Phần Mềm Quản Lý CV Là Gì?

Các nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm quản lý CV để tìm những ứng viên phù hợp nhất trong suốt quá trình ứng tuyển. Được kích hoạt bằng một phần mềm, phương pháp này có thể giúp các công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc cũng như đảm bảo tìm được những ứng viên chất lượng nhất. Nếu bạn là một nhà quản lý tuyển dụng và quan tâm đến các vấn đề về phía nhà tuyển dụng trong quá trình thuê mướn, có lẽ việc tìm hiểu về phần mềm quản lý CV sẽ có ích với bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa thế nào là phần mềm quản lý CV và khám phá những loại khác nhau của nó, lợi ích và cả những lưu ý để có thể sử dụng phương pháp này một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý CV là gì?

Phần mềm quản lý CV là một phương pháp sử dụng phần mềm để phân loại và lưu trữ dữ liệu từ những bản sơ yếu lý lịch của ứng viên. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm những từ khóa trong bản sơ yếu, thêm những tiêu chuẩn tìm kiếm cụ thể để tìm ra những ứng viên phù hợp nhất cũng như lưu trữ những bản sơ yếu một cách hiệu quả.

Các loại phần mềm quản lý bản lý lịch khác nhau

Có rất nhiều giá cả, thương hiệu và các chức năng cơ bản khác nhau đi kèm với các phần mềm quản lý bản lý lịch, vì vậy việc chọn được một phần mềm phù hợp nhất thật sự rất quan trọng. Dưới đây là danh sách ba loại chính của phần mềm quản lý CV:

  • Phân tích thống kê

Phân tích thống kê là một phương pháp phân tích các bản lý lịch với việc áp dụng những mô hình số liệu vào các đơn ứng tuyển để đánh giá cấu trúc của một bản lý lịch. Phương pháp này có thể mang lại hiệu quả với tính chính xác cao và hỗ trợ việc phân biệt ngữ cảnh của các từ và cụm từ. Phân tích thống kê cũng có thể làm nổi bật những cụm số liệu như địa chỉ hay chiều dài lịch sử công việc.

  • Phân tích theo từ khoá

Phân tích các bản lý lịch theo từ khoá là loại phân tích đơn giản và phổ biến nhất. Phần mềm này sẽ quét các bản lý lịch và đơn xin việc để tìm những từ và cụm từ đã được tùy chỉnh và định trước sao cho phù hợp với bản mô tả công việc. Phân tích bản lý lịch theo từ khoá sẽ cho phép bạn xác định được những đặc điểm và kỹ năng cụ thể một cách nhanh chóng và hiệu quả.

  • Phân tích theo ngữ pháp

Phân tích các bản lý lịch theo ngữ pháp sử dụng các quy tắc ngữ pháp trong khi quét các bản lý lịch để cung cấp ngữ cảnh cho các từ và cụm từ. Điều này có thể đảm bảo rằng kết quả của phép phân tích sẽ bao gồm chủ yếu những kết quả phù hợp. Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm những ứng viên đã liệt kê các trách nhiệm của mình như một kỹ năng hay một nét tính cách cốt lõi, phân tích theo từ khoá sẽ chỉ tập trung vào những ứng viên sử dụng từ ngữ đó trong bối cảnh đó, thay vì chỉ tìm kiếm những cụm từ như “có trách nhiệm” trong mục kinh nghiệm công việc của họ.

Lợi ích của phần mềm quản lý CV là gì?

Phần mềm quản lý CV có thể đảm bảo rằng bạn sẽ tìm được những ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí cần tuyển dụng. Dưới đây là danh sách một vài lợi ích khác mà phương pháp này có thể mang lại:

  • Tiết kiệm thời gian

Phần mềm quản lý bản lý lịch có thể giúp bạn nhanh chóng phân loại các bản lý lịch bằng cách tìm kiếm những từ khóa và chứng chỉ thích hợp một cách tự động thay vì tìm kiếm bằng cách thủ công trên từng bản lý lịch.

  • Lưu trữ các bản lý lịch một cách có tổ chức

Phần mềm quản lý CV cũng có thể lưu trữ các bản lý lịch để có thể tìm lại dễ dàng, giữ chúng gọn gàng và có thể dùng bất cứ khi nào bạn cần. ĐIều này cho phép các nhà tuyển dụng có thể giữ chúng một cách có tổ chức và hiệu quả, đặc biệt cần thiết khi một vị trí công việc có thể thu hút hàng trăm cho đến hàng nghìn ứng viên.

  • Duy trì tính chính xác

Sử dụng phần mềm để sắp xếp các bản lý lịch có thể đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ từ khóa quan trọng nào trong các đơn ứng tuyển. Trong khi việc quét các bản lý lịch để tìm kiếm những từ khóa hay chứng chỉ này một cách thủ công cũng có thể có hiệu quả thì việc sử dụng phần mềm quản lý CV sẽ có thể giúp bạn quét hàng loạt các bản lý lịch và cung cấp kết quả nhanh chóng với lượng lỗi sai ít hơn.

  • Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng

Bởi vì các phần mềm quản lý CV sẽ làm nổi bật một tiêu chuẩn mà bạn định sẵn, đội tuyển dụng của bạn có thể dễ dàng xác định những kỹ năng, chứng chỉ và đặc điểm tính cách mà họ muốn ở những ứng viên lý tưởng cũng như duy trì những tiêu chuẩn này suốt quá trình tuyển dụng.

  • Tiết kiệm giá cả

Sử dụng phần mềm quản lý CV thay vì dựa vào việc quét các bản lý lịch một cách tự động có thể bảo toàn nguồn tài nguyên công ty. Các nhân viên có thể sử dụng thời gian của họ một cách hiệu quả hơn vào những việc khác mà không thể hoàn thành một cách tự động, như việc việc phỏng vấn các ứng viên với bản lý lịch đạt yêu cầu.

  • Chấp nhận nhiều định dạng khác nhau

Các chuyên gia có thể sử dụng phần mềm quản lý CV trên nhiều loại định dạng khác nhau của bản lý lịch, cho phép các ứng viên linh hoạt hơn trong việc xây dựng bản lý lịch cũng như tránh việc hướng dẫn quá nghiêm ngặt.

  • Khuyến khích những người nộp đơn

Với phần mềm quản lý CV, công ty của bạn có thể xem xét khả năng phân loại hàng trăm các đơn ứng tuyển cho mỗi vị trí công việc, cho phép công ty của bạn xử lý rất nhiều đơn ứng tuyển và cung cấp cho nhà quản lý tuyển dụng nhiều lựa chọn về các ứng viên hơn.

  • Cân nhắc các trang mạng xã hội

Bạn có thể áp dụng phần mềm quản lý CV này cho các đối tượng khác như đơn xin việc và các trang mạng xã hội. Các trang mạng xã hội dựa vào nghề nghiệp này sẽ cho phép các ứng viên lập danh sách những bằng cấp của họ, thông tin liên hệ cũng như quá trình việc làm của họ vào hồ sơ. Sau đó, các công ty sẽ sử dụng những trang web này để mở đơn ứng tuyển các vị trí công việc. Phần mềm quản lý CV sẽ hỗ trợ các ứng viên dễ dàng nộp hồ sơ của mình vào các vị trí đó, và phần mềm cũng có thể kiểm tra tính tương thích của các bộ hồ sơ đó.

Năm lưu ý để sử dụng phần mềm quản lý CV một cách hiệu quả

Để có thể sử dụng phương pháp quản lý các bản lý lịch này một cách hiệu quả, bạn nên cân nhắc những lưu ý sau:

1. Làm quen với phần mềm

Với bất kỳ loại hay thương hiệu phần mềm quản lý CV nào mà bạn chọn, hãy cố gắng làm quen với các chức năng của phần mềm đó. Bạn cũng nên xem xét để duy trì tính cập nhật với bất kỳ nâng cấp mới nào của phần mềm để đảm bảo công nghệ quản lý CV được cập nhật dần dần. Điều này sẽ giúp bạn định hướng phần mềm tốt hơn và sử dụng nó với những tính năng cho phép dễ dàng hơn.

2. Xem xét sự khác biệt về ngôn ngữ

Mặc dù phần mềm phân tích bản lý lịch có thể giúp bạn nhanh chóng khớp những kỹ năng mong muốn với các từ khoá từ bản mô tả công việc để tìm kiếm những đơn ứng tuyển đạt tiêu chuẩn, việc quan trọng là bạn phải xem xét những điểm khác nhau có thể xảy ra trong từ ngữ.

Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng viên có kỹ năng phát triển ý tưởng, những ứng viên sử dụng từ “sáng tạo” để mô tả bản thân có khả năng sẽ phù hợp với mô tả này mặc dù nó không khớp với cả cụm từ khoá. Hãy cố gắng cân nhắc những cụm từ và các từ khoá đồng nghĩa khi sử dụng phần mềm phân tích bản lý lịch. Từ đó, bạn có thể chú ý đến tất cả các ứng viên đạt đủ tiêu chuẩn.

3. Kiểm tra lại phần mềm

Nếu có một số lượng người xin việc nằm trong tầm quản lý ứng tuyển cho một vị trí công việc cụ thể thì rất đáng để bạn xem qua những bản lý lịch cá nhân mà phần mềm quản lý CV đã loại ra. Mặc dù phần mềm phân tích lý lịch thường đảm bảo được độ chính xác cao nhưng nó vẫn có thể có một vài sai sót. Việc xem qua những ứng viên bị loại có thể cho phép bạn tìm ra được những ứng viên nổi bật mà không thể đánh giá qua phương pháp phân tích CV.

4. Tạo ra những bài đăng công việc cụ thể

Bởi vì phần mềm phân tích CV có thể khớp bản lý lịch với những chứng chỉ phù hợp được liệt kê trong bài đăng về công việc, điều quan trọng là phải viết một bản mô tả vị trí công việc còn trống một cách thật cẩn thận. Hãy cân nhắc việc thêm vào một số kỹ năng và chứng chỉ mong muốn  cũng như cung cấp những chú thích chi tiết về những gì các ứng viên nên mong chờ.

Việc viết mô tả công việc một cách cụ thể và chi tiết có thể đảm bảo rằng các ứng viên có kiến thức và thật sự quan tâm sẽ ứng tuyển vào công việc này. Điều này cũng cho phép phần mềm phân tích CV của bạn có thể tạo ra những kết quả tối ưu nhất.

6. Nhận ra các bản lý lịch có từ khoá bị bão hoà

Một vài bản lý lịch có thể khớp với những từ khoá mô tả công việc một cách chính xác. Điều này có nghĩa là ứng viên này đã biết về việc phân tích CV và sử dụng những hiểu biết đó để tạo lợi thế cho bản thân. Những ứng viên có thể sử dụng tất cả những từ khoá mô tả công việc thường đã đọc rất kỹ bài đăng về vị trí công việc đó. ĐIều này có thể chỉ ra sự cống hiến và quan tâm của họ với vị trí công việc này cũng như cho thấy khả năng chú ý tiểu tiết của họ.

——————————————————————-

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

  •  Theo: www.indeed.com
  • Người dịch: Nguyễn Thị Quỳnh Giang
  • Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Quỳnh Giang – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=72108

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network