Làm Nổi Bật Sơ Yếu Lý Lịch Với Các Kỹ Năng Văn Phòng Đỉnh Cao

18/04/2022

Khi bạn ứng tuyển vào các vị trí, bạn có thể nhận thấy mô tả công việc đề cập đến một số kỹ năng văn phòng nhất định. Từ trợ lý điều hành đến kế toán, hầu hết tất cả nhân viên công sở đều phải có những kỹ năng văn phòng nhất định.

?Kỹ năng văn phòng là gì?

Các kỹ năng văn phòng – chẳng hạn như nộp hồ sơ, nhập dữ liệu, giao tiếp trên điện thoại và lên lịch cuộc hẹn – được sử dụng trong văn phòng để giúp nó hoạt động hiệu quả. Hầu hết mọi nhân viên công sở đều sử dụng các kỹ năng văn phòng thường xuyên bất kể chức danh của họ, tuy nhiên, các vị trí văn thư, chẳng hạn như thư ký văn phòng, thư ký riêng và trợ lý hành chính, sử dụng chúng nhiều hơn những người khác để hoàn thành công việc hàng ngày.

Các nhà quản lý tuyển dụng có thể tìm kiếm các kỹ năng văn phòng được liệt kê trong sơ yếu lý lịch của ứng viên để đảm bảo họ có các kỹ năng cơ bản cần thiết để duy trì văn phòng làm việc hiệu quả. Một số kỹ năng văn phòng được coi là kỹ năng mềm, thường đề cập đến các đặc điểm tính cách của nhân viên. Những kỹ năng khác là những kỹ năng khó mà nhân viên có thể phát triển thông qua kinh nghiệm hoặc tập huấn.

?Những ví dụ về kỹ năng văn phòng

Dưới đây là những ví dụ phổ biến về các kỹ năng văn phòng ấn tượng được liệt kê trong sơ yếu lý lịch:

1. Giao tiếp bằng lời nói và văn bản

Khi làm việc trong văn phòng, bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với nhiều người. Qua điện thoại, qua email, trò chuyện video và trực tiếp, bạn nói chuyện với khách hàng chuyên biệt, khách hàng chung và đồng nghiệp. Khả năng duy trì trò chuyện với những người khác có thể giúp bạn xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn và củng cố hiệu suất công việc của bạn. Điều cần thiết là phải có kỹ năng giao tiếp vững chắc để làm tốt công việc của mình.

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản thường liên quan đến việc viết email cho khách hàng hoặc nhân viên một cách chuyên nghiệp. Các email nên sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, không có lỗi ngữ pháp và dễ hiểu. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng liên quan đến việc sử dụng Microsoft Word để nhập các tài liệu tại nơi làm việc bao gồm bản ghi nhớ, bài thuyết trình hay bất kỳ tài liệu thông tin nào khác.

2. Các kỹ năng máy tính cơ bản

Bạn có thể hoàn thành nhiều công việc văn phòng cơ bản bằng máy tính. Các kỹ năng máy tính cơ bản cho phép bạn hoàn thành các tác vụ đơn giản như nhập dữ liệu, có thể liên quan đến việc nhập dữ liệu quan trọng vào bảng tính. Đây là lý do tại sao kiến thức về các sản phẩm Microsoft Office, đặc biệt là Microsoft Excel, có thể giúp bạn dễ dàng hoàn thành các dự án này. Sử dụng các sản phẩm khác của Microsoft Office, chẳng hạn như Microsoft PowerPoint để thuyết trình, cũng là những kỹ năng máy tính hữu ích cần biết.

Kỹ năng đánh máy cũng rất quan trọng mà nhân viên cần biết và cải thiện, vì chúng có thể đẩy nhanh thời gian hoàn thành dự án tổng thể của bạn. Kiến thức cơ bản về các phần mềm máy tính khác nhau như hệ thống quản lý tác vụ hoặc hệ thống nhắn tin của công ty cũng có thể giúp bạn duy trì năng suất và hợp tác với các nhân viên khác.

3. Các kỹ năng định hướng chi tiết

Nhân viên phải có thể xác định bất kỳ sai lầm nào trong một dự án trước khi nó được phân phối. Người giám sát đánh giá cao sự chú ý kỹ lưỡng đến từng chi tiết và có thể tìm thấy điều này trong sơ yếu lý lịch. Duy trì định hướng chi tiết trong mọi nhiệm vụ giúp đảm bảo bạn đang gửi công việc có chất lượng cho người giám sát hoặc khách hàng một cách nhất quán.

Nếu bạn đang xin vào vị trí trợ lý hành chính hoặc điều hành, bạn có thể cần phải kiểm tra công việc của những người giám sát để đảm bảo không có bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc vấn đề về độ chính xác nào.

4. Tổ chức

Các kỹ năng tổ chức được đánh giá cao đối với tất cả nhân viên. Những kỹ năng này có thể giúp bạn duy trì hiệu quả và năng suất. Việc nộp và lưu trữ cả tài liệu kỹ thuật số và tài liệu in giúp bạn biết được vị trí của các tài liệu quan trọng trong trường hợp bạn cần lấy chúng nhanh chóng. Các kỹ năng tổ chức cũng có thể đảm bảo cho người giám sát rằng thông tin bí mật được lưu trữ trong một không gian an toàn, giảm nguy cơ bị mất hoặc bị đánh cắp.

Sử dụng những kỹ năng này cũng có thể giúp bạn ghi nhớ các dự án, nhiệm vụ và cuộc họp sắp tới. Bằng cách ghi chú trong buổi thuyết trình hoặc hướng dẫn làm việc, các nhân viên có thể tham khảo thông tin quan trọng sau này khi họ cần.

5. Kiến thức toán học đơn giản

Tùy thuộc vào vị trí bạn theo đuổi, bạn có thể cần biết toán học cơ bản và cách nhập số liệu. Microsoft Excel là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp muốn ghi lại và sắp xếp thông tin được đánh số thứ tự và sẽ được yêu cầu trong hầu hết các vị trí giữ sổ sách, theo dõi ngân sách hoặc kế toán, vì vậy bạn nên biết phần mềm này.

6. Tư duy phản biện

Một số thách thức nhất định có thể nảy sinh đòi hỏi tư duy phản biện hoặc kỹ năng giải quyết vấn đề. Giữ vững lập trường và có khả năng thích ứng với một số vấn đề khi chúng xuất hiện là những kỹ năng quý giá cần có ở nơi làm việc khi xảy ra các sự kiện bất ngờ.

Kỹ năng tư duy phản biện có thể cho phép một nhân viên phân tích tình hình và đưa ra quyết định nhanh chóng và có giá trị để giải quyết vấn đề. Có những kỹ năng này giúp duy trì văn phòng hiệu quả mà không ảnh hưởng đến mức năng suất.

7. Kỹ năng quản lý thời gian

Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và dự án nhất định là một kỹ năng mạnh mẽ mà nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm. Những nhân viên có kỹ năng quản lý thời gian vững vàng sẽ biết cách sắp xếp thời gian một cách khôn ngoan để hoàn thành thời hạn đúng hạn trong khi đảm bảo chất lượng công việc..

?Phần sơ yếu lý lịch kỹ năng văn phòng mẫu

Khi làm nổi bật các kỹ năng văn phòng trong sơ yếu lý lịch của mình, bạn nên duy trì sự cụ thể bằng cách giải thích kỹ năng nào bạn có kinh nghiệm cũng như những dự án bạn đã hoàn thành bằng các kỹ năng này. Dưới đây là hai ví dụ về cách bạn có thể làm nổi bật các kỹ năng văn phòng trong sơ yếu lý lịch của mình:

1. Kỹ năng văn phòng trong phần kỹ năng sơ yếu lý lịch

Kỹ năng Kỹ thuật: Các chương trình phần mềm kế toán như SAP để xử lý các tài khoản phải trả, phải thu, biên lai, giải ngân và chứng từ | Sổ kế toán tính lương | Phần mềm ERP
Kỹ năng bổ sung: Chú ý đến chi tiết | Giao tiếp bằng hình ảnh và văn bản | Tư duy phản biện | Giải quyết vấn đề | Đối chiếu số tiền | Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ | Lập báo cáo, xuất hóa đơn | Tính toán các hóa đơn phải thu ví dụ như chi phí, tỷ lệ, tổng số, nợ phải trả bằng Microsoft Excel

2. Kỹ năng văn phòng trong phần kinh nghiệm làm việc sơ yếu lý lịch

Tòa thị chính Orange

Trợ lý thư ký | Tháng 5 năm 2011 đến tháng 12 năm 2016

Đã sử dụng Adobe Photoshop và Adobe Illustrator để chỉnh sửa và thiết kế hình ảnh của trang web, tài liệu quảng cáo, bản trình bày và biểu trưng của công ty
Dữ liệu được hiển thị ở định dạng chức năng sử dụng Microsoft Word để chuẩn bị tài liệu
Đã sử dụng Adobe InDesign để thiết kế bố cục trang và định dạng kích thước văn bản, chiều rộng cột và khoảng cách cho các tờ rơi và tài liệu của công ty
Đã nghiên cứu và nhập các giao dịch tài chính vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Microsoft Access, Microsoft Excel

___________________________

Xin chân thành cảm ơn những chia sẻ vô cùng bổ ích của tác giả!

Theo: indeed
Người dịch: Trần Thị Hà
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch Trần Thị Hà – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 100

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=68656

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network