Kỹ Năng Gọi Điện Thoại: Định Nghĩa Và Ví Dụ Cho Sơ Yếu Lý Lịch
Cho dù bạn làm việc tại trung tâm cuộc gọi, dịch vụ khách hàng hay đảm nhận các vai trò lãnh đạo trong sự nghiệp của mình, việc có kỹ năng điện thoại hiệu quả có thể mang lại lợi ích cao cho công việc của bạn. Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả trên điện thoại cũng như sự chú ý đến từng chi tiết của bạn có thể ảnh hưởng đến thành công chung của bạn trong các cuộc trò chuyện qua điện thoại. Ngoài ra, kỹ năng sử dụng điện thoại của bạn cũng có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của bạn trong việc thu hút khách hàng.
?Kỹ năng gọi điện thoại là gì?
Kỹ năng gọi điện thoại bao gồm giao tiếp hiệu quả, kỹ năng giữa các cá nhân và khả năng kết hợp các nghi thức điện thoại phù hợp. Các cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công (chẳng hạn như chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền) có thể phụ thuộc vào mức độ bạn áp dụng các kỹ thuật trò chuyện của mình, cách bạn nói rõ ràng và cách bạn tiếp cận những người mà bạn nói chuyện cùng. Vì cuộc trò chuyện qua điện thoại có thể là một phần của hầu hết mọi hoạt động kinh doanh, nên điều quan trọng là phải phát triển những kỹ năng này để thể hiện kiến thức chuyên môn của bạn trên sơ yếu lý lịch, trong các cuộc phỏng vấn và tại nơi làm việc.?Các ví dụ về kỹ năng gọi điện thoại
Các bộ kỹ năng sau thường có thể là các khía cạnh của kỹ năng điện thoại hiệu quả:- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng xã hội
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng công nghệ
- Sự chú ý đến chi tiết
- Kỹ năng phục vụ khách hàng
Thông thường, các tổ chức như trung tâm cuộc gọi và trung tâm dịch vụ khách hàng có thể tích hợp phần mềm máy tính tự động hóa các tính năng gọi điện như sắp xếp các số điện thoại hiện tại, sắp xếp các đầu mối lạnh từ các đầu mối ấm và ghi âm cuộc gọi. Kỹ năng điện thoại có thể bao gồm các loại kỹ năng kỹ thuật này, cũng như khả năng bạn học cách điều hướng phần mềm tự động hóa cuộc gọi.
Sự chú ý đến chi tiết
Nói chuyện với khách hàng qua điện thoại cũng có nghĩa là chú ý đến từng chi tiết. Khả năng quản lý nhiều cuộc gọi điện thoại và giữ cho nhật ký điện thoại đến và đi có tổ chức là điều cần thiết cho bất kỳ công việc nào yêu cầu kỹ năng điện thoại. Việc quản lý danh sách cuộc gọi, xóa số điện thoại vô chủ và ghi lại thông tin cuộc gọi có thể tùy thuộc vào sự chú ý của bạn đến từng chi tiết.
Kỹ năng phục vụ khách hàng
Bất kể bạn nói chuyện với ai trong cuộc gọi điện thoại, bạn có thể trông đợi vào kỹ năng dịch vụ khách hàng của mình. Sử dụng giọng điệu thân thiện, hỏi người gọi những câu hỏi giúp xác định vấn đề hoặc nhu cầu cụ thể và duy trì tác phong chuyên nghiệp là những khía cạnh của dịch vụ khách hàng chất lượng có thể ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả của bạn trong việc kết nối với mọi người qua điện thoại.
?Cách cải thiện kỹ năng gọi điện thoại
Phát triển các kỹ năng gọi điện thoại hiệu quả có nghĩa là cải thiện các khía cạnh khác nhau của kỹ năng giao tiếp, kỹ thuật trò chuyện và giọng điệu và sự rõ ràng của bạn khi nói. Các bước sau đây phác thảo một số cách tiếp cận bạn có thể thực hiện để giúp bạn cải thiện các kỹ năng này:
- Thực hành với một kịch bản.
- Ghi âm giọng nói của bạn.
- Tập trung vào giọng điệu của bạn.
- Làm việc rõ ràng.
- Học cách sử dụng phần mềm gọi điện.
1. Thực hành với kịch bản
Một bước để cải thiện kỹ năng của bạn là thực hành với kịch bản để phát triển cách bạn thực hiện và nhận cuộc gọi cũng như bắt đầu cuộc trò chuyện. Ví dụ, bạn có thể tạo một kịch bản để giúp bạn nắm vững lời chào của mình và chuẩn bị các điểm thảo luận quan trọng. Bạn có thể thực hành với tập lệnh của mình cho đến khi bạn trở nên cực kỳ quen thuộc với nó, sau đó bạn có thể thêm hoặc thay thế các cụm từ hoặc các phần khác nhau trong tập lệnh của mình khi bạn phát triển thêm các kỹ thuật hội thoại của mình.
2. Thực hành cuộc gọi
Tiếp theo, bạn có thể sử dụng tập lệnh của mình để thực hiện các cuộc gọi thực hành. Bạn có thể nhờ bạn bè hoặc thành viên trong gia đình trợ giúp bằng cách gọi cho bạn để bạn có thể thực hành cách trả lời cuộc gọi và chào hỏi mọi người qua điện thoại. Bạn cũng có thể thực hành thực hiện và nhận cuộc gọi bằng cách nhờ một người bạn đóng vai khách hàng trong nhiều tình huống khác nhau. Chẳng hạn, họ có thể đóng vai một khách hàng khó chịu để bạn có thể thực hành cách bạn có thể xử lý một tình huống tương tự tại nơi làm việc.
3. Ghi lại giọng nói của bạn
Khi thực hành cách trả lời cuộc gọi và chào hỏi mọi người qua điện thoại, bạn có thể cân nhắc việc tự ghi âm để đánh giá âm thanh của mình trong cuộc trò chuyện điện thoại. Khi bạn phát lại các bản ghi âm của mình, hãy lắng nghe giọng điệu, độ rõ ràng và cách bạn phát âm các từ của mình. Nếu âm thanh của giọng nói của bạn không rõ ràng hoặc nếu giọng nói của bạn có chất lượng đơn điệu, bạn có thể thực hiện các bước để cải thiện những khu vực này.
4. Phát triển giọng điệu và sự rõ ràng của bạn
Sử dụng các bản ghi âm thực hành của mình, bạn có thể thực hiện các phương pháp để phát triển tốt hơn giọng điệu và độ rõ ràng của bài phát biểu. Nói chậm, diễn đạt và mỉm cười đều có thể ảnh hưởng đến giọng nói của bạn. Ví dụ, mỉm cười trong khi trò chuyện điện thoại ảnh hưởng đến giọng nói của bạn bằng cách làm cho giọng nói của bạn trở nên thân thiện và hấp dẫn, trong khi cau mày có thể phản ánh giọng nói của bạn và có thể làm cho giọng nói của bạn nghe không hào hứng hoặc khó nghe.
5. Học cách sử dụng phần mềm gọi điện
Nếu bạn làm việc trong một trung tâm cuộc gọi, bạn có thể cân nhắc trở nên quen thuộc hơn với loại phần mềm tự động hóa cuộc gọi được sử dụng để thực hiện và nhận cuộc gọi. Ví dụ, bạn có thể xác định yếu tố nào của phần mềm mà bạn có thể cải thiện hiệu quả của mình, chẳng hạn như điều hướng giữa các danh sách cuộc gọi lớn hoặc nhập thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu. Thông thạo các khía cạnh kỹ thuật của cuộc gọi đến và đi có thể giúp bạn cải thiện thành công khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại.
?Kỹ năng gọi điện thoại ở nơi làm việc
Bạn cũng có thể sử dụng các mẹo sau để giúp bạn áp dụng các kỹ năng của mình ở nơi làm việc:
- Nhờ đồng nghiệp quan sát các cuộc gọi của bạn để giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện, xác định điểm mạnh nhất của bạn trong khi gọi điện thoại và đánh giá cách bạn phát âm.
- Bạn có thể cân nhắc thực hiện tự đánh giá hàng tuần hoặc hàng ngày bằng cách sử dụng ghi âm cuộc gọi để giúp bạn xác định các kỹ thuật hiệu quả nhất của mình cũng như các kỹ thuật và kỹ năng gọi điện thoại mà bạn có thể phát triển thêm.
- Yêu cầu phản hồi từ cả người giám sát của bạn và khách hàng mà bạn nói chuyện qua điện thoại để đánh giá mức độ thành công của bạn trong việc thu hút người gọi, bắt đầu cuộc trò chuyện và lắng nghe tích cực người ở đầu dây bên kia.
?Cách làm nổi bật các kỹ năng gọi điện thoại
Điều quan trọng là thể hiện kỹ năng sử dụng điện thoại của bạn khi nộp đơn xin việc trong sơ yếu lý lịch, trong thư xin việc và trong các cuộc phỏng vấn xin việc. Thông tin sau đây minh họa cách bạn có thể làm nổi bật những kỹ năng này.
Trong sơ yếu lý lịch
Sử dụng phần mô tả công việc để định dạng sơ yếu lý lịch của bạn và đảm bảo chỉ bao gồm các kỹ năng gọi điện thoại của bạn có liên quan đến công việc. Ví dụ, nếu bạn đang áp dụng cho vai trò dịch vụ khách hàng, bạn có thể nêu bật kỹ năng gọi điện thoại của bạn đã dẫn đến việc tăng tỷ lệ chuyển đổi giữa các khách hàng tiềm năng thành doanh số bán hàng như thế nào. Tương tự như vậy, bạn có thể nêu bật khả năng của mình để chuyển các cuộc gọi đến bộ phận thích hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc chỉ ra cách các kỹ năng của bạn đã giúp bạn hoàn thành một nhiệm vụ mục tiêu hoặc hoàn thành có thể làm cho sơ yếu lý lịch của bạn nổi bật với nhà tuyển dụng.
Trong một bức thư xin việc
Cũng giống như sơ yếu lý lịch của bạn, nêu bật các kỹ năng của bạn trong thư xin việc có nghĩa là cho nhà tuyển dụng thấy kỹ năng và chuyên môn của bạn có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty bạn ứng tuyển. Kết hợp kỹ năng điện thoại của bạn với những gì công ty có thể cần và giải thích trong thư của bạn cách bạn có thể là người phù hợp nhất để đáp ứng những nhu cầu đó.
Trong một cuộc phỏng vấn
Trong một cuộc phỏng vấn, bạn có thể nêu bật kỹ năng gọi điện thoại của mình bằng cách cung cấp các ví dụ cụ thể về thành tích hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể. Ví dụ, nếu giọng điệu thân thiện và kỹ năng lắng nghe hiệu quả giúp bạn đạt được nhiều doanh thu hơn, hãy nêu bật điều này trong câu trả lời của bạn cho các câu hỏi của người phỏng vấn.
_____________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Võ Khánh Dung
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Võ Khánh Dung – Nguồn iVolunteer Vietnam”.
Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=74659
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
-
iVolunteer - Cơ hội tình nguyện cho sinh viên và giới trẻ Việt Nam
- Website: https://ivolunteervietnam.com/
- Email: ivolunteer20@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/pg/iVolunteerVietnam
- Instagram: https://www.instagram.com/ivolunteervietnam
- Group: https://www.facebook.com/groups/thongtintinhnguyen
- Youtube: https://www.youtube.com/c/iVolunteerVietnam
- TikTok: https://www.tiktok.com/@ivolunteervietnam.com
