Cách Đặt Lịch Hẹn Bằng Tiếng Anh Trong Kinh Doanh: Những Gợi Ý Về Ngữ Pháp Và Cụm Từ

07/06/2022

Liệu cuộc sống của bạn có là một vòng lặp bất tận của những cuộc hẹn và gặp mặt hay không?

Đây là điều đang diễn ra với hầu hết những ai đang bận bịu với sự nghiệp của mình!

Và cũng là lý do tại sao việc biết cách lên lịch hẹn bằng Tiếng Anh lại cần thiết trong việc giữ lịch công tác và tiến độ công việc trong tầm kiểm soát.

Hơn nữa, việc thể hiện tích cực và chuyên nghiệp khi đặt lịch hẹn thực sự có thể tạo không khí cho chính buổi gặp đó.

Dưới đây là một số gợi ý về ngữ pháp hữu ích cho bạn, cùng với những cụm từ trôi chảy để thêm vào kho Tiếng Anh của bạn.

Khủng hoảng về lịch hẹn ư? Đây là hướng dẫn dành cho những người học tiếng Anh để tạo (hoặc hủy) một cuộc hẹn.

?Ngữ pháp bạn cần để đặt những lịch hẹn

Có một số cấu trúc và mẫu ngữ pháp nhất định mà bạn sẽ cần phải lưu ý. Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn nói chuyện lịch sự, trang trọng và tránh những lỗi phổ biến mà nhiều người học tiếng Anh gặp phải.

Một khi bạn đã thành thạo việc sử dụng các cấu trúc ngữ pháp này trong bối cảnh đặt lịch hẹn, bạn cũng sẽ có thể nhớ chúng rất dễ dàng khi ở trong những tình huống khác.

?Sử dụng “Would (sẽ), Could (có thể) và Should (nên) cho lời văn lịch sự.

Những từ ở trên rất hữu ích trong việc tạo ra giọng điệu phù hợp, đặc biệt khi bạn đang yêu cầu sự ủng hộ và đưa ra đề xuất.

Hãy so sánh hai câu sau đây:

Can we meet at your office tomorrow?

Could we meet at your office tomorrow?

“Can” có vẻ trực tiếp hơn. Từ này phù hợp với những người bạn biết rõ

hoặc đã có giao tiếp trước đó. Những khi không chắc chắn, không hại gì nếu sai về mặt hình thức và sử dụng “could”.

Đây là một ví dụ khác.

I want to arrange a meeting with you to discuss…

I would like to arrange a meeting with you to discuss…

Thay vì “want”, dùng “would like” để đưa ra lời thỉnh cầu. “Want” thì rất trực tiếp và có phần hơi khắt khe.

“Should” tự nó biểu hiện một ý thức nghĩa vụ (ví dụ: You should come to work earlier.) nhưng nó cũng có thể được dùng để tạo cho bạn sự linh hoạt khi chấp nhận các cuộc hẹn.

Hãy so sánh hai câu này:

10 a.m. on Monday is fine.

10 a.m. on Monday should be fine.

Sử dụng “should” ở ngữ cảnh cho phép bạn hơi không chính xác một chút vì trong cuộc sống điều gì cũng có thể xảy ra. Vì vậy, nói “Monday should be fine” có nghĩa là, nếu không có gì bất thường xảy ra, tôi sẽ gặp bạn vào thứ Hai.

Một cụm từ rất phổ biến khác mà bạn sẽ nghe là “should work” , như trong câu: “10 a.m. on Monday should work for me.”

?Giới từ về thời gian và địa điểm

Chúng là những từ nhỏ bé nhưng rất quan trọng. Sử dụng các giới từ tiếng Anh phù hợp là điều cần thiết để tránh gây hiểu nhầm khi đặt lịch hẹn.

Nói rõ thời gian cuộc hẹn của bạn:

In: Sử dụng cho các khoảng thời gian rộng, chẳng hạn như vào “morning” (buổi sáng), May (tháng 5) hoặc năm 2018.

Một ngoại lệ là “at night”.

At: Sử dụng cho những thời điểm cụ thể, chẳng hạn như: at 3:00 hoặc at noon.
On: Sử dụng cho các ngày cụ thể, chẳng hạn như: on Monday hay on May 1st.

Ví dụ: Hi James, would you be available to meet on Thursday? If so, I would suggest that we meet at 8:00 in the evening.

(Xin chào James, bạn có rảnh để chúng ta gặp nhau vào thứ Năm không? Nếu vậy, tôi đề nghị chúng ta nên gặp nhau lúc 8 giờ tối.)

Chọn một địa điểm cho cuộc hẹn của bạn:

Giới từ chỉ địa điểm đôi khi có thể hơi khó hiểu đối với người học tiếng Anh, vì vậy đây là một số quy tắc chung cần tuân thủ khi nêu một địa điểm trong cuộc hẹn của bạn.

At: Đối với một khu vực nhất định, chẳng hạn như: at the office, at home, at the restaurant, at our headquarters.
In: Đối với một không gian, khu vực chung chung, như là: in town, in New York, in the lobby.
On: Được sử dụng cho đường phố cũng như không gian trong các tòa nhà. Ví dụ ,on 5th Avenue, on Baker Street, on the 11th Floor.

?Từ vựng cần thiết để đặt lịch hẹn bằng tiếng Anh

?Hỏi ai đó có thời gian hay không?

Trước khi bước vào văn phòng của ai đó, bạn cần hỏi họ xem họ có rảnh để họp không! Đây là một vài gợi ý:

When would be a good time for you?

Will you be free…?

What is your availability on [date]…?

Would you be available on [date] at [time]?

Could we meet…?

?Khi nào dùng “this”, “next” và “last”?

Trong tiếng Anh, khi bạn nói “next Friday”, bạn đang nói đến thứ sáu sau ngày sắp tới. “This Friday” là thứ Sáu của tuần hiện tại.

Vì vậy, nếu đó là thứ Hai và bạn muốn sắp xếp một cuộc hẹn bốn ngày sau (tức là thứ Sáu của cùng một tuần), hãy nói “this Friday”. Tuy nhiên, nếu bạn muốn gặp nhau vào thứ sáu sau đó, hãy nói “next Friday”.

“Last” chỉ đơn giản là đề cập đến các ngày trong quá khứ. Nếu đó là Thứ Hai và bạn đã có cuộc họp vào Thứ Năm trước đó (tức là bốn ngày trước), thì cuộc họp đã diễn ra vào “last Thursday”.

Khi không chắc chắn, hãy luôn ghi rõ ràng ngày tháng của cuộc hẹn!

?Nêu mục đích của buổi hẹn

Nêu mục đích của cuộc hẹn và chương trình một cách chuyên nghiệp, rõ ràng. Sử dụng giới từ theo sau bởi động từ nguyên thể (ví dụ: discuss, assess, analyze, collaborate) để chỉ ra lý do hoặc động lực cho cuộc hẹn.

I’d like to arrange an appointment with you to…

The objective of the meeting is to…

We need to get together to…

Let’s meet to…

?Đề nghị một buổi hẹn khác

Khi ai đó đề nghị ngày giờ để gặp gỡ mà bạn lại không sắp xếp được. Dưới đây là cách để đưa ra sự thay thế:

How about…?/What about…?

Would you prefer…?

Would [date/time] suit you better?

Could we instead meet at/on…?

?Đồng ý đến buổi hẹn

Được rồi, có vẻ như mọi thứ đều ổn và phù hợp với lịch trình của bạn! Bạn sẽ đáp lại như thế nào?

Đây là những cách khác nhau để bạn nói đồng ý và xác nhận những sắp xếp của buổi hẹn.

That works for me.

That sounds good/great.

Yes, that suits me fine.

I’d like to confirm the appointment.

Bạn có thể thêm một cụm từ lịch sự như là “Looking forward to meeting with you!”

?Điều chỉnh lại lịch hẹn hoặc huỷ cuộc hẹn đó

Bạn sẽ phải làm gì khi phải huỷ một buổi hẹn? Đây là một vài gợi ý để huỷ hẹn một cách lịch sự.

I’m afraid I won’t be able to make it.

Unfortunately, something has come up and I won’t be able to…

Would it be possible to reschedule/move our appointment to a different time?

Một lần nữa, hãy luôn tỏ thái độ chân thành. Bạn có thể bắt đầu tin nhắn bằng cách xin lỗi vì sự huỷ bỏ với những cụm từ như:

I’m very sorry, but…

I apologize for the inconvenience, but…

?Hãy đề phòng “False Friends” (những người bạn lỗi)

Một số lỗi phổ biến do “bạn giả” hoặc “nhầm lẫn” (hai từ ở hai ngôn ngữ khác nhau có thể giống hệt nhau về cách phát âm hay cách viết nhưng lại hoàn toàn khác nhau về ngữ nghĩa) có thể gây nhầm lẫn và hiểu lầm khi đặt lịch hẹn.

Bạn sẽ chọn chúng một cách tự nhiên trong quá trình học tiếng Anh và sử dụng chúng, vì vậy, điều quan trọng là bạn phải ghi nhớ chúng khi đặt lịch hẹn. Một ví dụ kinh điển về “người bạn giả dối” giữa tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh là “discutir”, thường được dùng để chỉ tranh luận và không phải thảo luận. Tương tự, trong tiếng Pháp, “attendre” có nghĩa là chờ đợi, không không tham dự.

Mọi thứ còn phức tạp hơn khi tiếng Anh có một số từ mượn của nước ngoài, có thể mang một ý nghĩa hơi khác với ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn. Ví dụ, trong tiếng Anh, “rendez-vous” có nghĩa là một cuộc họp, thường là bí mật hoặc lãng mạn, trong khi nghĩa gốc trong tiếng Pháp là một cuộc họp hoặc cuộc hẹn chung.

Điều này có ý nghĩa là gì đối với những người học tiếng Anh thương mại? Đừng cho rằng bạn hiểu một từ chỉ vì bạn nhận ra nó. Dành thêm vài giây để tra cứu các từ trong tin nhắn có thể giúp bạn không lãng phí thời gian và đau đầu với mớ hỗn độn sau đó.

Đây chỉ là một vài cách thể hiện ý định của bạn khi sắp xếp cuộc hẹn và chúng hoàn toàn không phải là tất cả. Khi bạn trở nên thành thạo hơn với ngữ pháp và các cách diễn đạt phổ biến liên quan đến việc đặt lịch hẹn bằng tiếng Anh thương mại, chắc chắn bạn sẽ tìm thấy những cách khác để hiểu rõ vấn đề.

Bạn sẽ sớm phải sắp xếp một cuộc hẹn? Tại sao không bắt đầu bằng cách sử dụng những gì bạn đã học được ngay tại đây cho cuộc hẹn tiếp theo? Chúc bạn áp dụng thành công!

__________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Theo: fluentu
Người dịch: Võ Thị Bích Ngọc
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Võ Thị Bích Ngọc – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 1,210

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=85657

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.