Kế Hoạch Hành Động Là Gì Và Tại Sao Nó Quan Trọng Đến Vậy?

Published 02/03/2022 · Updated 02/03/2022

?Không thể phủ nhận rằng các mục tiêu là thực sự cần thiết. Sau tất cả, chúng mang lại ý nghĩa và mục đích sống. Tuy nhiên, các mục tiêu không chỉ đơn giản là đạt được – bạn cần viết một kế hoạch hành động để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Với một kế hoạch hành động, bạn sẽ có một ý tưởng rõ ràng về cách đi đến nơi bạn muốn, những gì cần thiết để đến được đó và cách mà bạn sẽ tìm thấy động lực để tiếp tục tiến về phía trước. Nếu không lập kế hoạch, mọi thứ sẽ không diễn ra như ý muốn khi bạn xao nhãng và mất tập trung.

?Tại sao kế hoạch hành động lại quan trọng?

Kế hoạch hành động rất quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu vì nó sẽ giúp bạn duy trì động lực và đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu trong một khoảng thời gian hợp lý.

Bạn đã bao giờ dự định làm điều gì đó nhưng lại trì hoãn? Một kế hoạch hành động có tổ chức sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn bằng cách duy trì động lực của bạn với một bản đồ trực quan về chính xác những gì bạn cần làm và khi nào bạn cần hoàn thành từng nhiệm vụ. Khi không có một kế hoạch chắc chắn và rõ ràng, bạn có thể dễ dàng từ bỏ dự án lớn đó.

Bạn có thể mất động lực vì cảm thấy quá tải. Nhưng sau khi bạn lập một kế hoạch hành động, bạn có thể thấy rằng mình không còn bị choáng ngợp nữa vì tất cả các nhiệm vụ đều được sắp xếp có tổ chức, từng bước một.

Kế hoạch hành động sẽ giúp bạn theo dõi tiến trình của mình. Bạn sẽ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc và bạn sẽ biết khoảng bao lâu để hoàn thành mỗi bước. Nó cũng có thể giúp đảm bảo rằng bạn vẫn ở trong nguồn ngân sách nhất định và nếu bạn cần điều chỉnh thời gian hoặc nguồn lực của mình.

Với ý nghĩ đó, dưới đây là cách bạn có thể đặt mục tiêu và lập kế hoạch hành động để giúp bạn đạt được bất kỳ mục tiêu cá nhân nào mà bạn đã đặt ra.

1. Xác định mục tiêu

Dưới đây là một thí nghiệm nhanh để bạn thử ngay bây giờ: Hãy suy ngẫm về các mục tiêu bạn đã đặt ra trước đó. Bây giờ, hãy nghĩ về những mục tiêu bạn đã đạt được và những mục tiêu bạn chưa đạt được. Hy vọng rằng bạn sẽ nhận ra có một điểm chung.

Các mục tiêu mà bạn đạt được đều có mục đích. Còn mục tiêu bạn không hoàn thành thì không. Nói cách khác, bạn đã biết lý do tại sao bạn sắp xếp những mục tiêu này vào đúng vị trí, điều này thúc đẩy bạn thực hiện theo.

Simon Sinek, tác giả của cuốn sách Find Your Why: A Practical Guide for Finding Purpose for You and Your Team, giải thích:

“Một khi bạn hiểu được mục đích của mình, bạn sẽ có thể trình bày rõ ràng điều gì khiến bạn cảm thấy thỏa mãn và hiểu rõ hơn điều gì thúc đẩy hành vi của bạn khi bạn ở trạng thái tốt nhất. Khi bạn có thể làm được điều đó, bạn sẽ có một điểm tham chiếu cho mọi việc bạn làm trong tương lai.”

Trước khi bắt đầu tạo lập kế hoạch hành động, hãy nghĩ về lý do bạn đặt mục tiêu mới. Làm như vậy sẽ định hướng bạn tiến về phía trước trên hành trình này và mang đến cho bạn một ngôi sao Bắc Đẩu để dẫn lối khi mọi thứ trở nên khó khăn (và chắc chắn sẽ xảy ra).

2. Liệt kê mục tiêu

Nếu bạn thực sự muốn biết cách lập kế hoạch hành động, đã đến lúc bạn phải đưa mục tiêu ra khỏi suy nghĩ và viết vào một tờ giấy. Mặc dù bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng thiết bị điện tử thông qua một ứng dụng, nhưng một nghiên cứu đã chỉ ra rằng bạn có khả năng đạt được mục tiêu cao hơn 42% nếu nó được viết ra.

Khi bạn viết ra một mục tiêu về mặt cơ học, bạn đang tác động vào não trái, đó là phần logic theo nghĩa đen. Kết quả là, điều này thông báo với não của bạn rằng đây là điều bạn thực sự muốn làm.

3. Thiết lập mục tiêu SMART

Một mục tiêu SMART kéo theo một hệ thống phổ biến trong quản lý kinh doanh. Đó là vì nó đảm bảo mục tiêu bạn đã đặt ra vừa thực tế, vừa có thể đạt được. Nó cũng có thể được sử dụng như một tài liệu tham khảo để hướng dẫn bạn thực hiện kế hoạch hành động của mình.

Bằng cách thiết lập mục tiêu SMART, bạn có thể bắt đầu brainstorms về các bước, nhiệm vụ và công cụ cần thiết để thực hiện một cách hiệu quả.

Specific: Bạn cần có những ý tưởng cụ thể về những gì bạn muốn hoàn thành. Để bắt đầu, hãy trả lời các câu hỏi “W”: Who (ai), What (cái gì), Where (ở đâu), When (khi nào) và Why (tại sao).
Measurable: Hãy thiết lập các chỉ số hữu hình để đo lường tiến trình của bạn và xác định cách bạn sẽ thu thập dữ liệu.
Attainable: Hãy nghĩ về các công cụ hoặc kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn không sở hữu chúng, hãy tìm ra cách bạn có thể đạt được chúng.
Relevant: Tại sao mục tiêu lại quan trọng đối với bạn? Nó có phù hợp với các mục tiêu khác không? Những loại câu hỏi này có thể giúp bạn xác định mục tiêu thực sự và liệu mục tiêu đó có đáng để theo đuổi hay không.
Time-bound: Cho dù đó là mục tiêu hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng, thời hạn sẽ thúc đẩy bạn hành động sớm hơn.

4. Liệt kê và cân nhắc

Bây giờ bạn đã có mục tiêu của mình, hãy liệt kê tất cả các tùy chọn của bạn cũng như chi phí và lợi ích của mỗi tùy chọn. Sau đó liệt kê ưu và nhược điểm của từng loại.

5. Xác định ngân sách và các nguồn lực

Không phải tất cả các mục tiêu đều yêu cầu một ngân sách xác định, nhưng đa phần thì là có. Xác định trước ngân sách của bạn. Sau đó, xác định các nguồn lực bạn cần để hoàn thành từng bước của kế hoạch.

Các nguồn lực chính bạn cần để đạt được mục tiêu của mình là thời gian, tiền bạc, con người và công nghệ. Có thể có một số công nghệ bạn muốn sử dụng, nhưng bạn không có đủ tiền để chi trả chúng. Nếu bạn có nhiều tiền hơn, bạn có thể mua thêm công nghệ và thuê thêm người để giúp bạn hoàn thành một số bước nhất định, điều này giúp giảm thời gian hoàn thành dự án của bạn.

Nếu bạn có ít tài nguyên hơn, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành. Tìm sự cân bằng lý tưởng cho mục tiêu của bạn.

6. Liệt kê các bước cần thực hiện

Cũng giống như những gì tôi đã làm trong bài viết này, bạn nên liệt kê các bước bạn cần thực hiện trong kế hoạch hành động của mình.

Đầu tiên, hãy tạo một danh sách chi tiết, ưu tiên các bước bạn phải thực hiện để đạt được mục tiêu của mình. Bắt đầu với bước đầu tiên và kết thúc với bước cuối cùng. Một số bước sẽ liên quan đến một loạt các bước khác.

Tiếp theo, hãy đảm bảo rằng bạn ghi lại tất cả các bước và nếu có thể, tất cả các bước phụ liên quan đến việc đạt được mục tiêu của bạn. Đồng thời hãy chỉ ra người thực hiện các bước, nếu cần. Và bao gồm những công cụ, công nghệ và những thứ khác bạn cần để hoàn thành các bước, cùng với chi phí của những thứ này.

Sau đó, hãy đảm bảo rằng bạn đang hoạt động trong phạm vi ngân sách của mình.

Cuối cùng, ghi lại thời gian để hoàn thành mỗi bước. Nếu bạn có người giúp đỡ, hãy đảm bảo rằng bạn làm việc với họ để xác định chính xác thời gian hoàn thành mỗi bước.

7. Thực hiện từng bước một

Bạn đã bao giờ tham gia một chuyến đi phượt chưa? Rất có thể bạn đã phải sử dụng bản đồ để điều hướng từ điểm A đến điểm B. Ý tưởng tương tự có thể được áp dụng cho một kế hoạch hành động.

Giống như một bản đồ, kế hoạch hành động của bạn cần bao gồm các hướng dẫn từng bước về cách bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình. Nói cách khác, đây là những mục tiêu nhỏ giúp bạn đến nơi cần đến.

Ví dụ: nếu bạn muốn giảm cân, bạn sẽ xem xét các yếu tố nhỏ hơn như lượng calo tiêu thụ và đốt cháy, số phút tập thể dục, số bước đi bộ và chất lượng của giấc ngủ. Mỗi loại đều đóng một vai trò trong việc giảm cân.

Có vẻ như rất nhiều công việc phải trả trước phí, nhưng nó làm cho kế hoạch hành động của bạn có vẻ ít choáng ngợp hơn và dễ quản lý hơn. Quan trọng nhất, nó giúp bạn xác định các hành động cụ thể mà bạn cần thực hiện ở mỗi giai đoạn.

8. Sắp xếp nhiệm vụ theo trình tự ưu tiên

Với các bước hành động mà bạn đã viết ra, tiếp theo, bạn hãy sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự hợp lý nhất. Bằng cách này, bạn đang bắt đầu mọi thứ với bước quan trọng nhất để tạo ra tác động lớn nhất, điều này cuối cùng sẽ giúp tiết kiệm thời gian.

Ví dụ, nếu bạn có một công việc ít vận động và muốn giảm cân, thì bước đầu tiên bạn phải trở nên năng động hơn một chút. Từ đó, bạn có thể thêm nhiều thời gian hơn vào kế hoạch tập luyện của mình.

Bước tiếp theo có thể là thay đổi chế độ ăn uống của bạn, chẳng hạn như ăn salad trước bữa tối để tránh ăn quá nhiều hoặc thay thế soda bằng nước khoáng có ga.

9. Lên lịch các công việc

Đặt ra deadline cho mục tiêu của bạn là điều bắt buộc; nó ngăn bạn trì hoãn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thực tế. Chẳng hạn, rất khó xảy ra rằng bạn sẽ giảm được 20 cân trong vòng hai tuần. Thậm chí ít có khả năng bạn sẽ tiếp tục việc này.

Hơn nữa, bạn cũng nên chỉ định nhiệm vụ ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi bước hành động mà bạn đã tạo, cũng như tiến trình thời gian bạn sẽ hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Thêm chúng vào lịch trình của bạn đảm bảo rằng bạn luôn tập trung vào những nhiệm vụ này khi chúng cần xảy ra, không để bất cứ điều gì khác làm bạn phân tâm.

Ví dụ: nếu bạn lên lịch cho thời gian tập thể dục, bạn sẽ không lập kế hoạch gì khác trong khung thời gian đó. Điều này sẽ giúp bạn không bị trì hoãn trong một nhiệm vụ nhất định.

Mặc dù bạn có thể sử dụng lịch giấy hoặc sổ kế hoạch, nhưng lịch online có thể là một lựa chọn tốt hơn. Bạn có thể sử dụng nó để đặt ngày đến hạn hoặc lời nhắc về thời điểm cần thực hiện từng bước và có thể chia sẻ nó với những người khác (như bạn thân hoặc mentor của bạn).

10. Luôn đi đúng hướng với những thói quen lành mạnh

Nếu không có những thói quen lành mạnh, việc đạt được mục tiêu sẽ còn khó khăn hơn, ngay cả khi bạn đã có kế hoạch hành động. Bạn có thể đến phòng tập thể dục năm ngày một tuần, nhưng nếu bạn ăn bánh mì kẹp thịt cho bữa trưa mỗi ngày, bạn phá hủy tất cả nỗ lực chăm chỉ của mình.

Giả sử mục tiêu của bạn là phát triển sự nghiệp, chẳng hạn như trở thành một diễn giả giỏi hơn trước công chúng. Nếu bạn thực hành các bài phát biểu của mình tại các cuộc họp Toastmasters nhưng tránh các tình huống mà bạn chưa được luyện tập – chẳng hạn như các cuộc họp online hoặc các cuộc họp cộng đồng — thì bạn đang không giúp được gì cho chính mình.

Bạn phải nghĩ về điều gì sẽ giúp biến bạn thành con người bạn muốn trở thành, chứ không chỉ là điều gì dễ dàng nhất hoặc thoải mái nhất khi bạn hoàn thành dự án của mình.

11. Kiểm tra các mục khi bạn hoàn thành

Bạn có thể nghĩ rằng mình đã dành nhiều thời gian để tạo danh sách. Chúng không chỉ giúp biến mục tiêu của bạn thành hiện thực mà còn giữ cho kế hoạch hành động của bạn có tổ chức và giúp theo dõi tiến trình của bạn. Vì danh sách đưa ra những cấu trúc, làm giảm lo lắng bằng cách cho bạn thấy các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành.

Có điều gì đó đặc biệt khác về danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ trong kế hoạch hành động của mình, não của bạn sẽ tiết ra dopamine. Phần thưởng này khiến bạn cảm thấy thoải mái và bạn sẽ muốn lặp lại cảm giác này.

Nếu bạn đánh dấu trên lịch của mình những ngày bạn đến phòng tập thể dục, bạn cảm thấy hài lòng với từng chữ “X” in đậm. Điều đó có nghĩa bạn có thêm động lực để đi tập thể dục một cách nhất quán.

12. Theo dõi và điều chỉnh lại khi cần thiết

Đạt được bất kỳ mục tiêu cá nhân nào là một quá trình. Mặc dù sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể đạt được mục tiêu chỉ sau một đêm, nhưng điều đó cần có thời gian. Trên đường đi, bạn có thể gặp phải những thất bại. Thay vì thất vọng và bỏ cuộc, hãy lên lịch đánh giá thường xuyên – hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng – để xem bạn đang tiến bộ như thế nào.

Nếu bạn không đạt được như bạn mong đợi, bạn có thể cần phải thay đổi kế hoạch hành động của mình. Thiết lập lại nó để bạn có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra.

?Điểm mấu chốt

Khi bạn muốn học cách đặt mục tiêu và phát triển kế hoạch hành động – cho dù bạn muốn giảm cân, học một kỹ năng mới hay kiếm nhiều tiền hơn – bạn cần phải lập một kế hoạch thực tế để đạt được mục tiêu đó. Nó sẽ hướng dẫn bạn thiết lập các bước và khung thời gian thực tế để đạt được mục tiêu của mình. Hơn hết, nó sẽ giúp bạn đi đúng hướng khi bạn vấp ngã, và tất cả chúng ta đều vậy.

_________________________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích

Tác giả: John Hall
Người dịch: Nguyễn Ngọc Bích
Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Người dịch: Nguyễn Ngọc Bích – Nguồn: iVolunteer Vietnam”

Post Views: 1,957

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=64588

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.