Các Công Cụ Kỹ Thuật Số Hàng Đầu Để Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả

27/05/2022

Khi các doanh nghiệp trên khắp thế giới chuyển sang làm việc từ xa do virus corona, hãy khám phá các công cụ kỹ thuật số được ưu tiên hàng đầu trong xếp hạng của chúng tôi để làm việc từ xa.

Cùng với các biện pháp làm mất cân bằng xã hội để ngăn chặn sự lây lan toàn cầu của COVID-19, các chính phủ trên khắp thế giới đang khuyến khích các công ty để nhân viên làm việc tại nhà bất cứ khi nào có thể.

Các công ty phải nắm bắt được việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để duy trì kết nối – và nhanh chóng.

Chia sẻ tài liệu, tổ chức các cuộc họp và cộng tác về các ý tưởng sẽ cần chuyển sang chế độ kỹ thuật số nếu các công ty muốn thích ứng với những cách làm việc mới của xã hội.

Có được các phương tiện giao tiếp kỹ thuật số đáng tin cậy, có thể thích ứng và hữu ích là chìa khóa cho bất kỳ công ty nào muốn duy trì sự nhanh nhẹn và cạnh tranh.

Đối với các doanh nghiệp, có rất nhiều phần mềm làm cho việc tổ chức các nhóm từ xa trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Bạn không chắc cái nào phù hợp với nhóm của mình? Đọc tiếp để khám phá các tính năng chính của ba nền tảng yêu thích hàng đầu của chúng tôi để làm việc từ xa.

Google Hangouts

Google Hangouts là một công cụ hội nghị video miễn phí cho phép bạn tổ chức nhóm và cuộc họp 1-1 từ xa.

Theo phong cách điển hình của Google, nó rất đẹp và dễ sử dụng, đồng thời có thể hỗ trợ tối đa 250 người dùng trong một cuộc họp video.

Ở cuối mỗi màn hình cuộc gọi là nút ‘Trình bày’ cho phép bạn chia sẻ màn hình hoặc cửa sổ đã chọn cũng như webcam của bạn, tái tạo bản trình bày ngoài đời thực một cách khá độc đáo.

Ngoài các cuộc gọi thoại và video đơn giản, Hangouts tự hào có tính năng phụ đề chi tiết được tạo tự động.

Điều này có nghĩa là bạn sẽ thấy phụ đề cho bất kỳ ai đang nói trong thời gian thực – lý tưởng nếu bạn đang điều chỉnh từ một vị trí ồn ào hoặc bạn đang đấu tranh để hiểu người đang nói.

Ngoài ra, nếu bạn là công ty đã sử dụng Gmail hoặc Lịch Google, thì Google Hangouts sẽ liên kết với các thư hiện có của bạn, vì các sản phẩm của Google được thiết kế để hoạt động cùng nhau.

Ví dụ: khi bạn mời ai đó tham gia một cuộc họp trên Lịch Google, nó sẽ tự động tạo liên kết Hangout.

Google thậm chí sẽ đính kèm một số điện thoại vào cuộc họp mà bất kỳ ai cũng có thể gọi để tham gia cuộc họp từ điện thoại – một điểm tiện lợi cho những người làm việc từ xa khi đang di chuyển.

Zoom

Tương tự, Zoom là một công cụ hội nghị truyền hình miễn phí.

Nó hỗ trợ tối đa 100 người dùng trong một cuộc gọi miễn phí và tối đa 500 người dùng trả phí cho tiện ích bổ sung ‘Cuộc họp lớn’ của họ.

Với cuộc gọi video HD và cuộc họp âm thanh qua Zoom Phone, phần mềm có thể hỗ trợ tối đa 49 video trên màn hình của bạn cùng một lúc. Hoàn hảo để nhìn thấy những khuôn mặt thân thiện trong các cuộc họp tay đôi và giảm bớt những khía cạnh cô lập hơn khi làm việc một mình.

Trên Zoom, bất kỳ ai thiết lập cuộc gọi (người thuyết trình) có quyền kiểm soát cuối cùng. Điều này có nghĩa là họ có thể tắt tiếng micrô và kiểm soát khả năng trình bày hoặc chia sẻ màn hình của những người dùng khác.

Zoom vẫn khuyến khích sự tương tác giữa người thuyết trình và những người dùng khác thông qua các tính năng như giơ tay ảo, chia sẻ màn hình và trò chuyện nhóm – vì vậy mọi người đều có thể tham gia và tham gia khi họ muốn.

Các cấp đăng ký khác nhau cho phép bạn mua thời gian gọi lâu hơn (cuộc họp với 3 người tham gia trở lên tự động kết thúc sau 40 phút với phiên bản miễn phí), cũng như thay đổi cài đặt người dùng, quản lý báo cáo, tùy chỉnh kiểm soát và ghi lại cuộc họp.

Tandem

Tandem tự mô tả là ‘văn phòng ảo dành cho các nhóm làm việc từ xa’. Ứng dụng này hoạt động để tạo điều kiện và khuyến khích các cuộc trò chuyện và cộng tác bình thường diễn ra tự nhiên trong văn phòng.

Tandem kết nối với tất cả các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc của bạn (chúng được tích hợp với hơn 40 ứng dụng) và cho phép bạn xem các thành viên trong nhóm của mình đang làm việc gì, nói chuyện với đồng nghiệp gần như ngay lập tức và cộng tác trong các dự án công việc.

Trang chủ Tandem hiển thị tên của từng thành viên trong nhóm bên cạnh ứng dụng mà họ đang sử dụng trong thời gian thực.

Điều này là lý tưởng để liên kết công việc với các thành viên trong nhóm và cộng tác nếu bạn thấy ai đó đang làm việc trong một dự án được chia sẻ.

Vẻ đẹp song song là nó tái tạo cuộc sống văn phòng thực tế.

Ở đâu trong văn phòng, bạn có thể bước đến bàn của ai đó để hỏi họ một câu hỏi, trên Tandem, bạn có thể nói tương tự để thu hút sự chú ý của ai đó mà không cần phải gọi điện cho họ.

Người mà bạn nói chuyện sẽ nghe thấy những gì bạn nói thông qua âm thanh máy tính hoặc tai nghe của họ và có thể chọn bật tiếng micrô của họ để trả lời.

Cũng như các cuộc trò chuyện 1-1 riêng tư, bạn cũng có thể tạo các phòng trò chuyện thoại được thiết kế để tái tạo cách làm việc tại một không gian bàn làm việc chung.

Trò chuyện video hoặc thoại vẫn mở trong nền khi bạn làm việc, vì vậy bạn có thể tiếp tục trò chuyện với nhóm của mình cả ngày nếu bạn muốn.

Với nhiều nền tảng miễn phí và giá cả phải chăng để lựa chọn, việc giữ cho các nhóm đồng bộ, làm việc cùng nhau và giao tiếp xã hội chưa bao giờ dễ dàng hơn thế – ngay cả tại thời điểm xã hội xa cách này.

Nếu bạn muốn có hướng dẫn chuyên sâu hơn về cách làm việc từ xa, hãy tham gia chương trình của Viện Mã hóa và Đại học Leeds về Cộng tác, Giao tiếp và Làm việc Từ xa. Bạn sẽ học các công cụ cộng tác và lập kế hoạch dự án trực tuyến thực tế và nhận các mẹo về giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp của bạn, bất kể bạn ở đâu trên thế giới.

………………………………………………………………

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.

Theo:www.futurelearn.com
Người dịch: Cao Kỳ Duyên
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Cao Kỳ Duyên – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 509

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=83553

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.