Kỹ Năng Ngoại Giao: Định Nghĩa và Ví Dụ

17/05/2022

Kỹ năng ngoại giao là một trong những tiêu chí quan trọng mà nhiều nghề nghiệp đòi hỏi nếu như bạn muốn thành công trong lĩnh vực đó. Từ đàm phán hợp đồng với khách hàng đến chinh phục các thách thức, khả năng ngoại giao có thể là một lợi thế cho sự thành công trong sự nghiệp của bạn. Ngoài ra, phát triển bộ kỹ năng này vô cùng quan trọng bởi nó cũng bao hàm một số đặc điểm quan trọng có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp sau này của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu kỹ năng ngoại giao là gì, cách cải thiện chúng và cách bạn có thể thể hiện kỹ năng ngoại giao của mình ở nơi làm việc và khi nộp đơn cho công việc tiếp theo.

?Kỹ năng ngoại giao là gì?

Kỹ năng ngoại giao bao gồm một loạt các điểm mạnh và khả năng cho phép các chuyên gia quản lý các mối quan hệ nghề nghiệp. Một số đặc điểm nổi bật mà kỹ năng ngoại giao bao gồm tập trung vào các kỹ năng giữa các cá nhân, giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết xung đột và trí tuệ cảm xúc để điều hướng các tương tác chuyên nghiệp. Ngoài ra, kỹ năng ngoại giao của bạn ở nơi làm việc có thể có tác động lâu dài đến thành công trong sự nghiệp của bạn. Ví dụ, các phương pháp bạn thực hiện để xây dựng các mối quan hệ chuyên nghiệp, thực hiện công việc và xử lý các tình huống căng thẳng đều có thể liên quan đến việc phát triển các kỹ năng ngoại giao bền vững.

?Ví dụ về kỹ năng ngoại giao

Kỹ năng ngoại giao có thể bao gồm một loạt các kỹ năng mềm có thể áp dụng cho nhiều ngành công việc khác nhau. Bất kể bạn làm việc trong lĩnh vực nghề nghiệp nào, các bộ kỹ năng dưới đây là một số đặc điểm cần thiết để duy trì khả năng ngoại giao tại nơi làm việc:

1. Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong những bộ kỹ năng trọng yếu giúp hình thành nên kỹ năng ngoại giao của bạn. Cách bạn nói chuyện, lắng nghe ý kiến của người khác và cuối cùng là tương tác với các chuyên gia cũng như người quen là yếu tố quan trọng để phát triển khả năng ngoại giao của bạn ở nơi làm việc. Ví dụ, lắng nghe tích cực sẽ giúp bạn tìm hiểu thông tin, nghe những ý tưởng mới và hiểu cách người khác cảm nhận và suy nghĩ.

2. Sự thấu cảm và lòng trắc ẩn

Cảm giác thấu cảm sâu sắc là xu hướng chung mà nhiều chuyên gia áp dụng các kỹ năng ngoại giao. Lòng trắc ẩn đối với quan điểm của người khác và khả năng tìm thấy sự thấu hiểu trong quan điểm của người khác là cần thiết cho các tương tác trong và ngoài nơi làm việc.

Ví dụ, thay vì hành động bốc đồng trong những bất đồng hoặc tình huống căng thẳng với người khác, hãy vận dụng kỹ năng ngoại giao để cảm thông và tiếp cận thách thức với ý định giải quyết nó một cách thân thiện và tích cực sẽ hiệu quả hơn để đạt được kết quả thành công cho tất cả những người có liên quan. Tương tự như vậy, có thể liên hệ với những người khác và tạo ra các mối quan hệ hỗ trợ trong công việc là điều quan trọng để thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả và tích cực.

3. Giải quyết xung đột

Cũng giống như việc tiếp cận các tình huống với sự đồng cảm là quan trọng, khả năng tiếp cận và giải quyết xung đột là điều cần thiết khi dựa vào kỹ năng ngoại giao của bạn. Xử lý xung đột ở nơi làm việc một cách tinh tế có thể được coi là một thách thức, và cách bạn nhận thức và giúp giải quyết các vấn đề thường có thể là một yếu tố quan trọng trong kết quả.

Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện một dự án trong thời hạn sát nút với đồng nghiệp và bạn có bất đồng đang dần biến thành một cuộc tranh cãi nảy lửa, duy trì ngoại giao và khéo léo có nghĩa là dựa vào khả năng của bạn để giữ bình tĩnh, tìm cách hiểu quan điểm của mọi người và cộng tác về cách hành động tốt nhất để giải quyết vấn đề. Khả năng đối mặt và xử lý xung đột một cách bình tĩnh và thấu hiểu là một khía cạnh cần thiết của việc áp dụng các kỹ năng ngoại giao tại nơi làm việc.

4. Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề tương tự như giải quyết xung đột ở chỗ cần có sự kiên nhẫn và ý định để đánh giá tất cả các khía cạnh của một vấn đề và tìm cách tạo ra một giải pháp có lợi cho tất cả những người có liên quan.

Ví dụ: một nhóm tiếp thị làm việc để hoàn thành một dự án chiến dịch sẽ dựa vào các kỹ năng giải quyết vấn đề để cộng tác tìm ra những cách tốt nhất để ủy thác nhiệm vụ, theo dõi các chỉ số quan trọng và cung cấp tài liệu cho khách hàng và tìm cách giảm thiểu những trở ngại cản trở việc hoàn thành dự án. Điều này có thể có nghĩa là dành thêm thời gian hoặc loại bỏ các nguồn lực không cần thiết để giảm chi phí. Dù ở môi trường nào, kỹ năng ngoại giao sẽ bao gồm khả năng mạnh mẽ để giải quyết vấn đề.

7. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện là một bộ kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ lĩnh vực nghề nghiệp nào. Khả năng xem xét tất cả các yếu tố trong một tình huống hoặc nhiệm vụ, cân nhắc các quyết định và đưa ra các lựa chọn vững chắc để đạt được mục tiêu xa hơn là cần thiết để phát triển một bộ kỹ năng ngoại giao. Ngoài ra, kỹ năng tư duy phản biện đóng vai trò là nền tảng tuyệt vời để bạn củng cố khả năng giao tiếp rõ ràng với mục đích, giữ bình tĩnh trong các tình huống căng thẳng và làm việc cùng và hỗ trợ đồng nghiệp, người giám sát và khách hàng.

8. Kỹ năng phân tích

Kỹ năng phân tích đòi hỏi khả năng nhìn vào một tình huống, nhiệm vụ hoặc sự lựa chọn và cân nhắc những lợi thế, bất lợi và các yếu tố khác trước khi hành động. Phân tích sự kiện và dữ liệu cũng đòi hỏi khả năng xem xét tất cả các khía cạnh của vai trò của bạn trong việc hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ. Ví dụ, một nhà phân tích dữ liệu cho một công ty lớn sẽ dựa vào kỹ năng phân tích của họ để hoàn thành các dự án và đảm bảo tính chính xác của công việc.

Điều này có thể trùng lặp với ngoại giao vì nhà phân tích dữ liệu cũng phải dựa vào các kỹ năng phân tích để giao tiếp một cách thích hợp với người giám sát và đồng nghiệp về chi tiết công việc của họ và đưa ra quyết định thay mặt cho công ty của họ để cải thiện kết quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh tốt hơn.

9. Dịch vụ khách hàng

Trong nhiều vai trò đối mặt với khách hàng và đối mặt với công chúng, ngoại giao đòi hỏi kỹ năng phục vụ khách hàng vững vàng. Khả năng tương tác với người lạ, giúp họ giải quyết vấn đề và đáp ứng tất cả các nhu cầu của họ trong khi thực hiện các nhiệm vụ bổ sung của công việc của họ đòi hỏi sự khéo léo và kiên nhẫn. Ví dụ, một đại diện bán hàng phụ thuộc vào khả năng của họ trong việc tương tác với khách hàng để giúp họ tìm ra sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất cho nhu cầu của họ. Khả năng hiểu quan điểm của khách hàng và cung cấp dịch vụ hỗ trợ thể hiện kỹ năng ngoại giao của đại diện bán hàng trong trường hợp này.

9. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng ngoại giao

Thực hành khéo léo và tương tác với người khác bằng sự tôn trọng, kiên nhẫn và hiểu biết. Tuy nhiên, áp dụng một số bước để củng cố kỹ năng ngoại giao của bạn có thể có lợi rất nhiều cho sự nghiệp của bạn. Các cách tiếp cận sau đây là một số cách mà bạn có thể thực hiện các bước để cải thiện kỹ năng ngoại giao của mình:

Phát triển các kỹ năng mềm mạnh mẽ

Bắt đầu với các kỹ năng mềm của bạn như khả năng đồng cảm với người khác và kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và tổng thể giữa các cá nhân. Những kỹ năng này rất quan trọng để tương tác với những người khác, cả khi làm việc trong mạng lưới cá nhân của bạn. Hãy thử áp dụng các kỹ thuật giao tiếp như lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi mở. Những phương pháp tương tác này có thể giúp bạn hiểu được quan điểm của người khác, từ đó có thể giúp bạn cải thiện và củng cố những kỹ năng mềm này.

Thực hành các kỹ năng của bạn trong các tình huống thực tế

Áp dụng các kỹ năng của bạn ở nơi làm việc và trong cuộc sống cá nhân của bạn. Ví dụ, khi làm việc trong các dự án với đồng đội, hãy thử đóng vai trò lắng nghe tích cực và ghi chú các chi tiết của dự án. Đặt câu hỏi để nghe ý kiến của đồng nghiệp. Điều này giúp bạn phát triển khả năng giao tiếp và khả năng lắng nghe ý kiến của mọi người trong một tình huống, điều này rất có lợi cho việc phát triển kỹ năng ngoại giao của bạn trong việc giải quyết các tình huống khác nhau.

Yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp và lãnh đạo

Khi bạn phát triển các kỹ năng cốt lõi của mình như giao tiếp, khả năng hiểu người khác và điều hướng môi trường làm việc cũng như giao dịch với người khác, hãy yêu cầu phản hồi. Ví dụ, người giám sát hoặc trưởng nhóm của bạn có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc có giá trị về cách bạn tự chịu trách nhiệm, giải quyết vấn đề và thực hiện công việc của mình. Đồng nghiệp của bạn có thể hỗ trợ quá trình phát triển của bạn bằng cách giúp bạn thực hành áp dụng các kỹ năng của mình.

Phát triển trí tuệ cảm xúc của bạn

Tìm các phương pháp yêu cầu bạn dựa vào trí tuệ cảm xúc của mình để điều hướng các tình huống khác nhau. Ví dụ: đề nghị đảm nhận thêm một trách nhiệm trong công việc yêu cầu bạn sử dụng các kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề của mình để thương lượng chi phí thấp hơn cho các nguồn lực văn phòng thiết yếu. Đảm nhận những thử thách khác nhau mà bạn dựa vào sự đồng cảm, thấu hiểu và lòng trắc ẩn để đạt được kết quả tích cực sẽ giúp bạn phát triển trí tuệ cảm xúc của mình.

?Kỹ năng ngoại giao tại nơi làm việc

Khi thực hiện các bước để phát triển kỹ năng ngoại giao, bạn có thể thực hành áp dụng những đặc điểm này trong công việc của mình. Các mẹo sau đây hữu ích để tiếp tục cải thiện kỹ năng của bạn ở nơi làm việc:

Giao tiếp có chủ đích. Khi bạn giao tiếp với những người khác ở nơi làm việc, hãy tập lắng nghe tích cực hơn là nói. Việc thể hiện rằng bạn sẵn sàng lắng nghe ý kiến và cởi mở để lắng nghe cách người khác nhìn nhận một vấn đề hoặc nhiệm vụ công việc cho thấy rằng bạn có động lực để giúp đỡ người khác và thành công trong việc đáp ứng kỳ vọng.

Tìm kiếm để hiểu. Luôn cố gắng hiểu quan điểm của người khác và đồng cảm với các vấn đề hoặc vấn đề ở nơi làm việc. Tìm kiếm điều gì đó mà bạn có thể liên quan đến người khác là một phương pháp tuyệt vời để áp dụng điều này ở nơi làm việc.

Cung cấp các giải pháp hỗ trợ và sáng tạo. Khi gặp những tình huống, nhiệm vụ hoặc dự án khó khăn, hãy tìm cách hỗ trợ đồng nghiệp của bạn. Cho thấy rằng bạn sẵn sàng hợp tác và giải quyết các vấn đề để đạt được mục tiêu.

Giúp hòa giải những xung đột trong công việc. Sử dụng kỹ năng ngoại giao của bạn để giúp người khác giải quyết xung đột. Ví dụ, giúp người khác lắng nghe mọi khía cạnh của tình huống và cùng nhau tìm ra giải pháp có lợi cho mọi người. Điều này không chỉ thể hiện khả năng ngoại giao của bạn mà còn thể hiện khả năng lãnh đạo một nhóm làm việc cùng nhau để giải quyết một vấn đề.

?Cách làm nổi bật kỹ năng ngoại giao

Sử dụng các mẹo sau để làm nổi bật kỹ năng ngoại giao của bạn trong sơ yếu lý lịch, trong thư xin việc và trong cuộc phỏng vấn xin việc:

1. Trên sơ yếu lý lịch

Bạn có thể thể hiện kỹ năng ngoại giao mạnh nhất của mình trên sơ yếu lý lịch bằng cách nêu bật kỹ năng giao tiếp, khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định của bạn. Sử dụng các ví dụ từ kinh nghiệm trước đây trong phần công việc của sơ yếu lý lịch của bạn để chứng minh cách bạn áp dụng những kỹ năng này trong các vai trò trước đây.

2. Trong một bức thư xin việc

Giống như sơ yếu lý lịch, thư xin việc của bạn nên bao gồm các ví dụ về cách các kỹ năng mềm của bạn đã đóng góp vào hiệu quả công việc trước đây của bạn. Thư xin việc của bạn cũng nên bao gồm cách bạn dự định tiếp tục phát triển các kỹ năng ngoại giao của mình để mang lại lợi ích cho công ty mà bạn đang ứng tuyển.

3. Trong một cuộc phỏng vấn

Khi nói chuyện với người phỏng vấn, bạn có thể mô tả kỹ năng ngoại giao của mình đã giúp bạn giải quyết mâu thuẫn trong quá khứ như thế nào hoặc tìm ra giải pháp sáng tạo để giúp đỡ khách hàng. Hãy nhớ rằng các kỹ năng ngoại giao bao gồm nhiều kỹ năng mềm khác nhau của bạn, vì vậy việc nêu bật những kỹ năng này khi trả lời câu hỏi của người phỏng vấn là một cách tuyệt vời để thể hiện khả năng ngoại giao của bạn.

————————————————————————————————————

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/diplomatic-skills
Người dịch: Đinh Thị Thanh Loan
Khi chia sẻ cần phải dẫn nguồn là “Người dịch: Đinh Thị Thanh Loan – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Post Views: 1,215

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=81596

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network