Kỹ Năng Lễ Tân: Định Nghĩa Và Ví Dụ

Nhân viên lễ tân là người đầu tiên đại diện một doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng và có trách nhiệm cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất. Khả năng tổ chức và đa nhiệm của họ giúp các nhân viên đi đúng hướng và duy trì hoạt động kinh doanh một cách suôn sẻ. Khi bạn đưa các kỹ năng lễ tân mà nhà tuyển dụng mong muốn nhất vào CV của mình, khả năng cao bạn sẽ là một ứng viên sáng giá cho công việc này trong mắt người quản lý tuyển dụng.

Kỹ năng lễ tân là gì?

Vị trí lễ tân thường cần những kỹ năng sau đây:

Giao tiếp

Nhân viên lễ tân luôn phải tương tác với mọi người, cho dù qua điện thoại, email hay gặp mặt trực tiếp. Trong một ngày làm việc điển hình, họ thường phải liên lạc với khách hàng, nhân viên và các bộ phận khác nhau.

Nhân viên lễ tân thường ghi lại lời nhắn của mọi người và thường là người đứng giữa trong các cuộc trò chuyện. Nhân viên lễ tân sẽ bị phản ánh không tốt nếu họ không truyền tải thông tin một cách đầy đủ, rõ ràng. Hơn nữa, điều này còn tạo ra sự nhầm lẫn cho những người khác trong văn phòng.

Giao tiếp hiệu quả và rõ ràng cả bằng văn bản và lời nói là kỹ năng quan trọng mà lễ tân cần có, vì nó giúp cho một ngày làm việc hiệu quả hơn.

Tổ chức

Một nhân viên lễ tân lý tưởng là nhân viên có kỹ năng tổ chức. Kỹ năng này được đánh giá cao bởi đồng nghiệp, nhà tuyển dụng và nhân viên văn phòng⁠.

Các nhân viên lễ tân chuyên nghiệp tạo ra các hệ thống lưu trữ dữ liệu hiệu quả, sắp xếp các thông tin liên hệ và giấy tờ, và đảm bảo luôn cập nhật hệ thống. Nhờ vậy, nhân viên lễ tân giỏi có thể lấy số điện thoại, tài liệu và các thông tin khác ngay lập tức.

Một nhân viên lễ tân cần phải làm việc có tổ chức và không lộn xộn. Chẳng hạn, luật sư phụ thuộc rất nhiều vào khả năng tổ chức của lễ tân pháp lý hoặc thư ký. Nếu không có khả năng này, họ sẽ gặp khó khăn trong việc xác định thời gian cuộc hẹn, thông tin liên hệ của khách hàng và ngày ra tòa.

Đa nhiệm

Nhân viên lễ tân cần có khả năng đa nhiệm, đặc biệt là trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh. Các nhân viên lễ tân chuyên nghiệp thường vừa giữ máy với mọi người và xử lý nhiều cuộc trò chuyện điện thoại cùng một lúc, vừa làm việc với bất kỳ ai đang bước vào và đôi khi là cả một đoàn người.

Giữ bình tĩnh trước áp lực và hoàn thành tốt công việc là điều được mong đợi. Thông thường, nhân viên lễ tân có nhiều công việc cần phải hoàn thành vào cuối ngày. Họ có trách nhiệm ưu tiên những việc quan trọng nhất và dành thời gian thích hợp cho từng việc.

Kỹ thuật

Nhân viên lễ tân thường sử dụng các chương trình phần mềm máy tính và thư từ qua email. Việc thành thạo Microsoft Word và Excel, cũng như khả năng vận hành máy photocopy và hệ thống điện thoại gần như là điều bắt buộc đối với mỗi lễ tân.

Làm nổi bật kỹ năng máy tính và khả năng kỹ thuật của bạn để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng tương lai của bạn. Nếu bạn còn thiếu kiến ​​thức về kỹ năng này, hãy thử đăng ký một khóa học tại trường cao đẳng cộng đồng tại địa phương của bạn. Bạn cũng nên thường xuyên cập nhật các chương trình phần mềm mới và tìm hiểu về các công cụ cụ thể đang được sử dụng trong ngành của bạn.

Dịch vụ khách hàng

Nhân viên lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Cách một lễ tân tương tác với khách hàng phản ánh toàn bộ công ty. Một lễ tân thô lỗ có thể khiến khách hàng có suy nghĩ không tốt về công ty. Đôi khi hành vi đó có thể dẫn đến một đánh giá không tốt.

Nhân viên lễ tân phải dễ chịu, sẵn sàng giúp đỡ, và chu đáo. Đôi khi tất cả những gì lễ tân cần chỉ là một nụ cười và có thể đưa ra những câu trả lời chính xác.

Mục tiêu của việc cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời là tạo ra sự hài lòng của khách hàng và khiến khách hàng quay lại nhiều lần. Nếu bộ phận dịch vụ khách hàng tại cửa hàng quần áo yêu thích của bạn không giải quyết lỗi lô hàng của bạn, thì có thể bạn sẽ không bao giờ quay lại giao dịch với cửa hàng đó lần nữa.

Các mẫu kỹ năng lễ tân trong CV

Hãy làm nổi bật các kỹ năng của bạn ở gần đầu CV, bên dưới mục tiêu. Dưới đây là những ví dụ về các kỹ năng mềm và kỹ năng cứng mà lễ tân thường có:

  • Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói
  • Dịch vụ khách hàng
  • Đa nhiệm và ưu tiên
  • Độ tin cậy
  • Thành thạo Microsoft Office
  • Giải quyết vấn đề
  • Khả năng làm việc dưới áp lực
  • Quan sát tỉ mỉ
  • Khả năng thích ứng
  • Cách ứng xử qua điện thoại chuyên nghiệp
Ví dụ về các kỹ năng lễ tân trong phần kinh nghiệm làm việc của một CV

Dưới đây là một ví dụ về cách bạn có thể thể hiện kỹ năng của mình trong phần kinh nghiệm làm việc của CV:

Lễ tân

5/2016 – 5/2019

Zen Yoga Studio

Jacksonville, Florida

Cung cấp dịch vụ khách hàng thân thiện cho khách hàng đến phòng tập yoga. Trả lời các câu hỏi liên quan đến các lựa chọn thẻ thành viên và các mô hình lớp học khác nhau. Hỗ trợ các học viên yoga chọn thảm và giúp họ thiết lập thiết bị cho các lớp TRX và Barre. Trả lời các câu hỏi qua email và điện thoại một cách chuyên nghiệp. Duy trì sự bình tĩnh và rèn luyện tinh thần làm việc xuất sắc trong những khoảng thời gian bận rộn và căng thẳng nhất của phòng tập. Xử lý xung đột giữa các thành viên và khiếu nại của khách hàng một cách bình tĩnh, đưa ra các giải pháp khi cần thiết.

Thực hành quan sát tỉ mỉ đến từng chi tiết trong khi hoàn thành các nhiệm vụ dọn dẹp toàn bộ phòng tập. Là người đầu tiên rời đi và đến, tôi chịu trách nhiệm đảm bảo rằng phòng tập đã đạt tiêu chuẩn sạch sẽ. Kiểm tra xem thảm đã được hút bụi chưa, vòi hoa sen và phòng tắm được vệ sinh sạch sẽ chưa và vứt rác ra ngoài. Trong thời gian làm nhiệm vụ giặt là, tôi gấp và cất khăn theo hướng dẫn của người quản lý. Khi trải thảm yoga cho lớp tiếp theo, tôi phải đảm bảo rằng những tấm thảm này phù hợp với người tập.

————————————

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích

  • Bài viết gốc: indeed.com 
  • Người dịch: Phạm Ngọc Ánh
  • Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Phạm Ngọc Ánh – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=71370

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network