8 Kỹ Năng Trợ Lý Hành Chính Cần Phải Có

Nhiều công ty trong các ngành khác nhau tìm kiếm các ứng viên có kỹ năng trợ lý hành chính. Trợ lý hành chính là một phần nền tảng của bất kỳ nơi làm việc nào, giúp những người khác thành công trong công việc. Các kỹ năng cần thiết để quản lý các công việc hành chính được thực hành và phát triển.

💥Kỹ năng trợ lý hành chính là gì?

Kỹ năng trợ lý hành chính là những kỹ năng liên quan đến việc tổ chức và quản lý hiệu quả nơi làm việc. Trợ lý hành chính đóng vai trò hỗ trợ quan trọng, giúp duy trì danh sách liên hệ, giao tiếp thay mặt cho giám đốc điều hành, lên lịch họp và hơn thế nữa. Họ thường làm việc với giám đốc điều hành, người quản lý và đồng nghiệp khác để cung cấp cho họ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của họ. Cho dù bạn đang bắt đầu tìm kiếm công việc đầu tiên hay thay đổi nghề nghiệp, việc nắm chắc các kỹ năng quản trị có thể giúp bạn xuất sắc trong vai trò trợ lý

💥Ví dụ về kỹ năng trợ lý hành chính

Các kỹ năng trợ lý hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, nhưng những khả năng sau hoặc những khả năng quan trọng nhất cần phát triển:

  • Giao tiếp bằng văn bản
  • Giao tiếp bằng lời nói
  • Tính tổ chức
  • Quản lý thời gian
  • Sự chú ý đến chi tiết
  • Giải quyết vấn đề
  • Công nghệ
  • Tính độc lập

1. Giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp là một kỹ năng rất cần thiết trong hầu hết mọi lĩnh vực. Những kỹ năng này bao gồm mọi thứ, từ soạn email đến viết các bài đăng trên mạng xã hội cho một công ty. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản mạnh mẽ cải thiện chất lượng của thư từ văn phòng và có thể đặc biệt hữu ích khi bạn cần soạn thảo thư, bài phát biểu hoặc bản ghi nhớ cho một giám đốc điều hành. Ví dụ về các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản bao gồm ngữ pháp phù hợp và giọng điệu chuyên nghiệp khi viết email và thư từ nơi làm việc trong các hình thức khác.

2. Giao tiếp bằng lời nói

Trợ lý hành chính có thể hỗ trợ toàn bộ nơi làm việc và có thể thường xuyên trao đổi thư từ với đồng nghiệp và người quản lý. Kỹ năng nói rất hữu ích khi trò chuyện qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, khi tham gia các cuộc họp và khi trò chuyện với khách hàng. Ví dụ về kỹ năng giao tiếp bằng lời bao gồm lắng nghe và phản hồi một cách thích hợp và sử dụng giọng điệu phù hợp với tình huống.

3. Tính tổ chức

Tính tổ chức quan trọng ở nơi làm việc, đặc biệt là đối với những trợ lý làm việc trong môi trường văn phòng. Các trợ lý hành chính thường quản lý nhiều nhiệm vụ và các mẩu thông tin cùng một lúc. Các trợ lý hành chính trực tiếp hỗ trợ một giám đốc điều hành cũng có thể duy trì lịch của họ. Nhiều trợ lý hành chính cũng xử lý hệ thống quản lý tệp, trên giấy tờ hoặc trên máy tính, và phải thành thạo trong việc lưu trữ và truy xuất tệp. Ví dụ về các kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, ủy quyền và quản lý văn phòng.

4. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là khả năng đúng giờ và sắp xếp thời gian của bạn để bạn có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao. Trợ lý hành chính thường có đầy đủ danh sách việc cần làm và phải có khả năng quản lý hiệu quả thời gian của họ để hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn đã định. Những người có kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ thì đúng giờ, đáp ứng thời hạn, điều chỉnh ưu tiên khi phát sinh các vấn đề không lường trước và lập kế hoạch trong ngày của họ để đạt năng suất.

5. Chú ý đến chi tiết

Với sự chú ý cẩn thận đến từng chi tiết, bạn có thể nhận thấy những chữ ký bị bỏ sót, hoàn thành công việc đúng hạn và viết email chuyên nghiệp không có lỗi chính tả. Giao tiếp văn phòng đôi khi nhạy cảm, cần chú ý nhiều đến địa chỉ email và thông tin. Khi hoàn thành nhiệm vụ nhập dữ liệu, trợ lý hành chính phải gửi thông tin chính xác nhiều lần. Một trợ lý hành chính có thể sử dụng sự chú ý đến từng chi tiết trong việc xem xét thư từ, gửi báo cáo và hoàn thành các công việc hàng ngày.

6. Giải quyết vấn đề

Khi lịch trình thay đổi hoặc những thách thức mới nảy sinh, khả năng giải quyết vấn đề là vô giá. Trợ lý hành chính bận rộn dễ gặp trở ngại bất ngờ. Nếu họ có thể suy nghĩ nhanh chóng, linh hoạt và suy nghĩ sáng tạo, họ có thể giải quyết vấn đề một cách dễ dàng. Một người giải quyết vấn đề tốt cũng sẵn sàng yêu cầu giúp đỡ và hợp tác với các thành viên trong nhóm để vượt qua thử thách. Thảo luận, thỏa hiệp và tính linh hoạt là những phần vô giá của việc giải quyết vấn đề.

7. Công nghệ

Bất kỳ ai thực hiện hầu hết công việc của họ trên máy tính đều cần kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến công nghệ. Trợ lý hành chính phải cảm thấy quen thuộc với phần mềm Microsoft Office hoặc các bộ tương tự, bao gồm bộ xử lý văn bản, bảng tính và các công cụ để tạo ấn phẩm. Ngoài ra, họ có thể cần gửi fax, quét tài liệu hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Sự thoải mái khi dùng các trình duyệt, phần mềm và hệ điều hành sẽ giúp bạn thành công ở nơi làm việc với tư cách là một trợ lý hành chính.

8. Tính độc lập

Kỹ năng này còn được gọi là khả năng làm việc tự chủ. Bạn sẽ có thể xử lý thông tin, làm theo hướng dẫn và hoàn thành nhiệm vụ với sự giám sát tối thiểu. Trợ lý hành chính có thể là thành viên duy nhất trong nhóm hỗ trợ nơi làm việc, do đó, việc độc lập sẽ giúp họ thực hiện các nhiệm vụ một cách chính xác mà không cần hỗ trợ nhiều.

💥Mẫu phần kỹ năng trợ lý hành chính trong sơ yếu lý lịch

Chỉ với việc sử dụng một vài từ khóa và cụm từ, bạn sẽ có thể làm nổi bật các kỹ năng trợ lý hành chính có giá trị trên sơ yếu lý lịch của mình.

☀️Kỹ năng trợ lý hành chính trong phần kỹ năng trên sơ yếu lý lịch

Trên sơ yếu lý lịch của mình, bạn có thể sẽ muốn bao gồm một phần kỹ năng bao gồm các kỹ năng cứng và mềm khác nhau. Những điều này có thể bao quát nhưng cũng liên quan đến công việc mà bạn đang ứng tuyển. Hãy nhớ bao gồm mọi chứng nhận bạn đã kiếm được, các lớp học kỹ năng cụ thể mà bạn đã tham gia hoặc các công cụ công nghệ mà bạn đã thành thạo.

Đọc qua mô tả công việc để biết nhà tuyển dụng đang tìm kiếm những kỹ năng gì ở một ứng viên. Viết ra các từ khóa phù hợp với bộ kỹ năng của bạn và đưa chúng vào phần kỹ năng của bạn.

Phần kỹ năng của bạn có thể như thế này:

Kĩ năng công nghệ:

  • Microsoft Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • Salesforce
  • WordPress
  • Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm

Các kỹ năng bổ sung:

  • Sắp xếp hồ sơ
  • Giải quyết vấn đề
  • Giao tiếp bằng văn bản
  • Sẵn sàng học hỏi

☀️Kỹ năng trợ lý hành chính trong phần kinh nghiệm làm việc trên sơ yếu lý lịch

Phần kinh nghiệm làm việc cho phép bạn nêu bật cách bạn đã sử dụng các kỹ năng trợ lý hành chính ở nơi làm việc. Liệt kê tất cả những kinh nghiệm làm việc có liên quan nhất của bạn, bắt đầu với công việc hoặc kinh nghiệm tình nguyện gần đây nhất của bạn. Bạn nên tập trung vào những kinh nghiệm của mình trong 10 đến 15 năm qua. Ví dụ: nếu bạn đã làm trợ lý hành chính trong sáu năm qua, bạn có thể tập trung vào tất cả kinh nghiệm của mình liên quan trực tiếp đến vị trí đang cần tuyển.

Phần kinh nghiệm làm việc của bạn nên bao gồm tên của nhà tuyển dụng, chức danh công việc của bạn, số năm làm việc và một vài gạch đầu dòng với những thành tích tốt nhất và phù hợp nhất của bạn. Nếu bạn đang ứng tuyển công việc trợ lý hành chính, hãy đảm bảo bao gồm các kỹ năng liên quan.

Ví dụ về phần kinh nghiệm làm việc có thể là:

Văn phòng Y tế North Lake

Lễ tân | Tháng 8 năm 2018 – tháng 10 năm 2019

  • Trả lời điện thoại và chào đón nồng nhiệt bệnh nhân và khách đến thăm
  • Phối hợp với nhân viên văn phòng để quản lý hiệu quả lịch trình của bệnh nhân và nhân viên
  • Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ y tế với sự quan tâm đến chi tiết

__________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

  • Theo: indeed
  • Người dịch: Đặng Thị Thu Phương
  • Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đặng Thị Thu Phương – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteervietnam.com?p=71707

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.

Latest breaking 24h news around the world Internet Explorer Channel Network