viên phòng khách hàng có sáng tạo, có tổ chức và hiểu giá trị của dịch vụ khách hàng dựa trên quan sát số liệu để tham gia vào nhóm đang phát triển của chúng tôi. Ứng viên lý tưởng sẽ là người nhiệt huyết, có thể làm được nhiều việc, quan sát tốt và có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói xuất sắc. Ứng viên xuất sắc sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các giao tiếp của khách hàng, thực hiện các buổi lên ý tưởng với nhóm tiếp thị của chúng tôi, thông báo kết quả của các chiến dịch bằng lời nói và trong các báo cáo hàng tháng, đồng thời xử lý các khiếu nại hoặc mối quan tâm của khách hàng. Ứng viên tiềm năng cũng sẽ quản lý hành chính mảng khách hàng của chúng tôi và thực hiện các cuộc gọi bán hàng ra nước ngoài và tham dự các sự kiện mạng địa phương để có khách hàng tiềm năng. Mục tiêu của nhân viên phòng khách hàng của chúng tôi là thúc đẩy mối quan hệ khách hàng lâu dài và giúp phát triển doanh nghiệp. Chúng tôi đưa ra mức lương, cơ cấu thưởng và phúc lợi cạnh tranh cho ứng viên phù hợp.

Xin cảm ơn những chia sẻ vô cùng bổ ích của tác giả!

Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/learn-about-being-an-account-representative.html

Người dịch: Nguyễn Thị Khánh Linh

Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Khánh Linh-Nguồn iVolunteer Việt Nam”

Post Views: 133

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=95835

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network