Giới Thiệu Về Phương Pháp Pomodoro Trong Việc Quản Lý Thời Gian

Published 31/07/2021 · Updated 02/08/2021

Bí quyết cho việc kiểm soát thời gian thành công không phải là thì giờ mà là một quả cà chua? Mặc dù nghe có vẻ ngốc nghếch, nhưng nhiều người đã phải công nhận sức mạnh của phương pháp Pomodoro (Pomodoro trong tiếng Ý là quả cà chua).

Phương pháp quản lý thời gian phổ biến này đòi hỏi bạn thay thế các Pomodoro – ở đây có nghĩa là những buổi làm việc tập trung – với những khoảng thời gian nghỉ ngắn để thúc đẩy việc tập trung bền bỉ và ngăn chặn kiệt sức về tinh thần.

Hãy thử phương pháp này nếu bạn:

Thường cảm thấy chỉ một chút xao nhãng cũng làm chệch toàn bộ ngày làm việc của bản thân
Hay làm vượt quá mức mà bản thân có thể đạt năng suất tối ưu
Có rất nhiều công việc chưa xong nhưng chúng có thể tiêu tốn nhiều hơn thời gian bạn nghĩ (Ví dụ: Ôn tập cho một kỳ thi, nghiên cứu viết blog,…)
Rất lạc quan về khối lượng công việc mà bạn có thể làm xong trong một ngày (mà thực chất không làm hết được)
Thích biến việc đặt mục tiêu thành một trò chơi thú vị
Thích cà chua

? Phương pháp Pomodoro là gì?

Phương pháp này được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi một sinh viên đại học tên là Francesco Cirillo. Trong lúc vất vả tập trung vào việc học và hoàn thành bài tập, anh đã chỉ yêu cầu bản thân tập trung 10 phút vào việc học. Được khích lệ nhờ thử thách này, anh sử dụng một chiếc máy hẹn giờ hình quả cà chua, và vậy là phương pháp Pomodoro ra đời. Phương pháp này có điểm mạnh lớn nhất là sự đơn giản của nó:

Cần một list công việc cần làm và một đồng hồ hẹn giờ
Đặt khoảng 25 phút cho công việc, và chỉ tập trung vào một công việc duy nhất trong 25 phút đó đến hết
Sau khi xong phiên làm việc ngắn đó, đánh dấu (gọi là Pomodoro) một lần vào nhiệm vụ cần và ghi lại những gì bạn đã làm xong trong khoảng thời gian đó
Sau đó tận hưởng 5 phút nghỉ ngơi
Sau 4 phiên làm việc như vậy, hãy để thời gian nghỉ ngơi và nạp năng lượng kéo dài hơn khoảng 15-30 phút

Việc chạy nước rút trong khoảng 25 phút là cốt lõi của phương pháp này, nhưng để thực hành Pomodoro cũng cần 3 quy tắc để tận dụng tối đa mỗi khoảng thời gian:

Chia nhỏ các công việc phức tạp: Nếu nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn 4 Pomodoro – tức là 4 phiên làm việc – để hoàn thành, thì nó cần được chia thành các bước nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn. Tuân thủ đúng nguyên tắc này sẽ đảm bảo bạn đạt được tiến độ rõ ràng trong công việc của mình.
Gộp những nhiệm vụ nhỏ với nhau: Những nhiệm vụ nào cần ít thời gian hơn thời gian cho 1 dấu tích nên được gộp vào nhau. Ví dụ những công việc như viết hóa đơn, đặt cuộc hẹn khám thú y hay đọc bài báo về Pomodoro có thể được gộp vào nhau trong một phiên làm việc
Một khi một Pomodoro được đặt ra, cần phải tập trung tuyệt đối: Pomodoro có thể coi là một đơn vị thời gian vô hình và không thể bị phá vỡ, đặc biệt là bởi những công việc như là check email, group chat hay tin nhắn. Khi nhớ ra những công việc cần làm đó, hãy note chúng lại để làm sau. Những app quản lý thời gian như Todoist có thể giúp bạn ghi lại những công việc nhỏ này, nhưng nếu không thì một chiếc bút và một tờ giấy là đủ.

Trong trường hợp bất khả kháng không thể tiếp tục, hãy đặt ra 5 phút nghỉ và sau đó bắt đầu lại từ đầu. Cirillo khuyên rằng bạn cũng nên theo dõi những lần gián đoạn (từ yếu tố bên trong hoặc bên ngoài) để biết và tránh chúng trong các lần làm việc sau. Điều này cũng có thể áp dụng khi bạn làm xong việc trước thời gian: dùng khoảng thời gian thừa để xem lại những gì mình đã làm, hoặc làm thêm một số việc mà bạn thấy hữu ích cho công việc trong phiên làm việc đó. Ví dụ, bạn có thể để thời gian đó để đọc thêm một số bài báo về chuyên môn hoặc nghiên cứu các cơ hội về network,…

? Điều gì khiến phương pháp Pomodoro trở nên hiệu quả?

Việc tùy tiện sử dụng một quả cà chua như một đơn vị thời gian chính là cơ sở cho sự hiệu quả của phương pháp này. Dưới đây là lý do tại sao nó lại phù hợp trong việc tăng năng suất làm việc đến vậy:

?Khiến cho mọi việc bắt đầu dễ dàng hơn

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự trì hoãn không liên quan nhiều tới sự lười biếng hay thiếu tự chủ. Thay vào đó, chúng ta gạt bỏ công việc để tránh cảm giác tiêu cực. Thật chán nản nếu chỉ nhìn vào những nhiệm vụ hoặc đầu việc lớn – những cái mà bạn có thể bắt tay vào làm nhưng không biết phải hoàn thành như thế nào hoặc không chắc chắn về kết quả. Bởi vậy nên mọi người thường hay chuyển qua các phương pháp giải trí để cải thiện tâm trạng.

May mắn thay, các nghiên cứu cũng đã cho thấy một cách hiệu quả để thoát khỏi vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn: thu tất cả mọi việc thành những bước bé nhỏ, vô hại. Lấy ví dụ, thay vì viết cả một cuốn tiểu thuyết thì hãy viết chỉ trong 5 phút. Nếu vẫn quá khó khăn, hãy thu hẹp lại bằng việc chỉnh sửa một đoạn nhỏ trong bài. Làm một việc nhỏ trong một khoảng thời gian ngắn dễ hơn rất nhiều là ngay lập tức đối mặt với một công việc lớn.

Chiến thuật bắt lấy điểm yếu của sự trì hoãn này chính là những gì mà phương pháp Pomodoro yêu cầu bạn. Nó giúp bạn giữ được sự tập trung cao độ vào việc tiếp theo thay vì choáng ngợp bởi khối lượng công việc. Đừng lo lắng về kết quả – chỉ cần đạt được dần dần từng Pomodoro một.

?Chống lại sự xao nhãng

Nếu bạn từng bị gián đoạn trong lúc làm việc, bạn sẽ hiểu được lấy lại tập trung ngay sau đó khó như thế nào. Tuy nhiên, dòng thông báo liên tục đổ về từ email, group chat,… cứ luôn đòi lấy sự tập trung của bạn.

Mặc dù sẽ rất tuyệt nếu đổ mọi tội lỗi cho công nghệ, một số nghiên cứu cho thấy hơn một nửa trường hợp sao nhãng trong ngày làm việc là tự ta gây ra – tức là tự ta khiến bản thân mất tập trung. Trong giây phút ấy, bạn dễ dàng biện minh cho việc này: “Tin nhắn này quan trọng lắm”, “chỉ lướt Facebook một tí thôi”,… và nghĩ rằng chúng sẽ không gây phân tâm. Thế nhưng chúng sẽ tích tụ dần, và không chỉ là thời gian bạn dành cho những công việc ấy bị mất đi, thời gian để tập trung trở lại cũng khiến tiến độ công việc chậm hơn.

Phương pháp Pomodoro giúp bạn cưỡng lại tất cả những gián đoạn của bản thân và huấn luyện bộ não trong việc tập trung. Mỗi một Pomodoro được dành riêng cho một nhiệm vụ và mỗi lần nghỉ là một cơ hội để thiết lập lại sự tập trung và sự chú ý vào những gì nên làm.

?Nhận thức rõ hơn khi thời gian bắt đầu tiêu hao

Khi lập ra kế hoạch, bạn thường đánh giá thấp khoảng thời gian cần để hoàn thành các đầu việc, dù luôn biết rõ rằng những công việc kiểu như vậy thường mất nhiều thời gian hơn. Bạn của hiện tại luôn tưởng tượng rằng bạn trong tương lai có thể vận hành trong một môi trường và giới hạn thời gian khác.

Phương pháp Pomodoro có thể là một vũ khí quý giá để chống lại lỗi này. Khi phiên làm việc ngắn hơn, thời gian không còn mơ hồ và trừu tượng nữa mà sẽ chắc chắn hơn. Vì mỗi Pomodoro tượng trưng cho một đơn vị thời gian, Pomodoro có thể cho biết chính xác hơn thời gian cần để làm xong công việc.

Như vậy, định nghĩa về thời gian từ một thứ tiêu cực là một thứ gì đó sẽ mất đi – trở thành một điều tích cực hơn, trở thành những thành tựu mà bạn đạt được. Từ đó suy ra những ước tính thời gian thực tế hơn nhiều.

?Biến việc thúc đẩy năng suất thành một trò chơi

Mỗi một Pomodoro cho bạn cơ hội để cải thiện hơn cái trước. Cirillo lập luận rằng “sự tập trung và ý thức dẫn đến tốc độ theo từng Pomodoro được hoàn thành”.

Phương pháp quản lý thời gian này dễ tiếp cận hơn bởi nó tập trung vào sự bền bỉ hơn là sự hoàn hảo. Mỗi một phiên làm việc là một khởi đầu hoàn toàn tươi mới để bạn đánh giá lại mục tiêu, thử thách bản thân tập trung và kiểm soát sự phân tâm.

Tạo động lực cho bản thân để xây dựng thành công mục tiêu bằng cách đặt thêm một Pomodoro mỗi ngày. Thử thách bản thân hoàn thành một nhiệm vụ lớn trong số lượng pomodoro nhất định. Đặt chỉ tiêu Pomodoro mỗi ngày mà không phá vỡ chu trình này. Hãy nghĩ chúng như những quả cà chua mà bạn đạt được thay vì thời gian để luôn thấy thú vị.

? Một số tip để thực hiện phương pháp này

Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để phương pháp thêm hiệu quả:

?Dự số lượng Pomodoro từ trước

Dành ra khoảng 15 phút vào đầu mỗi ngày (hoặc cuối ngày nếu bạn muốn đặt kế hoạch cho ngày sau) để dự số lượng Pomodoro. Lấy list công việc của bạn và ghi lại số lượng pomodoro mà mỗi đầu việc sẽ cần.

Nếu bạn làm việc 8 tiếng một ngày, hãy chắc chắn rằng số lượng Pomodoro không vượt quá 16. Nếu chúng đã quá nhiều, hãy lọc ra những việc không cấp thiết/không quan trọng và dành cho những ngày sau.

?Hãy dự cả những Pomodoro có thể bị thừa trong ngày

Dù là một ngày làm việc chỉ có 8 tiếng và có đủ chỗ cho 16 Pomodoro, tốt nhất là nên dự trù khoảng 2-4 Pomodoro có thể bị thừa. Sử dụng quỹ này cho những gì mất thời gian hơn bạn đã dự tính hoặc cho những điều không ngờ tới xảy ra trong ngày.

Nếu không cần dùng đến chúng, hãy sử dụng để học thêm những điều khác hoặc dành cho những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn. Sẽ ít căng thẳng hơn khi kết thúc một ngày với Pomodoro bị thừa thay vì lên quá nhiều lịch rồi không làm hết được.

?Tự điều chỉnh độ dài của mỗi một Pomodoro

Với một số công việc cần thời gian nhiều hơn để không bị ngắt mạch tập trung, như công việc viết lách, viết code, sáng tác,… 25 phút có thể là quá ngắn. Hãy thử kéo dài phiên làm việc và cả thời gian nghỉ đến khi bạn thấy phù hợp cho từng việc.

?Tránh xa khỏi thiết bị điện tử khi nghỉ ngơi

Nếu khoảng thời gian nghỉ của bạn dành cho máy tính, có thể bạn sẽ bị cuốn theo mạng xã hội, tin nhắn… thậm chí cả khi thời gian đã hết. Hãy để cho cả đôi mắt và não bộ được nghỉ ngơi. Đứng dậy, giãn cơ, ra ngoài, ăn uống,… Bất kể là làm gì thì nghỉ ngơi như vậy sẽ thoải mái cho tinh thần hơn là thiết bị điện tử.

?Sử dụng app để kiểm soát công việc

Con người rất dễ sa ngã. Bất kể bạn có động lực như thế nào vào đầu ngày, rất khó để có thể tuân thủ theo những nhiệm vụ đã đề ra. Hãy sử dụng một ứng dụng để nhắc nhở bản thân.

Những app tốt nhất nên cho phép bạn điều chỉnh khoảng thời gian của mỗi phiên làm việc và mức độ nghiêm ngặt bạn muốn cho thời gian nghỉ. Bạn có thể tham khảo cách đặt ra số lượng Pomodoro cho công việc trong ngày qua một số app như Todoist, Big Stretch for Windows, BreakTime for Mac,…

—————————————————————-

Tác giả: Todoist

Link bài viết gốc: The Pomodoro Technique

(https://todoist.com/productivity-methods/pomodoro-technique)

Dịch giả: Nguyễn Thùy Dương – CTV Ban nội dung

Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Dịch giả: Nguyễn Thùy Dương – Nguồn: iVolunteer Vietnam”.

Post Views: 2,724

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=29607

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.