10 Loại Văn Bản Kinh Doanh Bạn Nên Thành Thạo
Bạn đã bao giờ đọc bản tin của doanh nghiệp mình và nhận thấy họ đã in “there”, nơi đáng lẽ họ phải dùng “their” chưa?
Có thể bạn đã đọc một email thân mật từ đồng nghiệp và nghĩ: “Chà. Điều đó thật thiếu chuyên nghiệp. ”
Hoặc bạn đã đọc lướt qua một thông báo nội bộ với quá nhiều biệt ngữ kỹ thuật đến mức bạn không thể hiểu được những gì mình đang xem.
1. Email
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Email là loại văn bản kinh doanh phổ biến nhất. Họ đã thay thế các tương tác mặt đối mặt trong hầu hết các tình huống kinh doanh. Điều quan trọng là bạn phải thể hiện bản thân một cách chuyên nghiệp trong email.
Email đã trở nên phổ biến đến mức có thể dễ dàng bị trình bày cẩu thả. Hãy nhớ rằng bạn đang gửi email cho đồng nghiệp chứ không phải nhắn tin cho bạn bè! Luôn sử dụng các chữ cái viết hoa, phát âm đúng và kiểm tra tin nhắn của bạn bằng tính năng kiểm tra chính tả.
Quan trọng hơn nữa, hãy cố gắng nắm vững những lời giới thiệu và chào phù hợp khi bạn viết email để thể hiện sự tôn trọng.
?Nguồn nên tham khảo
GCF Global chia nhỏ cách viết và quy tắc email từ A đến Z. Xem lại mọi thứ từ các tính năng email cơ bản đến các mẹo để tiết kiệm thời gian.
2. Báo cáo
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Nhiều năm trước, khi còn đi học, bạn đã bao giờ phải viết báo cáo sách bằng tiếng mẹ đẻ của mình chưa?
Phần lớn, các báo cáo này là khách quan. Bạn đã nói cuốn sách nói về điều gì. Tùy thuộc vào lớp bạn đang học, bạn có thể được yêu cầu viết ý kiến của mình vào cuối bài làm.
Trong một báo cáo, bạn mô tả một sự kiện hoặc dự án trong doanh nghiệp của bạn. Bạn mô tả những gì đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Nếu bạn đưa ra ý kiến của mình về chủ đề này, bạn sẽ trình bày ngắn gọn trong một phần của báo cáo.
Phần quan trọng nhất của việc viết báo cáo là học cách viết một cách khách quan. Nếu bạn rải rác ý kiến cá nhân của mình xuyên suốt các tài liệu này, bạn thể hiện sự không chuyên nghiệp.
?Nguồn nên tham khảo
Nếu bạn có một phong cách viết vui vẻ, đôi khi bạn có thể tránh xa những lỗi ngữ pháp cổ điển và những lỗi viết mà nhiều người mắc phải với tiếng Anh là ngôn ngữ thứ hai của họ. Tuy nhiên, điều này không đúng với các báo cáo. Các báo cáo rõ ràng đến mức các lỗi nhỏ cũng có thể nổi bật hơn.
Hãy xem trang web Business English để tự kiểm tra về các khía cạnh khác nhau của tiếng Anh. Các câu đố ngữ pháp và luyện từ vựng đặc biệt hữu ích cho những người phải viết các tài liệu trang trọng như báo cáo kinh doanh.
3. Bản Thông báo nội bộ
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Bản ghi nhớ, còn được gọi là “memos”, là những thông điệp ngắn gọn được gửi đến mọi người để truyền đạt suy nghĩ của bạn về một chủ đề. Bạn có thể viết một bản ghi nhớ để cảm ơn ai đó đã làm việc chăm chỉ hoặc để cập nhật cho họ về tiến trình của một dự án.
Bản ghi nhớ có thể phức tạp, bởi vì chúng ngắn gọn và gần gũi hơn hầu hết các loại văn bản kinh doanh. Tuy nhiên, bạn vẫn nên duy trì sự chuyên nghiệp.
Để đạt được sự cân bằng giữa sự gần gũi và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Bạn không muốn lãng phí thời gian của mọi người với một bức thư dài chứa đầy những biệt ngữ kinh doanh. Nhưng bạn cũng không muốn thể hiện như thể bạn đang trò chuyện với một người bạn.
Với một chút thực hành, bạn có thể dễ dàng thành thạo nghệ thuật viết memo!
?Nguồn nên tham khảo
Purdue Online Writing Lab là một món quà tuyệt vời.
Trang web chia nhỏ các phần khác nhau của bản ghi nhớ, vì vậy bạn biết chính xác cách bạn nên định dạng bài tập của mình.
4. Sổ tay
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Một khi bạn trở thành một nhân viên đáng tin cậy và có giá trị, sếp của bạn có thể yêu cầu bạn hỗ trợ viết sổ tay nhân viên.
Phong cách viết không trẻ con hoặc sáng tạo. Thành thật mà nói, nó khá dễ hiểu và không thú vị. Bạn cần giải thích các thủ tục để ngay cả nhân viên không hiểu rõ nhất cũng có thể hiểu các chính sách của công ty bạn khi họ đọc xong hướng dẫn sử dụng của bạn.
Viết một cuốn sổ tay bao gồm rất nhiều hướng dẫn từng bước.
Sổ tay có lẽ phổ biến hơn trong kinh doanh hơn bạn nghĩ. Bạn đã đọc một cuốn cẩm nang nhân sự về cách ứng xử trong công việc chưa? Còn hướng dẫn trả bảng lương và tiền hưu thì sao?
Rất nhiều người chỉ lướt qua những hướng dẫn này. Nhưng bạn có thể là người tiếp theo được giao để viết một bài, vì vậy hãy tìm hiểu thôi!
?Nguồn nên tham khảo
Những người tham gia PrismNet đã viết một hướng dẫn chuyên sâu về cách viết những hướng dẫn.
Viết hướng dẫn từng bước có vẻ dễ dàng, nhưng làm như vậy có thể khó hơn bạn nghĩ. PrismNet giải thích cách viết các hướng dẫn này một cách rõ ràng và có chiến lược. Từ định dạng đến nội dung, hướng dẫn này có đủ những thứ bạn cần!
5. Bản tin
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Nhiều công ty gửi bản tin hàng tuần, hai tháng, hàng tháng hay hàng quý.
Cho dù bạn tình nguyện hay được giao dự án này, hãy nghĩ đến việc viết bản tin như một cách thú vị và dễ dàng để gây ấn tượng với sếp của bạn.
Bạn thi thoảng có thể thực hiện bản tin theo một cách báo chí hơn. Viết về nhân viên của tháng, các dự án quan trọng mà công ty đã hoàn thành kể từ bản tin cuối cùng và các sự kiện lớn sắp diễn ra.
Văn bản này có một chút cá tính hơn hầu hết các loại văn bản kinh doanh, vì vậy hãy tận hưởng một chút!
?Nguồn được đề xuất
CompanyNewsletters có một số bài viết về cách làm cho bản tin của công ty bạn trở nên có ảnh hưởng nhất có thể.
Bạn đang viết một bản tin nhân viên? Làm thế nào để viết một bản tin khách hàng?
Có thể bạn đang gặp khó khăn khi nghĩ ra các ý tưởng về chúng. Hoặc bạn đấu tranh để viết một cách khách quan.CompanyNewsletters giải quyết tất cả những vấn đề này và cung cấp các mẹo hữu ích cho những người muốn viết các bản tin tốt nhất.
6. Thông cáo báo chí
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực quảng cáo hoặc tiếp thị, rất có thể, bạn sẽ viết một thông cáo báo chí.
Thông cáo báo chí là thông báo chính thức về các sự kiện hoặc sản phẩm mà công ty bạn đang tung ra. Chúng được xuất bản trên báo chí hoặc trực tuyến, vì vậy, giống như với các bản tin, bạn có thể sử dụng cách tiếp cận báo chí để viết chúng.
Các bài viết về nội bộ công ty thường có thể trang trọng và khô khan. Tuy nhiên, những phần như bản tin và thông cáo báo chí đến được với công chúng nên bùng nổ hơn một chút. Thực hành giữ mọi thứ thú vị nhưng vẫn chuyên nghiệp.
?Tài nguyên được đề xuất
CBS News đã cung cấp hướng dẫn từng bước về cách viết thông cáo báo chí. Hướng dẫn này cũng bao gồm năm ví dụ về thông cáo báo chí.
Đọc qua các ví dụ và nghĩ xem bạn có thể rút ra bài học gì từ mỗi ví dụ. Cách duy nhất để cải thiện là đọc!
7. Biên bản cuộc họp
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Thành thật mà nói — không ai thích đi họp cả.
Thông thường, các cuộc họp kéo dài và đạt được rất ít. Người chủ trì cuộc họp cứ nói liên tục. Hoặc mọi người khác thì đi lạc đề. Có hàng nghìn cách để các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn.
Tình nguyện viết biên bản cho bộ phận của bạn. Nếu mọi người có một chương trình làm việc in sẵn trước mặt, họ có nhiều khả năng sẽ bám sát các chủ đề hơn.
Nắm vững định dạng để viết chương trình họp. Không cần sử dụng câu hoàn chỉnh. Tất cả đều là về các cụm từ ngắn và gạch đầu dòng.
Mọi người rời khỏi cuộc họp càng sớm, tất cả các bạn càng sớm hoàn thành được nhiều việc hơn! Hoặc, bạn biết đấy, rời đi để tận hưởng những buổi ăn uống vui vẻ.
?Tài nguyên được đề xuất
Smartsheet cung cấp các mẫu biên bản họp miễn phí.
Không phải tất cả các chương trình nghị sự đều được tạo ra như nhau. Đây có phải là một cuộc họp hội đồng quản trị? Một cuộc họp không chính thức? Một cuộc họp hội nghị? Mỗi loại cuộc họp nên có các mục tiêu khác nhau, vì vậy Smartsheet cung cấp các mẫu được cá nhân hóa cho từng loại chương trình mà bạn có thể cần.
8. Kê kiểm hàng hoá
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Tất cả các bạn nhân viên vận chuyển và phân phối ngoài kia có lẽ đã quá quen thuộc với việc theo dõi hàng hoá.
Đây là một cơ hội tốt để bạn theo dõi hàng hoá công ty mình bằng một chương trình như Microsoft Excel. Nhiệm vụ này thực sự không liên quan đến bất kỳ kỹ năng viết tiếng Anh nào.
Tuy nhiên, thường xuyên, sếp của bạn sẽ cần một báo cáo giải thích những mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không bán và mặt hàng nào cần phải đặt hàng lại.
Đột nhiên, bạn phải viết một tài liệu dày đặc sử dụng các thuật ngữ kinh doanh.
?Tài nguyên được đề xuất
Làm bài trắc nghiệm hữu ích và thú vị này trên Trang web Tiếng Anh Thương mại.
Bài kiểm tra bao gồm mười câu hỏi để kiểm tra kiến thức của bạn về các thuật ngữ tiếng Anh liên quan đến vận chuyển. Đó là một cách hữu ích để người mới tự kiểm tra bản thân và cho những sinh viên nâng cao hơn để ôn tập trước khi bắt đầu công việc.
9. Sơ yếu lý lịch và thư xin việc
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Sơ yếu lý lịch và thư xin việc đi đôi với nhau, bởi vì mọi người không bao giờ nên nộp cái này mà không nộp cái kia!
Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực nhân sự, rất có thể bạn sẽ xem qua hồ sơ và thư xin việc của ứng viên để xem liệu họ có phù hợp với công ty của bạn hay không.
Có, bạn sẽ đọc thay vì viết trong tình huống này. Nhưng điều quan trọng vẫn là phải biết cách viết hai tài liệu này để bạn có thể phát hiện ra một ứng cử viên mạnh mẽ trong danh sách. Bạn sẽ không muốn một người chưa bao giờ chơi bóng rổ dạy bạn cách đánh bóng vào rổ, phải không?
Trong trường hợp này, bạn có thể là người đánh giá kỹ năng viết tiếng Anh thương mại của người khác! Thật thú vị, phải không?
?Tài nguyên được đề xuất
Một lần nữa, Purdue đến để giải cứu các bạn đây! Hãy ghé thăm hội thảo sơ yếu lý lịch của trang web.
Hội thảo bao gồm kỹ lưỡng tất cả những thông tin mà mọi người nên đưa vào sơ yếu lý lịch của họ. Nó giải thích các tùy chọn định dạng và thiết kế khác nhau để làm cho các đơn ứng tuyển nổi bật.
Purdue cũng cung cấp một hội thảo về thư xin việc. Thư xin việc có thể ngắn, nhưng có rất nhiều thông tin cần thiết. Hội thảo sẽ hướng dẫn bạn từng điểm cần giải quyết.
10. Trả lời thư khiếu nại của khách hàng
?Tại sao chúng lại quan trọng?
Bạn nhất định có thể cho rằng phải phản hồi các khiếu nại nếu bạn làm việc trong dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, bạn có thể gặp phải tình huống này bất kể bộ phận của bạn là gì.
Trả lời phản hồi tiêu cực về công ty của bạn không bao giờ là một vị trí dễ dàng.
Chúng tôi biết những lời phàn nàn của khách hàng có thể gây khó chịu. Nhưng hãy nhớ rằng ai đó đã dành thời gian để viết thư cho công ty của bạn. Bạn nên tôn trọng thời gian của họ bằng cách đáp lại một cách ân cần và chuyên nghiệp.
Và nếu lòng trắc ẩn không thôi thúc bạn, hãy nhớ rằng bạn muốn công ty của mình có một hình ảnh tốt. Phản hồi của bạn càng tốt, khách hàng càng có thiện cảm về bạn và doanh nghiệp.
Miễn là bạn tỏ ra chân thành, đây là cơ hội để thể hiện kỹ năng viết của bạn và đồng thời thể hiện sự đồng cảm của bạn.
Bạn có thể cần hỏi người quản lý hoặc trưởng bộ phận của mình những gì bạn được phép cung cấp trong những tình huống này.
?Tài nguyên được đề xuất
SitePoint cung cấp cho bạn một ví dụ về một khiếu nại điển hình của khách hàng, sau đó là một phản hồi chuyên nghiệp.
Trang web này cũng chia nhỏ bốn điều để đảm bảo bạn làm được trong mỗi câu trả lời.
Cách viết trong kinh doanh có thể giống như một ngoại ngữ khác. Tuy nhiên, đừng quá choáng ngợp. Công ty của bạn sẽ không mong đợi bạn biết mọi thứ vào ngày đầu tiên của bạn đâu!
Nhưng sếp của bạn sẽ nhận thấy nếu bạn nỗ lực cải thiện kỹ năng viết của mình. Họ sẽ giúp bạn viết các bản ghi nhớ và hướng dẫn sử dụng ngay lập tức.
Melissa Shaffer là một nhà văn tự do, người viết quảng cáo trực tuyến và giáo viên tiếng Anh quốc tế. Cô ấy là một nửa trong số những cặp vợ chồng đã kết hôn đứng sau “Teacher Traveling”, một trang web dành cho khách du lịch, những người đi du lịch và những người muốn sống “gián tiếp” thông qua các chuyến du lịch của họ.
____________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: fluentu
- Người dịch: Võ Thị Bích Ngọc
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Võ Thị Bích Ngọc – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=86037
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
