Deadline: 21/10/2024

UNDP Tuyển Dụng Cộng Tác Viên Bộ Phận Sự Kiện Và Dịch Vụ

09/10/2024

Được khởi xướng vào đầu năm 2006, sáng kiến Delivering as One (DaO) tại Việt Nam là phản ứng của Liên hợp quốc trước lời kêu gọi của Chính phủ Việt Nam về một Liên hợp quốc hiệu quả hơn. Sáng kiến này được xây dựng tập trung vào sáu trụ cột: Một kế hoạch, Một ngân sách, Một nhà lãnh đạo, Một bộ thực hành quản lý, Một tiếng nói và Ngôi nhà xanh Một Liên hợp quốc (GOUNH) Ngôi nhà Xanh Một Liên hợp quốc (GOUNH) tại Hà Nội là nơi làm việc của 16 cơ quan Liên hợp quốc, với khoảng 450 nhân viên Liên hợp quốc và được quản lý bởi Văn phòng Hỗ trợ chung (CBO), một đơn vị dịch vụ chung của Liên hợp quốc tiết kiệm chi phí và lấy khách hàng làm trọng tâm, cung cấp dịch vụ thông qua hệ thống một cửa Vào đầu năm 2023, Việt Nam được chọn là một trong 6 quốc gia đầu tiên trên toàn cầu triển khai CBO 2.0, với phạm vi dịch vụ được mở rộng để bao gồm 66 dịch vụ bắt buộc Tier-1 do Nhóm Đổi mới Kinh doanh UNSDG (BIG) xác định. CBO 2.0 của Việt Nam được triển khai vào tháng 5 năm 2024, yêu cầu cung cấp hỗ trợ cho các cơ quan Liên hợp quốc tham gia trong các lĩnh vực mua sắm và nguồn nhân lực ngoài 53 dịch vụ hiện tại.

📌THÔNG TIN CHUNG

Hạn chót: 21/10/2024
Địa điểm: Hà Nội

📌YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức là một lợi thế.
Thành thao tiếng Anh và tiếng Việt
Bằng cử nhân chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý công hoặc lĩnh vực liên quan sẽ được xem xét nhưng không phải là yêu cầu bắt buộc.
Tối thiểu 6 năm (với bằng tốt nghiệp phổ thông) hoặc 3 năm (với bằng cử nhân) kinh nghiệm liên quan trong lĩnh vực hành chính, mua sắm hoặc dịch vụ hỗ trợ chương trình.
Có chứng chỉ về Quản lý khách sạn, quản lý sự kiện là một lợi thế.
Kinh nghiệm cung cấp dịch vụ lễ tân hoặc ngành khách sạn hoặc tương tự trong môi trường quốc tế, thực hiện các dịch vụ cao cấp.
Kinh nghiệm mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho các sự kiện, dự án hoạt động.
Kinh nghiệm sử dụng nền tảng Quản lý yêu cầu dịch vụ của doanh nghiệp như ServiceNow hoặc nền tảng tương tự là một lợi thế.
Kinh nghiệm sử dụng máy tính, phần mềm văn phòng (MS Word, Excel, v.v.), hệ thống cơ sở dữ liệu
Khả năng phản ứng kịp thời và phù hợp với tinh thần cấp bách, cung cấp các giải pháp nhất quán và mang lại kết quả và/hoặc giải pháp chất lượng và kịp thời để đáp ứng và hiểu được nhu cầu thực sự của khách hàng.
Cung cấp thông tin đầu vào cho việc phát triển chiến lược dịch vụ khách hàng.
Tìm cách tạo ra giá trị vượt xa yêu cầu trước mắt của khách hàng.
Khả năng dự đoán nhu cầu và mối quan tâm sắp tới của khách hàng
Khả năng lập kế hoạch, tổ chức và giám sát hiệu quả các quy trình kinh doanh của Tổ chức nhằm chuyển đổi tài sản thành kết quả tốt nhất theo cách hiệu quả nhất.
Kiến thức về các khái niệm và cơ chế có liên quan
Khả năng cung cấp cho các nhà quản lý và các bên liên quan chính phản hồi thường xuyên về tính nhất quán hoặc sự khác biệt giữa các hoạt động đã lên kế hoạch và thực tế cũng như hiệu suất và kết quả của chương trình
Khả năng đưa ra phán đoán độc lập dựa trên các tiêu chí và chuẩn mực đã đặt ra
Khả năng dự đoán nhu cầu và mối quan tâm sắp tới của khách hàng

📌MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Quản lý quan hệ đối tác kinh doanh:

Quản lý quan hệ đối tác kinh doanh và xây dựng năng lực ‘nhận thức về dịch vụ khách hàng’ của Văn phòng hỗ trợ chung (CBO):
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ chất lượng cao với tất cả các cơ quan, nhân viên thường trú của GOUNH và với các đối tác bên ngoài trong việc xác định những khoảng cách hiệu suất và cải tiến, đề xuất các biện pháp khắc phục khi cần thiết;
Theo dõi hiệu suất dịch vụ của nhóm CBO GOUNH theo thời gian thực thông qua Hệ thống quản lý dịch vụ (SMS) và so với các tiêu chuẩn đã đặt ra (chỉ số), xác định nguyên nhân gốc rễ của hiệu suất kém/bất thường, can thiệp khi cần thiết và theo dõi với nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng;
Sử dụng SMS để chuẩn bị các báo cáo hàng tuần, hàng tháng và hàng năm về việc cung cấp dịch vụ trong GOUNH;
Người đó và nhóm của người đó sẽ đóng vai trò là điểm liên hệ đầu tiên với khách hàng và được kỳ vọng sẽ cung cấp trải nghiệm dịch vụ trọn gói từ đầu đến cuối, tạo sự hài lòng cho khách hàng ngay cả khi nhu cầu dịch vụ không thể đáp ứng được;
Làm việc tích cực để thúc đẩy văn hóa hướng đến dịch vụ trong nhóm CBO GOUNH, bao gồm điều phối và tiến hành đào tạo, hội thảo và hướng dẫn hướng đến dịch vụ xuất sắc.
Hỗ trợ việc chuẩn bị và thực hiện Kế hoạch công tác CBO của GOUNH bao gồm theo dõi các báo cáo tài chính, thanh toán và thắc mắc để thúc đẩy dịch vụ hiệu quả của CBO.

Quản lý sự hài lòng của khách hàng:

Phát triển và triển khai các quy trình và thủ tục hiệu quả cho dịch vụ khách hàng tập trung vào việc đạt được các kết quả sau:
Chịu trách nhiệm về sự hài lòng của khách hàng bằng cách quản lý nhóm Dịch vụ hỗ trợ và tương tác với khách hàng;
Phát triển và duy trì một bộ tài liệu tham khảo thực hành tốt nhất từ đầu đến cuối cho các dịch vụ khách hàng và cung cấp phản hồi cho các nhà quản lý bộ phận Back Office chung về các lĩnh vực cần cải thiện và đề xuất những cách sáng tạo để đạt được dịch vụ hoàn hảo.
Thiết kế và tiến hành khảo sát khách hàng định kỳ để đo lường chi tiết mức độ hài lòng của khách hàng và xác định xu hướng, vấn đề và cơ hội. Dẫn dắt hành động để giải quyết các vấn đề và xu hướng bất lợi;
Theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng theo thời gian thực, được báo cáo bởi công cụ khảo sát vi mô đóng phiếu yêu cầu và thực hiện hành động ngay lập tức nếu cần thiết;
Hoạt động như cấp độ 1 để giải quyết khiếu nại của khách hàng (cấp độ 2: quản lý tuyến CBO; cấp độ 3: Quản lý văn phòng chung). Xác định các biện pháp khắc phục và hành động để giải quyết khiếu nại theo cách toàn diện.
Đảm bảo các quy trình vận hành tiêu chuẩn cao (SOP), bao gồm các quy trình dự phòng, được áp dụng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Giám sát quá trình chuẩn bị, thực hiện và chia sẻ kiến thức sự kiện:

Làm việc chặt chẽ với các cơ quan thường trú, nhân viên truyền thông cũng như văn phòng Điều phối viên thường trú của Liên hợp quốc để xây dựng các tài liệu nêu rõ và quảng bá hiệu quả các sự kiện tới đối tượng mục tiêu và các bên liên quan tiềm năng;
Tìm kiếm địa điểm và giám sát nhu cầu mua sắm và dịch vụ, bao gồm dịch vụ biên dịch và phiên dịch, nhu cầu phục vụ và cho thuê;
Phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức sự kiện để đảm bảo kế hoạch sự kiện đi đúng hướng với ngân sách toàn diện, đảm bảo nguồn tài chính được phân bổ hiệu quả;
Tiến hành các buổi họp tóm tắt sau sự kiện với các đồng nghiệp có liên quan và cung cấp phân tích sau sự kiện cùng phản hồi của người tham gia để đảm bảo đưa phản hồi đánh giá vào kế hoạch trong tương lai;
Chỉ đạo các hoạt động hàng ngày của các sự kiện chiến lược của Liên hợp quốc, thiết lập nhiệm vụ phân công và kế hoạch dự án;
Xây dựng và duy trì các tiêu chuẩn và quy trình nội bộ để đảm bảo tất cả các cuộc họp/sự kiện đều hiệu quả, hiệu suất cao và phản ánh chính xác tầm nhìn Một Liên hợp quốc tại Việt Nam.

Hoạt động kinh doanh chung và thúc đẩy chương trình cải cách :

Đóng góp vào việc thúc đẩy chiến lược hoạt động kinh doanh chung và chương trình cải cách của Liên hợp quốc tại Việt Nam, phù hợp với chương trình cải cách của Tổng thư ký Liên hợp quốc.

Cải tiến liên tục các quy trình kinh doanh để nâng cao hiệu quả và hiệu suất;
Giám sát và thu thập dữ liệu trong các khu vực dịch vụ được giao;
Hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý hoạt động chung;
Cung cấp hướng dẫn và ý kiến đóng góp cho khách hàng về các quy trình liên quan;
Đóng góp có giá trị cho mạng lưới kiến thức và cộng đồng thực hành

📌ỨNG TUYỂN TẠI ĐÂY

📌THÔNG TIN LIÊN HỆ

Website: https://www.undp.org/contact-us

Nguồn: https://ivolunteer.vn/undp-tuyen-dung-cong-tac-vien-bo-phan-su-kien-va-dich-vu-s26417.html

Post Views: 304

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=150247

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.