11 Tips Quản Lý Thời Gian Thực Sự Có Hiệu Quả

[English Caption Below]

Bạn có cảm thấy cần phải trở nên quy củ hơn hay cần phải năng suất hơn không? Bạn có bao giờ dành cả một ngày quay cuồng trong rất nhiều hoạt động nhưng vẫn tự hỏi tại sao mình không hoàn thành được nhiều việc? Nếu như vậy thì những tips để quản lý thời gian này là dành cho bạn – Chúng sẽ giúp bạn tăng năng suất công việc, cảm thấy thoải mái và tập trung hơn.

1. Nhận ra rằng quản lý thời gian thực chất là một chuyện hoang đường✨

Đây là điều đầu tiên bạn phải hiểu về quản lý thời gian, rằng dù bạn có quy củ đến mức nào thì cuối cùng một ngày của bạn vẫn luôn chỉ có 24 giờ. Thời gian không thể thay đổi, mà tất cả những gì bạn có thể quản lý  là bản thân mình và những gì bạn làm với thời gian có được. Hãy trân trọng và hiểu điều này trước khi chúng ta tới mẹo tiếp theo.

2. Tìm ra bạn đang lãng phí thời gian của mình vào đâu✨

Rất nhiều người trong số chúng ta là nạn nhân của những việc làm lãng phí đánh cắp đi thời gian đáng lẽ có thể được sử dụng hiệu quả hơn. “Kẻ cắp thời gian” của bạn là gì? Bạn có đang dành quá nhiều thời gian cho việc lướt Internet, đọc email, bài đăng Facebook, tin nhắn hay những cuộc gọi điện cá nhân?

Trong một cuộc khảo sát thực hiện bởi salary.com, 89% người trả lời thừa nhận họ lãng phí thời gian làm việc:

  • 31% lãng phí khoảng 30 phút mỗi ngày
  • 31% lãng phí khoảng 1 tiếng mỗi ngày
  • 16% lãng phí khoảng 2 tiếng mỗi ngày
  • 6% lãng phí khoảng 3 tiếng mỗi ngày
  • 2% lãng phí khoảng 4 tiếng mỗi ngày
  • 2% lãng phí 5 tiếng hoặc nhiều hơn mỗi ngày

Nếu bạn đang lãng phí thời gian như vậy thì việc theo dõi các hoạt động mỗi ngày sẽ cho bạn bức tranh toàn cảnh chính xác về lượng thời gian mà bạn dành cho các hoạt động khác nhau. Đây là bước đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả hơn.

3. Tạo ra những mục tiêu cho việc quản lý thời gian✨

Hãy nhớ rằng, điều bạn thực sự cần tập trung trong việc quản lý thời gian là thay đổi hành vi cá nhân, không phải là thay đổi thời gian. Loại bỏ những “kẻ cắp thời gian” của chính mình là một bước khởi đầu tốt cho việc này. Lấy ví dụ, trong một tuần, hãy đặt ra mục tiêu rằng bạn sẽ không nhận bất cứ cuộc gọi cá nhân hay trả lời những tin nhắn không liên quan đến công việc trong lúc làm việc.

4. Thực hiện một kế hoạch quản lý thời gian✨

Hãy nghĩ đến việc này như là phần mở rộng của mẹo quản lý thời gian thứ ba. Mục tiêu là phải thay đổi hành vi của bạn qua thời gian để có thể đạt được mục tiêu chung mà bạn đặt cho bản thân, như là tăng năng suất làm việc và giảm stress. Vì vậy, bạn không chỉ cần đặt ra những mục tiêu cụ thể mà còn cần theo dõi qua thời gian để kiểm tra liệu bạn đã hoàn thành chúng chưa.

5. Sử dụng công cụ quản lý thời gian✨

Cho dù đó là một bản kế hoạch, một chương trình phần mềm hay app điện thoại, bước đầu tiên để quản lý thời gian một cách tự nhiên là hiểu được thời gian đang đi đâu và lên kế hoạch sử dụng thời gian như thế nào trong tương lai. Một chương trình phần mềm, chẳng hạn như Outlook sẽ cho bạn lên lịch các sự kiện một cách dễ dàng và có thể được đặt để nhắc trước bạn về các sự kiện, giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng hơn.

6. Ưu tiên công việc một cách dứt khoát ✨

Bạn nên bắt đầu mỗi ngày với việc suy nghĩ về những nhiệm vụ ưu tiên trong ngày và đặt mục tiêu hiệu suất cho mình. Nếu bạn có 20 nhiệm vụ cho một ngày nhất định, bạn cần thực sự hoàn thành bao nhiêu trong số đó?

7. Học cách ủy quyền và/hoặc thuê ngoài✨

Ủy quyền là một trong những thứ khó học nhất đối với rất nhiều chủ doanh nghiệp, nhưng dù bạn có kinh doanh nhỏ đi nữa thì không nhất thiết phải dồn hết việc lên một mình bản thân – bạn cần phải có những người gánh vác phần nào công việc. Điều này giúp bạn san sẻ những công việc mà bạn nên giao cho người khác, nhờ vậy mà bạn có thể tận dụng tối đa thời gian của bản thân.

8. Tạo lập các thói quen và làm theo chúng hết mức có thể✨

Trong khi khủng hoảng luôn có thể phát sinh, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn có thể tuân thủ các thói quen thường xuyên. Đối với hầu hết mọi người, thành lập và tuân theo một thói quen cho phép họ bắt tay ngay vào những công việc hàng ngày thay vì phung phí thì giờ để bắt đầu.

9. Bắt đầu thói quen đặt giới hạn thời gian cho các công việc✨

Ví dụ, đọc và trả lời email có thể làm mất của bạn cả ngày nếu bạn đình trệ nó. Thay vào đó, hãy đặt ra thời gian một tiếng một ngày cho công việc này và bám sát nó. (Cách dễ nhất là đặt một khoảng thời gian cố định cho việc này thay vì trả lời ngay email khi có).

10. Hãy chắc chắn rằng trật tự công việc đã được tổ chức✨

Bạn có đang dành quá nhiều thời gian để tim files trên máy tính? Hãy dùng chút thời gian để sắp xếp lại hệ thống quản lý file. Hệ thống file của bạn có đang làm bạn chậm lại không? Hãy làm lại nó, để nó được tổ chức lại đến mức mà bạn có thể nhanh chóng đặt tay vào những gì cần làm.

11. Đừng phí thời gian đợi chờ✨

Từ gặp gỡ khách hàng cho đến lịch hẹn khám răng, rất khó có thể tránh khỏi việc chờ đợi một ai hay một điều gì. Thế nhưng bạn không cần phải chỉ ngồi đó chẳng làm gì ngoài nghịch ngón tay. Công nghệ hiện nay đã khiến làm việc trở nên dễ dàng hơn bất kể bạn ở đâu; máy tính bảng và điện thoại thông minh sẽ giúp bạn luôn được kết nối. bạn có thể đọc báo cáo, kiểm tra bảng tính hoặc lập kế hoạch cho chiến dịch marketing tiếp theo của mình.

Một tip bổ sung: Thời gian của bạn thuộc về chính bạn✨

Đây là mẹo quản lý thời gian quan trọng nhất trong tất cả. Bạn có thể kiểm soát và hoàn thành tất cả những gì bạn muốn – một khi bạn đã hiểu rõ câu chuyện quản lý thời gian và biết làm chủ thời gian của mình.

————————————————————————————————

Do you feel the need to be more organized and/or more productive? Do you spend your day in a frenzy of activity and then wonder why you haven’t accomplished much? Then these time management tips are for you — they’ll help you increase your productivity and stay cool and collected.

1. Realize That Time Management Is a Myth🔥

This is the first thing you have to understand about time management, that no matter how organized we are, there are always only 24 hours in a day. Time doesn’t change. All we can actually manage is ourselves and what we do with the time that we have. Appreciate this. Internalize it. And move on as soon as possible to the next tip.

2.   Find out Where You’re Wasting Time🔥

Many of us are prey to time-wasters that steal time we could be using much more productively. What are your time bandits? Do you spend too much time Internet surfing, reading email, Facebook posting, texting, or making personal calls?

In a survey by salary.com, 89 percent of respondents admitted to wasting time every day at work:

  • 31 percent waste roughly 30 minutes daily
  • 31 percent waste roughly one hour daily
  • 16 percent waste roughly two hours daily
  • 6 percent waste roughly three hours daily
  • 2 percent waste roughly four hours daily
  • 2 percent waste five or more hours daily

Are you a time-waster? Tracking Daily Activities helps to form an accurate picture of how much time you spend on various activities, which is the first step to effective time management.

3. Create Time Management Goals🔥

Remember, the focus of time management is actually changing your behaviors, not changing time. A good place to start is by eliminating your personal time-wasters. For one week, for example, set a goal that you’re not going to take personal phone calls or respond to non-work related text messages while you’re working.

4. Implement a Time Management Plan🔥

Think of this as an extension of the third time management tip. The objective is to change your behaviors over time to achieve whatever general goal you’ve set for yourself, such as increasing your productivity or decreasing your stress. So you need to not only set your specific goals but track them over time to see whether or not you’re accomplishing them.

5. Use Time Management Tools🔥

Whether it’s a planner, a software program, or a phone app, the first step to physically managing your time is to know where it’s going now and planning how you’re going to spend your time in the future. A software program such as Outlook, for instance, lets you schedule events easily and can be set to remind you of events in advance, making your time management easier.

6. Prioritize Ruthlessly🔥

You should start each day with a session prioritizing the tasks for that day and setting your performance benchmark. If you have 20 tasks for a given day, how many of them do you truly need to accomplish?

7. Learn to Delegate And/Or Outsource🔥

Delegation is one of the hardest things to learn how to do for many business owners, but no matter how small your business is, there’s no need for you to be a one-person show — you need to let other people carry some of the load. Delegation shares the tasks you’d be better off leaving to someone else, so you can make the most of the time that you have.

8. Establish Routines and Stick to Them as Much as Possible🔥

While crises will arise, you’ll be much more productive if you can follow routines most of the time. For most people, creating and following a routine lets them get right down to the tasks of the day rather than frittering away time getting started.

9. Get in the Habit of Setting Time Limits for Tasks🔥

For instance, reading and answering email can consume your whole day if you let it. Instead, set a limit of one hour a day for this task and stick to it. (The easiest way to do this is to assign a solid block of time to this task rather than answering email on demand.)

10. Be Sure Your Systems Are Organized🔥

Are you wasting a lot of time looking for files on your computer? Take the time to organize a file management system. Is your filing system slowing you down? Redo it, so it’s organized to the point that you can quickly lay your hands on what you need.

11. Don’t Waste Time Waiting🔥

From client meetings to dentist appointments, it’s impossible to avoid waiting for someone or something. But you don’t need to just sit there and twiddle your thumbs. Technology makes it easy to work wherever you are; your tablet or smartphone will help you stay connected. You can be reading a report, checking a spreadsheet, or planning your next marketing campaign.

A Bonus Tip: Your Time Belongs to You🔥

And here’s the most important time management tip of all. You can be in control and accomplish what you want to accomplish — once you’ve come to grips with the time management myth and taken control of your time.

==================================

Tác giả: Susan Ward

Link bài viết gốc: 11 Time Management Tips That Work

Dịch giả: Nguyễn Thùy Dương – CTV Ban nội dung

Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Dịch giả: Nguyễn Thùy Dương – Nguồn: iVolunteer Vietnam”.


Du lịch nhật bản, hướng dẫn du lịch Nhật và đánh giá địa điểm Nhật Bản Japan travel news, japan travel guides, japan holiday destinations and japan reviews

Duong Nguyen

thuyduongn.ivolunteer@gmail.com

Như Thế Nào Là Đúng Deadline?

Chia Sẻ Về Chuyện Học IELTS